HOA-programvare er intelligent for å administrere huseierforeninger, leilighetssamfunn og boligsamfunn.
Å administrere et huseiersamfunn eller bofellesskap er ikke en liten oppgave. I de fleste tilfeller rapporterer HOA-ledere, eiendomseiere og styremedlemmer at oppgavene hoper seg opp, serviceforespørsler forblir under behandling, og til slutt lider hele samfunnet.
Her kommer HOA-administrasjonsprogramvare som digitaliserer alle huseierforeningens data, oppgaver og serviceforespørsler. Operatøren trenger bare å utføre noen museklikk for å kjøre hele fellesskapet bare fra en datamaskin.
Fortsett å lese for å lære om HOA-administrasjonsprogramvaren og noen populære navn som du bør sjekke ut.
Innholdsfortegnelse
Hva er en HOA-programvare?
HOA-administrasjonsprogramvaren eller huseierforeningsverktøyet er en applikasjonspakke dedikert til å hjelpe HOA-ledere, eiendomsforvaltere eller HOA-styremedlemmer. HOA-verktøy lar deg digitalisere hele operasjonen og administrere små til store samfunn fra et nettbrett eller en bærbar datamaskin.
De fleste huseierforeningsapplikasjoner er et alt-i-ett CRM-verktøy. Et standardverktøy kan inneholde følgende:
- Online kontraktsdatabase
- Nettstedskaper
- Billettgenerator for tjenesteforespørsel
- Service Request Manager
- HOA e-post
- Live samtale via chat
- Betalingsporter
- Arrangementsplanlegging
- Tjenestefinansiering
- Varsler og påminnelser
En HOA-programvare kan enten fokusere på forskrifter, drift eller administrasjon. Alt-i-ett HOA-administrasjonsverktøy tar seg imidlertid av nesten alle kravene. Alt-i-ett-verktøy er dermed mer kostnadseffektive enn HOA-programvare med individuelle funksjoner.
Nøkkelfunksjoner til en HOA-programvare
Det vil være overveldende for deg å sitte foran Google-søk og begynne å undersøke HOA-administrasjonsapper. Verktøyene varierer sterkt med funksjoner, funksjoner og servicemoduler. Du må imidlertid se etter følgende funksjoner før du investerer i HOA-programvare:
Betalingssystem
Betalingsmodulen skal tillate online-, debetkort-, kredittkort-, sjekk- og IVR-baserte betalingsmoduser. Når et medlem har betalt kontingent, bør det også være effektiv sporing, registrering og bekreftelse av slike betalinger.
Beboers database
Databasen med fellesskapsmedlemmer er hjernen til enhver HOA-administrasjonsapplikasjon. Her vil du lagre all informasjon om medlem, beboer, eier, eiendomsforvalter, leietaker, servicemedarbeidere, vakter m.m.
Det skal også være enkelt å betjene og ikke som du trenger en MySQL-databaseekspert for å utføre spørringer, redigere poster osv. Det bør være et grafisk brukergrensesnitt for databasen med automatiske felt hvor du enkelt kan legge inn dataene. For datainnhenting bør det også være en enkel rullegardinliste å velge mellom.
Beboerportalen
Det må være en portal der fellesskapsmedlemmer kan logge inn på profilene sine. Derfra kan de oppdatere sine poster som er relevante for HOA-reglene og forskriftene.
Du kan også være vert for medlemsinnhold på portalen. Videre kan du tillate medlemmer å kommunisere med hverandre via e-post, chat og forum.
Sporing og rapportering av økonomi
Å spore inn- og utstrømming av penger er avgjørende for ethvert HOA-samfunn. Verktøyet skal tillate deg å lage separate felt for inntekter og utgifter. Videre bør det være et dashbord i fugleperspektiv hvor du kan få en sanntidsidé om statskassebalansen, lagerstatus osv.
Dessuten trenger du også et ett-klikks rapporteringsverktøy for å lage månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter og publisere dem online på HOA-nettstedet for åpenhet. Slike økonomiske rapporter vil også hjelpe deg med å få nonprofit-status når du kobler HOA-verktøyet sammen med all nonprofit-regnskapsprogramvare.
Kommunikasjon og samtaler
En egen kommunikasjonsmodul skal ha funksjoner som push-varsler, e-post, tekstmeldinger, kontaktadministrasjon og sikker informasjonsdeling.
Kommunikasjonsmodulen bør også ta opp alle samtalene for fremtidige revisjonsformål.
Arrangementsplanlegging og ledelse
Å ha hendelsesadministrasjon og planleggingsfunksjoner i HOA-programvaren er bra. Slike funksjoner hjelper deg med å administrere arrangementer som fester, feiringer osv. på en organisert måte.
Fordelene med HOA-programvare
- HOA-administrasjonsapplikasjoner kan strømlinjeforme all dokumentasjon, betalinger, tjenesteforespørsler, oppfølging av tjenestebilletter, sende betalingspåminnelser, administrere finansbøker og så videre.
- Eiendomsforvaltere kan rekruttere deltidsansatte som programvareoperatører og redusere HOA-driftsteamet for å spare penger.
- Du kan enkelt digitalisere alle data og dokumenter på ett sted. De er tilgjengelige for revisjon når det er behov.
- I stedet for å sikre fysiske dokumenter under lås og nøkkel, lagre data i HOA-verktøyet på stedet eller i skyen med streng kryptering.
- Det forbedrer finansiell, tilfeldig og sikkerhetsrapportering for alle HOA-operasjoner.
- Programvaren kan revolusjonere måten innbyggere kommuniserer på. Dermed holder alle seg oppdatert om hele samfunnet.
Nå finner du noen populær og pålitelig HOA-programvare for å administrere boligsamfunnene dine uten problemer:
PayHOA
PayHOA sikrer deg alt-i-ett-funksjoner og 100 % online administrasjon av HOA-er fra hvor som helst. Programvaren passer for alle boligsamfunn som små HOA, mellomstore HOAs, store boligsamfunn og flere lokalsamfunn.
Beboerforeningens styringsverktøy inkluderer egne moduler for økonomi, økonomistyring, kommunikasjon, dokumenter og forespørsler. Den kommer også med følgende tilleggsfunksjoner:
- Tilpasset nettstedsbygging og -hosting for å ta HOA på nettet
- Låseboks for digital skanning av sjekker og ruting til behandlingssentre
- En elektronisk hovedbok som sporer alle sjekkene som er behandlet gjennom Lockbox
Verktøyet er tilgjengelig i en 30-dagers prøveperiode uten kredittkort. Hvis du finner applikasjonen tilfredsstillende, kan du abonnere avhengig av enhetene du må administrere. Den har en fleksibel abonnementsordning for 0 til 50 enheter, 51 – 150 enheter og opptil 301 – 500 enheter.
LEGG TIL EN
ADDA er et annet omfattende administrasjonssystem for boligsamfunn som tilbyr fakturering, regnskap, kommunikasjon, helpdesk og sikkerhet. Du må få tre forskjellige dresser fra ADDA for å designe et alt-i-ett HOA-administrasjonssystem. Disse draktene er:
- ADDA ERP
- ADDA portvakt
- ADDA klubbhus
ADDA tilbyr også en proprietær mobilapp, Apartment SuperApp, for praktisk HOA-tilgjengelighet for eiendomsforvaltere, beboere og servicepersonell.
ADDA ERP er primært for helpdesk, kommunikasjon i fellesskap, regnskap, utgiftsstyring, betalinger, fakturering, administrasjonsrapporter, HOA-midler og lagerstyring.
På den annen side er ADDA Gatekeeper for besøksadministrasjon, servicepersonaleadministrasjon, utflytting, innflytting, kjøretøyadministrasjon, sikkerhetsintegrasjon og nødtjenester.
ADDA Clubhouse er din beste venn for å administrere fellesskapets rekreasjonstjenester som online booking av lokale, administrasjon av arrangementstilgang og klubbhuskontobokføring.
Rentec Direct
Rentec Direct er en eiendomsadministrasjonsprogramvare med innebygde funksjoner for HOA-administrasjon. Hjørnesteinstjenestene er for eiendomsforvaltere, utleiere og screening av leietakere. Et standardabonnement på denne HOA-applikasjonen vil gi deg følgende tjenester:
- En profesjonell nettside for beboersamfunnet eller utleiebehov
- Fullservice regnskapssystem inkludert banker, eiendommer og leietakere
- Utføre bakgrunnsscreening av leietakere før avtalesignering
- Online betalingsportal for leietakere
- Skybasert eiendomsdokumenthåndtering
Abonnementssystemet tilbyr to produkter. Disse er Rentec Pro og Rentec PM.
Rentec Pro passer for de som forvalter eiendommene sine. Hvis du er styremedlem i HOA, kan du få dette verktøyet og gi en operatør til å administrere alle drifts- og adminoppgaver.
Tvert imot, Rentec PM er for eiendomsforvaltere som administrerer flere eiendomseiere og deres eiendeler. Den inkluderer alle funksjonene fra Rentec Pro og gir i tillegg eierportalmobilapp og Trust Account Management & Reporting Services.
Buildium
Buildium er en enhetlig eiendomsadministrasjonsplattform som er enkel å bruke. Dens kjernefunksjoner inkluderer følgende:
- Forretningsdrift
- Leasing
- Regnskap og betalinger
- Markedsføring
- Forretningsprestasjoner
Avhengig av alternativene du velger fra ovenfor, vil funksjonene variere litt. Men generelt får du følgende funksjoner med Essential-abonnementet som er egnet for HOA-administrasjon:
- Nettsted for eiendomsforvaltning
- Forespørsler om vedlikehold
- 1099 e-arkivering
- Beboersenter
- Online betalinger
- Portefølje for eiendomsforvaltere
- Leietaker screening
HOA-programvaren er ikke bare for boligsamfunn. Du kan også bruke dette verktøyet hvis du administrerer porteføljer som studentboliger, rimelige boliger, kommersielle eiendommer og samfunnsforeninger.
Smartwebs
Smartwebs er nok en trendleverandør av HOA-administrasjonsapplikasjoner som tilbyr flere løsninger. Avhengig av behovene til beboerforeningen kan du derfor velge mellom bare et administrasjonsverktøy, et regnskapsverktøy eller en alt-i-ett-programvare.
SmartBooks er den proprietære HOA-regnskapsprogramvaren fra Smartwebs. Den automatiserer tidkrevende oppgaver med betalingsinnkreving ved å tilby gjentakende betalinger på nett, inkassobehandling, betalingspåminnelser osv. Det inkluderer også et betalingssystem for leverandører.
Smartwebs administrasjonsverktøy tilbyr alle standardfunksjonene for ikke-finansielle operasjoner for HOA-er av alle størrelser. Funksjonene inkluderer brudd, arkitekturer, arbeidsordrer, kommunikasjon og SmartPortals.
Men hvis du vil ha en alt-i-ett-app til å administrere alt, kan du få Smartwebs One Platform med Alt-i-ett-abonnementet.
Yardi Breeze
Breeze er et forfriskende enkelt HOA-administrasjonsverktøy fra Yardi Systems. Verktøyet har forskjellige funksjoner for forskjellige typer eiendomsmidler. Følgende er aktivaklassene som Breeze støtter:
- Bofellesskap
- Kommersielle rom
- Rimelig bolig
- Self Storage Facilities
- Boligforeninger
- Produserte boliger
- PHA
Du kan bruke verktøyet Boligforeninger for alle HOA-drifts- og administrasjonsbehov. Dens viktigste funksjoner er:
- Eiendomsforvaltning
- Fellesskapssporing
- Vedlikehold
- Regnskap
- Innkreving av gebyr
- Leverandørgjeld
- Oppsett og støtte
- Tillegg
Residential Associations-programvaren kommer bare med Breeze Premier-abonnementet. Den har en betalingsrate per enhet per måned med en minimumsmånedlig betalingsforpliktelse.
Monthli
Hvis du ser etter HOA-applikasjoner som vokser raskt i bransjen, bør Monthli være ditt førstevalg. For det første er HOA-programvaren helt gratis. Hvis du ønsker å spare penger fra boligsamfunnenes drifts- og administrative kostnader, kan du bruke dette verktøyet.
Den kommer med unike HOA-administrasjonsfunksjoner, og disse er:
- Rosters modul for onboarding fellesskapsmedlemmer
- Kommunikasjon med moderasjonsverktøy og preferanser
- Dokumenthåndtering og fysisk postleveringssystem
- Billettarbeidsflyt for serviceforespørsler
- Varsler og påminnelser
- Arrangementsplanlegging og ledelse
Selv om verktøyet er gratis, tilbyr det valgfrie betalte tjenester som forsikring, tredjeparts reparasjonsleverandører, etc., for å tjene penger.
Condo kontroll
Condo Control er nok en brukervennlig HOA-programvare som styremedlemmer, eiendomsforvaltere og beboere kan bruke uavhengig. Dermed sparer HOA mye penger på administrativt personale. Dessuten fungerer alt digitalt på Condo Control, og du sparer utgifter på papirdokumenter.
Condo Control-drakten har dedikerte funksjoner for å betjene ulike eiendomsenheter som Condos & Co-ops, HOAs & Communities, Management Companies, Security Management og Facility Management.
Du kan abonnere på Condo Control Core-planen for lavprofilerte HOA-er. Tvert imot, få Premium-planen for høyprofilerte og store HOA-er som trenger ekstra sikkerhet, concierge, journalføring og kommunikasjon.
AppFolio
AppFolio Property Management moderniserer din HOA med robuste proptech-løsninger. Det lar innbyggerne administrere foreningen sin uten å ansette eksternt regnskaps- eller eiendomsforvaltningspersonale. Verktøyet er også egnet for store samfunnsforeninger og kommersielle eiendomsforvaltningsbyråer.
AppFolio HOA-programvaren har alle funksjonene slik at du ikke trenger å kjøpe annen programvare for å hjelpe HOA-administrasjonen. Verktøyet kan håndtere kommunikasjon, boligreparasjonsservicebilletter, regnskap, rapportering, leasing, markedsføring og administrasjon.
Concierge Plus
Concierge Plus gjør livet enklere for sikkerhetsselskaper og eiendomsforvaltere. Denne rotfrie HOA-programvaren tilbyr nye måter å gjøre leilighetsbeboere og styremedlemmer glade på, samtidig som den øker produktiviteten til daglige HOA-operasjoner.
Verktøyet er tilgjengelig for ulike eiendomsaktivaklasser som Condominiums, Gated Communities, HOAs, Multifamily Residences og Property Management Companies.
HOA-administrasjonsappen er delt inn i tre moduler. Disse er Administrer, kommuniser og integrer. Selv om verktøyet viser hundrevis av funksjoner, er ikke prisen offentlig. Du må bestille en prøveversjon eller demo for å få et personlig tilbud.
Konklusjon
Grunner til å investere i HOA-programvare er utallige. Disse verktøyene lar deg koble huseiere, beboere, utleiere og eiendomsforvaltere effektivt. Selv om programvaren hjelper deg med å nå målene for administrasjon av boligsamfunnet, sparer du også penger.
Men før du kjøper HOA-programvare, kan det være lurt å se på verktøyene ovenfor. Dette er noen av de beste valgene på markedet og gir deg standardfunksjoner for å drive en huseierforening praktisk.
Jordarbeid og konstruksjoner er to utfordrende hoder som huseierforeninger må håndtere ofte. Derfor kan det være lurt å sjekke ut disse konstruksjons-CRM-verktøyene og programvare for estimering av jordarbeid for fremtidige renoveringsprosjekter.