Løser du flere tvil eller spørsmål for nettprogramvaren din regelmessig?
Hvis svaret er JA, kan det hende du har å gjøre med brukere som ennå ikke har forstått produktet ditt og utforsket dets fulle potensial.
Stadig å få spørsmål om programvaren din kan ta opp mye støttebåndbredde, og derfor forårsake hyppig operatørutbrenthet. For å hjelpe supportteamet ditt med å unngå dette scenariet, kan du prøve å bygge din elektroniske programvaredokumentasjon.
Innholdsfortegnelse
Hva er nettdokumentasjon?
Online dokumentasjon fungerer som en manual som hjelper brukere å forstå hva produktet er og forklarer funksjonene på en trinnvis måte. Det hjelper til og med brukere med å forstå de mulige måtene produktet kan hjelpe dem med sitt fulle potensiale.
Du kan legge til bilder, videoer, produkt-GIF-er og mer for å vise hvordan ulike produktfunksjoner kan aktiveres og betjenes. Online dokumentasjon for programvareløsninger kan variere basert på kompleksiteten til det aktuelle produktet. For noen kan dokumentasjonen føles som en FAQ-seksjon, mens for andre kan det virke som en grundig gjennomgang av produktet.
Hvordan fungerer nettdokumentasjon?
Det er flere måter et elektronisk dokumentasjonsverktøy fungerer på. Her er en rask liste for å hjelpe deg med å måle hvordan den kan være til hjelp når den er implementert.
- Fungerer som et sentralt lagringssystem: Du kan sikre all produktrelatert informasjon og opprette sentral tilgang for kunder og støtteteam som de kan referere til når de er i tvil om en funksjon eller hvordan den fungerer.
- Sparer tid og energi: Når du oppretter et sentralt arkiv med produktinformasjon, hjelper du både kunder og støtterepresentanter med å spare tid og energi på å lete etter den riktige løsningen. Du kan til og med unngå hyppige utbrentheter og hjelpe støtteteam med å fokusere på presserende støtteproblemer.
- Fremmer engasjement og oppbevaring: Programvaredokumentasjonsverktøy hjelper deg også å holde kundene engasjert i merkevaren gjennom hele reisen. Kunder kan unngå å søke etter svar rundt produktet eller dets funksjonalitet på Internett. De vil gå tilbake til ressursen du har utviklet og holde kontakten med merkevaren. Dette er en fin måte å holde dem engasjert i merket og beholde dem samtidig.
- Tilbyr inngående produktkunnskap: Fra oppsett til alle funksjoner, du kan finne dem med elektronisk dokumentasjon. Du kan til og med finne når den nye versjonen ble utgitt og hvordan den skiller seg fra den forrige. Det hjelper prospekter i beslutningsprosessen ettersom de også inkluderer brukssaker og casestudier fra forskjellige bransjer.
- Forbedrer kundestøtteopplevelsen: En av de største fordelene med å ha elektronisk dokumentasjon for bedriften din er å forbedre kundeserviceopplevelsen. Du kan hjelpe teamet ditt med å spare tid og lede kundene til en løsning som svarer på spørsmålene deres uten å vente i kø eller forutse en e-post.
Hvordan velge riktig nettdokumentasjonsløsning?
Bare det å forstå nettbasert dokumentasjon og hvordan det fungerer for en organisasjon vil ikke hjelpe deg å velge det beste verktøyet. Men følgende kriterieliste kan. Her er en rask liste over ting en bedrift må se etter når de velger et elektronisk dokumentasjonsverktøy.
#1. Intuitiv redaktør
En enkel, men funksjonsrik editor er et must når du leter etter programvaredokumentasjonsverktøy. Forstå at ikke én, men mange mennesker kan ende opp med å redigere en enkelt artikkel i samme visning. Derfor er det viktig at alle får se hvem som gjør hvilken endring i artikkelen.
#2. Intelligent søk
Søkealternativet er en fremtredende funksjon for enhver dokumentasjonsplattform. Ingenting er mer katastrofalt enn en besøkende som forlater nettdokumentasjonen din frustrert etter noen minutter fordi han ikke finner riktig informasjon eller produkt, selv om du har det på lager. En intelligent søkefunksjon vil spare tid for brukerne og hjelpe dem raskt å finne svar. Søket bør støttes med tagger, relaterte nøkkelord og mer.
#3. Dybdeanalyse
Det er viktig for enhver bedrift å identifisere hvordan deres elektroniske dokumentasjon har det blant kunder/prospekter. Det er derfor det er viktig å sjekke om kunnskapsbaseprogramvaren din hjelper deg med å spore følgende beregninger:
- Sidebesøk
- Topp besøkte artikler
- Mislykkede søk
- Tilbakemeldinger på hver artikkel
- Fluktfrekvens
- Gjennomsnittlig tid brukt på artikler
- Nye kontra returnerende kunder
Listen fortsetter. Men hvis en av programvareløsningene tilbyr disse beregningene, ikke nøl med å velge alternativet.
#4. Sikkerhet
Eiendelene som legges til en kunnskapsbase, som produktinformasjon, videoer og bilder, er av største betydning for enhver organisasjon. Derfor bør beskyttelse av disse eiendelene være en av prioriteringene når du søker etter den beste nettbaserte dokumentasjonsprogramvaren for din bedrift. Her er en liste over spørsmål du kan stille tjenesteleverandøren før du ferdigstiller produktet:
- Hva er din strategi mot uautorisert tilgang?
- Bruker du brannmurer eller tofaktorautentisering for å beskytte dataene?
- Beholder du datakonfidensialitet?
Spørsmål som disse vil hjelpe deg å få klarhet i hvordan tjenesteleverandøren tilbyr datasikkerhet til sine brukere.
#5. Versjonskontroll
Støtter plattformen versjonskontroll?
Som produktbedrift må du sørge for at produktutviklingen fanges opp og dokumenteres. Brukerne kan ombord på produktet ditt på forskjellige utviklingsstadier. De må kanskje gå gjennom den eldre dokumentasjonen på nytt for å få en bedre forståelse av en produktfunksjon. Dette er ikke bare nyttig for sluttbrukere, det er et must for produktutviklingsteamet også.
Så plattformen bør støtte versjonering med et tidsstempel.
#6. Arbeidsflytstyring
Kunnskapsbasen din må tilby deg komplette tilgangskontroller for vellykket arbeidsflytadministrasjon. For eksempel, hvis du er administrator, bør det tillate deg å tildele roller til personer som vil få tilgang til programvaren for å skrive og redigere. De som skriver artikkelen må gis begrenset tilgang, mens de som redigerer artiklene vil ha annen kontroll.
#7. Tilpasning
Som vi vet, tjener tilpasning brukertilfredshet og tillit til merkevaren din. Det gjelder også for dokumentasjonssiden din. Hvis en bruker lander på dokumentasjonssiden din, bør han føle det som en del av merkevaren din. Plattformen skal gi deg friheten til å tilpasse din nettbaserte dokumentasjonsside, ikke bare med en logo og favorittikon, men med et tilpasset domene, egendefinert URL og utforme dokumentasjonsnettstedet ditt.
Her er noen av de mest effektive elektroniske dokumentasjonsverktøyene.
Selv om tipsene om hvordan du velger nettbasert dokumentasjonsprogramvare er nyttige, ville det være flott om du har noen få alternativer for å sette i gang søket etter det beste verktøyet i bransjen. Denne delen utforsker de beste løsningene som kan hjelpe deg å bygge komplett nettbasert programvaredokumentasjon problemfritt.
La oss dykke inn!
Document360®
Document360 tilbyr deg en komplett nettbasert dokumentasjonsløsning som inkluderer, men ikke begrenset til, enkelt søk, kategoribehandling, tag-administrasjon, artikkelmaler og mer. Dra-og-slipp-grensesnittet hjelper deg med å liste opp alle kategoriene og deres underkategorier i den rekkefølgen du ønsker.
Det er ikke alt. Den kommer med AI-drevet søk, privat hosting, versjonsfunksjoner, sikkerhetskopiering og gjenoppretting osv. Rich editor er noe du må sjekke ut. Du kan velge mellom en Markdown- og en WYSIWYG-editor.
Den tillater full tilpasning av dokumentasjonssider, og artikkelbeskrivelser vil gjøre deg i stand til å legge til hoveddelen av artikkelen, noe som hjelper til med raskt søk og SEO. Den støtter samarbeid til neste nivå med et team av redaktører, bidragsytere og utgivere. Du kan også sette opp varsler for å fjerne eller oppdatere foreldede artikler.
Den integreres med et bredt spekter av helpdesk-, chatbot- og CRO-teknologier, som Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack og mange flere. Du kan også integrere med hvilken som helst annen plattform ved å bruke JavaScript-kodebiter.
Planen starter på $99/måned.
Klikkhjelp
Clickhelp, et hjelpeskrivingsverktøy, hjelper deg å lage programvaredokumentasjon problemfritt. Denne skybaserte løsningen er kjent for å hjelpe brukerne til å effektivisere samarbeidet mellom dokumentasjonsteamet. Det betyr at det vil hjelpe dem med å spore endringene og gjøre ytterligere forbedringer etter bekreftelse på hvem som skriver og redigerer dokumentene.
Det hjelper deg til og med å forbedre innholdet ved å tilby detaljert innsikt i hvordan artiklene presterer via rapporter. De som er i tvil om datamigrering fra plattformer som MS Word, HTML, CHM og andre kan legge igjen bekymringene sine. Clickhelp spesialiserer seg på datamigrering fra disse og andre plattformer. Dessuten gjør det enkle brukergrensesnittet konfigurasjonen til et stykke kake.
Planen starter på $55/måned.
Sammenløp
Confluence, som andre elektroniske dokumentasjonsløsninger, hjelper brukere med å lage programvaredokumenter som kan organiseres kategorisk. Dette sidetreet gjør avansert søk mulig, og hjelper derfor kunder med å finne relevante artikler raskere.
Bortsett fra det kan du finne deg selv i å samarbeide internt med andre team for å strømlinjeforme innholdets korrekthet og kvalitet. For å strømlinjeforme internt samarbeid og sikre innholdsressurser og brukertillatelser. Dette vil hjelpe deg å dele kontotilgang med team som er en del av skrive- og redigeringsprosessen.
Den betalte planen starter på $55/måned.
Nuclino
Nuclino er et annet programvaredokumentasjonsverktøy som din organisasjon kan vurdere når du søker etter den beste løsningen i markedet. Denne tjenesteleverandøren hevder å hjelpe brukerne til å bringe innhold til live med kreative eiendeler som bilder, videoer og mer. Den støtter til og med funksjoner som automatisk lagring, som hjelper deg med å lagre innholdsfremdriften mens du bygger programvaredokumentasjonen.
På toppen av det kan du også finne alternativer som øyeblikkelig søk som hjelper kunder med å finne relevante artikler effektivt. Du vil også finne de 40+ integrasjonene som er ganske nyttige, da de vil strømlinjeforme arbeidet ditt og planlegge fremtidige artikler rundt produktoppdateringer og funksjonsoppgraderinger problemfritt.
Planen starter på $5/bruker/måned.
DocuWare
DocuWare er populær for sine fremtredende funksjoner som Optical Character Recognition (OCR) som hjelper brukerne med å konvertere bildetekst til data. Dette hjelper brukerne å legge til relevante data raskere og gjøre dem tilgjengelige for kundene sine.
Du kan også spore versjoner av eksisterende dokumenter. Disse vil hjelpe deg med å overvåke det faktiske innholdet publisert i den første versjonen og endringene som gjøres med hver nye oppdatering i produktet.
Les dokumentene
Read the Docs er en teknisk dokumentasjonsløsning som gjør det mulig å bygge og hoste støtteartikler rundt programvaren gratis. Det er riktig; tjenesteleverandøren hevder å tilby sin dokumentasjonstjeneste gratis. Du kan administrere flere versjoner av dokumentene dine effektivt.
Du trenger heller ikke bekymre deg for betaling per bruker. Du kan ha så mange brukere til å administrere programvaredokumentasjonen. Den eneste fangsten som produktet har er annonsene. For å kjøre gratis bruker de annonser som en kilde for å støtte driften. Brukere som velger gratisversjonen kan komme over flere annonser ettersom kontoene deres ikke er annonsefrie. Men de som foretrekker å være uten reklame, må betale 5 USD per prosjekt.
GitHub
GitHub er populært kjent for sin evne til å hjelpe utviklere med å logge programmeringsdagene sine i profilene deres. Hvis en profil for det meste viser grønt, betyr det at utvikleren har kodet ofte og også oppdaterer fremdriften. Men ikke mange vet at den samme plattformen tilbyr dokumentasjonsprogramvare også.
Tilsynelatende tilbyr de GitHub-sider og til og med en wiki-plattform for å lage ditt sentrale depot. Men hvis du integrerer den med plattformer som Jekyll, vil GitHub-sidene hjelpe deg med å lage komplett produktdokumentasjon problemfritt. Men vær oppmerksom på at det stort sett vil være offentlig og ikke privat. Dessuten vil du trenge gode utviklingsferdigheter for å holde dokumentasjonen oppe.
Den betalte planen starter på $19/måned.
Hva fikser
Whatfix hjelper deg med å lage en komplett digital gjennomgang av produktet ditt. Du kan gi veiledning om hvordan produktet fungerer på en mest mulig interaktiv måte med denne løsningen. Du kan lage komplett dokumentasjon, vanlige spørsmål og mer med programvaren på plass.
Den tilbyr også en detaljert analyseplattform. Det vil hjelpe deg med å måle hvordan hver enkelt leser samhandler med hver artikkel i depotet, og gir deg derfor større mulighet til å forbedre dem for bedre resultater eller til og med konverteringer.
Dropbox papir
Hvis du trodde at Dropbox er begrenset til lagringsfasiliteter, vil vi tro om igjen. Dokumentasjonsverktøyet deres, Dropbox Paper, er ganske populært for å være et samredigeringsverktøy. Det lover å bringe både skaperverk og koordinering sammen. Den er perfekt for å lage depoter for både interne og eksterne formål.
Det som er interessant er dens evne til å romme bilder, lydfiler, videoer og andre typer reklamer i artiklene. Det eneste som gjør det vanskelig for mange mennesker å velge dette verktøyet er dets begrensede mappeevne. Det vil også være gratis for de som allerede har en Dropbox-konto. Men ønsker du et eget abonnement, anbefales det å ta kontakt med teamet deres.
HelpDocs
HelpDocs er også en av våre favoritter. Det er fordi, akkurat som de andre på denne listen, tilbyr HelpDocs deg også muligheten til å lage dokumentasjon, være vert for dem under deres tjenester, og til og med overvåke ytelsen til alle artiklene du lager.
Denne programvaren tilbyr også dra-og-slipp-funksjonaliteten som hjelper deg med å rangere artiklene basert på deres betydning eller rekkefølge i produktet. Det hjelper deg til og med å merke noen få artikler separat i redaktøren for skribenter eller produktteam. Disse markørene vil hjelpe dem med å identifisere artikler som må oppdateres for bedre ytelse og kundeopplevelse.
Planen for dette verktøyet starter på $46/per måned.
Er du klar til å velge det beste elektroniske dokumentasjonsverktøyet?
Bekymret for at kunder ikke forstår produktet ditt? Hva med å lage programvaredokumentasjon som hjelper dem å forstå formålet, funksjonaliteten og funksjonene?
Ved å bygge komplett programvaredokumentasjon kan du sikre at kundene finner alle svarene knyttet til produktet ditt på ett sted. De kan også unngå å gå til støtteteam og spare tid og energi. Å bygge dokumentasjon fra bunnen av kan være en kjedelig oppgave og vil kreve mer ressurser fra din side. I dette tilfellet ville det være flott å bruke nettbasert dokumentasjonsprogramvare for å lage hjelpedokumenter for kunder.
For å hjelpe deg med å komme i gang har vi listet opp de beste alternativene for å kickstarte reisen din til å velge det beste nettbaserte dokumentasjonsverktøyet for virksomheten din. Vi håper dette hjelper!
Du kan også se på hvordan du lager vakker API-dokumentasjon.