Optimalisering av tidsstyring og fakturering med programvare
Mange virksomheter benytter seg av programvare for tidsstyring og fakturering for å holde kontroll over økonomisk og forretningsrelatert informasjon.
Som leder er du trolig klar over betydningen av nøyaktig tidsregistrering og effektiv fakturering. Det er viktig å sikre at teamet ditt jobber effektivt og at faktureringsprosessen er smidig.
Det er imidlertid ikke praktisk å håndtere disse oppgavene manuelt. Derfor presenterer vi her en oversikt over den beste programvaren for tidsstyring og fakturering, som kan forenkle tidsregistreringen for hele teamet.
Denne artikkelen utforsker programvare for tidsstyring og fakturering, og ser på hva de innebærer, fordelene ved å implementere dem, og hvilken programvare som kan hjelpe deg med å øke effektiviteten i arbeidsflyten.
Før vi går videre, la oss definere:
Hva menes med fakturerbare timer?
Fakturerbare timer er timer en bedrift har brukt på arbeid for en kunde. Dette kan beregnes enten for et spesifikt prosjekt, eller som en generell måling.
For å beregne fakturerbare timer, må du først registrere antall timer de ansatte jobber med hvert prosjekt. Dette kan gjøres med programvare for tidsregistrering, eller manuelt ved at ansatte sender inn timelister (som kan være en tungvint prosess).
Etter at timene er registrert, kan du beregne hvilke timer som skal faktureres kunden. Prisene fastsettes ut fra prosjekttype, avtalen med kunden og bedriftens retningslinjer.
Hvilke problemer oppstår ved manuell måling?
Manuell måling av fakturerbare timer kan fort bli overveldende. Det er flere problemer som kan oppstå:
- Det kan være vanskelig å nøyaktig registrere timene som brukes på et prosjekt, spesielt for hver enkelt ansatt. Dette kan føre til feilfakturering.
- Manuell sporing er tidkrevende og stressende, og krever mye innsats som kan ta fokus vekk fra det faktiske prosjektarbeidet.
- Det innebærer bruk av papir, som kan være vanskelig å administrere og som lett kan mistes.
- Du kan oppleve stress i forbindelse med å sikre at ansatte rapporterer sine arbeidstimer nøyaktig.
- Det kan også være vanskelig å fastslå lønnsomheten til et prosjekt. Når du har mange oppgaver å håndtere, kan beregning av faktureringsgrad for hvert prosjekt føre til feilaktig fakturering.
Hva er de viktigste fordelene med programvare for tidsstyring og fakturering?
Det er mange fordeler med å bruke programvare for tidsstyring og fakturering. Her er noen av dem:
Økt ansvarlighet
Ved å holde oversikt over fakturerbare timer, kan du sikre at kundene dine faktureres korrekt og at du får betalt for alt arbeid som er utført. Programvaren kan også hjelpe deg med å spore utgifter. Dette gir god oversikt over budsjettet og sikrer at du ikke bruker mer enn du har råd til.
I tillegg kan du enkelt administrere flere prosjekter samtidig. Dette bidrar til å holde oversikt over prosjektene og sikre at de leveres i tide.
Strømlinjeformede betalinger
I stedet for å holde styr på fakturaer og betalinger manuelt, kan programvaren håndtere alt dette for deg. Dette frigjør tid som du kan bruke på andre aspekter av virksomheten.
En annen fordel er at du unngår sene betalinger. Ved manuell sporing er det lett å glemme en betaling. Dette kan skade bedriftens omdømme og gjøre det vanskelig å opprettholde økonomisk stabilitet. Med programvare for sporing av tid og fakturering kan du sette opp påminnelser for forfallsdatoer, slik at du aldri går glipp av en betaling igjen.
Datafangst
Når du sporer tid og faktureringsdata, skaper du en historisk oversikt over arbeidet ditt.
Dette kan være nyttig for mange formål, som:
- Identifisere trender i dine arbeidsmønstre.
- Analysere arbeidsprosessen for å finne ineffektiviteter.
- Rekonstruere arbeidshistorikken din for fakturering eller andre formål.
Reduserte driftskostnader
Programvare for tidsstyring og fakturering kan bidra til å redusere driftskostnadene ved å automatisere prosessen med sporing og fakturering. Det sparer tid og penger ved å redusere behovet for manuell dataregistrering.
Bedre teamproduktivitet
Ved å spore tiden de ansatte bruker på ulike oppgaver, får du bedre innsikt i hvordan teamets tid brukes. Denne informasjonen kan brukes til å justere arbeidsflyten for å sikre maksimal produktivitet.
Viktige funksjoner i en programvare for tidsstyring og fakturering
Når du velger programvare for tidsstyring og fakturering, er det noen viktige funksjoner du bør se etter for å sikre at programvaren passer virksomheten din. En god programvare bør ha følgende funksjoner:
Oppgavetildeling
Programvaren bør ha en funksjon for oppgavetildeling, hvor du kan tildele oppgaver til teammedlemmer og gi dem tilgang til å følge fremdriften. Det må også være mulig å se tildelte oppgaver og spore fremdriften for hver enkelt.
Tidssporing – fakturerbare og ikke-fakturerbare timer
Enhver bedrift som tilbyr timebaserte tjenester trenger en programvare for å spore fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Dette gir mulighet for å fakturere kunder nøyaktig og hjelper bedrifter med å identifisere områder der de ansatte bruker tid.
Faktureringsrapporter
Faktureringsrapporter er avgjørende for å holde oversikt over inntekter og utgifter. Uten denne funksjonen må bedrifter generere rapporter manuelt, noe som er tidkrevende og kan føre til feil.
Med faktureringsrapporter kan du generere rapporter for en bestemt periode, inkludert all relevant informasjon som dato, klokkeslett, fakturert beløp og betalingsstatus.
Fakturagenerering
Programvare som automatisk genererer fakturaer vil spare deg for tid og problemer. Dette gjør det enklere å sørge for at kundene faktureres korrekt.
Tilgjengelighet via mobil
Programvaren bør være tilgjengelig via mobil, slik at travle fagfolk enkelt kan spore tid og fakturerbare timer. Dette er særlig nyttig for de som ofte jobber utenfor kontoret og ikke alltid har tilgang til en datamaskin.
Rimelig pris
En god programvare for tidsstyring og fakturering har en rimelig prisstruktur og et bredt spekter av relevante funksjoner. Prisene må være transparente og fleksible, uten skjulte gebyrer eller langsiktige kontrakter.
En gratis prøveversjon bør tilbys, slik at potensielle kunder kan teste programvaren før de kjøper den.
God kundestøtte
Kvaliteten på kundestøtten viser hvor dedikert leverandøren er til å hjelpe kundene. Før du kjøper programvare, bør du sjekke kundestøtten og lese anmeldelser.
Her er en liste over de beste programvarene for tidsstyring og fakturering:
Clockify Me
Leter du etter et alt-i-ett-verktøy for fakturering og sporing? Da kan Clockify være løsningen! Dette er en førsteklasses programvare som gjør det enkelt å spore fakturerbare timer og beregne faktureringsgrunnlag, samtidig som ikke-fakturerbare timer ekskluderes.
Hver funksjon i Clockify er utviklet for å forenkle faktureringsprosessen. Du kan strømlinjeforme arbeidsflyten ved å opprette prosjekter, spore tid og generere fakturaer.
Verktøyet passer for både små og store virksomheter, og gir deg verdifull innsikt i kundenes lønnsomhet.
Det beste av alt? Clockify er helt gratis å bruke for alle.
Zoho Invoice
Zoho Invoice er et utmerket verktøy for tidsstyring og fakturering, som hjelper deg med å overvåke tidsinvesteringene til enkeltpersoner og hele teamet. Verktøyet kan optimalisere både fakturerings- og sporingsprosessen.
Zoho Invoice har etablert seg som en ledende løsning for fakturering og timelister. Med denne programvaren kan du tildele oppgaver til teamet ditt, administrere prosjekter og øke teamets produktivitet. Du kan også lage en strukturert arbeidsflyt ved hjelp av Zohos avanserte rapporteringsfunksjon.
Zoho Invoice er hovedsakelig brukt av små bedrifter, og er gratis.
Scoro
Scoro er utviklet for å møte behovet for effektiv tidsstyring og strømlinjeformet fakturering. Programvaren er enkel å bruke og forstå for alle i teamet.
Scoro genererer automatiske tidsrapporter for hele teamet, gir ukentlig og månedlig statistikk for faktureringsformål og gir god oversikt over hvilke prosjekter som bruker mest ressurser.
Myhours
Med sine rimelige priser, et intuitivt grensesnitt og imponerende funksjoner, har Myhours blitt et anerkjent sporingsverktøy for lønnsadministrasjon.
Myhours lar deg spore teamets aktiviteter uten å måtte bruke tid på flere verktøy. Med dette verktøyet kan du administrere hele teamet fra ett sted og få en klar oversikt over deres samlede aktivitet.
Verktøyet lar deg lage rapporter for alle prosjekter du har jobbet med for individuelle kunder. Du kan også se en oversikt over teammedlemmenes tilgjengelighet, slik at du vet hvem du skal kontakte for utsetting av oppgaver.
Med Myhours kan du øke ansvarligheten ved å dele automatiserte rapporter med kundene dine og pleie relasjoner med dem.
Bill4time
Bill4time er designet for å gi fullstendig innsikt i hele arbeidsflyten. Med et brukervennlig grensesnitt er det enkelt for bedrifter å bruke dashbordet og få tilgang til avanserte analyser.
Bill4time lar deg få tilgang til alle data med ett enkelt klikk, og eliminerer behovet for ekstra verktøy og regneark. Du får sanntidsinnsikt og avanserte KPI-er som holder deg oppdatert på virksomhetens ytelse. Dette verktøyet er spesielt utviklet med tanke på byråer.
Tilpass og sett opp repeterende fakturaer, registrer utgifter og organiser dem enkelt. Bill4time tilbyr tre betalte abonnementer: Time & Billing, Legal Pro og Legal Enterprise.
Toggl
Toggl er en kostnadseffektiv programvare for tidsregistrering og fakturering. Den er utviklet for virksomheter som ønsker å håndtere gjentakende prosesser, overvåke tiden som investeres i hver aktivitet og skape en organisert struktur for arbeidet.
Denne programvaren reduserer tiden du bruker på den daglige aktiviteten med tidssporing og fakturering, og gir teammedlemmene en sømløs arbeidsflyt for å registrere tid og fakturering. Programvaren er intuitiv og enkel å bruke.
Med Toggl kan du spare tid ved å unngå å legge inn timelister på nytt og fakturere. Dette reduserer revisjonstiden og forbedrer effektiviteten. Toggl tilbyr en gratis plan, en startplan, en premiumplan og en tilpassbar plan.
Getcanopy
Getcanopy er en utmerket faktureringsprogramvare for tjenestebaserte bransjer. Dette verktøyet er for bedrifter som ikke ønsker å bruke tid på tunge arbeidsflyter og mangler et sentralt system for å administrere tiden sin på et prosjekt.
Med Getcanopy er det enkelt å sjekke tiden hver enkelt bruker på hvert prosjekt. I tillegg får du god oversikt over teamets fremgang, og kan sørge for at alle gjør sin del av jobben.
En annen flott funksjon er de ferdigtilpassede rapportene og fakturamalene. Getcanopy har mange betalte planer og tilleggsfunksjoner, i tillegg til en gratis plan.
Nutcache
Nutcache er en multifunksjonsløsning som hjelper bedrifter med prosjektbudsjettering, utgiftsstyring og timeregistrering mens de er på farten.
Denne brukervennlige programvaren forenkler tidsregistrering, fakturering og kontofakturering. Du kan enkelt se den faktiske tiden som er brukt på et kundeprosjekt og generere nøyaktige fakturaer. I tillegg kan du sende påminnelser om forfalte fakturaer og godta betalinger.
Nutcache har mange automatiseringsfunksjoner og prosjektsporingsverktøy i tillegg til tidsregistrering og fakturering. Avhengig av dine behov og bedriftens størrelse, kan du velge mellom deres gratis-, pro- og bedriftsplaner.
Beebole
Beebole er kjent for sitt robuste prosjekttidssporingsverktøy, som er utviklet for å hjelpe virksomheter i alle størrelser med å optimalisere produktiviteten.
Sett opp prosjektene i Beebole og registrer fakturerbare timer når som helst, fra hvor som helst. Du kan til og med jobbe nå og fylle ut timelistene senere ved hjelp av deres lagrede rapporter. Teammedlemmer kan se og oppdatere sine tidslogger og teamtildelinger.
Replicon
Replicon er utviklet for å fjerne stresset med timelistefakturering. Programvaren gir deg full oversikt over fakturerbare timer og lar deg spore prosjektfremdrift, budsjett og lønnsomhet på ett sted.
Replicon er en rimelig, effektiv og skalerbar løsning som gir deg alt du trenger av et tidsregistrerings- og faktureringsverktøy, og sparer deg for unødvendig hodepine og tid.
Replicon leverer på forventningene med funksjoner som prosjektestimater, utgiftssporing, detaljerte rapporter som kan deles og en kundeportal. De har tre betalte abonnementer, fra et prosjektstyringsverktøy til en profesjonell automatiseringspakke.
Timebilling-app
Timebilling-appen kan forbedre arbeidskvaliteten ved å skape et organisert arbeidsområde. Teamet ditt kan spore tid og fakturering, og varsle brukere om å angi tiden som er arbeidet i sanntid. Med intuitive dashbord gir Timebilling rollebasert tilgang til teammedlemmer. Det gir alle muligheten til å spore sin fremgang når som helst og hvor som helst.
Tidslogger og fakturaer genereres automatisk, noe som reduserer tiden som brukes på fakturering. Alle tidslogger lagres i din private sky, slik at du unngår problemer med eksport og sikkerhetskopiering.
Konklusjon
Selv om markedet tilbyr mange alternativer for programvare for tidsstyring og fakturering, er det bare noen få som egner seg for din virksomhet. Programvare for tidsregistrering kan brukes til flere formål. Du kan spore oppgaver og fakturerbare timer, overvåke de ansattes produktivitet og lage lønnslister med de beste verktøyene.
I tillegg vil du motta rapporter om hvordan teamet bruker tiden sin, slik at du kan optimalisere effektiviteten.
Med utgangspunkt i den grundige undersøkelsen av de 11 verktøyene, kan du velge det som passer best for din virksomhet. Husk å sjekke om de dekker dine behov.
Du kan også utforske noen av de beste regnskapsprogramvarene for små og store bedrifter.