En programvare for kostnadsstyring gir kontroll, synlighet, samsvar og dokumentasjon for å hjelpe bedrifter med å redusere kostnader, unngå unødvendige utgifter og betale leverandører eller ansatte i tide.
Bedrifter tildeler et budsjett for flere aktiviteter som forsikring, kapitalutstyr og gjenoppfylling av varelager. Budsjettlekkasjer skader imidlertid bedriftens fortjenestemarginer når utgiftene forblir uten tilsyn.
Dessuten, når virksomheten skalerer opp, vil slike problemer også vokse i volum, noe som utfordrer virksomhetens lønnsomhet. Derfor bruker bedrifter av alle størrelser et forbruksstyringsverktøy for å holde et øye med pengene som går ut og holde dem innenfor bedriftens budsjett.
Innholdsfortegnelse
Hva er Spend Management?
Spend management er prosessen med å administrere alle bedriftskjøp og leverandørbetalinger. Det primære målet er å gjøre rede for hver dollar som går ut fra bedriftskontoen og få den beste verdien.
Retningslinjer for forbruksstyring bør automatisere og integrere alle forbrukstilknyttede aktiviteter fra kilde til leverandøroppgjør. Slik granulær praksis bør sikre at anskaffelsen går som planlagt av virksomhetens interessenter. I tillegg håndhever den betaling til leverandører, entreprenører og andre tredjeparter gjennom kontraktsoverholdelsesprosessen.
Viktigheten av forbruksstyring
Standard kostnadsstyringsaktiviteter gir følgende fordeler:
- Bedriftseffektivitet ved å automatisere forbruks- og utgiftssporingsprosesser som er feilutsatte og kjedelige hvis delegeres til ansatte.
- Reduser risiko og kostnader siden verktøyet forteller deg om produktet som anskaffes, leverandørens navn og kostnadene forbundet med anskaffelsen.
- Bedre samarbeid mellom forretningsressurser og tredjeparter er oppnåelig når du følger en standard prosess for kostnadsstyring sammen med en digital app.
- Bærekraftige produktivitetsforbedringer ved å frigjøre ansatte fra hverdagslig arbeid og la dem fullføre oppgaver som tjener inntekter for bedriften din.
Følgende er de beste kostnadsstyringsverktøyene som lar deg ta alle utgifter under din administrasjon og få best mulig verdi for pengene du bruker:
Flybase
Flybase er et omfattende kostnadsstyringsverktøy for ulike typer virksomheter, som bedrifter i tidlig fase, små bedrifter, mellommarkedsbedrifter, bedrifter før børsnotering og bedrifter. Den tilbyr en haug med avanserte løsninger for forbrukskontroll, revisjon og tilsyn.
For eksempel tilbyr Receipt Management-modulen håndheving av overholdelse, uanstrengt kvitteringsvedlegg, dedikerte e-poster, deling av kvitteringer fra en annen enhet, etc. Det finnes også moduler for sikkerhet og svindeldeteksjon for å aktivere kortkontroll, kortgrenser, kortblokkering, svindeldeteksjon, svindelvarsling, kryptert deling av virtuelle kortdetaljer, etc.
Spendesk
Spendesk har mange nyttige og intuitive funksjoner, inkludert integrasjoner og Optical Character Recognition (OCR). Med dette verktøyet kan din bedrift automatisere alle de tilbakevendende utgiftene. Dessuten er den kraftig nok til å matche utgiftskrav til den respektive fakturaen og spare tid.
Spendesk er også et fleksibelt verktøy slik at bedrifter kan tilpasse det i henhold til deres tilnærminger til forbruksstyring. For eksempel tildeler du debetkort for spesifikke utgifter til individuelle ansatte. I tillegg kan du også tildele virtuelle kredittkort for engangsformål.
I tillegg tilbyr den push-varslinger for betalingsvalidering, integrering av regnskapsverktøy, en punkt-i-tid oversikt over utgifter og en omfattende oversikt over forbruk.
Coupa
Coupa er et annet populært verktøy for business spend management (BSM) med skytilgang. Den kan administrere utgifter på tvers av ulike forretningsvertikaler som betalinger, forsyningskjeder, anskaffelser, treasury osv. Det er tre stabler med verktøy for praktisk kostnadsstyring.
Den første bunken med verktøy er applikasjonene. Denne stabelen dekker alle de essensielle modulene som anskaffelse, faktura, utgifter, lønn, kontraktsstyring, strategisk innkjøp, kostnadsanalyse, etc.
Den andre stabelen er BSM-plattformen som fokuserer på brukernes personvern, profil, datasikkerhet og integrasjoner. Den inkluderer en tilkoblet kjerne, skytilgang, integrasjoner, grafisk brukergrensesnitt (GUI), etc.
Og til slutt, den tredje stabelen er Coupa-næringslivet. Den tilbyr funksjoner som et åpent forretningsnettverk, Coupa-fordel og fellesskaps-AI.
Emburse
Emburse tilbyr komplette verktøy for utgiftsstyring for oppstart til store multinasjonale selskaper. Løsningene inkluderer utgiftsstyring, leverandørgjeld, innkjøpsautomatisering, strømlinjeformet betalingssystem, revisjon, reiseadministrasjon og datadashboards.
Emburse tilbyr virtuelle kort som kan utstedes rett gjennom plattformen ved hjelp av et verktøy kalt Emburse Spend. Emburse sine virtuelle kort integreres sømløst med programvaren som brukes av regnskaps- og AP-team, inkludert Emburse Chrome River, Emburse Certify eller et av de andre produktene som tilbys. Produkter som Emburse Go hjelper reiseledere med å holde et godt øye med reisende og utgifter.
Det beste er Emburses modulære tilnærming for styring av forretningsutgifter, avhengig av bedriftens størrelse. Emburse Tallie fungerer godt for små og mellomstore bedrifter. Emburse Certify fungerer godt for USA-baserte bedrifter. Emburse Chrome River fungerer godt for store virksomheter med drift, uavhengig av hvor kontoret er basert. Store firmaer som Microsoft, Nike og Estee Lauder bruker Emburses programvare.»
Mesh-betalinger
Mesh-betalinger er nok en programvare som du kan bruke og stoppe utgiftslekkasjer. For det første gir Spend Insights-funksjonaliteten deg verdifull datainnsikt akkurat når du trenger dem. Hver gang du ser på en forbruksartikkel, viser mobilappen automatisk sparemuligheter i fremtiden, prognoseberegning av forbruk til nåværende sats osv.
For det andre gir Spend Controls-modulen deg sanntidsbetalingsvarsler, lar deg begrense forbruk, kansellere abonnementer fra ett sentralt grensesnitt og blokkere leverandørbetalinger med et enkelt klikk. Andre bemerkelsesverdige funksjoner er forbruksoptimalisering, sanntidsrapportering og arbeidsflyt for automatisk betaling.
Rampe
Rampe har delt opp styringssystemet for forretningskostnader i 4 megamoduler: Start, Skaler, Strømlinjeform og Lagre. Start-modulen gir deg tilgang til verktøy for å administrere flere kort, regningsbetalinger (ACH/sjekker/kort), utgiftssporing i sanntid og nøyaktig forbruksregnskap.
Skaleringsmodul lar deg håndheve forretningspolicyer rundt utgifter og utgifter. Du kan for eksempel bruke utgiftspolicyer til å angi regler og utgiftskontroller for å håndheve disse utgiftsretningslinjene.
Strømlinjemodulen tilbyr deg flere arbeidsflyter (onboarding, samarbeid og regnskap) for å automatisere kostnadsstyring og integrere (1000+ integrasjoner) den med andre forretningsverktøy. Til slutt er Lagre-modulen der for å imøtekomme dine behov for kvitteringsmatching, utgiftskategorisering, prisinformasjon, spareinnsikt, etc.
Brex
Brex handler om å få fart på økonomien i forretningsdriften samtidig som selskapets retningslinjer for utgifter og utgifter overholdes. Ved å gjøre det mulig for den ansatte å sende inn nøyaktige utgifter og regnskapsteamet til å revidere utgiftene uten problemer, utvikler Brex en kultur for finansiell disiplin blant selskapet og dets menneskelige ressurser.
Brex tilbyr for tiden ulike løsninger for administrasjon av bedriftens utgifter som kredittkort, forretningskontoer, utgiftssporing, integrasjoner, osv. Det har også funksjonen for forbruksstyring for Brex Empower-abonnementet.
Arbeidsdag
Arbeidsdag, det anerkjente verktøyet for menneskelig kapitalstyring, begynte også å tilby enkle og strategiske måter å administrere forretningsutgifter på. Den kommer med et intuitivt, enkelt og lett grafisk brukergrensesnitt for kostnadsstyring fra én sentralisert plattform.
Brukergrensesnittet har 3 grunnleggende faner: Kilde til betaling, inventar og KPIer. Kilde til betaling-modulen gir verdifull datainnsikt om leverandørutgifter, administrerte vs. ikke-administrerte utgifter, leverandørytelse, fakturabehandling osv. Dessuten er det en skybasert app slik at du og bedriftens interessenter kan holde øye med bedriftens utgifter fra kl. hvilken som helst enhet og hvor som helst med internettforbindelse.
PayEm
PayEm handler om avansert automatisering i vertikalen for forbruksstyring i virksomheten din. Den bringer leverandørabonnement og SaaS-abonnement for ansatte på ett sted. Dermed trenger du ikke kjøpe separat programvare for forskjellige forbrukshoder.
På PayEm kan du opprette og utstede virtuelle kredittkort for forskjellige tredjepartsleverandører og tildele en kontaktperson for kostnadsstyring. Du kan også bruke den samme strategien på programvareabonnementer.
Dessuten får du den ultimate forbrukskontrollmyndigheten på PayEm. Dermed kan du stoppe overforbruk på programvareabonnementer ved å fjerne unødvendige apper eller tidligere ansattkontoer fra eksisterende apper.
Teampay
Teampaysin skybaserte app setter økonomiteamene i førersetet slik at de kan visualisere alle utgiftene fra ulike vertikaler i virksomheten din. Bedriftens interessenter får også et sanntidsbilde av daglige utgifter og kan gjøre raske forbruksbegrensninger om nødvendig.
Den tilbyr også et samtalegrensesnitt slik at ansatte kan få sanntidsassistanse fra økonomiteamet for å kjenne kjøpsprosessen eller få transaksjonsgodkjenninger. Dessuten trenger du ikke vente på neste måneds regning for å forstå hvordan de ansatte bruker. Du får sanntidsdata om gjeldende utgifter.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE er også et populært navn for Source-to-Pay-aktiviteter som samler alle utgifter fra forskjellige vertikaler på ett sted for enkel tilsyn med selskapets utgifter. Den gjennomtenkte appen lar deg administrere indirekte og direkte utgifter fra ett enkelt verktøy.
Den tilbyr svært avansert dataanalyse og innsikt ved å kombinere AI og Robotic Process Automation (RPA). Dermed kan du få handlingsrettede data for å omstrukturere kostnadsstyringsprosessen, som å lage en innkjøpskatalog for hele virksomheten.
RealPage
RealPage hjelper deg å bli kostnadseffektiv og produktiv når du administrerer leverandører, fakturaer og kjøp på dette verktøyet. Det er ikke bare et verktøy for forbrukssporing.
Den samler inn forbruks- og inntektsdata for alle bedriftsporteføljene til bedriften din og gir deg datainnsikt for smarte anskaffelser. Dessuten hjelper det deg med å automatisere alle innkjøpsordrer (PO) og deres godkjenningsprosesser med sanntidsdatafeed til et sentralt dashbord for kostnadsovervåking og analyse.
Enig utgift
Enig utgift er et tilbudsstyringstilbud fra SAP, den anerkjente ERP-programvareutvikleren for forretningsdrift. Produktet hjelper deg med å integrere og automatisere administrasjon av forretningsutgifter ved å koble sammen flere Source-to-Pay-transaksjoner.
Verktøyet er gunstig for både arbeidstaker og arbeidsgiver. Feltansatte kan for eksempel sende inn utgiftsbilag fra en mobil. Concurs intelligente program vil automatisk verifisere utgiften og sende deg et varsel slik at du kan godkjenne utgiften raskere.
Siste ord
Ved å bruke en programvare for kostnadsstyring, kan du tette hullene som taper penger uten å vite det og dempe bedriften din for fortjenestemargin. Du kan også kreve en av de beste utgiftssporerne hvis bedriften din må tilbakebetale gjentakende betalinger gjort av ansatte eller leverandører.