Utforsk kraften i «Tell»-funksjonen i Excel
Excel er utvilsomt en enestående applikasjon som har bistått utallige brukere med å analysere og bearbeide store mengder data. Det er et fantastisk verktøy som kan være nyttig i de fleste bransjer, med unntak av visse nisjer som kanskje oljeplattformer. Vi publiserte nylig en artikkel om fem Excel-funksjoner som kan være usedvanlig nyttige for å forenkle rutineoppgaver og repetitivt arbeid. Mange av oss, spesielt de som arbeider med administrative eller ledelsesrelaterte oppgaver, blir kjent med mange av funksjonene i Excel. Selv om vi vet hvordan en funksjon skal brukes og hvordan den kan effektivisere hverdagen vår, er det ikke alltid åpenbart hvordan den kan utnyttes fullt ut. I dag skal vi se nærmere på tre anvendelsesområder for den enkle «Tell»-funksjonen i Excel.
Når vi snakker om «Tell»-funksjonen, refererer vi til alle dens varianter, inkludert «TellBlank» og «TellHvis».
TellA
Syntaks: =TELLA(A1:A2)
Denne funksjonen teller ganske enkelt celler i det angitte området. Det kan være lett å overse den, siden Excel gir deg antall celler i et område når du velger dem. En viktig anvendelse av TellA-funksjonen er å kvantifisere tekstverdier. Dette kan være så enkelt som å telle antall varer som er oppført i en kolonne med kontorrekvisita utstedt til en bestemt avdeling. Denne funksjonen er mest effektiv når dataene i cellene er forskjellige.
TellHvis
Syntaks: =TELLHVIS(A1:A2; “Fraværende”)
Dette er et betinget argument som brukes på «Tell»-funksjonen. I utgangspunktet ber det applikasjonen om å telle alle celler som inneholder en bestemt verdi som du definerer. Dette kan være alt fra et tall, et ord, eller et argument som «større enn» eller «mindre enn» et tall. Funksjonen kan brukes til å trekke ut kvantitativ informasjon fra en arbeidsbok som inneholder et mangfoldig datasett. Tenk deg å måtte finne ut hvor mange ansatte i en avdeling som kom for sent en bestemt dag, når alt du har er et usortert ark fullt av navn og ankomsttider. «TellHvis»-funksjonen kan enkelt identifisere hvor mange ganger en bestemt oppføring av interesse forekommer i et datasett. Den kan brukes på både numeriske og alfabetiske verdier. Det betyr at hvis du vil finne ut hvor mange personer på kontoret som heter «Charlie», er dette funksjonen du skal bruke. Du kan også bruke den med jokertegn, slik at applikasjonen bare begrenses av din egen fantasi (og typen arbeid du må gjøre). I krisesituasjoner kan du til og med bruke denne funksjonen til å finne ut hvor mange ansatte som har en bestemt blodtype.
TellBlank
Syntaks: =TELLBLANKE(A1:A2)
Prøver du å spore opp manglende informasjon og er usikker på hvor ufullstendige dataene er? Prøv «TellBlank»-funksjonen. Du kan bruke den til å se hvor mange personer som ikke har gitt viktig informasjon, for å sjekke om informasjon mangler fra en liste over leverandører, eller for å finne ut om datasettet ditt inneholder ugyldige oppføringer.
Bruk dem effektivt: «Tell»-funksjonen og alle dens variabler virker kanskje enkle i seg selv. Men ved å kombinere dem med andre enkle funksjoner som sortering og fremheving, vil du bli overrasket over de nye mulighetene som åpner seg. Kombiner dem med andre Excel-funksjoner, og du er praktisk talt en Excel-ninja.