Et dokumenthåndteringssystem sparer dyrebar tid ved å organisere dokumenter effektivt og muliggjøre enkelt filsøk.
Bedrifter med relativt færre ansatte finner det ofte vanskelig å administrere en rekke dokumenter og forretningsdokumenter. Hvis de velger et robust dokumenthåndteringssystem (DMS), vil det bli lettere for dem å holde orden på dokumentene.
Disse verktøyene øker dessuten teameffektiviteten ved å gi dem raskt tilgang til dataene de trenger.
Innholdsfortegnelse
Hva er dokumenthåndtering?
Dokumenthåndtering betyr å administrere, lagre og spore dokumenter (word-dokumenter, PDF-er eller andre formater) i digitalt format. Ved å bruke dette systemet kan bedrifter lagre dokumenter sikkert og sentralisere hele prosessen.
Fordeler med dokumenthåndteringssystemer
Bedre produktivitet
Produktivitet er nøkkelen til en bedrifts suksess. Et dokumenthåndteringssystem organiserer bedriftens filer effektivt og sikkert. Som et resultat kan teamet bekymre seg mindre for å vedlikeholde dokumenter og fokusere på oppgaver som betyr mest. Når du vet at alle filene dine er lagret sikkert, fungerer tryggheten som drivstoff for produktivitet.
Forbedret sikkerhet
Hvert selskap ønsker å holde sine viktige og virksomhetskritiske data beskyttet. Du kan lagre sensitive dokumenter i et dokumentbehandlingssystem og kontrollere tilgangen til disse filene. Dermed blir dokumenthåndtering svært sporbar, og revisjonssporene kan brukes senere om nødvendig.
Redusert lagringsplass
Du trenger ikke lenger vedlikeholde arkivskap, oppbevaringskasser og bokser. Med DMS kan du bli papirløs og administrere dokumentene dine digitalt uten å oppta fysisk plass.
Rask dokumentinnhenting
Dokumentsøk og filhenting kan være en tidkrevende prosess. Ved å bruke et dokumentbehandlingssystem kan du raskt finne filen du ønsker og spare verdifull tid. En DMS lar deg søke etter filer basert på navn, metadata og innhold ved hjelp av avansert teknologi.
Optimalt teamsamarbeid
De fleste dokumenthåndteringsløsninger lar deg samarbeide med lagkameratene dine. Den kan lagre filer samlet fra ulike ressurser, og folk kan få tilgang til filene fra eksterne steder. Noen verktøy tillater også eksterne brukere gjennom autorisert tilgang.
Les videre for å vite de beste dokumentadministrasjonsappene som SMB kan bruke.
Jeg klarer meg
Jeg klarer meg er et dokumenthåndteringssystem som hjelper deg å konvertere data til høyverdikunnskap ved å koble sammen dokumenter. Den lagrer alle dokumenter i en enkelt mappe og kategoriserer dem i henhold til prosjekt eller klient.
Brukere kan opprette, søke og dele data raskt og effektivt på iManage. Den lar deg også enkelt finne ethvert dokument og øker dermed produktiviteten.
Dette verktøyet kan integreres med ulike produktivitetsverktøy i Office 365 og Google Workspace for strømlinjeformet dokumentbehandling.
Eske
Ved hjelp av Eske, kan bedrifter trygt lagre, administrere og samarbeide om innhold uavhengig av enhetstype. Dens dokumentlivssyklusadministrasjonsfunksjon sikrer at innholdsbehandlingsprosessen overholder forskrifter, retningslinjer for datalagring og oppdagelsesforespørsler.
Du kan angi de riktige brukertillatelsene for hvert dokument slik at bare de rette personene har tilgang. Det hjelper deg også med å revidere brukeraktivitet for fullstendig synlighet og kontroll.
Box kan også sømløst integreres med åpne APIer og bedriftsapplikasjoner. Med attributter som versjonshistorikk, delte lenker og kommentarer, blir samarbeid mellom teammedlemmer uanstrengt. Videre bruker den tilpassede metadata for å kategorisere og organisere dokumenter.
Folderit
Ser du etter en dokumenthåndteringsløsning som tilbyr deg et relativt bærekraftig lagrings- og administrasjonssystem for digitale dokumenter? I så fall, gå for Folderit. Det er et skybasert dokumenthåndteringssystem som hjelper deg å bli papirløs på en brukervennlig måte.
Den lagrer metadata og eldre versjoner av en fil eller et dokument på en sikker måte. Brukere kan søke etter sine foretrukne filer ved hjelp av filnavn, metadata, nøkkelord og dokumentinnhold. Den støtter også godkjenningsarbeidsflyt, filkobling, automatisert oppbevaring, påminnelse, dokumentnummerering, revisjonsspor og lokal sikkerhetskopiering.
Du kan sømløst kontrollere tilgangen til digitale dokumenter med forskjellige tillatelser. Du kan integrere Office 365-apper og DocuSign med dette verktøyet.
OpenKM
OpenKM er en forretningsdokumenthåndteringsløsning som lar deg kontrollere digital dokumentproduksjon, lagring og distribusjon. Med den kan du ha bedre kontroll over dokumentflyten og forbedre effektiviteten til teamarbeidet ditt.
Denne appen tilbyr flere administrative verktøy, for eksempel brukerrolledefinisjon, avansert søk, tilgangskontroll, dokumentsikkerhetsnivå, detaljbrukslogg, automatiseringsoppsett og brukerkvote.
Her kan du lage respiratorisk innhold for rask beslutningstaking og kunnskapsskaping. Ved å bruke denne DMS-en kan du dessuten samle inn data fra enhver digital kilde og samarbeide med lagkamerater.
eFileCabinet
eFileCabinet er et kraftig dokumenthåndteringssystem som små og mellomstore bedrifter kan bruke for online dataorganisasjon, uansett hvor mange dokumenter de har.
For å lagre en fil, last den opp på denne plattformen. Brukere kan finne hvilken som helst fil ved å bruke filnavnet eller mappemalen. Dessuten lar eFileCabinet deg raskt få tilgang til de ofte brukte dokumentene.
Mens det forenkler samarbeid mellom teammedlemmene, lar dette verktøyet deg også legge til forskjellige sikkerhetsnivåer for kontrollert tilgang. Den støtter også integrasjon med tredjepartsverktøy, som MS Office, DocuSign og Salesforce.
Noen av de andre funksjonene er automatisert arbeidsflyt, tofaktorautentisering, kryptert fildeling, plassering eller IP-basert autentisering og rollebaserte tillatelser.
DocuWare
DocuWare er en plattform hvor du kan digitalisere dokumentene dine og sikre dem fra hvilken som helst enhet, når som helst. Dessuten hjelper det deg med fakturabehandling og medarbeideradministrasjon. Det er spesielt nyttig for selskaper som er avhengige av eksterne team eller har en distribuert arbeidsstyrke.
DocuWare tilbyr et sikkert oppbevaringssted for alle dine kritiske forretningsdokumenter, for eksempel kontrakter, ansattes informasjon og økonomiske poster. Etter å ha lagret en fil på dette verktøyet, kan du eller kollegene dine redigere eller kommentere dokumentet direkte på samme plattform.
Dessuten har den smarte produktivitetsverktøy slik at brukerne enkelt kan søke, spore og samarbeide. Denne appen bruker også indeksdata for å organisere alle dokumentene dine pent.
Alfresco
Alfresco er en plattform som tilbyr funksjoner som dokumenthåndtering, administrasjon av webinnhold, arkiv- og bildebehandling og innholdsdepot for å strømlinjeforme organisatorisk arbeidsflyt.
Dette åpen kildekodeverktøyet er kompatibelt med Windows- og Unix-operativsystemer. Til tross for at det er enkelt å tilpasse, trenger de nye brukerne litt tid på å lære hvordan de kjører det.
Siste ord 📃
Med en effektiv dokumenthåndteringsløsning på plass, vil det ikke være behov for å gå gjennom utallige skap for den nødvendige filen. Denne artikkelen diskuterte noen av de beste verktøyene som hjelper deg med å bygge et dokumentbehandlingssystem for organisasjonen din.
Disse verktøyene har funksjonene for å imøtekomme behovene til ulike bransjer. På samme måte kan du lære om verktøy for administrasjon av digitale eiendeler.