Betydningen av Dokumentautomatisering i Moderne Virksomheter
I lang tid har dokumenter vært en uunnværlig del av enhver næring. Med veksten av bedrifter har også forretningsdokumentasjonen ekspandert enormt og blitt stadig mer kompleks.
For å sikre effektiv dokumentbruk er det avgjørende at virksomheter kategoriserer og organiserer dokumentene sine på en nøyaktig måte. Manglende evne til å gjøre dette kan føre til vanskeligheter for de ansatte.
I vår hurtigskiftende verden er det heldigvis utviklet programvare for dokumentautomatisering.
Denne automatiseringen er muliggjort av avansert teknologi som transformerer måten virksomheter håndterer dokumentasjon. Den forenkler arbeidsintensive og tidkrevende manuelle dokumentasjonsprosesser.
Det finnes imidlertid et mangfold av tilgjengelige løsninger, noe som kan gjøre det utfordrende å identifisere den beste for akkurat din virksomhet. Ulike løsninger har varierende funksjonalitet og er tilpasset ulike brukertyper.
For eksempel vil kravene til dokumentautomatisering for et salgsteam skille seg fra et advokatfirma, og begge vil ha nytte av en løsning skreddersydd for deres spesifikke arbeidsrutiner.
Denne artikkelen vil utforske de beste programvarene for dokumentautomatisering og hvordan de kan spare deg for verdifulle arbeidstimer.
Hva er Dokumentautomatisering?
Dokumentautomatisering innebærer bruk av applikasjoner og programvare for å generere elektroniske dokumenter med minimal menneskelig innblanding.
Dette hjelper til med å automatisere arbeidsflyter som inkluderer skanning, lagring, utvinning, datainnsamling og klassifisering av dokumenter.
I programvaren for dokumentautomatisering oppretter brukere såkalte «maler». Disse malene definerer hvordan dokumenter skal legges til, endres eller fjernes basert på spesifikke kriterier.
Automatisering av dokumenter kan deles inn i to hovedkategorier:
- Dokumentbehandling: Dette innebærer å trekke ut relevant informasjon fra forskjellige dokumenter, validere den og konvertere den til verdifull data for sluttbrukeren. Hver fase av dokumentets livssyklus håndteres innenfor dokumentbehandlingen.
- Dokumentproduksjon: Her brukes data som allerede er samlet eller hentet, som input for å generere dokumenter som tilbud, kontrakter, forretningsbrev, fakturaer og mer.
Hvorfor er Dokumentautomatisering Viktig for Bedrifter?
Virksomheter håndterer store mengder dokumentasjon, og ineffektiv administrasjon kan føre til betydelige kostnader. Automatisering gjør dokumenthåndteringen mer tilgjengelig og praktisk. Her er noen grunner til hvorfor dokumentautomatisering er essensielt for bedrifter:
Reduksjon av Repetitivt Dokumentarbeid
Dokumentautomatisering reduserer tiden og kreftene som ansatte bruker på gjentakende oppgaver. Viktige prosesser som dokumentskanning, datautvinning, klassifisering, dokumentindeksering og datalagring er avgjørende for effektiv drift av enhver virksomhet. Dokumentautomatisering håndterer disse og flere oppgaver.
Raskere Dokumentbehandling
Ved å bruke tilpassede maler kan man forkorte tiden som brukes på papirarbeid og effektivisere hele dokumentbehandlingsprosessen. Dette etablerer en standardisert prosedyre som alle ansatte kan følge, og frigjør tid til viktigere oppgaver.
Lavere Feilrate
Manuell dokumentproduksjon kan føre til feil på grunn av kopiering, liming eller manglende nøyaktighet, som krever omfattende korreksjon. Med nøyaktigheten til avansert dokumentautomatisering kan disse feilene elimineres eller reduseres betydelig. Forhåndsdefinerte maler og AI-basert teknologi forenkler datainnsamling og varsler relevante ansatte når informasjon mangler.
Kostnadsbesparelser
Automatisering av dokumentproduksjon fører til lavere kostnader, inkludert utgifter knyttet til dokumentutskrift, arkivskap og administrativ kontroll. Dette forbedrer den generelle administrative effektiviteten.
Forbedring av Kundeinteraksjoner og Forretningspartnerskap
Gode relasjoner mellom ansatte, leverandører og kunder er avgjørende for suksess. Manuell dokumenthåndtering kan føre til feil, forsinkelser og inkonsistens, som skader disse relasjonene. Elektronisk dokumentasjon gir bedre samarbeid og tilgjengelighet, noe som bidrar til en bedre kundeopplevelse.
Økt Sikkerhet og Personvern
Dokumentautomatiseringssystemer har integrerte digitale lagringsområder med tilgangskontroll for å forhindre tap av dokumenter og forbedre datasikkerheten. For eksempel kan virksomheter i helse- og jussektoren bruke programvaren for å beskytte sensitiv informasjon mot lekkasjer og brudd.
Hvordan er det Mer Effektivt enn Manuell Dokumentbehandling?
Dersom din virksomhet ofte genererer samme type dokumenter, slik som kontrakter, fakturaer eller månedlige rapporter, kan du møte på følgende utfordringer:
- Det krever mye tid og ressurser å manuelt samle data fra flere kilder, utføre kompliserte beregninger og generere visualiseringer.
- Det er vanskelig å sikre at dokumentene er helt feilfrie, selv etter omfattende korrekturlesning.
Dokumentautomatiseringsprogramvare løser disse problemene ved å samle data automatisk fra flere kilder og organisere den etter dine preferanser. Dette gjør det mulig å produsere rapporter raskt og med nøyaktig informasjon.
Funksjoner
#1. Nettilgang
I dagens digitale verden er tilgang til dokumenter fra hvor som helst essensielt. Nettbasert programvare for dokumentautomatisering gir rask og enkel tilgang til filer og mapper, noe som er avgjørende. Dette inkluderer:
- Tilgang via mobile enheter for å se eller redigere dokumenter.
- Lagring av dokumenter i skyen.
- Mulighet til å dele mapper eller filer med andre.
#2. Dra-og-slipp
Dra-og-slipp-funksjonalitet er en viktig del av et dokumentautomatiseringssystem. Dette gjør det enkelt å flytte filer mellom ulike steder eller applikasjoner.
#3. Dokumentsøk
Det er avgjørende å raskt kunne søke gjennom store mengder filer. Programvaren for dokumentautomatisering hjelper med å organisere dokumentlagring slik at det er enkelt å finne frem til de rette papirene. Brukere kan raskt søke etter innhold ved hjelp av dokumentsøkfunksjonen.
#4. Dokumentversjonering
Versjonskontroll er en annen viktig funksjon. Den gir brukerne tilgang til tidligere versjoner av et dokument, slik at de kan sammenligne og eventuelt gjenopprette en tidligere utgave.
#5. Fillåsing
Fillåsing er en essensiell komponent i programvaren. Den hindrer brukere i å gjøre endringer i en fil som er låst, før den som har låst den åpner den igjen.
#6. Integrert Viewer og Editor
Programvaren gir deg muligheten til å vise og redigere dokumenter uten å måtte laste dem ned eller åpne dem i et nytt vindu, noe som sparer tid. Systemet låser filen når noen andre gjør endringer og åpner den igjen når de er ferdige.
#7. Vurdering og Deling
God programvare for dokumentautomatisering skal tilby sikker og praktisk deling av dokumenter. Den bør også ha et vurderingssystem som gir brukere mulighet til å gi dokumenter en numerisk verdi, som hjelper med å identifisere hvilke dokumenter som er populære og hvilke som bør endres.
#8. Fil- og Mapperettigheter
Alle dokumentautomatiseringsprogrammer bør ha fil- og mappeprivilegier. Du kan administrere hva teamet ditt kan gjøre med dokumentene de jobber med ved å tildele dem redigeringsrettigheter.
#9. Kobling av Dokumenter
Kobling av dokumenter refererer til prosessen med å koble sammen ulike dokumenter, filer eller andre datakilder for å få tilgang til dem fra ett sted. Dette lar deg koble et dokument til andre relevante oppføringer i programvaren eller få tilgang til kopier fra andre kilder.
#10. Smart Innholdsstyring
De beste systemene skal sømløst oppdatere all informasjon på tvers av alle kontoer og datakilder. De skal også gi mulighet til å redigere maler, lage tilpassede arbeidsflyter og håndheve regler som sikrer nøyaktighet og etterlevelse av standarder. Noen plattformer tilbyr også batch-automatiseringsfunksjoner, som muliggjør produksjon av store mengder dokumenter, slik at for eksempel selgere kan skape spesifikt tilpasset dokumentasjon for ulike kundesegmenter.
Vi har satt sammen en liste over populære løsninger med en kort oversikt over nøkkelfunksjonene deres for å hjelpe deg med å navigere i det store utvalget av programvarealternativer for dokumentautomatisering.
DocuPilot
DocuPilot er en brukervennlig og tilpasningsdyktig programvare for dokumentautomatisering. Med tilgjengelig data og maler kan du enkelt bygge dokumenter. Den har også en innebygd dokumentbygger for å skape tilpassede maler. Du kan sende de genererte dokumentene til tjenester som Dropbox, Zapier og Docusign.
Funksjoner:
- Forhåndsdefinerte maler: Docupilot inneholder maler som bedrifter kan bruke til å lage tilbud, avtaler og fakturaer.
- Integrasjon: Programvaren kan kobles til CRM-systemer, skjemaer, databaser, og HR-systemer.
- Sikkerhet: Med DocuPilot kan du passordbeskytte og kryptere dokumentene dine, noe som øker kundetilliten.
- Automatisk arbeidsflyt: DocuPilot forenkler komplekse dokumentarbeidsflyter, slik at du slipper å gjenta datainntastingsprosessen.
DocuPilot utmerker seg med sin rimelige pris, noe som gjør den tilgjengelig for mange virksomheter.
airSlate
airSlate er en skybasert alt-i-ett-applikasjon som administrerer alle trinn i dokumentautomatiseringen, fra flytgenerering til prosessanalyse. Det er også et verktøy uten kode.
Ved å bruke appen effektivt kan du halvere behovet for manuell dokumentbehandling.
Funksjoner:
- Flow Creator: Med dra-og-slipp-grensesnittet kan du visuelt representere dokumentarbeidsflyten.
- eSignatur: Digitale skjemaer, undersøkelser og dokumenter kan få juridisk bindende eSignaturer.
- Online meningsmålinger: Lag spørreundersøkelser og beta-app-testdokumenter.
- Robotic Process Automation: Automatiser prosesser uten å skrive kode.
airSlate har også et stort bibliotek med dokumentautomatiseringsmaler for ulike bransjer.
PandaDoc
PandaDoc tilbyr en plattform for å opprette, redigere og signere dokumenter. Programvaren har verktøy for eSignatur, salg, markedsføring og sikker dokumenthåndtering.
PandaDoc integreres enkelt med over 30 apper, noe som sikrer en sømløs dokumenthåndteringsopplevelse.
Funksjoner:
- Dra-og-slipp: Brukeren kan enkelt dra og plassere elementer i dokumentet basert på kategori.
- Digital signatur: Gir brukere mulighet til å signere dokumenter digitalt.
- Dokumentproduksjon: Brukere kan lage ulike dokumenter, inkludert forretningskontrakter, forslag og bud.
- Record Archives: Lar deg kategorisere og lagre arkiverte dokumenter.
Kunder setter pris på fleksibiliteten til PandaDocs maler og dokumentanalysefunksjoner.
Crove
Med Crove kan du designe og automatisere alle bedriftspapirene dine. Den har en robust dokumentredigerer som lar deg automatisere dokumenter med variabler, logiske betingelser, Excel-formler og e-signaturer. Programmet er en sentralisert plattform for alle dokumentoperasjoner.
Funksjoner:
- Beregninger: Utfør matematiske beregninger direkte i dokumentfeltene.
- Skjemaer: Lag skjemaer med logikk for å skjule eller vise spørsmål, slik at brukere kan lage dokumenter ved å svare på spørsmålene.
- Rask forhåndsvisning: Fyll ut spørreskjemaet og sjekk dokumentene dine i sanntid.
- Legg inn skjemaer: Legg ut skjemaene dine på en offentlig URL for å la andre lage dokumenter ved å bruke dem.
Crove er et ideelt verktøy om du er ute etter gratis dokumentautomatiseringsprogramvare.
Documate
Documate er en brukervennlig programvare uten kode for å sette sammen juridiske dokumenter. Opprinnelig utviklet for å hjelpe rettshjelpsorganisasjoner med å lage klientrettede arbeidsflyter, men nå kan alle virksomheter bruke den til å utvikle dokumenter.
Funksjoner:
- Nettskjemaer: Design unike nettskjemaer som importerer data til Word- eller PDF-dokumenter.
- Online undersøkelse: Lag undersøkelser og koble maldokumenter til skjemaelementene.
- Bygg inn: Generer dokumenter fra input, distribuer arbeidsflyter eller bygg dem inn på nettsteder.
Documate passer godt for fagfolk og advokater som ønsker en kodefri løsning med et enkelt brukergrensesnitt.
Templafy
Templafy er en programvare for store bedrifter som ønsker å organisere bedriftsinnhold og eiendeler. Det automatiserer dokumentoppretting, sikrer at dokumentene er i tråd med merkevaren, og øker effektiviteten for sluttbrukere.
Funksjoner:
- Tillatelsesbasert system: Kontroller hvilken informasjon teammedlemmer bruker, og administrer alle dokumentressurser.
- Integrasjon: Forenkle opprettelsen av dokumenter med Microsoft Office- og Google G Suite-applikasjoner.
- Administrasjonsgrensesnitt: Sentral distribusjon av kontormalfiler.
Templafy er designet for større bedrifter med minst 50 brukere.
ExperLogix
ExperLogix tilbyr omfattende dokumentautomatiseringsprogramvare for å strømlinjeforme og automatisere forretningskritiske dokumentprosesser.
Funksjoner:
- Dokumentflyter: Lag dokumentflyter med betinget logikk uten koding.
- Designe maler: Verktøy for å bygge dynamiske datadrevne maler og sette opp arbeidsflyter.
- Digital datainnsamling: ExperLogix Smart Forms er fleksible, nettbaserte skjemaer for datainnsamling.
- Håndtering av utdata: Automatisert håndtering av store mengder dokumentutdata.
ExperLogix Content Manager er et sikkert depot for å administrere, lagre og hente digitale eiendeler.
Siste ord
Dokumentautomatiseringsprogramvare er en enkel måte å redusere feil, spare penger og eliminere kjedelig manuelt arbeid. Med automatisering av dokumentproduksjon kan din bedrift effektivisere sin drift.
Du bør også vurdere å undersøke de beste verktøyene for dokumentsamarbeid.