8 beste kvitteringsskannerapper/verktøy for å holde styr på utgifter

Enten du streber etter å administrere virksomhetens økonomi, må du være klar over hvor pengene dine går. Som et resultat er det å ha en kvitteringsskanner det beste man kan velge.

Kvitteringer fra hvilke varer eller produkter du kjøper fra butikker er tilbøyelige til å bli feilplassert, enten det er i et hav av dokumenter eller et virvar av papirer. På den annen side er det mer sannsynlig at fysiske papirer blir skadet eller ødelagt.

Å bytte utskrevne kvitteringer og papirer til digitale filer kan løse disse problemene, og en kvitteringsskanner er et ideelt verktøy for oppgaven. Noen kvitteringsskannere tilbyr internettjenester som lar deg organisere og hente kvitteringene dine fra hvor som helst.

Denne artikkelen vil diskutere hva du trenger å vite om kvitteringsskannere. Så, uten videre, la oss begynne.

Hva er kvitteringsskannerapper?

Kvitteringsskannerapper lar deg ta bilder av dine fysiske kvitteringer og gjøre dem om til digitale kopier som du enkelt kan få fra delt skylagring. Før vi går videre, la oss finne ut hva en kvitteringsskanner gjør.

En kvitteringsskanner-app er en smarttelefonapplikasjon som gjør det mulig for personalet å fange opp kvitteringer ved hjelp av mobiltelefonene sine. For å spare papirarbeid har bedrifter begynt å bruke kvitteringsskannere for forretningskostnader kombinert med OCR-programvare (Optical Character Recognition).

Trenger bedriften din programvare for kvitteringsskanning?

Du må undersøke verdien av lesekvitteringer for din bedrift. Den mest åpenbare måten å avgjøre om virksomheten din skal ha en kvitteringsskanner-app, er å se på hvor ofte og komplekst refusjonssystemet til organisasjonen din er.

Undersøk tidligere data om forretningsutgifter og ansattes engasjement. Spør dine ansatte om de føler at det vil hjelpe dem.

Viktigst, snakk med økonomipersonalet siden det er de som daglig tar seg av refusjoner og utgiftsrelaterte problemer. Kvitteringsskanner-appen kan være til nytte for alt bedriftspersonell ved å redusere mengden manuell dokumentasjon som trengs for refusjon og kostnadsdatahåndtering.

Fordeler med å bruke en kvitteringsskanningsapp

Den gamle teknikken med å betale refusjon tar tid for både ansatte og økonomimedarbeidere. Prosedyren er også sårbar for flere tabber. Det vil være utfordrende for ansatte å få dekket utgiftene dersom de mister kvitteringene.

Det er her bruk av en kvitteringsskanningsapp kan hjelpe deg. Det gjør det mulig for ansatte å sende inn kvitteringene sine raskt i digitalt format. De optiske tegngjenkjenningsalgoritmene i appen eliminerer menneskelige feil som kan oppstå ved direkte inntasting av data fra kvitteringer.

En kvitteringsskanner for virksomheten din kan også hjelpe økonomiavdelingen din. Med digitale kvitteringer trenger de ikke å jage ansatte for å sende inn kvitteringskrav.

Kvitteringsskannere er tilgjengelige i ulike konfigurasjoner, alt fra fysiske (datamaskin- og mobilskannere) til digitale (f.eks. apper og nettbasert programvare). Men fordi dette verktøyet er en investering, bør du lære de essensielle aspektene som de beste tilbyr før du kjøper en.

Her er en liste over nøkkelfunksjonene du bør se etter i en kvitteringsskanner. Du trenger kanskje ikke alle, men følg disse rådene for å velge den beste for deg.

Funksjoner til en kvitteringsskanner

Det er velkjent at hvert selskap har unike krav til sporing av forretningskvitteringer. Når du velger en app, sørg for at den passer bedriftens behov. Med mange alternativer tilgjengelig på markedet i dag, kan det være utfordrende å velge.

Her er en kort oversikt over de kritiske tingene du bør vurdere når du velger en kvitteringsadministrasjonsapp.

Tilpasningsevne

Du kan kreve en bærbar kvitteringsskanner når du trenger å overvåke utgiftsrapporter og kvitteringer for arbeidere eller entreprenører. Dette kan ha form av en bærbar skanner.

Skannerens størrelse er også viktig for portabiliteten. Velg en dings som er lett og liten nok til å passe komfortabelt i en koffert eller veske.

Online tilgjengelighet

En kvitteringsskanner som kan gjøres tilgjengelig på nettet, som mobilitet, er praktisk. Du vil kunne koble til regnskapsprogramvare veldig raskt, noe som akselererer prosessen. Som et resultat vil du kunne hente kvitteringene dine når som helst og fra hvor som helst.

Lagringsplass og sikkerhet

Enten du velger fysisk eller digital skylagring, bør du vurdere begrensningene til kvitteringsskanneren. Ville du skanne kvitteringer på daglig eller ukentlig basis? Vil du bare bruke den i sjeldne tilfeller, eller vil du bruke den hele året? Dette kan hjelpe deg med å finne ut hvor mye lagringsplass du trenger for kvitteringsskannerprogramvaren eller på en ekstern stasjon.

Ikke overse sikkerheten til lagringsanlegget du velger. Du vil sørge for at alle kvitteringer og papirer er beskyttet av mer enn ett beskyttelsesnivå.

Tradisjonelle kvitteringer og dokumenter kan bli fysisk skadet eller ødelagt, men digitale poster kan ende i feil hender hvis passende sikkerhetstiltak ikke tas i bruk.

Hastighet

En av de mest ubehagelige oppgavene en bedrift kan påta seg er å skanne kvitteringer for utgiftsoppgaver. Vanligvis liker folk å fullføre denne oppgaven så snart som mulig, og en lynrask kvitteringsskanner kan hjelpe. Noen skannere kan ta et bilde av dokumentene dine på så lite som 7,5 sekunder. Dette er nyttig for å skanne mange kvitteringer samtidig.

Filformater

Kvitteringene dine kan være formatert i et bestemt format basert på hva du bruker dem til. En skatteregnskapsfører kan kreve at du skanner eller laster opp alle kvitteringene dine som PDF-er, men arbeidsutgiftsprogrammet godtar kun JPEG-bilder. Sjekk for å se hvilke filformater kvitteringsskanneren din godtar, slik at du ikke trenger å endre dem etter å ha skannet dem manuelt.

Eksporterbarhet

Til slutt, sørg for at skanneren dekker hele rutinen din etter skanning av kvitteringene. Vil du beholde dem på skyen? Vil du sende dem til noen andre? Kvitteringsskanneren din må være i stand til å enkelt overføre skannede papirer.

Se etter de beste kvitteringsskannerappene på markedet nå som du kjenner de grunnleggende funksjonene til en kvitteringsskanner. Her går vi med listen over de beste.

Pene kvitteringer

Neat Receipts er et intelligent organisasjonsverktøy og bærbar skanner. Du kan skanne kvitteringer, kontaktkort og papirarbeid mens du er på farten ved å bruke Neat Receipts mobilskanner, ettersom programvaren oppdager, henter og organiserer relevante data.

Funksjoner

• Den bærbare NeatReceipts-skanneren er lett og kompakt nok til å legges i en koffert, ryggsekk eller håndbagasje. Den krever heller ikke vekselstrøm. Koble den via USB til datamaskinen din, og du er klar til å gå.
• Datamaskinen din kan drive den via USB.
• Neat skanner og trekker ut data fra alt du skanner, noe som resulterer i digitale ressurser.
• Med kvitteringsdata kan du raskere opprette skatte- eller utgiftsrapporter, eksportere til Excel eller synkronisere kontakter ved hjelp av Outlook eller Adressebok.
• Den tilbyr en gratis 30-dagers prøveversjon av NeatCloud, som lar deg synkronisere og sikkerhetskopiere Neat-filene og se dem fra hvilken som helst nettleser eller mobilenhet.

Dessuten, så lenge du er en NeatCloud-abonnent, vil du motta NeatCare, som gir ekstra assistanse og ulykkesforsikring for din NeatDesk.

Dext

Dext forbereder og samler dokumentasjonen din med 99 % presisjon, og behandler den deretter umiddelbart inn i regnskapsprogramvaren din. Det lar deg investere mer tid i aktiviteter som produserer verdi.

Funksjoner

• Dext Prepare er en herlig enkel løsning for å organisere og digitalisere alle dokumentene dine.
• Send inn en kvittering, en regning eller en kontoutskrift, og Dext samler inn informasjonen du ønsker og leverer den til regnskapssystemet ditt. Du får de nøyaktige tallene du trenger i stedet for å måtte sette deg ned og legge dem inn fysisk.

Dext Prepare fanger opp og behandler markedsledende data før de publiseres til regnskapssystemet ditt. Teamets tidsplan er frigjort for mer viktig arbeid, og du får forsikringen om at du har å gjøre med de beste.

Skoeske

Hvis du leter etter pålitelig lagring for digitale skattekvitteringer, vil ShoeBoxed være en ideell kvitteringsskanner-app. Det vil hjelpe deg med å gjøre kvitteringshåndteringen enklere.

Funksjoner

• Forenkle hverdagens bokføringsoppgaver.
• Utforsk funksjoner og verktøy laget for små bedrifter, regnskapsførere og regnskapsførere.
• Du kan få kvitteringene dine om til ekstraherte, menneskeverifiserte, kategoriserte, organiserte, søkbare og redigerbare data som du kan få tilgang til når og hvor du vil.

I tillegg til det kan du lage omfattende utgiftsrapporter som inkluderer bilder av kvitteringene dine og eksportere, dele eller skrive ut dataene dine for enkel skatteforberedelse eller refusjon.

Enkel utgift

Easy Expense trekker ut viktig informasjon som leverandør, divisjon, skatter, sum og betalingstype ved hjelp av kraftig bildebehandling og AI.

I tillegg overvåker denne kvitteringsskanneren kredittkort- og bankkontoutgifter uten problemer. Easy Expense integreres med bankkontoene dine for å skanne opptil 18 måneder med transaksjoner for kostnader og skatteavskrivninger.

Funksjoner

• Fungerer offline, noe som gjør den ideell for bruk på farten.
• Raskeste måten å fange, beskjære og spore kvitteringer på
• Mist aldri en kvittering med automatisk skysynkronisering.
• Smart automatisk kategorisering for å maksimere fradrag
• Massegjennomgang av transaksjoner

Ved å bruke Easy Expense kan du synkronisere mellom brukere i sanntid gjennom brukertillatelser. Du kan enkelt begrense hvem som kan se relevant informasjon.

Utgiftsstyring

Fra grenseløs skanning av kvitteringer og kjørelengdeovervåking til refusjon neste dag, kan et kostnadssporingsverktøy som Expense Management hjelpe deg med å administrere regnskapssystemet ditt.

Funksjoner

• Sporing og organisering av kvitteringer når du reiser eller jobber eksternt kan være vanskelig og noen ganger føre til tap av kvitteringer.
• Du kan skanne kvitteringer uten begrensninger, logge kilometerstanden din, sende dem på e-post for godkjenning og gjøre andre ting.

Når de kombineres med SmartScan-funksjonen, skannes og hentes kvitteringene dine umiddelbart, noe som sparer deg for tid og energi.

Smarte kvitteringer

Smarte kvitteringer forvandler telefonen din til en kvitteringsskanner og generator for utgiftsrapporter! Den samler inn kvitteringsinformasjon og lar deg lage PDF- og CSV-rapporter som du kan sende til e-postkontoene dine.

Funksjoner

• Profesjonelle rapporter kan bygges både for budsjettovervåking og kravene til arbeidet ditt ved å bruke fullstendig konfigurerbare PDF-, CSV- og ZIP-rapporter.
• Smarte kvitteringer lar deg velge mellom over 20 forskjellige standarddatatyper (som datoer, priser, avgifter, kvitteringskategorier, anmerkninger, betalingsalternativer og så videre).

Denne funksjonen kan være nyttig for å hjelpe deg med å lage det ideelle dokumentet, spare deg for utallige timer med arbeid og la deg fokusere på ting som er viktigere for deg.

Forutsigelser

Foreceipts-appen er den ideelle løsningen for kvitteringsadministrasjon, med over 500 000 bedriftseiere, selvstendig næringsdrivende, byråer og frilansere globalt som bruker den.

Funksjoner

• Ta bilder av papirkvitteringene dine eller send digitale kvitteringer til deg selv. Foreceipts-appen vil umiddelbart skanne dataene på kvitteringene dine og legge dem inn i boken din. Du kan også legge til inntekt ved å skanne fakturaene dine.
• Del dine Excel- eller PDF-utgiftsrapporter med regnskapsføreren din, eller bruk dem til å sende inn skatt. Hvert av kvitteringsbildene dine lagres, så du er beskyttet i tilfelle en revisjon.

De har etablert forretningsutgiftskategorier for USA og Canada, slik at utgiftsrapporten din ved årsslutt vil tilfredsstille skatteregistreringskravene. Du kan også endre kategoriene etter behov.

Veryfi

Verdens raskeste og sikreste OCR Capture and Data Extraction app for kvitteringer, regninger og fakturaer er her. Bli kvitt datainndata og bokføring; spare timer hver uke. Veryfi henter leverandører, betalinger, totaler, skatter og til og med linjeelementer på sekunder.

Funksjoner

• Veryfis OCR API trekker ut, kategoriserer og forbedrer all informasjon fra uorganiserte forbrukerkjøpsposter, fakturaer og regninger ned til linjeelementer (kjøpsdata på SKU-nivå) i skala, og fjerner behovet for skript eller mennesker-i-løkken.
• Veryfi OCR API gir deg en av de mest innflytelsesrike og sofistikerte OCR (Optical Character Recognition) og ICR (Intelligent Character Recognition) dataekstraksjon API-plattformer som er tilgjengelige i disse dager.

Disse funksjonene lar deg utkonkurrere konkurrentene dine og gi brukerne dine de beste tjenestene som er mulig i hele markedet.

Hvordan velge den mest passende kvitteringsappen?

Å holde kvitteringer ordentlig organisert er en av de enkleste måtene å unngå stress i skattesesongen. Verktøyene vi har nevnt gjør det tilgjengelig uten å måtte ta vare på hundrevis av små papirlapper.

Vurder dine individuelle behov som frilanser eller bedriftseier når du godtar et. Tenk på følgende:

• Hvor mange personer veileder du?
• Hvor mange kunder passer du på?
• Hvor mange kommersielle kjøp gjør du hver måned?
• Hvor ofte og hvor reiser du på jobb?

Avhengig av omstendighetene dine, kan det hende du trenger flere verktøy for å tilpasse kvitteringssporingssystemet.

Konklusjon

Du må holde orden på kontorutgiftene dine slik at du ikke mister retten til å få tilbakebetalt dem. Hvis du ikke gjør det, vil ikke pengene være tilgjengelige før neste betalingssyklus.

Så mange forskjellige typer programvare kan brukes som kvitteringsskannere. Hver enkelt gjør denne prosessen enklere ved å tilby bedre funksjoner og tjenester. Så, la oss avslutte det. De beste appene for mottaksskanning som er oppført ovenfor, er verdt å bruke. Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du få en!

Du kan også utforske noen beste programvare for utgiftssporing/administrasjon for små og mellomstore bedriftseiere.