Digital signatur gjort enkelt – Oppdag kraften til PandaDoc –

Hvorfor tape tid og penger på å skrive ut, skanne og fakse dokumenter når du bare kan bruke en digital signatur?

Ettersom arbeidets natur er mer fjerntliggende enn noen gang, har digital signatur blitt den viktigste tilretteleggeren for selskaper som driver forretninger på tvers av landegrensene. Digitale signaturer er sikre og juridisk bindende, og gir bedrifter mulighet til å signere nye kontrakter raskt og virtuelt.

Før eSignaturer brukte bedrifter over hele verden enorme mengder tid og penger på å håndtere papirarbeid. Men det er ikke det eneste problemet med fysiske dokumenter: de mangler også sikkerhet. De kan lett mistes, skades, forfalskes eller tukles med.

Dessuten er forretningsbehovene våre i den digitale æra i stadig utvikling. Å erstatte papirarbeid med effektive og strømlinjeformede digitale løsninger ser ut til å være den eneste veien videre herfra.

Hva er e-signaturer?

eSignaturer er et digitalt alternativ til håndskrevne signaturer. Selv om tidsbesparelse kan være en av de største fordelene med eSignaturer i dagens fartsfylte verden, er det ikke den eneste.

De er praktiske, sikre og juridisk bindende. Faktisk gir de mer sikkerhet enn tradisjonelle signaturer, og minimerer dermed risiko og beskytter individuelle og forretningsinteresser.

Slik fungerer digitale signaturer

Når du signerer et dokument ved hjelp av en leverandør av digital signaturløsning, bruker de en matematisk algoritme under PKI-protokollen (public key infrastructure) for å generere to nøkler: private og offentlige.

Når du signerer et dokument ved å skrive eller tegne, opprettes den digitale signaturen ved hjelp av din private nøkkel. Hvordan lages den private nøkkelen?

Den matematiske algoritmen begynner å fungere, tar dataene dine og lager noe som kalles en hash. Den krypterer disse dataene og det resulterende produktet er din private nøkkel, som i utgangspunktet er din e-signatur.

Når mottakeren mottar dokumentet, har de en kopi av den offentlige nøkkelen din. Men hvordan bekrefter de at signaturen er din eller gyldig? Den offentlige nøkkelen hjelper dem med å matche hash-verdier og dekryptere disse dataene for å bekrefte ektheten til eSignaturen. Hvis verdiene ikke samsvarer, betyr det at e-signaturen er ugyldig.

Digitale signaturer er også støttet av elektroniske sertifikater, som har personlige detaljer som navn, e-postadresse og plassering for å bekrefte og tilbakestille at e-signaturen faktisk er din.

Hvordan er digitale signaturer juridisk kompatible

Leverandører av eSignature-løsninger bruker PKI-protokollen og datakryptering for å sikre personvern. For å forbli lovlig kompatible, sikrer de at de overholder lovene om elektroniske signaturer fastsatt av elektroniske signaturer i Global and National Commerce Act.

I tillegg følger de flere industristandarder, som General Data Protection Regulation (GDPR), International Standard for Information Security (ISO 27001) og System and Organizations Control (SOC) under AICPE.

Disse reglene og forskriftene tillater at digitale signaturer er juridisk bindende. Vær imidlertid oppmerksom på at regulatoriske krav varierer fra land til land.

Brukstilfeller av eSignaturer

Digitale signaturer bruker flere lag med krypteringsteknologi for å sikre minimalt tap av data og eliminere sjansene for dokumenttap, tukling eller forfalskning. Med disse fordelene i bakhodet, her er noen brukssaker for team der eSignaturer bidrar til å øke produktiviteten:

TeamsUsesHROnboarding, ytelsesevalueringer, NDAer, etc.Salg &
Markedsføringsskatteskjemaer, kjøpsavtaler, entreprenør-/fullmaktsavtaler, etc. Juridiske NDAer, kontrakter, compliance, dispensasjoner, etc.RegnskapSkatteskjemaer, kjøpsavtaler, entreprenør-/fullmaktsavtaler etc.IT-fakturaer, utgiftsrapporter, godkjenninger for policyadministrasjon, etc. .Finanskontrakter, forslag, bestillinger, tilbud, spesialavtaler, utgivelsesskjemaer, og PR-sign-offs etc. Anskaffelser Eiendelsoverføring, godkjenningssigneringer, systemendringsforespørsler, etc.

Mens digital signatur fungerer for alle bransjer og virksomheter av alle størrelser og typer, la oss ta en rask titt på de bransjebaserte brukssakene til eSignaturer:

• Forsikring
• Eiendom
• Produksjon
• Helsevesen
• Høyere utdanning
• Non-profitt
• Detaljhandel
• IT/teknologi
• Reklame
• Offentlige avdelinger

Alle disse bransjene ovenfor kan dra nytte av eSignaturer for å hjelpe dem med onboarding, medarbeider- og policyadministrasjon, distribusjon av forsyningskjede, fakturaer, tilbud, forslag, NDAer og kontrakter.

Digitale signaturer med PandaDoc

Med mange eSignatur-leverandører på markedet, hvordan bør du velge en? Spesielt når, hvis du ikke velger en leverandør som er lovlig, kan du utsette deg selv og din bedrift for juridiske problemer.

Vurder PandaDoc, en av de beste digitale signaturleverandørene som er klarert av 50 000+ brukere. Med AICPEs SOC-, GDPR- og PKI-samsvar, sikrer det at signaturene dine er sikre og juridisk bindende.

I tillegg kan den hjelpe deg med alle prosessene for dokumentadministrasjon, fra digitale signaturer til kontraktslivssyklusadministrasjon (CLM), med dens avanserte funksjonalitet, i motsetning til andre grunnleggende verktøy.

Med alt-i-ett dokumentautomatiseringsprogramvare kan du kutte tid og kostnader samtidig som du bygger meningsfulle relasjoner med kundene dine.

PandaDoc: Kjernefunksjoner

I tillegg til et intuitivt grensesnitt, utmerket kundestøtte og et bredt spekter av integrasjoner, er PandaDoc kjent av disse grunnene:

Tilbyr ubegrensede gratis signaturer

PandaDoc lar deg e-signere dokumentene dine mens du er på farten! Du kan lukke viktige avtaler med noen få klikk samtidig som du sikrer at dataene dine er sikre. De har også en mobilapplikasjon som lar deg holde deg på toppen av en kontraktslivssyklusadministrasjonsprosess.

Imidlertid hevder PandaDoc å være den eneste eSigning-plattformen som lar deg laste opp og signere et ubegrenset antall dokumenter på deres gratisplan!

Prioriterer personvern og sikrer overholdelse av lover

PandaDoc er UETA, ESIGN og HIPAA-kompatibel. Det betyr at ikke bare dokumenter signert av PandaDoc oppfyller juridiske krav som kan håndheves i ditt land. Men de beskytter også din individuelle rett til privatliv.

I tillegg er PandaDoc AICPA SOC 2 Type II-sertifisert. Å antyde at det samsvarer med tjenestekriteriene satt av American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Hvorfor er det viktig?

Når selskaper håndterer mye konfidensiell informasjon som er sensitiv eller personlig identifiserbar, må de oppfylle et visst sett med kriterier for å opprettholde konfidensialiteten, integriteten og sikkerheten til kundens data.

Men det er mer!

Garanterer avansert sikkerhet

Når du signerer et dokument med PandaDoc, gir det deg et elektronisk sertifikat for å bekrefte at dokumentet er legitimt. Det elektroniske sertifikatet vil hjelpe deg med å få tilgang til mottakerens navn, signatur, bekreftede e-postadresse samt og IP-adresse. I tillegg vil den også ha et dato- og tidsstempel på dokumentet signert.

For PDF-filer sikrer PandaDoc et forbedret sikkerhetsnivå ved å tilby en privat krypteringsnøkkel for å verifisere dokumentets autentisitet.

Støtter forskjellige filtyper

Hvis du måtte velge en annen plattform for hver filtype du må signere, ville du tapt mye tid. Det også for ingenting!

Med PandaDoc kan du signere PDF-er, JPG-er eller DOCX og strømlinjeforme dem til en enkelt, enhetlig arbeidsflyt. PandaDoc støtter følgende innholdstyper: Word, Excel, PowerPoint, PDF-er, JPG-er og PNG-er.

Hjelper med å spore eSignatur automatisk

PandaDoc setter datasikkerhet først, og det er derfor de har en automatisert eSignatur-sporingsfunksjon. For hvert signert dokument er det et innebygd revisjonsspor som hjelper deg å se hvem som har sett på, åpnet eller signert et dokument og når.

Dette er spesielt nyttig når du håndterer flere dokumentsigneringer samtidig. En automatisert sporingsfunksjon kan hjelpe deg med å ha kontroll og få en 360-visning av alt som skjer.

Med PandaDocs versjonshistorikkfunksjon vil du kunne bytte mellom ulike versjoner av dokumentene dine. Du vil alltid holde deg oppdatert om hvem som har gjort endringer og hvor.

Toppfunksjoner i PandaDoc

For bedrifter som ønsker å strømlinjeforme dokumentarbeidsflyten, redusere stengetiden og forbedre avkastningen, er PandaDoc mer enn en enkel eSignatur-plattform. Her er hvorfor:

#1. Signering og sporing

• Aktiver signeringsordre: Hvis kontraktene eller forslagene dine krever flere signaturer, er dette ekstremt nyttig. Du kan velge mottakere, tildele roller (avsender, klient, underskriver), plassere dem i riktig rekkefølge og automatisere hele distribusjonen. PandaDoc vil sende et e-postvarsel når det er noens tur til å signere. Og du trenger ikke overse prosessen manuelt.
• Send ut en signeringsforespørsel: Vil du ha en signatur fra noen i bedriften din eller en klient? PandaDoc lar deg sende ut forespørsler, og du kan automatisere det med noen få klikk også.
• Spor dokumenter: Vil du vite om noen har signert et dokument eller ikke? Du vil motta varsler når de gjør det. I tillegg vil et revisjonsspor hjelpe deg med å spore hvem som så eller signerte et dokument du sendte ut.

#2. Automatisert innhold

• Legg til plassholdere for smart innhold: Med smart innhold kan du minimere feil og spare tid på å lage dokumenter. Angi plassholderelementer for å minne deg eller teamet ditt om hva som skal inkluderes. Og velg forhåndsvalgte elementer som lagkameratene dine kan legge til for spesifikke dokumenter/forslag.
• Tilpass innholdet ditt: Ta arbeidsflyten til neste nivå ved å velge betinget innhold. Her lager du maler som har regler som hjelper avsenderne dine med å generere innhold som er skreddersydd for kundens behov.
• Angi regler for å forbedre datainnsamlingen: Du kan også sette opp betingede felt for å hjelpe mottakere med å navigere gjennom dokumentet ditt og enkelt finne det de leter etter. Det forbedrer kvaliteten på datainnsamlingen din eller kundetilpasningen enormt.

#3. Avanserte sitater

• Skreddersy tilbud for kundene dine: Få teamet ditt til å bygge personlige tilbud for kunder uten å gå glipp av viktig informasjon med tilbudsbyggeren.
• Angi spesifikke priser: Du kan velge mellom faste, tilbakevendende eller volumbaserte prisstrategier, så hjelper vi deg å motta betalinger gjennom ACH-nettverket.
• Bygg inn produktkataloger: Lag en produktkatalog og bygg den inn i tilbudene dine hver gang du trenger det.
• Grupper produkter i en pakke: Du kan også opprette produktpakker for å effektivisere salget og gjøre dem enkelt delbare.

Du kan også opprette et arbeidsområde med PandaDoc for å distribuere arbeid på tvers av team og administrere teammedlemmene og tillatelsene de har. I tillegg kan du se versjonshistorikk for dokumenter for å spore dem bedre, og du kan søke etter dem ved hjelp av spesifikke filtre.

Alle disse PandaDoc-funksjonene er tilgjengelige med Business- eller Enterprise-planen. De hjelper til med å transformere virksomheten din og eliminerer arbeidskrevende, arkaisk praksis.

Priser og planer

PandaDoc kommer med en gratis plan som lar deg laste opp og e-signere et ubegrenset antall dokumenter.

Imidlertid er dens avanserte funksjoner som smart innhold eller avansert tilbudsbygger bare tilgjengelig som en del av premiumplanene. La oss ta en titt på prisplanene til PandaDoc-tilbudene:

• Nødvendigheter: $19 per bruker/måned fakturert årlig, noe som gir utmerkede funksjoner som dra-og-slipp-redigering, revisjonsspor, 750+ maler, 24×7-støtte
• Virksomhet: INR 49 bruker/måned fakturert årlig, tillater CRM- og Zapier-integrasjoner, godkjenningsarbeidsflyter, innholdsbibliotek og tilpasset merkevarebygging
• Enterprise: Tilpassede priser med fornyelser, låsing, ubegrensede arbeidsområder, tilpassede roller og tilgang til QES, den sikreste formen for e-signaturer

Smart innhold eller Advanced Quote Builder kan brukes som betalte tillegg til planene dine.

Hvor enkelt er PandaDoc å bruke?

Du kan komme i gang med en 14-dagers gratis prøveperiode for å se om PandaDoc fungerer for deg og bedriftens behov. Når du har registrert deg, blir du bedt om å prøve eSigning-tjenestene eller automatisere arbeidsflyten din.

Den første lar deg, som navnet antyder, laste opp filer (PNG, JPG, DOCX, etc) og signere dem. Mens den andre kan hjelpe deg med kontraktslivssyklusadministrasjon, dokumentoppretting, fakturaer, tilbud og mye mer!

Finn alt du trenger til fingerspissene

Med et ekstremt brukervennlig grensesnitt forenkler PandaDoc ting ytterligere med navigasjonsmenyen på venstre side. Her finner du omtrent alt du trenger å se – dokumenter, maler, skjemaer, innholdsbibliotek, kontakter, tillegg og rapportering.

Under dokumenter kan du se hvilke fornyelser som kommer, og hvilke kontrakter som snart utløper, eller bare opprett et nytt dokument.

Neste opp er malgalleriet, som inneholder 750+ maler i forskjellige kategorier, fra skjemaer til fakturaer til forslag. Uansett hvilken type bransje virksomheten din faller innenfor, vil PandaDocs malgalleri garantert ha spesifikke maler du kan bygge på.

Du finner også skjemaer, og du kan velge typen som passer for deg mellom uformell, moderne og enkel! Å lage et skjema er like enkelt som å lage et dokument med PandaDocs dra-og-slipp-redigeringsprogram, som lar deg være rask og kreativ.

Nedenfor skjemaer finner du også innholdsbiblioteket, katalogen og rapporteringen i tillegg til innboksen din, tilleggsbutikken og kontakter. Innholdsbiblioteket har innholdsblokker som kan hjelpe deg med å lage dine egne maler og resultere i rask dokumentoppretting.

Når det gjelder katalogen, er det der du kan bygge en produktkatalog i enkle trinn. Du kan også bruke PandaDocs avanserte rapporteringsverktøy, som versjonshistorikk og revisjonsspor, for å holde deg oppdatert på dokumentene dine.

Send feilfrie forslag på minutter

På startskjermen kan du også holde deg oppdatert med aktiviteten din og aktiviteten som foregår i arbeidsområdet ditt! Hvis du vil sende et raskt forslag/dokument/kontrakt/faktura, velg en mal, tilpass den og legg til en mottaker, så er du i gang. Så enkelt er PandaDoc å bruke.

Du kan legge til andre innholdsblokker (som du kan se til høyre) fra tekst til tabeller til rich media. Du kan også skissere utfyllbare felter for mottakeren rett nedenfor. I tilfelle du ønsker å forstå hvordan du best kan bruke det til din fordel, kan du også be om en demo med PandaDoc-teamet.

Konklusjon

Med sin alt-i-ett-tilnærming, enkle grensesnitt og live chat-støtte, gjør PandaDoc noen strålende poeng for seg selv. Dra-og-slipp-editoren er en kreativ fordel, og kombinert med spesialiserte signeringsordrer og tilpasningsverktøy, øker PandaDoc stengetidene med 28 %.

Hvis du fortsatt er skeptisk, foreslår vi at du prøver den evige gratis eSign-funksjonen, som er ideell for startups, små bedrifter og enkeltpersoner. Hvis du liker det du bruker, kan du alltid ta en 14-dagers prøveperiode og bytte til en plan som passer deg bedre.

Deretter kan du også utforske noen av de beste eSignatur-løsningene for personlige til forretningsdokumenter.