Å prioritere arbeid kan virke ganske enkelt. Bare fullfør den som klienten din sier haster. Men, det er ikke den profesjonelle måten å prioritere oppgaver på og for forretningsprosjekter. Det er mye vitenskap bak å legge vekt på enkelte oppgaver. Denne vitenskapen er kjent som prosjektprioriteringsmatrisen.
For å utvide virksomheten din og utkonkurrere konkurrentene dine trenger du mer enn bare et strålende konsept, et dyktig team og avanserte verktøy. Du trenger høykvalitets utførelse av oppgaver, enten det er utvikling av apper eller produksjon av forbruksvarer.
Du kan bare oppnå utmerket kvalitet i utførelsen når teamet ditt er disiplinert og følger en vitenskapelig måte å tildele, fullføre og gå videre til en annen oppgave på. Prioriteringsmatrisen er et slikt verktøy som gjør prosjektoppgaver strømlinjeformet og får gjort mer på kortere tid gjennom planlagt utførelse av verdifulle oppgaver raskere.
Fortsett å lese denne artikkelen om prosjektprioriteringsmatrise, fordeler, brukstilfeller og prioriteringsmatrisemaler.
Innholdsfortegnelse
Hva er prioriteringsmatrise?
En prioritert matrise er et analyseverktøy for prosjektoppgaver, hovedsakelig brukt med andre verktøy for forretningsprosessstyring. Den brukes også med Six Sigma-teknikker for å evaluere valg ved å bruke visse kriterier og bestemme hvor forretningsfolk skal fokusere.
Enten prosjektet er en enkel oppgave eller en kompleks oppgave som vil ta år, kan du bruke verktøyet for begge scenariene. Videre er det ikke bare et oppgaveprioriteringsverktøy for virksomheter. Frilansere, solo-entreprenører og profesjonelle kan også bruke dette verktøyet for jobb eller personlige årsaker.
Noen ganger kan prosjektinteressenter ha en flaskehals i å bestemme hvilken oppgave som skal prioriteres. For å løse slike problemer fungerer prioriteringsmatrisen som et vitenskapelig grunnlag for å velge riktig oppgave med riktig verdi og haster.
En prioriteringsmatrise kan ha ulike former avhengig av prosjektets kompleksitet og vurderingskriterier. Noen er for eksempel så enkle som 2X2 rutenettkvadranter med «Verdi» plottet mot «Kostnad». Tvert imot, noen kan være svært komplekse i design og utførelse når du smelter sammen prioriteringsmatrisen med Six Sigma-metodikken.
Six Sigma prioriteringsmatrise
Six Sigma-administrasjonsmetodikken er ufullstendig med prioritetsmatriseverktøyet. Siden Six Sigma handler om gap-analyse, kontinuerlig prosessforbedring og eliminering av avfall, passer prioriteringsmatrisen perfekt i denne ledelsestilnærmingen.
I denne prosessen sammenligner prioriteringsmatrisene mer enn ett datasett, minst to, og bruker vektede kriterier for å rangere oppgaver for vektlegging. Siden Six Sigma prioritetsmatrisen evaluerer flere datasett, blir det endelige verktøyet mer enn bare en 2X2 kvadrant.
Det består av:
- Utdatavariabler som kolonneoverskrifter øverst i diagrammet
- Inndatavariabler som rader på panelet på venstre side
- Vektet poengsum, prosentandel, rangering og statuser helt til høyre på tabellen
- Og en beregnet vektet poengsum nederst i kolonneoverskriftene
Når du bruker den absolutte Six Sigma-metoden for prioritering av prosjektoppgaver, kan du ta passende beslutninger logisk. Alle interessenter kan også oppnå enighet når de bruker Six Sigma.
I følge Lynne Hambleton, en ledende forretningskonsulent, strategiutvikler og forfatter, kan Six Sigma-prioriteringsmatriser være av tre forskjellige typer. Forfatteren har nevnt følgende i henne Skattekiste av Six Sigma vekstmetoder, verktøy og beste praksis bok:
#1. Når variabler med høyere score er viktigere, må konsensuskriterier være valget. Den vurderer alle teammedlemmets innspill for å generere en konsensusbasert modell med numeriske skårer.
#2. Kombinasjonsmatrisen er mer et årsak- og virkningsdiagram så vel som en prioritert matrise. Denne metoden beregner effekten av alle variablene på den andre.
#3. Full Analytical Criteria er det mest komplekse Sig Sigma-prioriteringsverktøyet som hovedsakelig brukes av prosjektporteføljeforvaltere for å evaluere flere prosjekter og deres innvirkning på forretningsinntektsmodellen og kunderelasjoner.
Fordeler med prioriteringsmatrise
#1. Å organisere et stort antall oppgaver i henhold til deres betydning og verdi blir enklere med prioriterte matriseverktøy. Siden det ikke er lett å huske alle oppgavene til et stort prosjekt, kan det å skille viktige elementer fra de mindre viktige bli gjetting hvis du ikke bruker dette verktøyet.
#2. I motsetning til annen programvare kan dette verktøyet tilpasses. Under et prosjekt kan hele teamet sitte sammen og legge til flere variabler eller fjerne noen i henhold til oppgavene. Derfor vil du finne mange forskjellige typer prioriterte matriser.
#3. Du kan bruke et eksisterende prosjekts prioriteringsmatriser for nye prosjekter. Lag ganske enkelt en mal for dette verktøyet og oppdater vekter, kriterier, variabler, oppgaver osv. når prosjektet endres.
#4. Dette verktøyet er lett å forstå av alle lagkameratene, også de som ikke er teknologikyndige. Bare skriv inn gjøremålslisten, poengsummene og kriteriene. Verktøyet vil gjøre resten.
#5. Verktøyet arbeider med objektivitet i sentrum, og dermed kan bedrifter miste personlighetsbagasjen som følger med manuelt arbeid.
#6. Prosjektledere og eiere kan effektivt delegere sine oppgaver til underordnede og maksimere utnyttelsen av den tildelte arbeidsstyrken ved å bruke dette verktøyet.
Når skal du bruke prioriteringsmatrisen
Du kan stole på dette verktøyet når:
- Prioritering av komplekse oppgaver, billetter eller problemer som involverer flere variabler som disse elementene må vurderes mot.
- Evaluering av inndata for å rangere feil, billetter, oppgaver, prosjekter, etc., for å tildele rangeringer.
- Planlegg forretnings- eller personlige prosjektoppgaver på en strømlinjeformet måte med mål om rettidig fullføring.
- Utarbeide et dokument på én side som visualiserer sentrale fokusområder i et prosjekt.
- Delegering av oppgaver til teammedlemmer på riktig måte uten å destabilisere prosjektplanen.
- Fremme samarbeid i prosjektgruppen.
Hvis du lurer på hvem dette verktøyet vil være nyttig for:
- Jobber hjemmefra personell som tar seg av kontoroppgaver og hjemmearbeid.
- Frilansere og entreprenører må verdsette prosjektene sine og fullføre oppgavene deretter.
- Mikro, små, mellomstore og store virksomheter evaluerer prosjekter basert på forretningsverdi.
- Prosjektledere som overvåker mer enn ett prosjekt og prosjektteam.
Hvordan bruke prioriteringsmatrise
Hvis du vil bruke dette verktøyet effektivt, må du forstå prioritetsmatrisekvadrantene i sin helhet:
Kvadrant 1
- Oppgaver av høy verdi krever lav innsats, men virkningene er høyere enn andre.
- Oppgaver i dette rektangelet er presserende og kritiske, så fullfør dem tidligst.
Kvadrant 2
- Store prosjekter krever mer innsats og den resulterende effekten er også høy.
- Stort sett kommer ikke disse oppgavene med en deadline.
- Du bør sette rimelige milepæler for disse prosjektene og oppnå en milepæl regelmessig.
Kvadrant 3
- Dette er ofte lite anstrengende og lite effektfulle oppgaver.
- Når det er mulig, deleger disse oppgavene til dine underordnede eller jevnaldrende.
Kvadrant 4
- Disse oppgavene gir ikke mye til bedriftens avkastning på investeringen (ROI), men krever høy innsats.
- Du bør fullføre disse oppgavene senere enn de andre kvadrantene.
- Det kan også være lurt å improvisere forretningsprosessen for å eliminere slike oppgaver helt.
Når du har forstått kvadrantene, er det på tide å ta prioritetsmatrisen i bruk:
#1. Velg prosjekter eller oppgaver fra matrisen ettersom den veier i henhold til variabler og utvalgte kriterier.
#2. Elementer valgt fra matrisen vil automatisk ha sann verdi for virksomheten din. Men sjekk på nytt for å unngå økonomiske tap.
#3. Velg neste oppgave fra prioriteringsmatrisen i henhold til oppgaverangeringer. Dette verktøyet fungerer enkelt som et prosjektplanleggingsprogram.
#4. Prøv å bruke en programvare eller mal for prioriteringsmatrise for å vedlikeholde prioriteringsmatrisefiler. Dine interessenter kan raskt gjennomgå arbeidsprioriteringene dine. I tillegg kan du bruke malen på nytt i fremtiden.
Beste praksis for prioriteringsmatrise
#1. Velg oppgave- eller problemrangeringskriterier gjennom en passende idédugnad med prosjekteier, leder, teammedlemmer og sluttbrukere.
#2. Bruk Analytic Hierarchy Process (AHP) for å utvikle en klar og sterk konsensus blant interessentene. Sett deretter opp de vektede kriteriene som alle kan stole på.
#3. Poengprosessen bør være svært samarbeidende. Du kan bruke forskjellige verktøy som elektroniske skjemaer og tavler for å oppnå konsensus om subjektiv vurdering av prioriteringsmatrisen.
Nå er tiden inne for å ta en titt på noen verktøy og maler som kan hjelpe deg med prioriterte matriser:
Smartsheet
Smartsheet er et globalt anerkjent arbeidsområde og prosjektstyringsverktøy som ulike størrelser av virksomheter bruker med smidighet og suksess. Hvis arbeidsplassen din allerede har et abonnement på denne skybaserte appen, kan du enkelt bruke senteret for prosjektstyringsløsninger for å lage et brukervennlig produktprioriteringstavle.
Når du er på løsningssenteret til Smartsheet-appen, vil du finne ulike prosjektstyrer som finans og regnskap, klienter og kunder, menneskelige ressurser, etc. Inne i produktutviklingsgruppen bør du finne den nødvendige prioriteringsmatrisen.
Hvis du ikke bruker noe abonnement fra Smartsheet eller ikke ønsker å prøve ut prøveplanen, er det ingen grunn til bekymring. Smartsheet tilbyr også en grunnleggende prioriteringsmatrise som hvem som helst kan laste ned og bruke uansett grunn. Bare besøk denne tjenestemannen Smartsheet-maler bibliotek portal. Du vil få 2 til 3 maler som du kan laste ned i Excel-, PDF- eller Word-filformat.
Miro Priority Matrix
Miro er nok en pålitelig og pålitelig løsning som bringer flere forretningsapper på ett sted som en tavle, hybrid arbeidsområde, eksternt møte, flytskjemategning, prosjektplanlegging, etc. Videre er det et høykvalitets arkiv for ulike tids- og prosjektstyringsmaler som tankekart, Kanban-tavler, tjenesteplaner, prioriterte matriser, etc.
Når du besøker malbiblioteket, søk etter «Prioritering», og du vil avdekke handlingsrettede prioriteringsmatrisemaler som 2X2, 3X3 og RICE (rekkevidde, innvirkning, selvtillit og innsats) prioriteringsmetodemaler.
Du må tilpasse disse malene i Miro-tegnebrettet. I motsetning til Smartsheet, kan du ikke bare laste ned malen for å bruke i en Excel-arbeidsbok. I stedet kan du eksportere brettet i forskjellige delbare formater som JPEG, PDF, CSV og JIRA-kompatible filer.
Det er ikke alt! Miro er svært anerkjent for nettbasert samarbeid om prosjektplanlegging og idédugnad. Derfor får du en rekke tilkoblingsverktøy på Miro-prioritetsmatrisemalen din, som stemmegivning, presentasjonsmodus, notattaking i sanntid, chat, videochat og nettbrettdeling.
Eisenhower matrisemal: Evernote
Evernote er en av de ledende appene for å ta notater, som også har dokumentsynkronisering, dokumentskanning, organisering av kalenderplaner, strømlinjeforming av oppgaver osv. I tråd med de andre verktøyene som er nevnt så langt, tilbyr Evernote også en rekke maler for bedrifter, hjemme, privatliv og arbeidsformål. En slik mal er Eisenhower Matrix.
Eisenhower Matrix, i likhet med prioriteringsmatrisen, har lenge vært brukt i forretningsprosesser for å prioritere oppgaver som betyr mest. Det er rett og slett en 2X2 kvadrant der du rangerer pliktene dine basert på deres rangering eller viktighet og haster.
For eksempel inkluderer venstre kolonne to stablede kolonneoverskrifter: Haster + Viktig, og under den Haster + Ikke viktig. Nå har kolonnen på høyre side også to vertikale kolonneoverskrifter stablet på en annen: Viktig + Ikke Haster og Ikke Viktig + Ikke Haster.
Du kan tilpasse malen på Evernote-appen gjennom en prøveversjon eller et betalt abonnement.
Google Workspace Priority Matrix
Hvis organisasjonskoden eller retningslinjer for bruk av bedriftsapper begrenser deg innenfor Google Workspace-økosystemet, må du prøve Prioritetsmatrise, utviklet av prioritymatrix.com. Det er en dedikert Google Workspace Marketplace-app utviklet med ressurser fra Google som Google Cloud-appmotoren og så videre.
Det intuitive brukergrensesnittet (UI) gir et rammeverk for prioritering. Du kan også formidle teamprioriteringer med samarbeidsprosjekter. Noen av dens bemerkelsesverdige funksjoner er:
- Oppgavedelegering
- Oppgavestyring
- Styre flere prosjekter
- Integrerer med Gmail, Google Disk, Google Docs, etc.
- Oppgavesortering via avansert filtrering
I et nøtteskall hjelper verktøyet deg og teamet ditt med å fokusere på riktig oppgave. Det er imidlertid en abonnementsbasert app. Når den gratis prøveversjonen er over, må du kjøpe en abonnementslisens for å fortsette å bruke verktøyet.
Så langt har du lært at prioriteringsmatrisen er et populært tidsstyringsverktøy for å ta beslutninger. Mange enkle og komplekse prosjekter bruker dette verktøyet til å vitenskapelig bestemme hvilke oppgaver som trenger umiddelbar fokus og hvilke som kan holdes til side for senere utførelse.
Konseptet og vitenskapen bak denne teknikken er solid. Det driver teamet ditt til å maksimere oppgavetilpasningene med prosjektmålene dine. For å rettferdiggjøre det bruker verktøyet vektet poengsum for å rangere oppgaver. Men bruken av prioritetsmatrisen kan komme til kort på grunn av:
- Lære de riktige kriteriene for å bruke verktøyet
- Korrekt veie disse kriteriene ved å diskutere med klienter
- Samarbeid i sanntid og vanen med å jobbe sammen
- Lage den perfekte malen som kan fungere i de fleste prosjekter
Med konseptene forklart i denne artikkelen og de gratis prioriteringsmatriseverktøyene, vil det være mye enklere for deg å prøve å implementere dette i solo- eller teamprosjekter.
Du kan også være interessert i den beste prosessadministrasjonsprogramvaren som har potensial til å drive virksomhetsvekst.