Det har vært et skifte i næringsliv og arbeidsplasskultur de siste årene. Arbeidsgivere markedsfører i økende grad papirløs kontorprogramvare for å lette rask, praktisk og enklere tilgang til informasjon.
Med denne typen kontorer kan ansatte omgå timeplanene sine, og informasjon distribueres lettere i hele organisasjonen.
Med økende miljøbekymringer blir bedrifter mer avhengige av papirløse kontorer. Hvert år genererer den gjennomsnittlige kontorarbeideren mer enn 2000 pund avfall, ifølge en studie utført av National Association of Office Product Suppliers (NAOP).
Det er opp til bedrifter å enten øke resirkuleringsarbeidet eller redusere mengden avfall de genererer.
Du kan vurdere en papirløs kontormodell hvis bedriften din ser etter en bærekraftig tilnærming for å redusere avfallsmengden. Det eliminerer behovet for tradisjonelle dokumenter som brev, rapporter og fakturaer ved å bruke papirløs kontorprogramvare.
Kopiering og sortering av papirstabler kan elimineres, noe som sparer administrativt personale for tid. Videre kan bedrifter spare penger på utskrift med et papirløst kontor.
Det kan virke skremmende å gå papirløst på kontoret, men det er ikke så vanskelig som du tror. I denne veiledningen vil vi forklare det grunnleggende om å bli papirløs og gi tips om hvordan du kommer i gang.
Følgende trinn vil hjelpe deg med å organisere kontoret og gjøre det mer effektivt, noe som gjør livet ditt enklere på jobben.
Innholdsfortegnelse
Miljøpåvirkning på grunn av papirsentrerte kontorer
Papir er et allsidig materiale som har blitt brukt i århundrer. Den kan brukes til ulike formål, fra skriving og trykk til pakking og isolering. Med den økende populariteten til papirbruk, er det viktig å være klar over påvirkningen av avfall på miljøet.
Den har en betydelig miljøpåvirkning på grunn av høy produksjon og forbruk. Faktisk, ifølge FNs miljøprogram (UNEP), er papirindustrien en av verdens tre mest miljøskadelige industrier.
Papirsentriske kontorer bidrar til miljøskader når digitale plattformer blir den nye normalen.
Hva er papirløst kontor?
Papirløse kontorer er en populær trend i næringslivet, hvor ansatte ikke er pålagt å ha med seg noe papirarbeid. Med det papirløse kontoret kan nå alt papirarbeid som tidligere ble gjort på kontorer gjøres elektronisk.
Dette reduserer papirbruken og lar ansatte jobbe fra hvor som helst i verden. Et papirløst kontor er viktig av flere grunner, og det vil trolig bli enda mer populært i årene som kommer.
Fordeler med papirløst kontor
Det er ingen hemmelighet at teknologien er i stadig utvikling. Borte er tiden da vi måtte stokke papir rundt på kontoret vårt for å holde orden.
Moderne papirløs kontorprogramvare kan enkelt finne forespørsler i de største dokumentene i løpet av sekunder. Det er derfor kontorer beveger seg mot et papirløst kontor med dagens avanserte papirløse kontorprogramvare, inkludert digitale filer og elektroniske poster.
Her er noen fordeler med hvorfor du bør vurdere å ta i bruk et papirløst kontor:
Forbedrer kommunikasjonen
I motsetning til gamle dager da ansatte måtte vente i timevis på at dokumenter kom i postkassene deres, kan de nå få tilgang til informasjon umiddelbart når de trenger det via digitale systemer. Dette betyr raskere responstider på kundeforespørsler og forbedret kommunikasjon mellom ansatte og ledelse.
Reduserer energikostnader
Papir krever mye energi å produsere og sende, noe som øker over tid. Ved å bli papirløs kan du redusere kontorets energiforbruk ved å bruke elektroniske dokumenter i stedet for fysiske. Dette kan halvere energiregningen din eller mer.
Spare tid
Når alt er digitalt, er det ikke nødvendig å kopiere og lime inn informasjon fra ett dokument til et annet.
Du kan enkelt få tilgang til all informasjon du trenger rett fra skrivebordet ditt uten å bruke ekstra tid på å søke etter det. Dette sparer tid, reduserer unødvendig stress og press, og bidrar til å sikre at du aldri går glipp av den kritiske fristen.
Reduserer avfall
En stor del av å redusere avfall er å begrense hva som går i søppelbøtta. Ved å bli papirløs kan du unngå å skrive ut utallige papirbiter som blir kastet i papirkurven.
Lagre i stedet all informasjon digitalt på datamaskinen eller i digitale filer. Det betyr mindre avfall og færre turer til gjenvinningssentralen.
Hvordan implementere papirløs kontoridé på arbeidsplassen?
Det kan være vanskelig å administrere alt papiret du samler opp i dagens digitale verden. Men når du implementerer et papirløst miljø, gjør det ikke bare virksomheten din mer effektiv, men hjelper også med problemer som resirkulering og lagring. Her er noen måter å bli papirløs for bedriften din:
#1. Bruk Cloud Storage-plattformer
Overgangen til et papirløst kontor blir stadig mer populært, men det er ikke uten utfordringer. En av de største utfordringene er at mange ansatte fortsatt er avhengige av papirdokumenter for å fullføre arbeidet.
Dette betyr at de trenger tilgang til disse dokumentene uansett hvor de er, noe som kan være et problem hvis de er borte fra skrivebordet eller datamaskinen krasjer.
En måte å løse dette problemet på er å bruke skylagringsplattformer. Disse plattformene lar ansatte lagre dokumentene sine elektronisk og få tilgang til dem fra hvilken som helst enhet. Dette eliminerer behovet for at de skal bære rundt på mange papirdokumenter og gjør det lettere å holde styr på alt de trenger.
En annen fordel med å bruke disse plattformene er at de kan hjelpe deg med å spare penger. Hvis du lagrer dokumentene dine elektronisk, trenger du ikke betale for plassen på harddisken. Dette er spesielt viktig hvis du har mange dokumenter å lagre.
Totalt sett er bruk av skylagringsplattformer en fin måte å forbedre effektiviteten til det papirløse kontoret på. De gir ansatte en enkel måte å få tilgang til dokumentene sine på, noe som reduserer tiden de leter etter dem.
#2. Implementere elektroniske kommunikasjonsverktøy
Det er ingen hemmelighet at elektroniske kommunikasjonsverktøy blir stadig mer vanlig på dagens arbeidsplass. Kontorarbeidere på alle nivåer omfavner disse verktøyene som e-post, Microsoft Office 365 eller Slack for å øke effektiviteten og redusere papirsvinn.
En av de viktigste fordelene med å bruke disse verktøyene er at de kan bidra til å eliminere unødvendig papirarbeid. Dette sparer tid og energi og reduserer risikoen for menneskelige feil.
I tillegg kan elektroniske kommunikasjonsverktøy også bidra til å forbedre effektiviteten og produktiviteten på kontoret. Ved å la ansatte dele filer og samarbeide om prosjekter i sanntid, kan disse verktøyene øke effektiviteten med opptil 50 %.
Bedrifter som har implementert disse verktøyene har økt de ansattes produktivitet og tilfredshet betydelig.
#3. Lære ansatte angående elektronisk programvare
Etter hvert som bedrifter beveger seg mot en papirløs arbeidsplass, må de ansatte få riktig opplæring for å unngå potensielle ulykker. Ved å la ansatte trene på hvordan de skal jobbe uten papirer, kan du være sikker på at de kan håndtere alle filer eller dokumenter som må lagres elektronisk.
Ikke bare vil dette spare virksomheten din for tid og penger, men det vil også hjelpe teamet ditt til å forbli produktivt og trygt mens du arbeider i et papirløst miljø.
#4. Lag et elektronisk arbeidsområde
Papirløse kontorer blir stadig mer populære, ikke bare fordi de er mer miljøvennlige, men også fordi de er bedre for produktiviteten til dine ansatte.
Å lage et elektronisk arbeidsområde skreddersydd for dine behov sikrer at alle på kontoret ditt er produktive og kan fokusere på arbeidet sitt.
Papirløs kontorprogramvare gjør det enklere å jobbe papirløst
Det kan være irriterende å manuelt utføre hvert trinn involvert i å lage et papirløst arbeidsområde.
Dessuten er det en oppgave å administrere en så kompleks sammenheng mellom forskjellige applikasjoner. Her er noen få papirløse kontorprogramvare skreddersydd for å tillate kontorer å enkelt gå over til den digitale måten uten mye opplæring eller ressursallokering.
Signer nå
Mange er kjent med den tradisjonelle papirbaserte metoden når de signerer dokumenter. Imidlertid kan denne prosessen noen ganger være tidkrevende, og det er ingen garanti for at alle signaturer vil være nøyaktige.
Heldigvis gjør et nytt nettverktøy kalt Sign Now den papirløse prosessen enklere for å signere dokumenter på nettet.
Sign Now lar brukere lage digitale signaturer ved hjelp av datamaskinen eller mobilenheten. Når du har fullført signaturen din, kan du lagre den i en fil eller dele den med andre. I tillegg gir Sign Now nyttige tips og instruksjoner for å sikre at signaturene dine er nøyaktige og leselige.
Tjenesten er gratis og kan nås fra hvilken som helst datamaskin med internettilgang. Dokumenter kan signeres fra hvor som helst over hele verden, og det er ikke nødvendig å skrive ut eller fakse dokumentet.
Skriv inn detaljene for papiret, velg en signaturtype, og send deretter inn skjemaet. Tjenesten vil automatisk opprette en digital kopi av dokumentet og sende det til din e-postadresse.
I tillegg kan dette verktøyet brukes til ulike formål, for eksempel signering av dokumenter online, generering av avtaler og forhandling av kontrakter. Kort sagt, hvis du leter etter en enkel måte å få de juridiske papirene dine signert på, er Sign Now verdt et forsøk.
Pdf fyller
Du vil elske PDF-fylleren hvis du er en travel profesjonell med mange dokumenter å administrere. Dette nettbaserte verktøyet lar deg redigere, opprette og administrere dokumenter raskt og enkelt.
Fyll ut feltene, klikk på send, og endringene dine lagres automatisk. I tillegg, hvis du trenger å skrive ut en kopi eller dele den med noen andre, kan PDF-fylleren hjelpe deg å gjøre det også.
Det er et allsidig verktøy som kan brukes til å transformere din statiske PDF til en interaktiv opplevelse for avsender og mottaker.
PDF Filler har ulike funksjoner som gjør det til et ideelt valg for folk som trenger å oppdatere eller administrere filene sine raskt. Dessuten er det også flott for folk som trenger å automatisere oppretting og fylling av PDF-dokumenter online.
Sjekk ut de beste verktøyene for å komprimere PDF [Online + Software].
DeskTime
Det er vanskelig å administrere ens jobb og personlige tid, men hvis du leter etter en app for å hjelpe deg med dette, så er DeskTime et perfekt verktøy.
Med denne appen kan du enkelt holde styr på alt som trenger din oppmerksomhet ved hjelp av en automatisk tidsregistrering. Enten det er timer brukt på jobb eller hvor lenge du sov i går kveld, har denne appen alle klokkene og plystre som gjør det enkelt for deg å administrere timeplanen din.
DeskTime er den ultimate appen for å administrere timeplanen og nettvirksomheten din på en vellykket måte. Appen tilbyr en rekke funksjoner for å gjøre den til det perfekte verktøyet for tidsstyring og organisering.
Appen er gratis å laste ned, og det er ingen kjøp i appen. Den kan også brukes til å spore din egen tid og andres tid.
Du kan også bruke denne appen til å administrere dine nettbaserte forretningsaktiviteter, inkludert sporing av salgstall og oppdateringer på sosiale medier. Denne ultimate tidsregistreringen er det perfekte verktøyet for alle som ønsker å forbedre effektiviteten og produktiviteten.
Last ned– Web | Android | IOS
Juro
Kompleksiteten i juridiske kontrakter er ganske skremmende, men en digital løsning som Juro er ideell for slike saker. Det er et automatiseringsverktøy for juridiske kontrakter som kan hjelpe teamet ditt med å effektivisere opprettelse, signering og sporing av juridiske kontrakter.
Ved å automatisere daglige kontraktsoppgaver kan du spare tid og sikre nøyaktighet i kontraktsopprettelsen. Det gir også et brukergrensesnitt som gjør det enkelt for alle i teamet ditt å bruke.
Dette gjør prosessen smidigere og mer tilgjengelig for alle involverte. I tillegg integreres Juro med flere populære lovlige programvareprogrammer, slik at du enkelt kan administrere og spore kontraktene dine fra ett sted.
Fordeler med å bruke Juro inkluderer automatisering av prosessen med å opprette kontrakter, overvåke og spore etterlevelse og automatisering av forhandling og oppfyllelse av kontrakter.
Den tilbyr også en rekke funksjoner for å hjelpe bedrifter med å forbedre effektiviteten og effektiviteten innenfor sine juridiske kontrakter. Så hvis du leter etter en måte å automatisere kontraktsopprettingsprosessen din, trenger du ikke lete lenger enn Juro.
Filsenter
Med det økende antallet digitale filer du har, er det lett å bli overveldet av mengden data du må administrere. Men en måte å håndtere dette på er å bruke et verktøy som Filecenter.
Ved hjelp av dette verktøyet kan du raskt organisere dokumentene dine og administrere alle dine digitale filer, noe som gjør dem enkle å finne.
Filecenter er et skybasert filbehandlingssystem som gjør det enkelt å få tilgang til, dele og samarbeide om filer fra hvilken som helst enhet eller plassering. Du kan få tilgang til dette verktøyet fra hvilken som helst datamaskin med internettforbindelse.
Du trenger ingen spesiell programvare eller maskinvare for å bruke FileCenter. Bare åpne nettstedet og begynn å søke etter filene du trenger. Du kan også bruke dette verktøyet til å dele mapper eller lagre store filer i skyen.
Hvis du leter etter en enkel måte å strømlinjeforme arbeidsflyten din og hjelpe deg med å holde orden, så er Filecenter den perfekte løsningen.
M-filer
Hvis du er som de fleste kunnskapsarbeidere, leter du alltid etter måter å bli mer produktiv på. Men med den konstante tilstrømningen av ny informasjon og prosjekter, kan det være vanskelig å følge med. Det er der M-Files kommer inn.
Denne metadatadrevne dokumentadministrasjonsplattformen er designet for å hjelpe arbeidere med å frigjøre produktivitetspotensialet sitt. M-Files-plattformen lar deg enkelt få tilgang til og samarbeide om filer fra enhver enhet eller datamaskin ved å tilby en sentralisert plassering for alle dokumentene dine.
I tillegg tilbyr M-Files-plattformen kraftige søkefunksjoner som lar deg finne akkurat det du leter etter raskt og enkelt.
Noe av det beste med M-Files er at de kan hjelpe bedrifter med å øke fortjenesten. Gjennomgang og oppretting av en M-fil sikrer at alle viktige forretningsdata er organisert og lett tilgjengelig.
Dette gjør det lettere å spore fremgangen din og holde styr på økonomien. En annen stor fordel med M-Files er at de er private. Bedriftsdataene dine er ikke offentlig tilgjengelige for andre å se. Dette kan beskytte bedriftens omdømme og verdifulle forretningshemmeligheter.
Cloudli
Cloudlis kraftige virtualiseringsfaks over IP-løsninger lar deg virtualisere operasjonene dine samtidig som du holder kritiske data trygge.
Løsningene deres lar deg raskt og enkelt opprette, administrere og distribuere virtuelle maskiner i skyen uten å bekymre deg for infrastrukturen som kreves for å støtte dem.
Med Cloudlis faks/IP-løsninger kan du trygt sende og motta fakser over hele verden uten å trenge en dedikert fakslinje eller maskin.
Cloudli tilbyr flere fordeler for bedrifter som trenger å virtualisere driften. For det første hjelper det å konsolidere infrastrukturen din og forbedre effektiviteten ved å la deg kjøre flere applikasjoner på en enkelt server.
Dette sparer deg for tid og penger, siden du ikke lenger trenger å kjøpe separate servere for hver applikasjon. Den beskytter også dataene dine ved å gjøre det mulig for deg å virtualisere serverne dine.
Hvis en server svikter, vil de andre fortsette å fungere. Til slutt kan Cloudli bidra til å redusere kostnadene ved å automatisere kommunikasjonen mellom serverne og klientene dine.
Konklusjon
Papirløse kontorer blir mer og mer populære, ikke bare på grunn av miljøfordelene, men også fordi de kan spare deg for mye penger.
I denne veiledningen har vi diskutert måter du kan hjelpe kontoret ditt med å bli papirløst. Vi har også nevnt den beste papirløse programvaren for å hjelpe kontoret ditt å bli papirløst enkelt.
Nå kan du sjekke ut de beste virtuelle skrivebordsløsningene for enkeltpersoner og bedrifter.