Hva du ikke visste om prosjektkostnadsestimat

Prosjektkostnadsestimat er ikke enkel matematikk, men en kompleks prosess.

For at prosjektledelsen skal lykkes, er det nødvendig med et godt kostnadsestimat. Mange kostnader vises gjennom hele prosjektets livssyklus, men den nøyaktige estimeringsmetoden utgjør hele forskjellen fra en mislykket plan til en vellykket.

Det involverer direkte kundeinnspill og lar prosjektlederen og teamet sette hodet sammen for å få en perfekt forståelse av forretningsverdien, funksjonsprioriteringer, lister over gode å ha, etc.

I denne artikkelen vil du lære hvordan du håndterer disse risikoene og relaterte problemer ved å forstå kostnadsestimering, dens betydning, hvordan du starter med den, dens teknikker og andre viktige ting.

La oss begynne!

Hva er kostnadsestimat for et prosjekt?

Kostnadsestimat tar direkte kostnader, indirekte kostnader og mange andre faktorer i betraktning for å beregne et prosjektbudsjett som oppfyller din økonomiske forpliktelse. Dette er virkelig et viktig skritt for et vellykket prosjekt.

Fra å bygge en vei til å utvikle en applikasjon, kan teknikker for prosjektkostnadsberegning brukes på alle felt. I prosjektledelsens livssyklus er kostnadsestimering tillegg av individuelle kostnader ved bruk av estimeringsmetoder og gyldige data. Dette brukes til å estimere fremtidige kostnader for et prosjekt basert på dagens erfaring.

For å gjøre dette, må du følge noen enkle trinn:

• Tydelig identifikasjon av oppgavene
• Deltakelse i utarbeidelse av kostnadsoverslag
• Tilgjengelighet av riktige data
• Standardiserte strukturer for kostnadsoverslag
• Avsetninger for fremtidige usikkerhetsmomenter
• Ekskluderte kostnader
• Uavhengige estimater anmeldelser
• Revidering av estimater

Enkelt sagt forteller kostnadsestimat økonomien og ressursene du trenger for å fullføre et prosjekt på forhånd med et definert omfang. En prosjektleder og teamet må vurdere direkte og indirekte kostnader for å gå videre med et estimat.

Noen typiske elementer du må vurdere er arbeidskraft, fasiliteter, ressurser, materialer, utstyr, leverandører, risiko og tid.

Hvorfor er kostnadsestimat viktig?

Det er mulig å estimere en prosjektkostnad ved å bruke kostnadsestimeringsteknikker og en arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS). Dette brukes til å visualisere omfanget av prosjektet og tildele kostnader til hver prosjektoppgave.

Gjennom prosjektkostnadsestimat kan en klient bedømme hvordan en prosjektleder vil være i stand til å håndtere prosjektet og oppnå målene og målene for prosjektet. På denne måten forutsier prosjektinteressenter og ledere kvaliteten de vil motta etter fullføringen.

For en vellykket prosjektgjennomføring må interessenter planlegge et budsjett som er akseptert av interessentene for å møte kvalitetsforventningene. Et godt prosjektestimat er nødvendig for å sikre den faktiske innsatsen. Dette hjelper deg å holde deg på sporet og planlegge.

Når skal du utføre kostnadsberegning?

Vel, kostnadsestimat brukes til å forutsi kostnadene, prisen og mengden av ressursene som kreves for å fullføre et prosjekt. Nøyaktigheten av prosjektkostnadsestimatet avhenger av prosjektets nivåer, prosjektet, utformingen og forholdene til prosjektet, og de estimerte verdiene av ressursene du trenger.

Når du har ressurser, utstyr, arbeidskraft og mer, kan du begynne å estimere den totale kostnaden for prosjektet ved å nevne omfanget og kvaliteten på prosjektet. Dermed krever det teknikker, varighet, oppgaver og mer for å forutsi den totale kostnaden.

Hvordan estimere kostnaden nøyaktig?

Når du estimerer et prosjekts kostnader, må du dele prosjektet inn i individuelle oppgaver og finne ut hvilket team som skal gjøre hva. Når et prosjekt er klart, er hovedmålet å sikre at du ikke krysser budsjettet.

Å utføre kostnadsberegning innebærer noen enkle trinn. La oss diskutere dem en etter en.

Sett sammen en liste over nødvendige oppgaver og ressurser

Det første trinnet i kostnadsestimeringsprosessen er å finne ut hvilke ressurser og oppgaver du trenger. For å gjøre dette kan du dele hele prosjektet i små biter. Det involverer forskning, design, front-end eller back-end utvikling, copywriting, testing eller feilrettinger, lansering og mer.

Oppgavelisten varierer i henhold til prosjektet, men trinnene forblir de samme. Når du deler arbeidet mellom forskjellige teammedlemmer i henhold til timeprisen, vil det være lettere for deg å beregne arbeidskostnaden og tiden som kreves for å sende inn prosjektet.

Identifiser og fordel ressurser

Du må sørge for at du har nok folk med riktig kompetanse som kreves for at prosjektet skal allokere ressurser. Du må liste de tilgjengelige medlemmene og tildele oppgaver i henhold til deres ekspertise. Dette resulterer i tilstrekkelig ressursplanlegging, som fører til vellykket gjennomføring av prosjektet.

Estimer oppgavelengden

Her må du beregne lengden på oppgaven for å lage prosjektplanen din med litt buffer. Siden du ikke kan forutsi fremtiden til en person, er det mer sannsynlig at teamet ditt tar en ekstra buffer slik at prosjektet fullføres til rett tid uten stress.

Ved å bruke tidssporingsmetoden kan du plotte prosjektets varighet nøyaktig. Du kan ikke forvente en 100 % utnyttelsesgrad fra teamet ditt. Selvfølgelig vil dette føre til utmattelse. Så den ideelle utnyttelsesgraden for hvert lag er 80 %, noe som gir litt fritid til laget ditt.

Beregn prosjektkostnaden

Mange ganger er det lignende poster du finner i databasen din. Du kan bruke tidligere poster for å analysere hvor lang tid hver oppgave tok og kostnadene.

Hvis du ikke har noen, må du beregne det fra bunnen av. Først må du lage et grovt estimat slik at teamet ditt kan møtes og bestemme nøyaktig tid og kostnad.

Bruk verktøy for kostnadsberegning

Det er avgjørende å holde styr på alt. For å unngå avsporing må du fokusere på endringene og oppdatere dem deretter. Med administrasjonsverktøy kan du administrere teamets oppgaver daglig uten problemer, noe som resulterer i vellykket prosjektgjennomføring.

På denne måten kan du spore budsjettet også. I henhold til loggtimen til hvert medlem, prognoser verktøyet prosjektstatusen. Dermed kan du spore hvor mye prosjekt som ennå ikke er fullført og tiden som er igjen.

Estimat vs. sitat: Forskjell

Estimater og sitater tjener lignende formål, men vilkårene er ikke utskiftbare. Begge er forskjellige når det kommer til hva du presenterer i listen. Ved å bruke riktig begrep til rett tid sikrer kunden din den riktige informasjonen de trenger for å bestemme seg.

anslag

Et estimat er en utdannet eller grov gjetning på hvor mye en spesifikk jobb vil koste. Det er basert på tilgjengelig informasjon på det tidspunktet. Anslaget kan endres når du får oppdatert informasjon.

Anta at du tar kontrakten for ombygging av et hus, og kunden må vite kostnadene. Først må du sjekke størrelsen på huset og rommene, hvor mye arbeid som må gjøres, og hva du skal legge til og trekke fra. I dette tilfellet kan du gi et estimat basert på deres krav, la oss si $30 000.

Når du starter arbeidet, ser du plutselig at prisen på malingen øker litt på grunn av kvaliteten på malingen som oppdragsgiver etterspør. På det tidspunktet vil estimatet ditt bli litt oppdatert tilsvarende.

Sitat

På den annen side er et tilbud en fast erklæring om jobben innenfor en bestemt tidsramme. Den er juridisk bindende og kan ikke endres med mindre din klient ber om noe arbeid utenfor jobbens omfang. Hvis omfanget endres, må du oppdatere endringsrekkefølgen deretter og komme til en endelig avtale.

La oss ta det samme eksempelet. Hvis klienten ber om et tilbud i stedet for et estimat i begynnelsen av arbeidet, må du nøye studere prisen på arbeid, materialer, tid osv., for å gi et endelig tilbud til klienten din, som ikke kan endres senere med mindre oppdragsgiver ønsker noe ekstraarbeid som ikke er nevnt i tilbudslisten.

Imidlertid er estimering den beste praksisen når du er usikker på prisen på materialer og kundens forventninger. Men når du yter regelmessig service, kjenner prisen på tjenestene og materialene dine veldig godt og ønsker å beskytte deg mot ekstraarbeid, kan et tilbud være det bedre valget.

Estimater er også omsettelige, mens sitater er nøyaktige og juridisk bindende.

Vanlig praktiserte kostnadsberegningsteknikker

Avhengig av prosjektstørrelsen og -typen, ledernes og interessentens forventninger, faktureringsmetode og andre faktorer, kan ulike verktøy og teknikker brukes for å utføre prosjektkostnadsestimat. De er som følger:

• Analog estimering: Denne teknikken viser presedenser som hjelper deg med å definere fremtidige kostnader i de tidlige stadiene av prosjektet ved å bruke historiske data.
• Bottom-up-estimering: Bottom-up-teknikk er en mer detaljert tilnærming som estimerer enkeltoppgaver og deretter summerer dem for å få de totale kostnadene for et prosjekt. Denne metoden brukes i komplekse prosjekter hvor variablene er enda flere, som byggeprosjekter, programvareutvikling osv.
• Top-down estimering: Top-down estimeringsteknikk er en enkel teknikk for å bestemme omfanget av arbeidet etter å ha funnet ut den totale prosjektkostnaden. Denne metoden brukes ofte til å estimere ulike elementer på en fast pris som opprinnelig spesifisert av klienten.

• Parametrisk estimering: Parametrisk estimering er en statistisk modelleringstilnærming som bruker historiske data fra noen viktige kostnadsdrivere for å beregne den nye oppgavekostnaden.
• Trepunktsestimat: Denne teknikken kommer med tre forskjellige scenarier, inkludert mest sannsynlig, optimistisk og pessimistisk. Disse settes inn i ligningen for å få den endelige estimeringen.
• Reserveanalyse: Denne teknikken forteller hvor mye beredskapsreserve som må tildeles. Denne metoden prøver å unngå usikkerhet.
• Kvalitetskostnad: Denne tilnærmingen bruker penger brukt på eller under prosjektet for å hoppe over feil. Dette bruker også penger brukt etter det vellykkede prosjektet for å løse feil.

Parametre for kostnadsestimat

Du må tilfredsstille kunden med estimatene dine slik at kunden forutsier prosjektkvaliteten. Men mange prosjekter møter feil på grunn av dårlig kostnadsestimering.

La oss diskutere parametrene du må vurdere når du estimerer prosjektkostnaden.

Tid

Tid er en viktig faktor når man skal estimere prosjektkostnaden. Tid er direkte proporsjonal med innsats. Summen av all tid brukt på prosjektet er den samlede innsatsen til teamet for å fullføre prosjektet. Tiden som trengs for å fullføre individuelle oppgaver, sammen med buffertid, er et nødvendig skritt for å presentere riktig kostnadsestimat.

Innsats

Innsatsen er også en sentral parameter i prosjektkostnadsestimering. Men innsatsen som kreves for å fullføre et prosjekt gir deg en klar idé om kostnadene. Her må en prosjektleder vurdere ressursene et team vil få for å fullføre prosjektet, og innsatsen kan beregnes etter ressursene. Færre ressurser gir mer innsats, og flere ressurser fører til mindre innsats.

Ressurser

Som diskutert tidligere i denne artikkelen, vurderes også ressurser mens kostnaden estimeres. Ressursstyring er en prosess med å ha de riktige faktorene ved behov for en spesifikk oppgave i et prosjekt. Med begrensede ressurser er det vanskelig å beregne den totale kostnaden for et prosjekt.

Nøyaktighet

Et prosjekts kostnadsestimat kan bare aksepteres hvis det er nøyaktig. Ved å bruke den mest hensiktsmessige kostnadsberegningsteknikken, forberede seg på uventede kostnader og revidere prosjektestimater gjennom hele prosjektet, kan du oppnå presisjon.

Dokumentasjon

Mens du brainstormer ideer med teamet ditt, er det nødvendig å dokumentere alt slik at du kan ta den riktige avgjørelsen til rett tid. Du må registrere alle forutsetningene for å forhindre misforståelser samtidig som du lar teamet forstå en begrunnelse for estimatet.

Troverdighet

Vanligvis er estimering av prosjektkostnaden basert på tidligere erfaringer eller fakta. Mens du beregner utgiftene, kan du forbedre estimatets troverdighet ved å legge til historiske data og ekspertuttalelser.

Bekreftelse

Verifiser alltid før du fortsetter til den endelige avgjørelsen. Du kan verifisere de matematiske operasjonene som brukes til prosjektkostnadsestimat og sjekke om de er nøyaktige. Du kan stole på dokumentasjonen for å sikre nøyaktigheten av beregningene.

Risikoidentifikasjon

Du kan planlegge for risiko mens du gjør estimatet. Dette er en avgjørende faktor som må vurderes. Noen risikoer er ofte, mens noen er tilfeldige. Du må administrere estimatet effektivt ved å legge til litt buffertid. Dette sikrer forsvarlig gjennomføring av prosjektet innen gitt tid og tilstrekkelige midler på tidspunktet for presserende behov.

Noen trinn i kostnadsestimat

For gyldige og pålitelige kostnadsestimater, må du følge noen enkle trinn.

• Definer formålet med prosjektet
• Utvikle en grov plan ved å arrangere et møte med teammedlemmene dine
• Definer egenskapene til systemet, ytelsen og formålet
• Bestem en passende kostnadsberegningsteknikk
• Identifiser forutsetninger, regel og innhent data
• Utvikle punktestimat
• Gjennomfør sensitivitetsanalyse
• Gjennomføre usikkerhet og risikoanalyse
• Dokumenter anslaget
• Oppdater estimatet i tide i henhold til innsatsen og ressursene

Konklusjon

Kostnadsestimat brukes til å forutsi den totale prosjektkostnaden sammen med prisen og mengden av ressursene som trengs innenfor rammen av et prosjekt. Det gjøres for å ta effektive investeringsbeslutninger. For dette må du dele opp hele prosjektet i mindre deler for å gjøre et bedre estimat av ressursene, arbeidskraften og tiden.

Kostnadsestimat er imidlertid lettere sagt enn gjort. Derfor vil det å bestemme en nøyaktig teknikk hjelpe deg med å lage en vellykket kostnadsestimeringsplan for din klient.

Du kan også utforske noen beste oppgave- og prosjektstyringsprogramvare.