Problemer vil dukke opp i ethvert prosjekt uansett hvilke forholdsregler du tar og hvor strømlinjeformet systemet er. Men du har en kraftig metode, kjent som rotårsaksanalysen (RCA), som hjelper deg med å finne problemer uten problemer.
Eksperte prosjektledere og forretningsledere bruker RCA-prosedyren for å finne ut problemer som skader virksomheten. Å identifisere problemene hjelper deg også med å utvikle løsninger for å unngå de samme problemene i fremtiden.
Hvis du er bedriftsleder, prosjektleder, driftsleder eller trainee-bedriftsleder, må du lære om RCA-metoden og støtteverktøy eller maler.
Fortsett å lese artikkelen for å finne grunnleggende og avansert informasjon om RCA. Du vil også finne noen brukervennlige maler for rotårsaksanalyse som vil hjelpe deg i løpet av din prosjektlederkarriere.
Innholdsfortegnelse
Hva er rotårsaksanalyse?
RCA er prosedyren for å finne de grunnleggende årsakene til problemer og flaskehalser for å utvikle passende løsninger. Prosessen anser det som virkelig effektivt å systematisk forebygge og løse de eksakte problemene i stedet for bare å håndtere individuelle symptomer.
Teamet ditt kan utføre RCA-prosedyren gjennom et sett med prinsipper, metoder og teknikker. Du må formulere prosessen slik at teamet kan utnytte RCAs ressurser til å identifisere de problem-årsakene elementene for enhver forretningstrend, prosjekt eller begivenhet.
Et rotårsaksanalysesystem hjelper deg med å identifisere årsaken til en feil eller stopp i en organisert prosess. For eksempel vil behandling av kundeservicebilletter, produksjon av varer osv. alltid møte nye utfordringer. Ditt våpen for å kjempe mot slike nye problemer er en RCA og dens dokumentasjon.
Nesten alle bransjer eller kommersielle aktiviteter bruker dette verktøyet til å oppdage det dypere problemet som ligger til grunn for operasjoner eller tjenesteprosesser. Det er ikke økonomisk forsvarlig å løse det samme problemet hver gang. Derfor må du identifisere den faktiske årsaken og deretter luke ut en gang ved hjelp av RCA-teknikken.
Hvorfor er rotårsaksanalyse viktig?
#1. Kutt ned kostnadene
Hvis manglende vedlikehold av fabrikkmaskineri forårsaker brudd på bevegelige deler, kan du kontakte produsenten for å skifte ut disse delene. Hvis det skjer ofte, vil det øke produksjonskostnadene. I stedet kan du utføre en RCA for å finne hovedårsaken til instrumentservice, noe som vil spare tid og penger.
#2. Oppdage feil og hovedårsaker
Hvis virksomheten din driver med produkter, tjenester, prosesser, teknologier og systemer, vil det å utføre en RCA før lansering av produktet hjelpe deg med å identifisere underliggende designfeil. Når du fikser disse og leverer produkter eller tjenester, vil du få kundenes tillit.
#3. Utvikle en strømlinjeformet prosess feilsøking
RCA-dokumenter lar alle som er koblet til prosessen løse fremtidige problemer etter en hjelpeartikkel. Dermed trenger du ikke å spare en ekspert eller betale tredjeparter hver gang et gammelt problem dukker opp.
#4. Gjør arbeidsplassene tryggere
De fleste arbeidsplasser som håndterer virksomhetskritiske og farlige oppgaver, utfører en RCA for å oppdage sikkerhetsproblemer på arbeidsplassen. Det hjelper organisasjonen med å overholde lokale eller internasjonale sikkerhetskrav på arbeidsplassen.
#5. Ta produktene til markedet raskere
Hvis du utfører en RCA flittig før du starter produksjonsprosessen, kan du løse designfeil som vanligvis dukker opp når sluttbrukere bruker produktet. Dermed vil du ta kvalitetsprodukter til markedet raskere enn dine konkurrenter.
#7. Reager på et problem umiddelbart
RCA-er hjelper bedrifter med å utvikle standard driftsprosedyrer (SOP) for sikkerhetsproblemer, nedetider i programvare, prosessavbrudd, naturkatastrofer, osv. Derfor kan teamet ditt ganske enkelt følge SOP og reagere raskere på nye og gamle problemer.
Må-ha-komponenter av en mal for rotårsaksanalyse
Hvis du oppretter en RCA-mal eller tilpasser en eksisterende, må du være oppmerksom på at du må inkludere følgende elementer i RCA-dokumentet:
#1. Beskrivelse av arrangementet
Du må lage en detaljert SOP for hendelsesbeskrivelse i en RCA. Det bør også være et akseptert format for hele selskapet som ansatte eller ledere vil angi detaljer om. Beskrivelsesdataene skal inneholde dato, klokkeslett, hendelsesdefinisjon, vitner, ofre osv.
#2. Tidslinje for hendelsene eller trendene
Tidslinjedelen bør inneholde en grundig beskrivelse av alle hendelser før, under og etter at ulykken eller problemet inntraff. Det vil bidra til å oppdage de underliggende årsakene til hendelsen. Du kan inkludere data som klokkeslett, dato, involverte personer, skadede maskiner, hindrede data osv. i tidslinjen.
#3. Metoden og teamet for undersøkelse
Suksessen til hele RCA-prosessen vil avhenge av metoden og teamet som skal utføre prosedyren. Metoden til RCA bør følge standardprinsippene, verktøyene og malene. Avhengig av produksjonsprosessen eller tjenesteleveringssystemet, må du imidlertid tilpasse visse parametere.
Når du har fullført RCA-prosedyren, utarbeider du et RCA-dokument og sender det på tvers av avdelinger for gjennomgang og tilbakemelding. Analyser tilbakemeldingene og kommentarene for å lage et utkast til den endelige malen for rotårsaksanalyse som avdelingen eller selskapet vil følge.
Samle nå erfarne personer fra prosessen og forklar RCA-prosedyren for dem. Dette vil være teamet som er ansvarlig for å følge den bedriftsforeslåtte RCA-metoden nøye.
#4. Rotårsaker/Undersøkende funn
Når du har RCA, må du undersøke problemene til det maksimale granulære nivået som er mulig. Igjen, det må være et dedikert team for denne oppgaven. Du kan inkludere driftsledere, prosessmedarbeidere, ingeniører, dataspesialister, etc., avhengig av virksomheten din.
Etterforskningsprosessen vil også kreve forhåndsgodkjente dataregistrering, analyse og rapporteringsprosedyrer.
#5. Handlingsplan for å korrigere prosessen/produktet
Når etterforskere kommer opp med løsninger på problemene med RCA, må du dokumentere disse forslagene. Lag nå et utkast til en annen SOP for å lære opp de berørte ansatte i hvordan de skal takle slike hendelser i fremtiden.
Noen ganger må bedrifter få slike SOP-er godkjent av teknisk, kvalitetskontroll og fabrikksjefer, slik at alle holder seg oppdatert.
Noen populære verktøy for rotårsaksanalyse
#1. Pareto-diagram
Dette RCA-verktøyet er også kjent for 80-20-regelen. Du kan bruke den til å visualisere frekvensen av hendelser og deres akkumulerte effekter. Forfatteren av Pareto-diagrammet, Vilfredo Pareto, sa at 20 % av potensielle feil vil forårsake 80 % av feilene i en prosess.
Ved hjelp av dette diagrammet kan du derfor fokusere på 20 % av potensielle elementer i produktet eller tjenesten som sannsynligvis vil forårsake produktfeil eller tjenestesammenbrudd.
Pareto-diagrammet er i hovedsak et søylediagram som inkluderer årsakene til og hyppigheten av feil. Hvis du kan lage grafen nøyaktig, vil den tydelig visualisere skjevheten mellom feil og årsaker. De fleste prosessledere synes det er overraskende at små faktorer forårsaker de fleste feil.
#2. 5 hvorfor
Det er den enkleste prosedyren for å utføre en RCA. Du trenger bare å lage en mal for grunnårsaksanalyse med hvorfor-baserte spørsmål. Vanligvis må du spørre hvorfor en hendelse 5 ganger. Det bør gjøre deg i stand til å gå ned til årsaken til enhver prosess eller produktfeil.
Imidlertid er det 5 Whys-baserte RCA-er som kan inneholde mer enn 5 spørsmål. Siden prosessen krever etterforskningsevner og avhør, bør du følge en bedriftsomfattende prosess for slik RCA. Ellers kan det hende du ikke stoler på funnene fra en RCA som bruker tilfeldige spørsmål.
5 Whys-analyse inkluderer hovedsakelig en problemstilling og deretter 5 spørsmål om problemet. For eksempel, hvorfor sluttet en agent å behandle kundebilletter? Hvis svaret er internett, hvorfor sviktet internett. Bare fortsett å stille flere spørsmål til du når hovedårsaken.
#3. Fiskebeindiagram
Ishikawa eller fiskebeindiagram er en annen populær visuell metode for RCA. Det endelige diagrammet ser ut som et fiskebein og derav navnet. Verktøyets skaper er Kaoru Ishikawa, den kjente kvalitetsstyringsinnovatøren fra Japan.
Den delen til høyre eller lengst til venstre av diagrammet er feilen eller problemet. Deretter tegner du en rett linje og inkluderer kategorier av potensielle årsaker som prosedyrer, miljø, mennesker, utstyr osv. Nå, innenfor disse seksjonene, må du plassere de detaljerte årsakene.
Bedrifter bruker stort sett dette verktøyet på malen for rotårsaksanalyse for et problem som er ukjent eller som aldri har oppstått før. Videre bruker eksperter også fiskebeindiagrammet til å analysere komplekse problemer, oppdage ulike aspekter av grunnårsaken og oppdage prosessflaskehalser.
#4. Spredningsplott
Det er et RCA-verktøy som hjelper deg med å lage en prosess-RCA-mal for komplekse problemer. Når det er flere grunnårsaker enn forventet fra 80-20-regelen, må du visualisere forholdet mellom årsak og virkning.
Spredningsplott er et mye brukt verktøy for å finne korrelasjoner mellom kvantifiserbare variabler. Her må du lage en spredningsgraf av variablene for årsak og virkning. Du må legge virkningene på X-aksen og årsaker på Y-aksen.
Hvis den resulterende spredningsgrafen viser en kurve eller en rett linje, er komponentene korrelert. Hvis det ikke er noen korrelasjon, fortsett å endre X-aksevariablenes verdier.
#5. FMEA
Feilmodus og effektanalyse, eller FMEA, er et svært populært verktøy for RCA blant produktutviklere og designere. Det hjelper utviklingsteamet med å oppdage potensielle problemer før de produserer produktet i bulk. Vanligvis bruker teamet en eller to prototypeprodukter for å identifisere designfeil og andre problemer.
Deretter starter feilmodusanalyse på prototypen for å identifisere alle mulige feil. Nå er det bare å skissere problemene i en annen tabell, se etter rotårsaker eller utføre en effektanalyse.
Så langt har du lært det grunnleggende om rotårsaksanalyse og dens verktøy. Nedenfor finner du noen nyttige maler for analyseverktøyene for rotårsak (RCAT) ovenfor fra følgende gratis ressurser:
Smartsheet
Du vet kanskje allerede Smartsheet som et av de ledende forretningsverktøyene for digital arbeidsplass, eksternt samarbeid og automatisering av arbeidsflyt. Du vil bli overrasket over å vite at du også kan bruke malbiblioteket til å lage RCA-dokumenter som faktisk fungerer.
Smarsheet-biblioteket er rikt på ulike typer eksempler på rotårsaksanalyse som lett passer inn i mange forretningsprosjekter eller arbeidsplasser. For eksempel gir det deg enkel tilgang til følgende:
- Enkel RCA-mal
- Six Sigma DMAIC-metode for RCA
- RCA-mal basert på 5 Whys-verktøyet
- Kartlegging av helsevesenet
- RCA for et kjemisk selskap
Malene ovenfor er også tilgjengelige i forskjellige formater som Microsoft Word-filer, Microsoft Excel-maler og Adobe PDF-filer. Du kan enkelt laste ned disse formatene uten å hoppe gjennom bøyler.
Guru
De Guru mal for RCA-prosedyren er en annen pålitelig kilde for å utarbeide RCA-dokumentasjon for bedrifter. Den gir deg forskjellige gratis eksempler og verktøy for RCA-metoden, som:
- Et Pareto Chart-basert RCA-dokument som hjelper deg med å identifisere problemer som mangel på opplæring, for få servicesenteransatte og dårlig forberedelse som får virksomheter til å slite.
- 5 hvorfor-teknikken for å identifisere hvorfor bedriftens omsetningshastighet er høyere enn markedsgjennomsnittet eller konkurrentene.
- Et fiskebeindiagram som et RCA-verktøy for å identifisere rotårsaker som er nye eller ukjente.
- Six Sigma og DMAIC for RCA
- FMEA for å jakte på problemer som oppstår under enhver produktutviklingslivssyklus.
TemplateLab
TemplateLab er nok en god ressurs for ulike maler om kunst, eiendom, forretninger, juridisk, finans osv. Derfor kan du også stole på denne ressursen for høykvalitets RCA-innhold som skjemaer, eksempler og maler.
Innholdet som er tilgjengelig på denne plattformen er lett tilgjengelig gjennom enkeltklikksnedlastinger. Du finner RCA-dokumenter i ulike formater som Adobe PDF, Microsoft Excel og Microsoft Word.
RCA-dokumentlageret er rikt på eksempler fra den virkelige verden som RCA-undersøkelsesrapporter, tomme RCA-datainnsamlingsskjemaer, RCA-dokumenter for nybegynnere, RCA via fiskebeindiagrammer og RCA for en forretningsutviklingsgruppe.
Det blir lettere for deg å redigere malene når du laster ned Word- eller Excel-filer. Hvis du får PDF-er, må du bruke et PDF-redigeringsprogram for å tilpasse eksempeldokumentene.
Siste ord
I denne artikkelen har vi tatt deg gjennom en grundig diskusjon om rotårsaksanalyse. Artikkelen skisserer også noen av de viktige analyseverktøyene og malene du kan bruke i virkelige scenarier.
Du bør bli mer selvsikker og dyktig når du løser arbeidsplass- eller prosjektproblemer gjennom rotårsaksanalyse.
Du kan også være interessert i disse strukturverktøyene for prosjektledelse.