Elektroniske signaturer, eller eSignaturer, er et verdifullt verktøy for bedrifter som samhandler med partnere, eksterne medarbeidere og internasjonale klienter.
Tenk deg tilbake til siste gang du brukte penn og papir for å signere noe?
En tradisjonell signatur krever gjerne skanning, utskrift, personlig oppmøte, forsendelse, fakser, og mer. Hele denne prosessen kan være tungvint, tidkrevende og frustrerende.
Det er her elektroniske signaturer kommer inn som en effektiv løsning.
Dropbox Sign og DocuSign er to anerkjente eSignatur-verktøy som er verdt å utforske.
La oss derfor sammenligne disse to plattformene for å finne ut hvilken som best passer dine behov.
Hva er en e-signatur?
En elektronisk signatur (eSignatur) er en juridisk anerkjent og effektiv metode for å signere dokumenter digitalt og raskt. Denne metoden er anerkjent over hele verden og anses som sikker. eSignaturer kan erstatte håndskrevne signaturer i en rekke prosesser.
Enkelt sagt er en elektronisk signatur en signatur i digitalt format. Du kan bruke datamaskiner eller andre elektroniske enheter for å verifisere identiteten til underskriveren og beskytte dokumentets integritet.
Vi kan definere en e-signatur som en elektronisk indikasjon på en persons intensjon om å akseptere vilkårene i et dokument, eller et sett med data som er koblet til dokumentet. Det finnes tre hovedtyper e-signaturer:
- Enkle e-signaturer
- Avanserte e-signaturer
- Kvalifiserte e-signaturer
E-signaturer kan benyttes i ulike sammenhenger, som transaksjoner, kontrakter og administrative prosedyrer. De er pålitelige, rettskraftige og lovlige i de fleste land. Ved å benytte e-signaturer kan man fremskynde signeringsprosessen og spare verdifull tid.
Elektroniske signaturer er den nye standarden for å gjøre forretninger med kunder, og det er derfor viktig å ha en pålitelig applikasjon for e-signaturer.
Med et eSignatur-verktøy får du en praktisk og rask måte å håndtere signaturer på. Du kan sikre kundenes trygghet og returnere dokumenter uten å måtte forflytte deg. Det er en miljøvennlig løsning som kan spare utallige papirutskrifter, og som samtidig bidrar til å holde dokumentene organisert, tilgjengelige og oversiktlige.
I tillegg kan bruk av eSignaturer spare både tid og penger, effektivisere arbeidsflyten og øke produktiviteten i enhver bransje eller avdeling.
eSignaturer kan brukes i en rekke bransjer, inkludert salg, HR, finans, IT, biovitenskap, offentlig sektor, og mer.
La oss nå sammenligne Dropbox Sign og DocuSign, og begynne med Dropbox Sign.
Hva er Dropbox Sign?
Dropbox Sign (tidligere kjent som HelloSign) er en applikasjon for elektronisk signatur og digital transaksjonsadministrasjon som tilbyr funksjoner som signatursporing, signaturhistorikk, dokumentsignering, overholdelse av regelverk og mer.
Med dette verktøyet kan du be om elektroniske signaturer og legge til juridisk bindende signaturer i dokumentene dine. Dropbox eier plattformen og lover å hjelpe kunder med å sluttføre avtaler raskere, fullføre viktige dokumenter i tide uten feil, onboarde nye ansatte effektivt, og mye mer.
Dropbox Sign er en praktisk løsning for frilansere, som enkelt kan sende dokumenter til kunder og motta signerte avtaler elektronisk. Plattformen er robust med flere integrasjoner, tilpasningsmuligheter for merkevarebygging, og mye mer.
Plattformen kan benyttes av både private brukere og store selskaper. Applikasjonen er tilgjengelig på både mobil og desktop, slik at du kan bruke den hvor som helst og når som helst.
Dropbox Sign støtter over 20 språk og kan integreres med kjente verktøy som Salesforce, Slack, HubSpot og flere. Det forenkler arbeidsflyten og gjør kommunikasjonen mellom kunder, leverandører og kolleger enklere.
Med Dropbox Sign kan du:
- Samle inn elektroniske signaturer trygt med datakryptering
- Fullføre avtaler raskt med automatiserte prosesser for tilbuds- og kontraktssignering
- Automatisere oppgaver, styrke samsvar og administrere risiko med AI-funksjoner
- Rute dokumenter til de ansvarlige medarbeiderne for å administrere interne arbeidsflyter
- Opprette og redigere kontrakter ved hjelp av gjenbrukbare og tilpassbare maler
- Gå fra et papirbasert system til en papirløs løsning, som bidrar til å bevare trær
Dropbox Sign tilbyr en gratis pakke som inkluderer grunnleggende funksjoner og tre signaturforespørsler per måned. Dette er et godt alternativ for de som har et lavt volum av signeringer.
Dropbox Sign-funksjoner
Dropbox Sign har unike funksjoner som gjør det til et godt valg for mange. Plattformen fokuserer på å forenkle prosessen for både brukere og organisasjoner. La oss se nærmere på funksjonene:
#1. Maler
Du kan konvertere ofte brukte dokumenter til Dropbox Sign-maler for å strømlinjeforme hver signaturforespørsel. Du kan formatere dokumentene på få minutter, slik at hver sending blir enkel og rask.
Formateringsprosessen består av fire enkle trinn:
- Last opp dokumentet: Velg et dokument du sender ofte, for eksempel en taushetsavtale eller en W2-avtale.
- Bestem hvem som skal signere: Tildel en signeringsrolle, som for eksempel en klient, bedriftseier, ansatt, leietaker osv.
- Plasser felt: For hver rolle, dra og slipp signaturfeltene der du vil at underskriveren skal fylle ut informasjonen.
- Lagre, send og gjenbruk: Når du har opprettet en mal, er det enkelt å sende dokumentet raskt og problemfritt uten gjentagelser.
Med denne funksjonen kan du automatisere kjedelige oppgaver, forenkle massesendinger ved hjelp av funksjoner for flere signaturer, og gjøre dokumentene klare for signering umiddelbart.
#2. Dokumentredigering
En dokumentredigerer er en vanlig funksjon i de fleste applikasjoner. Med dette verktøyet kan du legge til felt i dokumentene, slik at underskriveren kan fylle ut nødvendig informasjon. Dropbox Sign har også navigasjonsfunksjoner som er unike for denne plattformen.
Dropbox Sign lar deg legge til tilpasset merkevarebygging og justere applikasjonens språk. Dette hjelper bedrifter med å styrke merkevaren sin og forbedre kommunikasjonen med interessenter. Når du legger til elementer i e-post, kan du laste opp en firmalogo, legge til en firmaordre, redigere avsenderens navn og e-postsignatur.
#3. Sending av dokument
Det er flere måter å sende dokumenter på. Med Dropbox Sign kan du laste opp en CSV-fil som genererer en signeringslenke, eller du kan bruke CSV-filer for massesignaturer og personlig signering.
Når du sender dokumenter via e-post, kan du tilpasse dokumenttittelen, be om vedlegg, tilpasse meldingen til underskriverne, og legge til CC-mottakere.
#4. Dokumentsignering og lagring
Dropbox Sign tilbyr nyttige funksjoner, inkludert en «Neste»-knapp som leder mottakeren direkte til det tomme feltet for signering.
Etter at dokumentene er signert, må du kunne få tilgang til dem enkelt og effektivt. Dropbox Sign er en skybasert plattform som lagrer alle dokumentene dine og gir deg tilgang når du trenger det.
#5. Sikkerhet
Elektronisk signaturprogramvare må ha robuste sikkerhets- og overholdelsesfunksjoner. Dropbox Sign tilbyr SSL-kryptering, tofaktorautentisering, overholdelse av internasjonal lovgivning, HIPAA-samsvar, ESIGN-samsvar og sikker dokumentlagring.
Verktøyet genererer revisjonsrapporter for å spore alle viktige endringer og aktiviteter knyttet til dokumentene. Disse rapportene følger automatisk med de signerte dokumentene.
#6. Integrasjoner og API
Dropbox Sign har et bredt utvalg integrasjoner og et API som bidrar til å strømlinjeforme dokumentarbeidsflyten. Du kan integrere dine favorittverktøy med Dropbox Sign og bygge tilpassede applikasjoner ved hjelp av Dropbox Sign sine funksjoner.
#7. Kundeservice
Dropbox Sign har et velfungerende kundestøttesystem. De benytter live chat og e-post for å kommunisere med sine kunder. Kundestøtten er tilgjengelig 24/7, og du får tilgang til en applikasjonsstatusside, supportressurser og varsler om plattformoppdateringer.
Hva er DocuSign?
DocuSign ble grunnlagt i 2003 og er en av de første eSignatur-applikasjonene. De har over 1 million kunder, støtter 44 språk og tilbyr over 400 integrasjoner.
Dette eSignatur-verktøyet samler inn og administrerer dokumenter fra alle steder eller enheter på en effektiv måte, tilbyr revisjonsspor og strømlinjeformer arbeidsflyten. Med DocuSign kan du enkelt sende, notarisere og signere digitale dokumenter.
Du kan også enkelt rute dokumenter til de riktige medarbeiderne for å organisere interne arbeidsflyter. DocuSign bidrar til å automatisere oppgaver, styrke overholdelse og håndtere risiko ved bruk av kontraktslivssyklusadministrasjon og dynamiske funksjoner for kunstig intelligens.
Du kan lage et bredt spekter av kontrakter og redigere dem etter behov ved å bruke tilpassbare og gjenbrukbare maler.
DocuSign er tilpasset ulike bransjer, forretningsområder, og mer. Hvis du har behov for å signere dokumenter regelmessig og er villig til å betale for det, kan DocuSign være et godt alternativ.
Med robuste valgfrie integrasjoner kan du integrere DocuSign med dine forretningsverktøy for å strømlinjeforme forretningsprosessene. I tillegg er ubegrensede malfunksjoner en stor fordel, ettersom det lagrer ulike dokumenter for signering og tillater ubegrenset variasjon av lignende maler uten å endre innholdet.
DocuSign tilbyr 99,99% oppetid, og over 180 land bruker plattformen for å signere avtaler. Hvis du ønsker å se kontrakten og signere den, vil DocuSign forberede alt med sin overlegne mobilapplikasjon og nettleserstøtte.
Det er på tide å bli en helt i din bedrift ved å redusere manuelle oppgaver og strømlinjeforme prosessene for å sende, signere og administrere dokumenter med DocuSign.
DocuSign-funksjoner
DocuSign tilbyr fleksible funksjoner som hjelper mellomstore og store bedrifter med å lagre og redigere dokumentene sine på kort tid. Funksjoner som maler, revisjonsrapporter, personlig signering, signering for flere parter, juridisk bindende signaturer, og mer, frigjør deg fra tradisjonelle manuelle oppgaver.
La oss se nærmere på noen av funksjonene:
#1. Dokumentoppretting
Med millioner av brukere over hele verden, behandler DocuSign over en million dokumenter daglig. Dette gjør dokumentene tilgjengelige og kompatible på tvers av plattformer. DocuSign tilbyr:
- Omfattende filtypestøtte: DocuSign støtter alle vanlige dokumentfiltyper, inkludert Microsoft Excel, Word og PowerPoint. Det gjør det mulig å sende dokumenter for signering uten problemer. I tillegg støttes filformater som .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx, og mer.
- PDF-skjemakonvertering: Forbered dokumenter raskt med PDF-skjemakonvertering. Når du laster opp en PDF-fil, gjenkjenner og konverterer DocuSign automatisk filen til signeringsfelter.
- 20+ standard og egendefinerte tagger og felt: Med denne funksjonen kan du enkelt veilede kunder eller andre parter til å signere på riktig sted. I tillegg kan du bruke standardtagger for å innhente signaturer, titler, initialer, firmanavn, tekst, tall, navn, og mer.
- Tegning: Dette feltet lar underskrivere og avsendere laste opp signaturer og bilder direkte i dokumentet.
DocuSign tilbyr også skylagringsintegrasjoner, automatisk taggplassering, PowerForms og tilleggsdokumenter i denne seksjonen.
#2. Datafelt
DocuSigns avanserte feltvalideringsfunksjoner automatiserer forretningslogikken og effektiviserer signeringsprosessen. Du kan integrere DocuSign sømløst med andre applikasjoner for å forhåndsutfylle skjemaer.
- Full skjemafunksjonalitet: Design skjemaer med kraftige funksjoner, inkludert avmerkingsbokser, rullegardinkoder, tekstfelt, valutafelt, numeriske felt, alternativknapper, og mer.
- Tredjepartsdatafelt: Du kan koble feltene dine til data fra tredjepartstjenester. Data oppdateres automatisk fra tredjepartssystemet til dokumentet og omvendt, noe som eliminerer mye manuelt arbeid.
- Datavalidering: Begrens datatypen som er tillatt i det valgte feltet for å minimere ugyldige transaksjoner. Dette vil forhindre at dokumenter må sendes på nytt og forhindre feil ved dataregistrering. Datavalidering inkluderer e-post, telefonnummer, 9-sifret postnummer, tekst, dato, 5-sifret postnummer, maskering av regulære uttrykk og personnummer.
- Feltformatering og logikk: Du kan bruke betingede felt for å skjule data og vise dem når det er nødvendig. Verdier beregnes dynamisk med kalkulerte felter basert på inndata fra de andre feltene. I tillegg sikrer låste felter dataintegriteten, og koblede felt sørger for at alle endringer gjenspeiles i lignende felt.
- Felt- og dokumentoppmerking: DocuSign gir mulighet for å redigere visse felt. Den kan administrere forespørsler og endre initialene som er opprettet. Med transaksjonshistorikk kan du spore alle endringer.
#3. Signeringsarbeidsflyt
Med DocuSign kan du spesifisere og bestille antall underskrivere. Du kan tildele mottakere ulike roller og tilgang, og du har kontroll over hvert trinn i prosessen.
Funksjonene inkluderer seriell, parallell og blandet ruting, massesending, mottakertillatelser, korrigering av dokumenter, påminnelser og varsler, dokumentsynlighet, og maler.
#4. Signerautentisering
Med flere nivåer av autentisering, kan du sørge for at underskriverne er den de utgir seg for å være. Det øker kravene som trengs for at underskrivere skal bekrefte sin identitet før de får tilgang til filene.
Autentiseringsmetodene inkluderer e-postbasert autentisering, tilgangskodeautentisering, SMS, telefon, kunnskapsbasert autentisering, ID-verifisering, tredjepartsautentisering, og mer.
#5. Sende- og signeringserfaring
Send dokumenter enkelt med DocuSign og la kunden signere og sende tilbake dokumentet i løpet av få minutter. DocuSign gjør sending og signering raskt og enkelt.
Funksjonene inkluderer responsiv signering, SMS-varsler, offline signering og sending, mobilapplikasjoner, delt tilgang, fleksibel signering, merkevarebygging, og mer.
#6. Rapportering
Kraftige rapporteringsfunksjoner gjør jobben din mye enklere. De gir kontoadministratorer og DocuSign-brukere tydelig oversikt over aktiviteten på kontoen.
Bedriftsstatistikk er alltid tilgjengelig med sanntidstilgang og utvidbar planlagt rapportering. Dette inkluderer sanntidsstatus, signeringsinnsikt, dataeksport, dokumenter, kontorapporter, og mer.
I tillegg tilbyr DocuSign et bredt utvalg av funksjoner, som samsvar med regelverk, tilleggstjenester, arkivering og oppbevaring av dokumenter, tilgjengelighet, sikkerhet, internasjonal administrasjon, passordpolicyer, og mer.
Dropbox Sign vs. DocuSign
Begge disse eSignatur-verktøyene tilbyr lignende resultater. I bunn og grunn sender du et dokument som skal signeres av kunden din ved hjelp av verktøyet. De største forskjellene mellom DocuSign og Dropbox Sign ligger i funksjoner, priser og support. La oss se nærmere på hvordan de skiller seg fra hverandre på noen punkter.
| Dropbox Sign | DocuSign | |
| Integrasjoner | Tillater integrasjoner i de høyere pakkene | Tillater integrasjoner i alle pakker |
| Funksjoner | Har standardfunksjoner | Har avanserte funksjoner |
| Passer best for | Mer egnet for små bedrifter | Mer egnet for mellomstore og store virksomheter |
| Pris | Dropbox Sign er rimeligere | DocuSign er dyrere |
| Maler | Et begrenset antall maler | Gjenbrukbare maler i de valgte pakkene |
| Kontaktadministrasjon | Har ikke kontaktadministrasjon | Du kan administrere kontakter |
| Dokumentsammenligning | Ingen mulighet for dokumentsammenligning | Du kan sammenligne dokumenter |
| Planlegging av fildeling | Du kan ikke planlegge fildelingstid | Du kan planlegge filsendingstid |
| Språkstøtte | Brukere og avsendere kan sende og signere dokumenter på 22 forskjellige språk | Du kan sende dokumenter på 14 forskjellige språk, og mottakere kan signere på 44 forskjellige språk |
| Mottakerliste | Med et enkelt klikk kan du sende dokumenter til en stor liste med mottakere i de høyere pakkene | Den sender automatisk e-post og unike dokumenter etter import av en liste over mottakere |
| Kundestøtte | Tilbyr e-post og nettstøtte | Tilbyr e-post, telefon og nettstøtte |
Siste ord
Begge eSignatur-verktøyene, Dropbox Sign og DocuSign, har utmerkede funksjoner som kan være nyttige for ulike typer bedrifter. Dropbox Sign er et flott alternativ for små bedrifter fordi det er rimeligere og har standardfunksjonene som man gjerne trenger. Men hvis du trenger flere funksjoner og har en større virksomhet, kan det være verdt å prøve DocuSign.
Hvis du vil finne ut hvordan disse verktøyene kan være til nytte for din bedrift, anbefaler vi at du prøver dem selv. Ved å teste verktøyene vil du finne ut hvilket som fungerer best for dine behov.
Det fine er at begge verktøyene tilbyr gratis prøveversjoner som lar deg komme raskt i gang og finne ut hvilken som passer best for deg.
Nå kan du se hvordan du legger til en signatur i et Word-dokument.