Excel Pivottabeller: Beregn prosentvis endring enkelt!

Pivottabeller i Excel er et kraftfullt og integrert analyseverktøy. Selv om de ofte brukes til å summere data og vise totaler, kan de også brukes til å kalkulere prosentvis endring mellom verdier. Og det beste er at det er veldig enkelt å sette opp.

Denne metoden er svært anvendelig og kan brukes i en rekke scenarier der du ønsker å se hvordan en verdi utvikler seg i forhold til en annen. I dette eksemplet skal vi fokusere på et enkelt scenario der vi beregner og viser prosentvis endring i totalt salg fra måned til måned.

Her er regnearket vi skal bruke som utgangspunkt.

Dette er et ganske standard salgsoversikt, som viser ordredato, kundenavn, selger, total salgsverdi og annen relevant informasjon.

For å gjennomføre dette, må vi først formatere dataområdet som en tabell i Excel. Deretter oppretter vi en pivottabell for å utføre og presentere beregningene for den prosentvise endringen.

Formatering av dataområdet som en tabell

Hvis dataområdet ditt ikke allerede er formatert som en tabell, anbefales det sterkt å gjøre dette. Data lagret i tabeller gir en rekke fordeler i forhold til data i celleområder, særlig når du bruker pivottabeller (les mer om fordelene ved å bruke tabeller).

For å formatere et område som en tabell, marker det aktuelle celleområdet og klikk deretter på Sett inn > Tabell.

Kontroller at det angitte området er korrekt, at overskriftene ligger i den første raden, og klikk deretter «OK».

Dataområdet er nå formatert som en tabell. Ved å navngi tabellen blir det enklere å referere til den senere når du skal opprette pivottabeller, diagrammer og formler.

Klikk på «Design»-fanen under Tabellverktøy og skriv inn et passende navn i boksen helt til venstre på båndet. I dette eksemplet har vi kalt tabellen «Salg».

Her kan du også endre stil på tabellen om du ønsker det.

Opprette en pivottabell for å vise prosentvis endring

La oss nå gå videre til å opprette selve pivottabellen. Med den nye tabellen aktiv, klikk på Sett inn > Pivottabell.

Vinduet for å opprette pivottabell vil nå vises. Det vil automatisk registrere tabellen. Du kan også velge tabellen eller området du ønsker å bruke for pivottabellen manuelt på dette tidspunktet.

Gruppere datoer i måneder

Vi starter med å dra datofeltet, som vi ønsker å gruppere etter, inn i radområdet i pivottabellen. I dette eksemplet heter feltet «Bestillingsdato».

Fra og med Excel 2016 vil datoverdier automatisk bli gruppert etter år, kvartaler og måneder.

Hvis din Excel-versjon ikke har denne funksjonaliteten, eller hvis du ønsker å endre grupperingen, kan du høyreklikke på en celle som inneholder en datoverdi og deretter velge «Gruppe».

Velg de gruppene du ønsker å bruke. I dette eksemplet er kun år og måneder valgt.

Året og måneden er nå tilgjengelige som felter for analyse. Månedene er fortsatt navngitt som «Bestillingsdato».

Legge til verdifeltene i pivottabellen

Flytt «År»-feltet fra rader til filterområdet. Dette vil tillate brukeren å filtrere pivottabellen etter år, i stedet for å overvelde den med for mye informasjon.

Dra feltet som inneholder verdiene (i dette eksemplet «Total salgsverdi») du ønsker å beregne og presentere endring for, inn i verdi-området to ganger.

Det ser kanskje ikke ut som så mye ennå. Men det vil snart endre seg.

Begge verdifeltene vil som standard vise summen og har i utgangspunktet ingen formatering.

Verdiene i den første kolonnen ønsker vi å beholde som totaler. De trenger imidlertid formatering.

Høyreklikk på et tall i den første kolonnen og velg «Nummerformatering» fra hurtigmenyen.

Velg «Regnskap»-formatet med 0 desimaler fra dialogboksen «Formater celler».

Pivottabellen ser nå slik ut:

Opprette kolonnen for prosentvis endring

Høyreklikk på en verdi i den andre kolonnen, pek på «Vis verdier som» og klikk deretter på alternativet «% forskjell fra».

Velg «(Forrige)» som basiselement. Dette betyr at den aktuelle månedens verdi alltid sammenlignes med forrige måneds verdi (basert på «Bestillingsdato»-feltet).

Pivottabellen viser nå både de totale salgsverdiene og prosentvis endring.

Klikk i cellen som inneholder radetikettene og skriv inn «Måned» som overskrift for kolonnen. Klikk deretter i overskriftscellen for den andre verdikolonnen og skriv inn «Varians».

Legge til noen variasjonspiler

For å forbedre presentasjonen av denne pivottabellen ytterligere, vil vi visualisere den prosentvise endringen ved å legge til grønne og røde piler.

Disse vil gi oss en klar indikasjon på om en endring har vært positiv eller negativ.

Klikk på en av verdiene i den andre kolonnen og klikk deretter Hjem > Betinget formatering > Ny regel. I vinduet «Rediger formateringsregel» som åpnes, gjør du følgende:

Velg alternativet «Alle celler som viser «Varians»-verdier for bestillingsdato».
Velg «Icon Sets» fra «Format Style»-listen.
Velg de røde, gule og grønne trekantene fra «Icon Style»-listen.
I «Type»-kolonnen, endre listealternativet til «Nummer» i stedet for prosent. Dette vil endre verdikolonnen til 0-er. Akkurat slik vi ønsker.

Klikk «OK», og den betingede formateringen vil bli brukt på pivottabellen.

Pivottabeller er et utrolig nyttig verktøy, og en av de enkleste måtene å vise prosentvis endring over tid for ulike verdier.