Det er praktisk å lage et organisasjonskart i Excel, ettersom det er enkelt å importere data fra ulike kilder, som andre Excel-filer eller Outlook. Når kartet skal presenteres, er PowerPoint ofte det foretrukne verktøyet. Heldigvis er det en ukomplisert prosess å overføre diagrammet fra Excel til PowerPoint.
Opprettelse av organisasjonskartet i Excel
Start med å åpne et nytt regneark i Excel. Naviger til fanen «Sett inn» og velg «SmartArt»-alternativet.
Et vindu som heter «Velg en SmartArt-grafikk» vil dukke opp. I panelet til venstre velger du «Hierarki». Da vil du se flere ulike diagramstiler til høyre. Velg den stilen som best passer dine behov. I dette eksemplet velger vi stilen «Organisasjonskart for navn og tittel».
Etter at du har valgt en diagramstil, vil en forhåndsvisning av diagrammet og en beskrivelse vises på høyre side av vinduet. Klikk «OK» når du er klar.
Diagrammet ditt vises nå i Excel-arket. Fyll inn relevant informasjon om teammedlemmene i diagrammet (eller importer dataene fra andre kilder). Når du er ferdig, skal det se omtrent slik ut:
Vårt diagram viser teammedlemmene og deres stillingstitler. Kontroller at all informasjonen er korrekt, lagre Excel-filen og lukk den.
Innsetting av organisasjonskartet i PowerPoint
Nå er det tid for å jobbe i PowerPoint. Åpne presentasjonen og naviger til det lysbildet der du ønsker å plassere organisasjonskartet. Gå til «Sett inn»-fanen og velg «Objekt».
Vinduet «Sett inn objekt» dukker opp. Her velger du alternativet «Opprett fra fil» og klikker «Bla gjennom».
Finn plasseringen til Excel-filen som inneholder organisasjonskartet, velg den og trykk «OK».
Sjekk at filstien er korrekt og klikk deretter «OK».
Organisasjonskartet fra Excel vil nå vises i PowerPoint-presentasjonen din. Hvis du trenger å redigere noe i diagrammet, kan du enkelt dobbeltklikke på det for å gjøre endringer. Du har full tilgang til alle Excel-verktøy mens du redigerer.
Det kan også være lurt å slå sammen cellene i bakgrunnen, da de kan være litt forstyrrende. For å gjøre dette, dobbeltklikk på diagrammet og marker alle de synlige cellene.
Under fanen «Hjem» velger du «Slå sammen og sentrer».
Nå har du et pent og ryddig organisasjonskart i PowerPoint-presentasjonen din. Lykke til!