Det kan være frustrerende å motta en e-post der teksten er full av uforståelige symboler. I verste fall kan det gjøre hele meldingen uløselig. Heldigvis kan du ofte løse dette problemet ved å endre tegnkodingen i Outlook. Her er en forklaring på hvordan du gjør det.
Hva er egentlig tegnkoding?
Tegn er i bunn og grunn de grafiske elementene vi ser på skjermen når vi skriver, som bokstaver, tall og tegnsetting. Hver bokstav i denne teksten er en visuell representasjon av en bokstav – a, b, c og så videre. Bak det hele jobber datamaskinen med koder for å representere disse tegnene. Disse kodene tolkes av programmer som nettlesere eller tekstbehandlere, og gjøres om til det vi ser på skjermen.
Det kan virke enkelt om vi bare tenker på 26 bokstaver i alfabetet, ti tall og noen få tegn som ! eller @.
Men vi har også 26 store bokstaver og mange flere tegn enn vi kanskje er klar over. Tastaturet viser bare et lite utvalg av alle mulige tegnsettingstegn. Dette gjelder kun for engelsk. Det latinske alfabetet, som brukes i de fleste vesteuropeiske språk, har et stort antall diakritiske tegn, som aksenter, umlaut og cedilla, som endrer uttalen av en bokstav eller et ord.
I tillegg finnes det mange andre alfabeter, som kyrillisk (kjent fra russisk), gresk, kanji (japansk) og kinesisk, hvor mange har mer enn ett språk.
Det finnes enormt mange tegn som må kodes. For eksempel er det over 70 000 kinesiske tegn. En tegnkoding inneholder kodepunkter, og hvert kodepunkt representerer et tegn. ASCII, en tidlig latinsk alfabetkoding, hadde 128 kodepunkter, noe som langt fra var nok til å dekke alle mulige tegn.
W3C anbefaler UTF-8 for HTML, som har 1 112 064 kodepunkter. Det er nok til å dekke nesten alle tegn i alle språk, og det brukes på 93 % av alle nettsider. UTF-8 er også anbefalt av Internet Mail Consortium.
Hvorfor er dette viktig å vite om?
Moderne e-postklienter, inkludert Outlook, bruker UTF-8 for koding og dekoding.
Men hvorfor ser vi da uleselige tegn hvis Outlook støtter UTF-8? Det kan skyldes flere ting. For det første kan det være at e-posten vises i ren tekst (enten du har bedt om det eller et antivirusprogram har konvertert den), eller kodingen er satt til noe annet enn UTF-8.
Tegnsettet for en e-post bestemmes av avsenderen. Hvis de bruker ASCII, vil Outlook bruke ASCII-koding. Hvis innstillingene dine er satt til å erstatte rette anførselstegn med smarte anførselstegn (de som peker i en vinkel), kan du se «rare» tegn i stedet for smarte anførselstegn fordi ASCII ikke har støtte for disse.
Ved å endre kodingen på en melding kan du rette opp disse feilene og se tegnene som de var ment å være.
Hvordan endrer jeg kodingen?
Det er ganske enkelt å endre kodingen i Outlook. Åpne meldingen ved å dobbeltklikke på den. Under «Hjem» i meldingsvinduet, trykk «Handlinger» > «Andre handlinger» > «Koding» for å se hvilken koding som brukes.
Her ser du en e-post fra Microsoft der «Vesteuropeisk» er brukt. For å endre dette, klikk «Mer» og velg kodingen du ønsker, for eksempel «UTF-8».
Det var det! E-posten din skal nå være leselig.
Hvis du vil vite hvordan dine utgående e-poster er kodet, går du til «Fil» > «Alternativer» > «Avansert» og blar ned til «Internasjonale alternativer». Her finner du valget «Foretrukket koding for utgående meldinger».
Standardinnstillingen er «Vesteuropeisk», og du lurer kanskje på hvorfor dette er tilfellet siden UTF-8 er den anbefalte kodingen. Det er fordi «Vesteuropeisk» er en delmengde av UTF-8 og kan leses ved hjelp av UTF-8. Hvis du bruker en versjon av Outlook beregnet for for eksempel Hellas, vil standardkodingen være Windows-1253, som også er en delmengde av UTF-8.
Du kan endre standard utgående koding. Hvis du vil at meldingene dine skal være leselige for alle, bør du beholde «Vesteuropeisk» eller endre til en globalt brukt koding som UTF-8.