Lag Dokumenter Utfyllbare, Men Uten Redigeringsmulighet i Word
For de som håndterer kontrakter eller lignende dokumenter daglig, er det en kjent frustrasjon når uautoriserte endringer dukker opp. Heldigvis finnes det en praktisk løsning i Microsoft Word: et utviklerverktøy som lar deg beskytte teksten, samtidig som det gir mulighet for utfylling av tomme felter.
Sikre Dokumentet Ditt: Utfylling, Ikke Redigering
Tenk deg at du har en fortrolighetsavtale (NDA) som skal sendes til nye ansatte. Du ønsker at de skal kunne fylle ut de nødvendige feltene, men selve avtalens innhold skal ikke endres. Med noen få enkle steg i Word, kan du oppnå nettopp dette.
Start med å finne frem det aktuelle juridiske dokumentet. Microsoft tilbyr noen basis maler, men det finnes også mange ressurser på nettet som tilbyr detaljerte, juridiske maler utarbeidet av profesjonelle advokater. I dette eksemplet bruker vi en NDA fra den nevnte lenken.
Når dokumentet er klart, må vi legge til kontroller og beskyttelse. Først må du aktivere «Utvikler»-fanen, som ikke er synlig som standard. Her er fremgangsmåten:
Klikk på «Fil»-menyen.
Velg «Alternativer» helt nederst.
I menyen til venstre, velg «Tilpass bånd».
På høyre side, kryss av for «Utvikler», og trykk «OK».
Nå vil «Utvikler»-fanen være synlig mellom «Vis» og «Hjelp». Klikk på den.
Her finner du «Kontroller»-gruppen, med forskjellige typer innholdskontroller for tekst, bilder, kombinasjonsbokser, datovelgere, og mer.
La oss bruke dette i praksis. I signaturdelen av NDA-malen setter vi inn en datovelger og et tekstfelt for dato og navn.
Plasser markøren der du ønsker datovelgeren, for eksempel her:
Gå så til «Utvikler»-fanen, og velg «Datovelger innholdskontroll» (kalenderikonet).
En boks vises nå. Klikk på pilen for å velge dato fra kalenderen.
Fjern linjene ved siden av «Av:» og erstatt dem med en rik tekstboks. Når linjene er borte, plasser markøren der teksten skal fylles inn:
Gå tilbake til «Utvikler»-fanen og klikk på «Rich Text Content Control».
En tekstboks vises nå. Gjenta trinnene for neste linje med navn, så vil resultatet se omtrent slik ut:
Nå har du felter for tekst og dato som kan fylles ut.
Denne funksjonen er nyttig for skjemaer som sendes ut ofte og har flere felter som skal fylles inn. Tenk på det første avsnittet i vår NDA, som har syv steder som skal fylles ut:
Det er praktisk å gjøre dette om til et utfyllbart skjema.
I tillegg er det viktig å beskytte innholdet i dokumenter som NDAer eller kontrakter, slik at de ikke endres etter at de er sendt ut. Her er hvordan du begrenser redigeringsrettighetene:
Merk all teksten i dokumentet med Ctrl+A. Klikk på «Begrens redigering» i «Beskytt»-gruppen i «Utvikler»-fanen.
I «Begrens redigering»-vinduet til høyre, velg alternativet under «Redigeringsbegrensninger».
Klikk så på pilen i samme seksjon, og velg «Fyll ut skjemaer.»
Til slutt, velg «Ja, begynn å håndheve beskyttelse.»
For ekstra beskyttelse, kan du opprette et passord, men det er valgfritt. Hvis du velger passord, skriv det inn og trykk «OK». Ellers klikker du «Avbryt».
Og det er det! Nå har du et dokument som kan fylles ut, men er beskyttet mot endringer. Dette er en funksjon som kan brukes i mange sammenhenger der du har et skjema eller juridisk dokument som skal sendes ut.