Diagrammer og grafer mister sin verdi hvis tilskuerne ikke forstår hva de ulike elementene i visualiseringen representerer. En fargekodet nøkkel er en ideell måte å veilede publikum gjennom informasjonen.
Slik legger du inn et diagram i PowerPoint
Det første steget er å generere den grafiske fremstillingen som illustrerer datatrendene du ønsker å presentere. Heldigvis tilbyr PowerPoint en rekke ulike diagram- og grafalternativer. Den største utfordringen er å velge det visuelle formatet som passer best til ditt behov.
Start med å gå til lysbildet der du vil sette inn diagrammet. Deretter klikker du på fanen «Sett inn», og deretter på «Diagram».
Vinduet «Sett inn diagram» dukker opp. I panelet til venstre kan du velge ønsket diagramtype. I dette eksemplet velger vi «Kakediagram». Etter at du har valgt diagramtype, trykker du på «OK».
Diagrammet ditt vises nå i PowerPoint-lysbildet sammen med et lite regneark. Legg inn de dataene du trenger i regnearket, og lukk deretter regneark-vinduet.
Det smarte med denne metoden er at du ikke trenger å lage en fargekodet nøkkel i det hele tatt. Excel genererer den automatisk for deg!
Det finnes likevel noen tilpasningsmuligheter for å gi nøkkelen din en stil som passer dine preferanser.
Tilpass nøkkelen din
PowerPoint lar deg endre plassering, skrifttype og farge på forklaringen. For å endre plasseringen, velg diagrammet og deretter ikonet «Diagramobjekter».
En liten meny dukker opp ved siden av. Hold musepekeren over «Nøkkel» for å få frem en alternativ pil. Klikk på denne pilen, og en ny meny lar deg velge plasseringen for nøkkelen.
Du kan også velge «Flere alternativer» for å åpne «Formater nøkkel»-panelet på høyre side. Det eneste ekstraalternativet du får her er «Øverst til høyre».
Når du er fornøyd med plasseringen, er det på tide å se på andre formateringsmuligheter. For å endre skrifttypen, velg først nøkkelen og høyreklikk den. Velg «Skrift» i menyen som vises.
Her kan du endre skrifttype, størrelse og farge på teksten. Du kan også legge til effekter som gjennomstreking. Når du har justert tekstinnstillingene, klikker du på «OK».
Du kan også endre bakgrunnen og rammen til nøkkelen. For å gjøre dette, må du åpne Formater nøkkel-panelet ved å høyreklikke på nøkkelen og velge «Formater nøkkel» fra menyen.
For å endre bakgrunnen, velg ikonet «Fyll og linje» i panelet. Deretter velger du fylltype. Det finnes mange ulike alternativer å velge mellom, og du får forhåndsvisning av dem når du velger. I dette eksemplet velger vi «Gradientfyll».
Nøkkelen din vil nå se omtrent slik ut:
Du kan også redigere rammen ved å velge «Ramme» i kategorien «Fyll og linje». Når den er valgt, velger du kantstil.
For å gi nøkkelen spesialeffekter, velg «Effekter»-ikonet fra Formater nøkkel-panelet, og velg deretter ønsket effekt fra listen over alternativer.
For å endre fargen på forklaringen som korresponderer med dataene i diagrammet, må du gjøre dette i selve diagrammet. Høyreklikk delen av diagrammet du ønsker å endre farge for, velg «Fyll»-alternativet fra menyen som vises, og velg deretter fargen du ønsker. Du vil se at forklaringen endrer farge i takt med de tilhørende dataene i diagrammet.
Du kan også velge noen av de forhåndsdefinerte fargealternativene som PowerPoint tilbyr. Under «Design»-fanen velger du «Endre farger».
Når den er valgt, vises en nedtrekksmeny. Her kan du velge fargevalget du foretrekker.
Kakediagrammet ditt (og nøkkelen) vil da anta det valgte fargeskjemaet.