Tilbake i Outlook 2010 introduserte Microsoft Conversation View, som fungerer omtrent som Gmails samtaletråd. Den er slått på som standard i nyere versjoner av Outlook, men ikke hvis du oppgraderte fra en eldre versjon der den var slått av. Så hvis du ikke visste at den var der, kan det være på tide å ta en titt.
Innholdsfortegnelse
Hva er samtalevisningen?
Selv om Microsoft snakket opp samtalevisningen mye da de introduserte den, var de fleste utenfor bedriftens IT-avdelinger og lesere av høykvalitets teknologinettsteder sannsynligvis ikke klar over det. Når alt kommer til alt, når var siste gang du så etter og leste gjennom artikkelen om «nye funksjoner» på en app du bruker?
Dette er synd fordi samtalevisning er en hendig funksjon som mange mennesker ønsket seg etter å ha sett samtaletråder i Googles nye Gmail, som debuterte i 2004/5. Slik var etterspørselen som plutselig alle var snakker om hvordan du bruker «Samtale»-kolonnen for å gruppere e-poster i Outlook 2003, selv om denne bare hentet e-post i samme mappe. Så noen kronglet seg løsninger ble utviklet ved hjelp av dynamiske søkemapper, men alt dette var litt grovt sammenlignet med den AJAX-drevne brukervennligheten til Gmail.
Microsoft kom på saken og la til en skikkelig samtalevisning – en som henter e-post fra alle mapper – da de rullet ut Outlook 2010. Dette kan virke litt sent, siden deres forrige versjon kom ut 3 år tidligere (Outlook 2007), men man kan bare anta at det tok en stund for produktsjefene i Microsoft å innse hvor populær Gmails trådte samtalevisning var, og da var det for sent å legge det til 2007. Uansett, Outlook 2010 fikk det, og det var en anstendig innsats som har fungert bra i alle iterasjoner siden.
Siden Outlook 2013 har den vært slått på som standard, men i mange virksomheter er den fortsatt slått av som standard av IT-avdelingen. Dessuten, hvis du har slått den av i den gamle versjonen av Outlook, forblir den av når du oppgraderer til en ny versjon. En av nerdene våre slo den av for fem år siden i Outlook 2013, og den er fortsatt av nå som de er på Outlook 2019. Den er slått på som standard i Outlook-nettappen også, så den er mer godt brukt der, men for mange mennesker, Outlook-klienten er deres viktigste e-postapp.
La oss ta en titt på hvordan du slår på samtalevisning igjen og hvilke tilpasningsmuligheter du har. Bedre sent enn aldri!
Slik slår du samtalevisningen på og av
Du kan slå samtalevisningen av og på via en enkel bryter, så hvis du prøver den og ikke liker den, er det lett å slå den av igjen. For å slå den på, slå på Vis > Vis som samtaler.
Outlook viser en bekreftelsesmelding som gir deg muligheten til å slå på visningen i hver mappe («Alle postbokser») eller bare gjeldende mappe («Denne mappen»).
Prøv å slå på «Denne mappen», som vil gi deg en sjanse til å se om du liker den før du slår den på overalt. For å slå av samtalevisning helt, slå av alternativet Vis > Vis som samtaler igjen.
Hva gjør samtalevisning?
Samtalevisning ordner meldingene dine i en tråd i kronologisk rekkefølge, med den nyeste meldingen øverst. Disse er først skjult under den øverste meldingen, med en trekant til venstre for å markere at det er en tråd under.
Ved å klikke på trekanten utvides tråden og e-postene vises.
Den aller øverste meldingen er samtaleoverskriften, og det er ikke en melding. I stedet inneholder den navnet på personen som startet samtalen og emnet. Hvis du klikker på den, vil du ikke se noe i leseruten.
Hvis du klikker på noen av meldingene under overskriften, viser Outlook dem i leseruten som normalt. Nye meldinger legges automatisk til øverst i samtalen under overskriften, og vises i fet kursiv for å indikere at de ikke er lest ennå.
En samtale med en ny melding sendes automatisk til toppen av mappen, slik at de siste samtalene alltid er øverst.
Dette demonstrerer også en av de sterkeste egenskapene til samtalevisningen, nemlig at den henter e-post fra hvor som helst i Outlook og viser den på ett enkelt sted, med navnet på mappen som inneholder e-posten synlig. I denne samtalen er det e-poster i gjeldende mappe, innboksen og også mappen Sendte elementer. Hvis vi skulle bruke samtalevisningen i innboksen, ville vi se nøyaktig samme samtale.
Hvordan tilpasser du samtalevisningen
Under Vis > Vis som samtaler-alternativet er det alternativet Samtaleinnstillinger. Klikk på denne for å vise samtalealternativene.
Alternativene er:
Vis meldinger fra andre mapper: Viser meldinger i samtalen uansett hvilken mappe de er i. Hvis dette er slått av, vil du bare se samtalemeldingene som er i mappen du ser på for øyeblikket.
Vis avsendere over emnet: Viser avsendernavnet øverst i samtalen, i stedet for emnet, i kompakt modus (standardvisningen for mapper i Outlook). Skjermbildene nedenfor viser når innstillingen er henholdsvis på og av.
Utvid alltid valgt samtale: Viser den valgte samtalen i utvidet modus hele tiden, selv om du forlater mappen og kommer tilbake til den. Hvis du vil at en spesifikk samtale alltid skal vises i utvidet modus i hver mappe som inneholder en av e-postene i samtalen, må du aktivere dette alternativet i hver og en av mappene.
Bruk klassisk innrykket visning: Viser meldingene i et skrånende innrykk, med jo eldre meldingen er, jo større innrykk. Dette er en mappeinnstilling som gjelder for hver samtale i mappen.
Det er enda en tilpasningsinnstilling, som du finner i Filer > Alternativer. Velg «E-post»-kategorien til venstre og rull deretter ned til «Annet»-delen for å finne innstillingen «Ikke utvide samtaler automatisk når du bruker tastaturet til å endre meldinger».
Som standard er denne innstillingen slått av, så når du bruker opp- og ned-pilene på tastaturet for å navigere gjennom en mappe, utvides samtaler automatisk når du velger dem. Hvis du slår på denne innstillingen, forblir samtaler trukket sammen når de velges ved hjelp av tastaturet, og du kan bruke VENSTRE og HØYRE piltaster til å utvide og trekke dem sammen manuelt. Dette er spesielt nyttig hvis du er den typen person som foretrekker å bruke tastaturet når det er mulig.
Det er samtalevisningen, Microsofts forsøk på å tråde samtaler. Vi synes det er ganske bra, med nok tilpasninger til å appellere til forskjellige brukere, men ikke så mye at det er vanskelig å bruke. Og hvis det ikke passer deg, kan du slå det av igjen ved å slå av alternativet Vis > Vis som samtaler igjen.