En virksomhets fremgang er uløselig knyttet til dens kunder og klienter. For å sikre at deres problemer blir håndtert effektivt og rettidig, er det nødvendig med en velutviklet helpdesk-programvare.
Alle virksomheter som jobber direkte med kunder, bør implementere helpdesk-løsninger for å gjøre det enkelt for kundene å ta kontakt og motta rask hjelp med sine spørsmål og utfordringer.
For en oppstartsvirksomhet kan en robust helpdesk være avgjørende. For selskaper med en voksende eller etablert kundebase, er betydningen av en avansert kundeserviceportal enda viktigere.
For å implementere en helpdesk-løsning for din bedrift, kan åpen kildekode-alternativer, som den pålitelige applikasjonen Hesk, være et fornuftig valg. Før vi ser på hvordan denne programvaren kan hjelpe deg, la oss utforske hvorfor en helpdesk-løsning er så verdifull.
Hvorfor er Help Desk-programvare viktig?
- Med helpdesk-programvare kan bedrifter effektivt administrere alle kundehenvendelser ved hjelp av et organisert billettsystem og dedikert kundestøttepersonell.
- Helpdesk-programvare med støtte for flere kanaler (omnichannel) lar deg sentralisere henvendelser fra alle digitale plattformer på ett sted.
- Disse løsningene inkluderer et billettsystem som sørger for at ingen henvendelser overses og at kundene får raske svar på sine problemer.
- Kundeservice involverer ofte repeterende og tidkrevende oppgaver, som for eksempel å sende bekreftelser, tildele billetter og delegere oppgaver til relevant personell. Helpdesk-programvare automatiserer disse prosessene og øker effektiviteten i kundeservicearbeidet.
- Det kan også legges til rette for et tilbakemeldingssystem som evaluerer kunnskapsbasen og prestasjonene til supportmedarbeidere.
- Disse applikasjonene gir bedrifter fleksibiliteten til å tilby skreddersydde løsninger basert på deres unike forretningsmodell.
- Bedrifter kan lagre forhåndsdefinerte svar på vanlige kundehenvendelser. Dette bidrar til en bedre brukeropplevelse når kundene kontakter support.
- Ved hjelp av helpdesk-programvare kan du generere innsiktsfulle rapporter og analyser om supportteamets effektivitet. Dette gir deg mulighet til å identifisere svakheter og jobbe med forbedringer.
Som det fremgår ovenfor, er det mange fordeler ved å bruke helpdesk-programvare. Hvis du fortsatt stoler på lange e-posttråder for å håndtere kundehenvendelser, er det på tide å utforske en mer effektiv løsning, som for eksempel en helpdesk-løsning basert på Hesk.
Hvordan kan Hesk tilby en passende løsning?
Mange bedrifter bekymrer seg over kostnadene ved å implementere en helpdesk-løsning. Hesk er en åpen kildekode-løsning som tilbyr bedrifter en kostnadsfri måte å sette opp en helpdesk på deres nettside.
Du trenger bare å hoste løsningen på din egen server, og Hesk er klar til bruk. I tillegg kan Hesk også brukes for å håndtere interne henvendelser gjennom sin kunnskapsbase.
Når du lager din egen helpdesk med Hesk, har du full kontroll over funksjonene du trenger. For eksempel kan du lage en kunnskapsbase med svar på alle vanlige spørsmål. Hvis kundene ikke finner svar på sine spørsmål, kan de enkelt sende inn spørsmålene sine og opprette en supportbillett.
Som administrator har du full kontroll over tilgangen og aktivitetene til dine supportmedarbeidere. Hesk lar deg kategorisere, filtrere og prioritere billetter, i tillegg til å spore tiden som brukes på hver enkelt billett. Du kan også sette opp personalkontoer og gi dem den tilgangen de trenger for å utføre jobben sin.
Helpdesk-programvare basert på Hesk gir deg tilgang til all nødvendig informasjon fra ett sentralt sted. Den brukervennlige programvaren har en rekke funksjoner, som for eksempel billettmaler, ferdige svar, notater, muligheten for å legge ved filer til billetter, tilpassede datafelt og endring av billettstatus.
Hesk sine hovedfunksjoner
Sentralisert støttesystem
Med et sentralisert system for alle støttehenvendelser, er Hesk en utmerket løsning. Du kan enkelt spore og administrere henvendelser fra skjemaer, e-poster og telefonsamtaler fra ett enkelt grensesnitt.
Selvhjelpstjenester
Du ønsker ikke at supportpersonalet skal bruke tid på de enkleste spørsmålene. Derfor gir Hesk deg muligheten til å opprette en kunnskapsbase med svar på vanlige spørsmål. Du kan også lage separate seksjoner for vanlige spørsmål og brukerveiledninger slik at kundene kan finne svar på sine grunnleggende problemer.
Spørringsbehandling
Hesk tilbyr en rekke nyttige funksjoner for å administrere kundehenvendelser mer effektivt. Du kan enkelt kategorisere billetter, definere deres prioritet og sjekke den aktuelle statusen.
Effektiv kommunikasjon
For å unngå unødvendig kommunikasjon frem og tilbake med kundene dine og forbedre brukeropplevelsen, er det viktig at brukerstøtteprogramvaren samler inn nødvendig informasjon før samtalen starter og gir raske innledende svar. Hesk tilbyr alle disse funksjonene.
Brukervennlighet
Hesk er en brukervennlig plattform, og programvaren er lett å administrere. Den har heller ingen bratt læringskurve, så alle kan bruke den uten problemer.
Ytterligere funksjoner
I tillegg til det ovennevnte, finnes det også forebyggende tiltak mot spam, mulighet for svarvurderinger, flerspråklig støtte og rapporter om ønsket tidsperiode.
Slik setter du opp Help Desk-programvare med Hesk
Det er ganske enkelt å sette opp en kundestøtteapplikasjon med Hesk. Du trenger bare å følge disse trinnene:
1. Last ned og installer Hesk-programvaren. Brukere av gratisversjonen må installere den på sin egen server. Alternativt kan du velge Hesk Cloud for umiddelbar installasjon på en ekstern server.
2. Etter installasjonen må du logge inn på administratorportalen for å gjøre de grunnleggende konfigurasjonene. Etter å ha opprettet profilen din og konfigurert de grunnleggende innstillingene, kan du velge supportkategorier, legge til supportpersonell, opprette en kunnskapsbase og lage ferdige svar. Det er også viktig å gå gjennom Hesks sikkerhetskontrolliste.
3. Hvis du vil utføre andre oppgaver med løsningen, må du gjøre avansert konfigurasjon. Dette inkluderer å konfigurere serveren til å sende e-poster, konvertere e-poster til billetter, motta varsler om forfalte billetter, tilby e-postsvar med rich tekst og legge til felt i billettinnleveringsskjemaer.
Scenarier der Hesk er nyttig
- Alle selskaper som tilbyr produkter eller tjenester og ønsker å sette opp en støtteportal med en kunnskapsbase og et supportbillettsystem, kan bruke Hesk.
- Bedrifter med et dedikert IT-team kan sette opp en IT-helpdesk med Hesk. Dermed kan alle med maskinvareproblemer sende inn en støttebillett, og IT-teamet kan hjelpe dem med riktig veiledning.
- Hesk er også nyttig for vedlikeholdsteamet i et bygningskompleks. Det gir dem mulighet til å motta og administrere vedlikeholdsproblemer og løse dem basert på prioritet.
Hesk versjoner
Du kan velge å bruke en av de to versjonene av Hesk-programvaren:
#1. Hesk
Denne gratisversjonen av Hesk lar deg hoste løsningen selv på en server som støtter PHP og MySQL. Det krever ingen registrering og kan fritt brukes til kommersielle nettsteder.
Gratisversjonen inkluderer imidlertid en «powered by»-lenke som vil være synlig for kundene. For å fjerne denne koblingen og gi brukerstøtten et mer profesjonelt utseende, kan du kjøpe en Hesk-lisens fra $49,99 (engangsbetaling).
#2. Hesk Cloud
Dette er en SaaS-versjon av Hesk, hvor programvaren hostes eksternt. Med denne versjonen tar Hesk seg av hosting og vedlikehold. Hesk Cloud-brukere har også tilgang til tilleggsmoduler for statistikk, eskalering og tilfredshet. Prisen starter på $29,99.
Avsluttende tanker
I dag er det avgjørende for bedrifter å ha en effektiv og profesjonell helpdesk-applikasjon på sin nettside for å løse kundespørsmål umiddelbart og gi en positiv opplevelse.
Mangel på nødvendige funksjoner og høye kostnader er faktorer som ofte hindrer selskaper i å velge en supportløsning. Med Hesk kan du sette opp en avansert helpdesk-applikasjon på en server eller ekstern server som du selv administrerer.
Programvaren er full av funksjoner som er viktige for å administrere en helpdesk-programvare og skape en smidig brukeropplevelse for både kunder og supportmedarbeidere. Som en åpen kildekode-programvare, kan Hesk brukes gratis og tilpasses alle forretningsbehov.
Du kan også undersøke de beste løsningene for ekstern skrivebordstilgang og chat-programvare for arbeidsplassen for økt produktivitet.