Oppdag hvordan du kan sikre dine PDF-dokumenter med passord, og dermed unngå bekymringer rundt sensitive forretningsdokumenter og personlige filer.
Kriminelle finner stadig nye metoder for å utnytte sårbarheter hos både bedrifter og privatpersoner, skaffe seg tilgang til konfidensiell informasjon og bruke denne for økonomisk vinning.
Ifølge tall fra Statista ble det registrert 15 millioner datainnbrudd globalt i tredje kvartal 2022. Dette representerer en markant økning på 167 % sammenlignet med andre kvartal samme år.
En betydelig andel av disse alvorlige datainnbruddene stammer fra PDF-dokumenter. En hovedårsak er at mange bedrifter og enkeltpersoner enten unnlater å passordbeskytte sine PDF-filer, eller er usikre på hvordan dette gjøres.
Hvis du er opptatt av konfidensialiteten til dine forretnings- eller personopplysninger lagret i PDF-format, og søker en løsning, har du kommet til rett sted! Les videre for å forstå potensielle sikkerhetsrisikoer ved PDF-dokumenter, fordelene med passordbeskyttelse, og hvilke verktøy som kan hjelpe deg med å sikre dine PDF-filer.
Sikkerhetssvakheter ved private forretningsdokumenter
Unngå å distribuere profesjonelle PDF-dokumenter ukontrollert til kunder, samarbeidspartnere og ansatte hvis du bruker usikrede PDF-filer i forretningssammenheng. Når en bedrifts-PDF er tilgjengelig uten passord, kan hvem som helst få tilgang til innholdet og potensielt misbruke det til egen fordel uten din tillatelse.
Det er viktig å være klar over at kriminelle ikke nødvendigvis skaffer seg tilgang til dine sensitive bedriftsdata direkte fra din virksomhet. Det kan også skje ved at tredjeparter du har delt PDF-er med blir utsatt for et dataangrep, som deretter kan ramme din organisasjon.
Forretnings-PDF-er kan inneholde sensitiv og verdifull informasjon som kriminelle kan utnytte for å få tilgang til bedriftens systemer.
Tenk deg for eksempel at du sender en ubeskyttet PDF til klienter/kunder/leverandører. Kriminelle kan målrette og kompromittere e-postkontoer eller skylagring hos enkeltpersoner som har lagret det aktuelle dokumentet.
Ved åpent tilgjengelige dokumenter kan uvedkommende få innsikt i hvordan dine bedriftsfiler er strukturert. De kan deretter lage en falsk fil, legge til en skadelig kjørbar fil (.exe) i PDF-en, og sende denne tilbake til bedriften din, for å etterligne en respons fra en klient.
En ansatt som mangler tilstrekkelig opplæring i cybersikkerhet kan potensielt bli lurt til å åpne dokumentet og dermed den skadelige filen. Dette kan føre til installasjon av løsepengevare på organisasjonens server, som kan gi kriminelle kontroll over dine data.
Hvordan hjelper passordbeskyttelse av PDF?
#1. Hindre uautorisert kopiering
Uten det korrekte passordet er det umulig å få tilgang til innholdet i en PDF. Dette er en effektiv måte å beskytte sensitiv informasjon mot uønsket kopiering og liming.
Når du sender en passordbeskyttet PDF til en klient/leverandør/ansatt, kan du være trygg på at du har kontroll over hvem som får tilgang til informasjonen. Hvis det skulle oppstå brudd på personvernregler, vil det være lettere å spore opp hvor lekkasjen kommer fra.
#2. Hindre ulovlig tilgang til sensitive data
Hvis du oppbevarer ulåste PDF-filer på bedriftens servere og en ansatt får tilgang til dem uten nødvendig godkjenning, kan det skape store problemer. En klient kan også utilsiktet videresende PDF-dokumentet ditt til en tredjepart som ikke skal ha tilgang til denne informasjonen.
I slike scenarioer, ville passordbeskyttelse av PDF-filene dine kunne forhindret at du ble et offer for datainnbrudd.
#3. Utskriftsbeskyttelse
PDF-formatet er populært for utskrift fordi det bevarer dataintegritet og formatering. Denne egenskapen øker også risikoen for at dokumenter kan bli offentlig distribuert etter utskrift uten nødvendig autorisasjon.
Å passordbeskytte en PDF forhindrer ikke bare uautorisert kopiering, men også utskrift av dokumentet. Mange programmer gir deg til og med muligheten til å helt blokkere utskriftsfunksjonen for en PDF-fil.
Dette er en viktig funksjon for å beskytte PDF-dokumentene dine mot uautorisert tilgang og bruk.
#4. Unngå dataendringer
PDF-filer gir enestående innholdsintegritet, som betyr at informasjonen forblir nøyaktig og uendret. For å opprettholde denne konsistensen og dokumentets gyldighet, bør du imidlertid sikre det med et sterkt passord. Dette er spesielt viktig når dokumentet inneholder kommentarer og signaturer.
Det er også risikabelt å distribuere PDF-filer med redigerbare felt uten passordbeskyttelse. Å beskytte slike dokumenter mot endringer vil hindre brukere fra å utilsiktet eller bevisst gjøre uønskede justeringer.
#5. Gi rollebasert tilgang
Mange bedrifter gir sine ansatte tilgang til felles fillagring i skyen. Det finnes likevel sensitive dokumenter som bør være beskyttet, selv innenfor organisasjonen. Bedrifter må sørge for at disse filene ikke er tilgjengelige for uvedkommende, selv om de er del av samme virksomhet.
I forbindelse med PDF-tilgang, er passordbeskyttelse viktig av flere grunner. Det interne nettverket kan være sårbart for inntrengere som forsøker å stjele dokumenter. Ved et dataangrep fungerer passord som et effektivt tiltak for å beskytte kritisk informasjon.
#6. Forhindre forhåndsvisninger av private dokumenter
Passordbeskyttede PDF-filer hindrer også uautoriserte brukere fra å forhåndsvise innholdet. Dette kan virke som en uviktig detalj, men i enkelte situasjoner kan en forhåndsvisning medføre personlig og forretningsmessig skade.
Tenk deg for eksempel at du har PDF-filer med virksomhetskritisk informasjon lagret på en delt datamaskin eller skyplattform. Hvis en kollega som ikke har tillatelse til å se informasjonen kan forhåndsvise dokumentet, kan det medføre uforutsette problemer.
#7. Sikre overholdelse av bransjekrav
De fleste bransjer som håndterer brukerdata må overholde spesifikke lover og forskrifter. Disse regelverkene skal sikre personvern og beskytte sensitive dokumenter mot offentlig eller uautorisert tilgang.
I helsesektoren er det HIPAA som regulerer hvordan medisinske organisasjoner skal behandle pasientjournaler. Også i advokatbransjen er det avgjørende å beskytte konfidensialiteten til klientene.
I tillegg må virksomheter som opererer i Europa overholde reglene i GDPR. Ved å bruke passordbeskyttelse kan organisasjoner sikre at de oppfyller kravene i alle relevante bransjereguleringer.
#8. Stopp uønsket deling
Selv om PDF-filer er populære nettopp fordi de er enkle å dele, kan denne egenskapen være skadelig hvis du ikke ønsker at filen skal spres ukontrollert. Når du deler en PDF-fil med noen, kan vedkommende enkelt dele den videre med andre. Passordbeskyttelse kan bidra til å hindre dette.
Mange apper og plattformer gir deg muligheten til å begrense videresending av PDF-filer, ved å sette begrensninger på antall enheter filen kan åpnes på. Det er også mulig å legge til en utløpsdato, som gjør filen utilgjengelig etter en bestemt tid.
#9. Forhindre webbufring
I tillegg til de nevnte punktene, kan passordbeskyttelse også deaktivere lokal bufring av PDF-filer. Når noen ser eller endrer en PDF-fil i en nettleser, kan det utilsiktet lagres en kopi av dokumentet på brukerens enhet.
Nettlesere lagrer ofte sider på brukerens harddisk for å muliggjøre offline tilgang og gjenoppretting av filer. Passordbeskyttelse av en PDF-fil kan forhindre dette og holde dokumentet ditt sikret.
#10. Unngå piratkopiering og beskytt åndsverk
PDF-filer er et utmerket format for elektroniske publikasjoner. Det er viktig å iverksette tiltak for å hindre uautorisert produksjon og distribusjon av filer.
Passordbeskyttelse er en fordelaktig løsning for å beskytte publikasjoner mot piratkopiering. Hvis du for eksempel distribuerer rapporter, bransjeanalyser eller case-studier i PDF-format, kan passord beskytte dine åndsverk mot plagiering.
Kreative bransjer som forlags- og filmindustrien trenger å beskytte sine upubliserte manuskripter og manus mot piratkopiering og lekkasjer.
Hvordan passordbeskytte en PDF-fil
Den mest tilgjengelige og rimelige måten å passordbeskytte PDF-filer for både bedrifter og privatpersoner, er ved hjelp av Adobe Acrobat Reader. Følg disse stegene i Adobe Acrobat Reader:
- Åpne PDF-dokumentet du ønsker å passordbeskytte i Adobe Acrobat Reader.
- I sidefeltet «Alle verktøy» velger du «Vis alle verktøy».
- En fullskjermmeny med tilgjengelige verktøy vil åpnes. Velg «Beskytt en PDF». Dette er for tiden kun tilgjengelig for en lisensiert versjon av Adobe Acrobat Reader.
- I menyen «Beskytt en PDF», velg «Beskytt med passord».
- Skriv inn et nytt passord og bekreft det ved å skrive det inn på nytt.
- Klikk på «Ok» for å passordbeskytte PDF-dokumentet.
Du kan også sette opp et tillatelsespassord for å aktivere rollebasert tilgang til PDF-dokumenter. En ansatt som kun har passord for å åpne filen, vil for eksempel ikke ha mulighet til å kopiere, redigere, endre eller slette PDF-filen.
Hvis du derimot deler tillatelsespassordet, kan ansatte gjøre ulike endringer i PDF-filen.
Enkelte PDF-redigeringsprogrammer, som Foxit, tilbyr et tillegg til MS Word. Dette tillegget lar deg lage PDF-er direkte fra Word, samt bruke passordbeskyttelsesfunksjonen i redigeringsprogrammet for økt sikkerhet.
MS Offices «Krypter med passord»-funksjon
Microsoft Word 2013 og nyere versjoner av dette programmet gir deg muligheten til å passordbeskytte en PDF-fil når du oppretter den fra et Word-dokument.
Prosessen er enkel, og her er de trinnvise instruksjonene:
- Med Word-filen åpen, trykk Alt+F og deretter Alt+E.
- «Opprett et PDF/XPS-dokument»-vinduet åpnes.
- Klikk på «Opprett PDF/XPS».
- Velg «Alternativer» over «Publiser»-knappen.
- I menyen som vises velger du «Krypter med et passord».
- Skriv inn et passord, og bekreft det.
- Klikk på «Publiser» for å lage en passordbeskyttet PDF-fil fra Word-dokumentet.
På Mac ved hjelp av forhåndsvisningsappen
Forhåndsvisningsappen på macOS er standard PDF- og bildeviser for Mac. Den tillater også redigering av PDF- og bildefiler, og du kan bruke denne appen for å legge til passordbeskyttelse. Du finner denne funksjonen i «Eksport»-menyen.
Passordbeskytt en PDF ved hjelp av Adobe Acrobat
Adobe tilbyr et nettbasert verktøy for passordbeskyttelse, som gjør det enkelt å kryptere en PDF-fil med et sterkt passord. Du går enkelt til nettappen, velger en fil fra datamaskinen og begrenser tilgangen til PDF-filen med et passord.
Du får et visuelt grensesnitt hvor du kan angi og bekrefte passordet etter at du har lastet opp en ulåst PDF-fil. Ved å klikke «Lagre passord» krypteres dokumentet. Når prosessen er fullført, kan du laste ned den passordbeskyttede PDF-en.
PDF 2 Go.com: Beskytt PDF
PDF 2 Go.com tilbyr et avansert grensesnitt for passordbeskyttelse av PDF-filer og tildeling av rollebasert tilgang. Du kan også importere PDF-filer fra skylagring som Dropbox og Google Drive.
Etter å ha importert en fil, skriver du inn et passord for å åpne dokumentet og bekrefter det. Deretter kan du velge begrensninger du vil aktivere, som for eksempel «Forhindre utskrift», «Forhindre kopiering» og «Forhindre endring». Hvis du velger å legge til begrensninger, må du også opprette et eget passord for tillatelseskontroll.
pdfFiller av airSlate
airSlates pdfFiller tilbyr passordbeskyttelse som en funksjon i en registrert konto. Du må registrere deg med e-post for å få tilgang til pdfFiller-nettappen. Du kan laste opp PDF-er og velge «Beskytt» fra menyen for hver fil, og deretter angi et passord.
Du kan også opprette en passordbeskyttet PDF-mappe ved å aktivere den krypterte dokumentmappen i pdfFiller.
Siste ord
I dagens digitale verden er det stadig viktigere for bedrifter og privatpersoner å passordbeskytte PDF-dokumenter for å beskytte sensitive opplysninger. Enten du deler en CV med en potensiell arbeidsgiver, eller sender et arbeidsdokument til en klient, bør du alltid sikre disse filene med passord.
De fleste PDF-redigeringsprogrammer tilbyr avanserte krypteringsverktøy for passordbeskyttelse direkte fra din bærbare datamaskin, PC eller smarttelefon. Det finnes også skybaserte løsninger. Du kan bruke verktøyene vi har presentert over for å beskytte PDF-dokumentene dine mot uvedkommende.
Du kan også være interessert i å undersøke hvilke PDF-redigeringsprogrammer som passer best for deg, enten det er for personlig eller forretningsmessig bruk.