Excel er et kraftig verktøy med mange funksjoner for å organisere, bearbeide og administrere data. En av de mindre kjente, men svært nyttige funksjonene, er muligheten til å integrere PDF-dokumenter direkte i regnearket. Det fine er at dette er en enkel prosess som krever bare noen få steg. Her er en forklaring på hvordan du gjør det.
Hvordan legge til en PDF i Excel
For å begynne, klikk på fanen «Sett inn» i Excel-dokumentet ditt og finn deretter «Objekt»-knappen.
Etter at objektvinduet dukker opp, klikker du på «Opprett fra fil»-fanen og trykker deretter på «Bla gjennom…».
Naviger til mappen hvor PDF-filen din er lagret, velg den og klikk «Åpne».
Tilbake i «Objekt»-vinduet ser du nå filstien til PDF-dokumentet. Nå må du bestemme hvordan PDF-filen skal vises i Excel. Det finnes flere alternativer. Hvis du klikker «OK» uten å gjøre ytterligere endringer i «Objekt»-vinduet, vil PDF-en vises i sin helhet i regnearket.
Alternativt kan du krysse av for «Vis som ikon» for et mer diskret alternativ. Som navnet antyder, vil denne metoden sette inn et ikon som representerer filens innhold. Et dobbeltklikk på ikonet åpner filen i standard PDF-visningsprogram på datamaskinen din.
En annen mulighet er å krysse av for «Kobling til fil». I likhet med de andre alternativene, vil dette sette inn PDF-filen i Excel, men med den forskjellen at det opprettes en kobling til kildefilen. Dette gjør den til et «levende» dokument. Eventuelle endringer i originalfilen vil gjenspeiles i dokumentet i Excel.
Husk at du også kan velge både «Kobling til fil» og «Vis som ikon», som gir en diskret måte å få tilgang til et «levende» dokument på.
Når du har valgt det alternativet som passer best for deg, trykker du «OK».
PDF-filen din vil nå være lagt inn i Excel som et ikon.
Du vil kanskje legge merke til at når PDF-filen er satt inn, får den en layotstil som heter «Foran tekst», og den «svever» dermed over cellene. For å forankre PDF-filen til (og formatere med) en bestemt celle, høyreklikker du på ikonet og velger «Formater objekt» fra menyen.
Vinduet «Formater objekt» vil nå vises. Her er det mange ting du kan gjøre, inkludert å endre størrelse og farge, beskjære og til og med legge til alternativ tekst til objektet. Det vi er spesielt interessert i, er posisjoneringen av objektet.
Velg fanen «Egenskaper». Du vil finne noen alternativer angående plasseringen av objektet. Velg her «Flytt og endre størrelse med celler» og klikk «OK».
Merk: Hvis du ikke vil at ikonet skal vises i den trykte versjonen av arket, fjerner du merket for «Skriv ut objekt».
Nå vil alle endringer som gjøres i cellen, inkludert å skjule eller endre størrelse, også gjelde for ikonet.
Gjenta disse trinnene for å legge til flere PDF-filer i regnearket ditt.