Prosjektledere har et enkelt oppdrag: å lede prosjektet og teamet til slutten med 100 % suksessrate.
De må utføre dette ansvaret ved å holde alle involverte personer i løkken og kommunisere prosjektets mål som en historie. Her kommer malen for prosjektets veikart!
Et prosjektveikart hjelper en prosjektleder med å levere et fugleperspektiv av prosjektet til interessentene i et lettfattelig format. Det endelige målet er å få alle interessenter om bord uten tvil i sinnet knyttet til prosjektets milepæler, komponenter, budsjett og det endelige målet.
Det er rett og slett historiefortelling der du forenkler det tekniske materialet med eksempler fra virkeligheten. På slutten av presentasjonen bør det være en klar forventningssetting blant interessentene, lederne eller de utførende teammedlemmene.
Som prosjektleder har du mange ting å bekymre deg for, og et prosjektveikart bør ikke være en annen. Det er derfor ulike veteranprosjektledelsesbyråer og fagfolk stoler på ferdige prosjektveikartmaler. Fortsett å lese for å finne en grundig diskusjon om prosjektets veikart og noen av de profesjonelle malene du kan bruke.
Innholdsfortegnelse
Hva er et veikart i prosjektledelse?
Prosjektveikartet er en lettfattelig, høynivå og detaljert oversikt over viktige komponenter i ethvert prosjekt. Det er en ikke-konfidensiell og offentlig øyevennlig ressurs som prosjektledere kan dele med en offentlig eller profesjonell gruppe for å forklare følgende raskt:
- Et lite øyeblikksbilde av målene med prosjektet.
- Sentrale prosjektleveranser.
- Avhengigheter av oppgavene til prosjektet.
- Avgjørende prosjektmilepæler.
- Prosjektrisiko.
Bruk den til å formidle prosjektets historie før og under prosjektstart. De lar deg dele planer på høyt nivå, sette riktige forventninger og fremheve de vitale komponentene i det kommende prosjektet.
Viktigheten av å lage et prosjektveikart
Et prosjektveikart er en enkel måte å uttrykke målene for et prosjekt på. Noen ganger kan slike rapporter justeres for å forklare prosjektstatus og fremdriftstempo. Finn nedenfor betydningen av å ha et prosjektveikart for ethvert prosjekt:
#1. Håndtere forventninger til interessenter
En mal for prosjektveikart hjelper deg med å sette de riktige forventningene blant prosjekteiere og interessenter. Når du visualiserer kostnader, ressurser og tidslinje konsist, vil veilederne dine kunne hjelpe deg med å finne prosjektbehovene dine.
#2. Formidle mål og planer enkelt
Prosjektveikart er vanligvis i visuelle formater med en oversikt på høyt nivå. Derfor er det et viktig dokument for raskt å videresende viktig informasjon til interessenter.
#3. Oppmuntre til raskere avgjørelser
Prosjektveikartet ditt skisserer tydelig de essensielle leveransene og målene. Når du støter på en konflikt med prioritering av oppgavene i løpet av prosjektet, referer til det originale prosjektets veikartdokument for å forstå hvilken oppgave som bør fremskyndes.
#4. Lag oppdaterte øyeblikksbilder av prosjektet
En hovedoppgave for prosjektets veikart er å lage ulike oppdaterte versjoner etter hvert som prosjektet skrider frem. Du kan bruke de oppdaterte rapportene til å gi en enkel presentasjon om prosjektstatusen som alle nivåer av publikum kan forstå.
#5. Kommuniser med eksterne team
Prosjektveikart inneholder vanligvis ikke konfidensiell informasjon om arbeidet. Derfor kan du også kommunisere dokumentet med eksterne parter som er involvert i prosjektet.
#6. Fungerer som en påminnelse
Ethvert prosjekt har en risiko for å gå av banen under vanlige aktiviteter. Du bør imidlertid instruere teamet ditt til å referere til prosjektets veikart for å få statusen tilbake på rett spor.
Fordeler med et prosjektveikart
Prosjektets veikart har vært undervurdert eller undervurdert lenge, men nå legger prosjektledere vekt på denne ressursen. Hvis du tar med et prosjektveikart i prosjektplanleggingen, får du følgende fordeler over konkurrentene dine:
- Etablere prosjektansvar
- Prioriter og juster
- Koordiner effektivt
- Visualiser roller tydelig
- Avklare prosjektmål
Komponenter i et typisk prosjektveikart
Prosjektveikartet ditt bør passe på én side. Derfor må du velge komponenter for prosjektets veikart på en smart måte. Du bør inkludere følgende i malen for prosjektveikart:
- Først av, inkluderer en oversikt over prosjektplanen med ikke-omsettelige tidsfrister.
- Ikke hopp over de viktige milepælene teamet ditt har som mål å oppnå.
- Veikartet bør også synliggjøre fordelingen av budsjett og menneskelige ressurser i et visuelt format.
- Eventuelle oppgaveavhengigheter du forventer bør også fremheves her.
- Prosjektets veikartdokument bør inneholde viktige kontakter, spesielt for eksterne konsulenter og leverandører.
- Beskriv målene, målene og prioriteringene som en oversikt på høyt nivå i noen få setninger.
Nedenfor er noen av de beste gratis prosjektveikartmalene du kan bruke.
Smartsheet
Smartsheet er en velkjent programvare-som-en-tjeneste (SaaS)-leverandør for arbeidsledelse og eksternt samarbeid om prosjekter. Et av de siste tilbudene er et intuitivt og redigerbart prosjektveikart for profesjonelle prosjektledere.
Du kan bruke hvilken som helst av malene på denne nettappen og opprettholde den gjennom hele prosjektet for oppdateringsformål. Disse formatene er lett tilgjengelige siden Smartsheet lar deg laste ned den redigerte malen i ulike formater som Word, Excel, PowerPoint, Docs, Sheets og Slides.
Noen av de ferdige malene som er aktuelle i dag er:
- Eksempel på prosjektveikart for informasjonsteknologi (IT)
- Eksempeldokument for veikart for flere prosjekter
- Eksempel på 3-årig prosjektveikart
- Agile prosjektveikartmal
Videre er malene gratis for tilgang siden du kan prøve plattformen som en prøveversjon og laste ned dokumentet du trenger. Hvis du finner plattformen verdifull for prosjektene dine, kan du også få et fullt abonnement.
Office Tidslinje
Office Tidslinje er et annet populært reisemål for veikartmaler for kvalitetsprosjekter som du kan hente gratis. Verktøyet hjelper deg med å transformere komplekse prosjektledelsesdata til klare prosjektveikart på Microsoft PowerPoint.
Du kan enkelt presentere veikartdokumentet foran et høyt verdifullt publikum med full selvtillit. Den gjennomtenkte visuelle strukturen til prosjektets veikart på dette verktøyet er lett å huske.
Tilgjengelige maler for veikartdokumenter inkluderer:
- Eksempel på prosjektveikartdokument
- Mal for produktveikart
- Mal for IT-veikart
- Strategi/Business veikart mal
- Teknologi veikart mal
Per nå tilbyr ikke Office Timeline direkte nedlasting av prosjektveikartmaler for Google Workspace-filer som Sheets, Docs og Slides. Men du kan enkelt åpne malene på Googles plattform siden den er svært kompatibel med Microsoft Office-filer.
Aha!
Aha! produktveikartmaler reduserer den tidkrevende personaliseringen av maler. Du kan komme i gang med å presentere prosjektplaner, mål og oversikter på høyt nivå på få minutter når du bruker disse malene. For tiden er det 16 fritt nedlastbare prosjektveikartdokumenter som du kan tilpasse i henhold til prosjektet ditt.
Ikke alle eksemplene på prosjektveikart er like, så du må bruke dem med omhu. For eksempel er noen av dem egnet til å presentere forretningsmål på høyt nivå for et prosjekt. På den annen side er noen mer egnet for produktutgivelser, forklaring av prosjektfunksjoner, etc.
Aha lar deg laste ned veikartfilene i Microsoft PowerPoint- og Excel-formater. Men hvis du trenger et dedikert verktøy for utvikling og visualisering av prosjektveikart, kan du abonnere på Aha-verktøyet.
Template.net
Template.net er nok en pålitelig kilde for eksempeldokumenter for prosjektveikart. Du kan bruke gratiseksemplene til å lage et effektivt strategisk prosjektveikart for virksomheten din. Det gir tilgang til ulike typer prosjektveikartdokumenter, fra kreative infografiske design til smidig prosjektledelse.
Imidlertid er dette nettstedet kanskje ikke ideelt for deg hvis du leter etter veikartmaler av høy kvalitet gratis. For øyeblikket tilbyr nettportalen kun to grunnleggende prosjektveikartmaler.
Slide
Hvis du ikke vet hvor du skal begynne for å lage et profesjonelt prosjektveikart for ditt kommende prosjekt, kan du besøke Slide og sjekk ut dens gratis maler. Malene ser bra ut visuelt og er enkle å tilpasse. Videre kan du bruke Slite-nettappen til å redigere en mal på nettet med en ekstern samarbeidspartner.
I motsetning til andre malnettsteder, lar den deg ikke bare laste ned et Word- eller Docs-format for selvredigering. I stedet åpner den den gratis malen i Slite-appredigereren, der du kan bruke ulike komponenter for tilpasning av prosjektveikartdokumenter.
Den gratis malen på skjermen har forskjellige segmenter som veikartoverskrift, teamoppdrag, prosjektbakgrunn, kvartalsvis visualisering av veikart via et Gantt-diagram og veikartoversikten. Derfor kan du enkelt tilpasse disse delene siden de er selvforklarende.
I tillegg kan du også legge ved filer fra Google Disk for å supplere veikartdokumentet med ekstra prosjektfiler fra skyen. Når du er ferdig med å redigere, kan du enten skrive ut dokumentet eller eksportere det som en PDF-fil.
Siste ord
Prosjektveikartet som du presenterer skal skildre et stort bilde av prosjektet. Det bør ikke bare være en detaljert oversikt over prosjektressurser, oppgaver eller kostnader. Interessentene har fått Gantt-diagrammene eller annen prosjektstyringsprogramvare for å visualisere disse detaljene.
Du kan bruke hvilken som helst av prosjektveikartmalene ovenfor for å lage et profesjonelt veikart som vil bli en følgesvenn til den opprinnelige prosjektplanen. Prosjektveikartet ditt vil også være enkelt og konsist når du bruker malene i stedet for å lage en fra bunnen av.
Du kan se på disse verktøyene for å lage vakre Gantt-diagrammer for prosjektene dine og ligge i forkant av skjemaet.