Bedrifter, store og små, kan ikke drives uten avtaler. Kontrakter godtar partene som er juridisk håndhevbare ved å opprette, definere og regulere gjensidige rettigheter og forpliktelser mellom dem.
Kontrakter har vært brukt lenge før industrialiseringen, og en kapitalistisk økonomi ble til. Tilbake i konger og deres imperier, ville avtaler bestemme vilkårene for avtalen, og partene ble pålagt å opprettholde vilkårene.
Ettersom tiårene gikk og verden gjennomgikk uoverstigelige endringer, forble det grunnleggende bak kontraktene de samme. Kontraktsstyring er prosessen med å administrere kontrakter. Det inkluderer å administrere avtaler, fra kilden til de utføres av den valgte parten og den eventuelle oppsigelsen av kontrakten.
Siden kontrakter har flere fasetter i seg selv, har kontraktsledelsen introdusert ulike nivåer/stadier for å representere alle aspekter av avtalen. Vesentlige elementer i kontraktsstyring involverer ytelsesanalyse for å maksimere operasjonell og økonomisk ytelse, samtidig som den identifiserer og reduserer finansiell risiko og omdømmerisiko på grunn av manglende overholdelse av kontraktsvilkår.
Innholdsfortegnelse
Grunnleggende om kontraktstyring
For å administrere arbeidet og personene som er involvert i en kontrakt, må teamet tydelig forstå arbeidet, ressursene og tiden som er nødvendig for å fullføre jobben. En klar forståelse av alle disse aspektene er grunnlaget for kontraktsstyring.
Fordeler med kontraktsstyring
- Kvaliteten på arbeidet opprettholdes: Hele kontraktshåndteringsprosessen har som mål å bevare kvaliteten på utført arbeid. Det sikrer at arbeidet utføres effektivt i rett tid og at ressursene brukes mest kostnadseffektivt. Det sikrer at selskapet får best valuta for pengene fra hver kontrakt det inngår. Det gjøres ved å identifisere og redusere finans- og omdømmerisiko.
- Bedre prosjektkontroll: Prosjektledelse er avgjørende for å styre arbeidet i startfasen. Det sikrer at arbeidet igangsettes riktig.
- Økt inntekt: Høyere inntekt genereres når kontraktsstyring implementeres. Det skjer på to måter. For det første kan selskapet holde seg konkurransedyktig i markedet og vinne flere kontrakter. For det andre er arbeidet som selskapet gjør av høyere kvalitet. Det gir resultater av høyere kvalitet, og virksomheten kan kreve en premie.
Kontraktsstyring vs. Kontraktsadministrasjon
Omfanget av Contract Management subsumerer hele livssyklusen, helt fra den ble opprettet, til den avsluttes. Kontraktsadministrasjon inkluderer imidlertid prosessene som går inn i utformingen av kontrakter mellom de to partene. Syklusen med kontraktsadministrasjon avsluttes når kontrakten er avtalt og signert. Samtidig starter kontraktsstyringen etter signering og avsluttes med oppsigelse av avtalen.
Kontraktsadministratorer er ansvarlige for å sikre at begge parter er fornøyd med kontrakten de opprettet sammen. På den annen side sørger Kontraktsansvarlige for at alle parter i avtalen overholder alle vilkårene.
Stadier av kontraktsstyring
Som nevnt tidligere er Contract Management så mye mer enn bare å få signert avtalene. Det innebærer en rekke handlinger som veileder og utvikler prosesser for håndtering av hver node i avtalen. Det er mulig ved å holde alt klart og grundig i kontrakten.
Skapelsesstadiet
Vi vet at planlegging spiller en avgjørende rolle for suksessen til enhver strategi. En god leder planlegger alltid for prosjektet sitt. Kontraktsadministrasjonens opprettelsesstadium innebærer å bygge et fleksibelt veikart for å ta inn noen få uhell.
Opprettelsesstadiet er det første trinnet i kontraktsledelsens lange og grundige vei. På dette stadiet vurderer du bedriftens behov og ressurser. Det inkluderer idédugnad om de kritiske elementene i kontraktstrategien. Dette holder alle de påfølgende trinnene spot- og feilsikre og gjør dem klare for improvisasjoner under beredskap. Funksjonene som bør tas vare på i planleggingsfasen er:
- Hvilke typer kontrakter som skal administreres
- Standarder brukt i avtalene
- Ansvar for hvert trinn
- Krav for optimal utførelse av jobben
- Problemer/flaskehalser for hvert trinn og påfølgende løsninger
- Nødvendige ressurser for implementering av kontraktsstrategien
Opprettingsstadiet legger grunnlaget for følgende stadier/nivåer.
Samarbeidsstadiet
Samarbeidsstadiet kommer etter Skapelsen, der kontraktsforvaltningsstiftelsen er opprettet. Den bistår først og fremst med å implementere det lagte grunnlaget for nye og ferske kontrakter. Det innebærer også å utvikle nye typiske avtaler for hverdagslige og tøffe situasjoner. Den fremtredende utfordringen kontraktsledere står overfor i dette stadiet er å lage en ligning som leverer det som kreves samtidig som risikoen reduseres.
Scenen blir den enkleste for hverdagssituasjoner. Alle ledere må finne riktig kontraktstype og slå inn relevant informasjon samtidig som de foretar ingen eller mindre endringer i kontraktsdokumentet. Oppgaven blir imidlertid vanskelig når mer komplekse situasjoner er i diskusjon, i så fall utarbeides en ny post fra bunnen av, og oppnår samsvar, standarder og rettigheter. En e-signatur følger forhåndskontaktstaten for å fullføre kontrakten.
Signeringsstadiet
Signeringsfasen er det nest mest avgjørende trinnet i kontraktsstyring. Det er her du prøver å gjennomføre strategiene du har planlagt i forrige fase. Det er også stadiet der du distribuerer programvare for kontraktsadministrasjon for å hjelpe deg med å utføre kontraktsrelaterte oppgaver. Programvaren er også kjent for å migrere kontrakter med et sentralisert depot.
Contract Management Software er et digitalt verktøy som gjør det mulig for brukere å spore og administrere kontrakter gjennom ulike stadier av deres livssyklus. Denne programvaren lar også bedrifter fornye varsler, overholdelsesadministrasjon, fange digitale signaturer og administrere kontraktsmaler.
Et annet viktig trekk ved implementeringsfasen er onboarding. Det er sikret at alle parter i kontrakten forstår kontraktens og kontraktsansvarliges visjon og målsettinger og også er komfortabel med verktøyene som brukes.
Etter fullføringen av gjennomføringsfasen, etterfulgt av e-signaturen til begge personer, kommer overleveringsfasen, hvor det sikres at kontrakten er fri for feil og mangler. Hver rolle, ansvar, milepæl og mål er bekreftet.
Sporingsstadiet
Det er når alle målene beskrevet i kontraktene dine kommer til live. Det er dermed også stadiet hvor du bør være mer oppmerksom på alle vilkårene i avtalen og utføre regelmessig overvåking av dem for å sikre at alt skjer som det skal.
Rollen til ledere i kontraktsfasen er å sørge for at alt er på rett spor og i henhold til vilkårene i kontrakten. De er ansvarlige for å identifisere problemer og ha tidlige varslingssystemer på plass.
Ledere kan hente inspirasjon fra planleggingsstadiet for denne. Man kunne utarbeide en riktig ordnet liste over alle kontraktselementene som skal verifiseres og kontrolleres. Det vil ikke bare ikke la noen del av kontrakten stå ukontrollert, men vil være en rask måte å finne avvik mellom de avtalte elementene og det utførte arbeidet.
Fornyelsesstadiet
Fornyelsesstadiet er ikke egentlig et stadium. Det blir imidlertid relevant å ta hensyn til det etter kontraktsfasen. Men prinsippene for fornyelsesstadiet bør brukes på alle steder.
Fornyelsesstadiet i kontraktshåndtering er først og fremst en situasjon i kontraktens livssyklus der du bestemmer om du vil gjenoppta kontrakten eller si opp den. Siden det er klausuler om straff eller mislighold, i tilfelle av manglende overholdelse av avtalen, blir det viktigere å vurdere slutten av kontrakten proaktivt i dine andre kontraktsbeslutninger.
Fornyelse innebærer evaluering av kontraktytelse og flere beslutninger som inkluderer fornyelse og endringer i kontrakten hvis nødvendig. Interessentene bør være oppmerksomme på oppsigelses- og fornyelsesdatoer og sikre at begge parter har god tid til å samle informasjon før beslutningene blir låst i enda en kontrakt.
Stadium etter kontrakt
Stadiet etter kontrakt er inngåelsen av kontrakten. Det følger oppsigelse av kontrakter. I dette stadiet sørger husholdningen for at alt blir gjort riktig, utstede eller betale sluttfakturaer og arkivere kontraktene.
Videre har mange kontraktsledere en tendens til å utføre en obduksjon av kontaktene sine for å lære om takeaways for de neste kontraktene. Denne obduksjonen gir verdifull informasjon og læring som garantert vil forbedre resultatene av fremtidige kontrakter.
Konklusjon
Kontrakter er bare så gode som personen som administrerer dem. Uansett hvor gode vilkårene er i kontraktene, er det ingen parter i kontraktene som tar hjem en god del hvis de ikke blir behandlet tilstrekkelig. Derfor er det avgjørende å følge retningslinjene på en disiplinert måte for å få det beste ut av kontraktene dine.
Du kan også se på hvor du kan få juridiske dokumentmaler for kontraktene dine.