Betydningen av Prosjektcharter: En Veiledning for Suksessfulle Prosjekter
Å kun gi muntlige instruksjoner kan noen ganger føre til mer forvirring enn klarhet. Tenk deg å forklare et komplekst prosjekt til en underordnet kun verbalt, i stedet for å gi detaljerte skriftlige retningslinjer. Med muntlige instruksjoner er det en høyere risiko for misforståelser og at viktige detaljer blir oversett. Å skrive ned alt kan imidlertid være både tidkrevende og kjedelig. Det er her prosjektcharter-maler kommer inn som en redning!
En prosjektchartermal er en metode for å strukturere prosessen med prosjektutvikling. Den gir programansvarlige og idéutviklere en klar retning for en vellykket lansering. Dette er en effektiv måte å definere oppgaver og mål for ulike avdelinger med minimal innsats, og dermed redusere risikoen for feilinformasjon.
Project Management Institute (PMI) gjennomførte en studie blant over 5400 selskaper. Studien viste at omtrent 70% av prosjektene gir ugunstige resultater på grunn av dårlig ledelse, eller mer presist, mangel på et charter. Hele 59% av prosjektene kunne ha lyktes med bedre kommunikasjon, mens 29% trengte mer ansvarlighet, og 37% savnet formelt definerte mål.
Dermed har prosjekter som startes uten skikkelig dokumenterte retningslinjer en større sannsynlighet for å mislykkes, med negative konsekvenser på flere områder. Prosjektcharter spiller en viktig rolle i alt fra å legge en plan til å sikre leveranser og oppnå lønnsomme resultater. La oss se nærmere på hvorfor.
Hvorfor er et Prosjektcharter Verdifullt for Bedrifter?
Enten det dreier seg om et selskap som utvikler produkter eller leverer tjenester, kommer nye ideer stadig på banen for å drive vekst. Det er prosjektledernes ansvar å vurdere gjennomførbarheten og potensialet i disse innovative konseptene.
Mange faktorer er involvert når et prosjekt startes, som mål, strategi, ressurser og budsjettallokering. En godt gjennomtenkt plan fungerer som en rettesnor for suksessfull gjennomføring, og gir en formell forståelse av det forventede resultatet i alle faser.
Prosjektcharteret fungerer som et effektivt verktøy for virksomheter for å definere oppgaver i spesifikke segmenter, samtidig som interessenter og deltakere får et klart perspektiv. Når en plan er utarbeidet, kan ledere vurdere potensielle feil og gjøre nødvendige justeringer. Slike prosedyrer bidrar til å minimere risikoen for prosjektfeil.
Enten det er snakk om programvareutvikling, bilindustri, dagligvarer eller småskalavirksomheter, er prosjektchartermaler tilpasset relevante bransjer svært verdifulle for å nå prosjektmålene.
Prosjektcharter vs. SoW og Prosjektplan: Hva er Forskjellen?
Prosjektcharter, SoW (Statement of Work) og prosjektplan er begreper som er relatert, men har betydelige forskjeller i formål og gjennomføring.
Her er en oversikt som belyser forskjellene:
| Parametere | Prosjekt Charter | Statement of Work | Prosjektplan |
| Hvem er ansvarlig? | Prosjektleder | Prosjektleverandør | Prosjektleder |
| Når i prosessen? | Planleggingsfasen | Etter godkjenning av prosjektet | Etter prosjektcharter |
| Hovedmål | Formell dokumentasjon av prosjektet med ferdigstillingsprosessen. | Beskriver ressurser og løsninger for ønsket utfall. | Detaljerte aktiviteter, ressurser og tidslinjer. |
| Innhold | Overordnede mål, risikoer, interessenter, finansiering. | Ansvarlighet, estimater, metoder. | Varighet, ressurallokering, team. |
Som vi ser, har prosjektcharteret som formål å dokumentere prosjektdetaljer og gi retningslinjer for å nå målet. En SoW fungerer som en formell avtale mellom byggherre og entreprenør, og dekker de tekniske aspektene ved prosjektet. Prosjektplanen er derimot en operasjonell rettesnor for arbeidsstyrken.
Se også våre beste strategiske planleggingsmaler for din neste virksomhetsstrategi!
Hvordan Utarbeide en Prosjektchartermal?
Et prosjektcharter er av stor betydning for interessentene. Derfor utarbeides det i samarbeid med berørte ansatte og avdelingsledere for å gi detaljert informasjon om prosjektet og dets fordeler.
For å utarbeide et charter, må du følge en sekvensiell prosess som vurderer alle nødvendige aspekter av prosjektet. Her er en oversikt over den grunnleggende strukturen i et prosjektcharter:
- Spesifiser prosjektets hovedmål, effektivitet og særskilte bestemmelser. Dette hjelper teammedlemmene å forstå konseptet.
- Identifiser nødvendigheten av spesifikke ansatte, basert på prosjektets omfang, markedstrender og kompleksitet.
- Diskuter behov og ressurser som trengs for å oppnå best mulig resultat.
- Vurder potensielle risikoer som kan oppstå underveis i prosessen.
- Gi en oversikt over de berørte partene som er direkte eller indirekte involvert, fra oppstart til lansering.
- Utarbeid et kostnadsoverslag for gjennomføringen av prosjektet, inkludert en oversikt over økonomiske behov i hver fase.
- Vurder det mest passende tidspunktet for å starte prosjektet, og beregn den gjennomsnittlige varigheten.
Dette charteret skal formidle nødvendig informasjon om prosjektideen. Selskaper bruker ofte en prosjektchartermal og endringsstyringsplan for å sikre at ingen viktige aspekter ved prosjektledelsen blir oversett. La oss se på fordelene.
Fordelene ved å Bruke Prosjektcharter-Maler for Suksessfull Prosjektledelse
Prosjektchartermaler er utviklet gjennom grundig research og veiledning fra eksperter. De hjelper prosjektledere med å utarbeide og utvikle et charterdokument. Hensikten er å forenkle prosessen med å lage et charter og tilby et praktisk format.
- De inneholder informasjon om primære mål, finansiering, ressurser og gjennomførbarhet.
- De er en kostnadseffektiv måte å vurdere om et prosjekt er verdt å investere tid og ressurser i.
- Bedrifter kan justere tidslinjen for spesifikke avdelinger i henhold til behov.
- De bidrar til å forklare formålet og konseptet med prosjektet på en klar måte, slik at teammedlemmene har en detaljert plan å jobbe etter.
Ta en titt på prosjektchartermalene som tilbys av pålitelige selskaper.
Miro
Miro er et ISO-sertifisert selskap som tilbyr over 1000 maler for ulike typer arbeid og forretningsvekst. Malene er også kompatible med andre verktøy. De har jobbet i dybden for å inkludere de viktigste elementene for konsistent vekst i charteret.
Malen er i et celleformat, hvor de tre øverste cellene er for prosjektets formål, omfang og suksesskriterier. I neste lag kan du legge inn navnene på teammedlemmer, interessenter og brukere eller mottakere.
Videre dekkes ressurser, begrensninger og risikofaktorer kort. Du kan også legge til spesifikke faser som viktige milepæler på tidslinjen.
Miro tilbyr en mal på én side som tydelig fremhever de viktigste punktene i egne celler. Her kan du velge referansevilkår som definerer parameterne på en tydelig måte.
PowerSlides
PowerSlides har utviklet over 7000 profesjonelle maler og har over 30 000 brukere. Store selskaper som Amazon, Samsung og Microsoft er blant kundene. Du kan enkelt endre fargen, legge til eller redigere diagrammer, kart og bilder i malene, og velge mellom over 2500 vektorikoner fra biblioteket.
Prosjektchartermalen består av fire oversiktlige lysbilder med god grafikk og tabeller for å gi en analytisk oversikt. Ingeniører, prosjektledere eller professorer kan også bruke disse i PowerPoint-presentasjoner.
Malen starter med en oversikt over prosjektets navn, mål og tidslinje. Her kan du legge inn de ønskede milepælene for fremdrift. Det neste lysbildet viser et tabellformat for å beskrive budsjettbehov, inkludert detaljerte kostnader. Du kan legge til navnene på de ansatte i tabellen under.
For forretningsanalyse kan PowerSlides-brukere legge til de viktigste fordelene knyttet til økonomi, drift, marked, kunder og ansatte. Her er det også mulig å skrive problemformuleringer og kostnadsanalyser, og dele opp i flere oppgaver for å analysere ulike aspekter.
Smartsheet
Smartsheet er et anerkjent selskap med kunder i mange Fortune 100-selskaper. De vant Top 50 Best Software Awards 2023 i kategorien for prosjektledelsesprodukter.
De har utviklet fem ulike prosjektchartermaler, sammen med et enkelt format for standardbruk. Malene dekker omtrent ni felt i et tabellformat for å tydelig forklare detaljer knyttet til prosjektet, inkludert beregninger, leveranser, tidsplan, ressurser og forutsetninger.
Six Sigma-malen ligner på standarddesignen, men har forhåndsutfylte Six Sigma-nivåer. Den sikrer økonomisk vekst og forbedrede leveranser med kontroll av avfall.
Agile-malen har kolonner ved siden av grunnleggende vurderingsvilkår for fleksibel planlegging. Den er spesielt egnet for prosjektledere og scrum masters. Byggemalen kan tilpasses for å velge de begrepene som passer i prosjektcharteret basert på byggearbeid.
Den ensidige malen er lett å printe ut, da den inneholder all nødvendig informasjon om sponsorer, kunder og prosjektet på én side. Det er en praktisk måte å formidle charterinformasjon på en rask og effektiv måte.
Smartsheets business case-mal er et presist dokument for å samle godkjenning fra interessenter.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com har samarbeidet med ulike bransjer og selskaper for å tilby online opplærings- og sertifiseringskurs, i tillegg til ressurser for prosjektledelse. Over 450 000 studenter har deltatt på disse kursene, med kunder som FedEx og Tesla.
De viktigste elementene i deres prosjektcharter er problembeskrivelse, forretningsplan, mål, tidslinje, omfang og team. Malen presenterer parameterne på én side for å gi en oversiktlig prosjektidé.
GoLeanSixSigma.coms tidslinjeseksjon er delt inn i kolonner med definisjon, måling, analyse, forbedring og kontroll. Den gir plass til teammedlemmenes titler og tidsbruk.
ProjectManagement.com
ProjectManagement.com er en dedikert nettbasert institusjon som tilbyr ressurser til prosjektledere. De har artikler, webinarer, maler, blogginnlegg og ekspertråd for å øke vekst og produktivitet.
Prosjektcharteret deres har plass til å beskrive prosjektdetaljer i egne kolonner, etterfulgt av forretningsrelatert informasjon. «Project Charter Definition Document» er utformet for å gi ledere nye perspektiver.
ProjectManagement.coms dokument har 25 essensielle elementer, med hovedoverskrifter som omfang, sponsorer, suksesskriterier og organisasjonsprosesser. Du kan også legge til informasjon om utviklingsfasen, testing, brukeraksept og lansering.
Strømlinjeform prosjektopplevelsen ytterligere med denne prosjektstyringsprogramvaren.
Bit.ai
Bit.ai tilbyr en plattform for dokument-samarbeid, som brukes av selskaper som Canon og Accenture over hele verden. Prosjektchartermalen fungerer i en sentralisert arbeidsmodell, med en prosjektforklaring først.
Du kan gi en kort beskrivelse av omfang, suksesskriterier eller leveranser i punktform. Det er også plass for økonomi, milepæler og forutsetninger, etterfulgt av risikoer, teamdetaljer og godkjenninger.
Bit.ai gir sanntidstilgang til malen. Du kan koble sammen flere prosjekter eller samarbeide med interessenter for godkjenning eller konsultasjon. Den har også muligheter for å integrere sosiale medier, nettlenker, PDF-filer og Figma for å forbedre opplevelsen av effektiv virksomhetsstyring.
Prosjektchartermal
Prosjektchartermal er en plattform utviklet av teamet bak Casual.pm. Det er et verktøysett som veileder prosjektledere i å utarbeide unikt charterinnhold. De kan også få hjelp fra skriftlige veiledninger, videoer og eksempler som er tilgjengelige på nettsiden.
Gratis nedlastbare chartermalformater er tilgjengelige for spesifikke prosjektbehov, som nettsidedesign, teknologivurderinger, sosiale medier og markedsføringskampanjer.
Prosjektchartermalen har god plass til å diskutere prosjektets bakgrunn og foreslåtte løsninger. Du kan tydelig legge inn mål og omfang. Beskriv kort interessenter, milepæler, budsjett, begrensninger, forutsetninger og risikofaktorer i separate kolonner.
Template.net
Template.net er et stort nettbibliotek for maler og verktøy. Du kan velge maler for dokumenter, presentasjoner eller andre formater, avhengig av dine behov. De tilbyr mer enn ti formater med enkle prosjektchartermaler som kan lastes ned som referanse.
Six Sigma, team, IT, programvare, prosessforbedring, konstruksjon og virksomhet er noen av de dedikerte chartermaldesignene som tilbys her. En av de enkle malene starter med en seksjon for prosjektdetaljer som navn, sponsor, forfatter, dato, komite og presentasjonsdato.
Med Template.net kan du skrive korte uttalelser under avsnittene for beskrivelse, formål og strategisk tilpasning. Et tabellskjema er tilgjengelig for kundegrupper, interessenter, budsjett, omfang, suksesskriterier, avhengigheter, milepæler, ressurser og risikospørsmål.
Min pm
Min pm er et ekspertselskap innen prosjektledelse og rådgivning. De har lang erfaring med å samarbeide med organisasjoner om å utvikle offentlige og kommersielle forslag. Nettbutikken deres har omtrent 86 redigerbare maler som dekker ulike organisasjonsbehov.
En gratis nedlastbar prosjektchartermal er tilgjengelig for profesjonell bruk. Den har et dokumentformat med prosjekttittel og innholdsfortegnelse på de første sidene, mens hovedinnholdet starter med et sammendrag, formål, mål og annen informasjon.
Egne avsnitt er tilgjengelige for korte beskrivelser av krav, omfang, leveranser, risikoer, forutsetninger og begrensninger. Med Mypm kan du legge til en rask gjennomgang av tidsplan, budsjett, menneskelige ressurser, innkjøp og interessenter i en tabell. Den avsluttes med et autorisasjonsskjema for prosjektsponsor.
Malarkiv
Malarkiv er en nettportal med rundt 40 maler i forskjellige kategorier. Enten det er en klasseromsplan i utdanningskategorien, et personlig budsjettregneark, eller entreprenøravtaler for juridiske spørsmål, finner du det her.
De tilbyr mange eksempler på prosjektchartermaler, som er brukt av anerkjente selskaper og institutter. Disse malene er fokusert på å samle inn all nødvendig prosjektinformasjon. De starter med en tabelloversikt som viser prosjektnavn, sponsor, leder og ressurser.
Malarkiv ber om en kort beskrivelse av grunner, mål, omfang, suksessfaktorer. Andre avsnitt i tabellen inkluderer prosjektleveranser, milepæler, sentrale problemstillinger og risikoer.
Siste Ord: Bruk av Prosjektcharter-Maler
Et prosjektcharter spiller en viktig rolle for gjennomføringen av et forretningsprosjekt. Det gir en klar og konsis oversikt over målet og begrunnelsen for de forventede resultatene.
Ved å bruke en forhåndsdesignet mal i stedet for å lage et prosjektcharter fra bunnen av, sparer organisasjonen tid og ressurser. Mange prosjektledere er ikke klar over at slike maler er tilgjengelige. Noen tror de kan klare seg selv, noe som ofte resulterer i langsom og begrenset vekst.
Å velge en chartermal kan være utfordrende, men du bør analysere prosjekttypen, omfanget, kravene og andre parametere for å få mest mulig ut av dette dokumentet.
Etter dette kan du også se nærmere på «Business Process Improvement» (BPI): Hva det er og hvordan det fungerer.