Kjemper du med å holde tritt med innkommende telefonsamtaler? Virtuelle resepsjonstjenester kan være løsningen for å effektivisere samtalestyringen og frigjøre verdifull tid.
Disse tjenestene representerer en smart måte å redusere lønnskostnader og samtidig øke bedriftens produktivitet. Ved å outsourcere anropshåndteringen, kan du konsentrere deg om kjernevirksomheten og andre viktige oppgaver.
Denne artikkelen gir deg en oversikt over de beste virtuelle resepsjonstjenestene på markedet, slik at du kan sørge for at ingen kundesamtaler går tapt, selv når du er opptatt.
La oss se nærmere på hva virtuelle resepsjonstjenester innebærer.
Hva er Virtuelle Resepsjonstjenester?
Telefonsamtaler er en kritisk del av enhver virksomhet, og god håndtering av kundeservicehenvendelser er avgjørende. Selv om du har en travel hverdag, er det viktig å ikke overse disse viktige interaksjonene.
Større selskaper har tradisjonelt hatt råd til å ansette egne resepsjonister på heltid. For mindre bedrifter, er dette en kostnad som kan være vanskelig å håndtere. Det er her virtuelle resepsjonstjenester kommer inn i bildet.
Virtuelle resepsjonister gir deg tilgang til profesjonelle, ekte mennesker som tar imot anrop og sørger for at alle henvendelser blir behandlet effektivt. De analyserer formålet med samtalen og videresender den til relevant person eller avdeling, noe som forbedrer kundeopplevelsen betraktelig.
Ofte tilbyr disse tjenestene 24/7 bemanning, inkludert håndtering av både telefonsamtaler og tekstmeldinger. Du kan derfor være trygg på at ingen kundehenvendelser blir oversett.
Hvorfor Bør Du Vurdere en Virtuell Resepsjonist?
Beslutningen om å ansette en virtuell resepsjonist avhenger av dine spesifikke behov og ressurser. Mens større selskaper har råd til egne resepsjonistteam, er dette sjeldent tilfellet for mindre bedrifter og oppstartsbedrifter. For å holde kostnadene nede, kan virtuelle resepsjonstjenester være det beste valget.
La oss se på noen av fordelene ved å bruke en virtuell resepsjonist:
- Profesjonelt inntrykk: En profesjonell velkomsthilsen i telefonen gir et godt førsteinntrykk og signaliserer at kundene har med et seriøst selskap å gjøre.
- Kostnadseffektivt: Virtuelle resepsjonister er rimeligere enn å ansette en fulltidsansatt, og du binder deg ikke til lange kontrakter. Du kan enkelt sette opp en tjeneste som håndterer alle kundeservicehenvendelsene.
- Bedre kundeservice: Profesjonelle resepsjonister er trent i å håndtere ulike situasjoner effektivt. Deres erfaring bidrar til å øke bedriftens produktivitet.
- Fleksibilitet: Du kan enkelt endre regler for videresending, velkomsthilsener og andre kommunikasjonsdetaljer.
- Tilgjengelighet: Interne resepsjonister er kun tilgjengelige i ordinær arbeidstid. Virtuelle resepsjonister er derimot tilgjengelige 24/7, slik at kundene alltid får hjelp når de trenger det.
- Integrasjoner: Virtuelle resepsjonstjenester kan integreres med dine eksisterende kommunikasjonsverktøy, som Slack, Hubspot, G Suite og Microsoft Teams, for å nevne noen.
Nå som du har en oversikt over fordelene, la oss se på noen av de beste virtuelle resepsjonisttjenestene på markedet.
Reception HQ
ReceptionHQ er en anerkjent leverandør av virtuelle resepsjonstjenester for små bedrifter som ønsker å være effektive med tiden. De tilbyr 24/7 svar på innkommende samtaler, e-poster og tekstmeldinger. De kan også håndtere utgående samtaler, planlegge avtaler og sende påminnelser.
ReceptionHQ spesialiserer seg på å håndtere de fleste samtaler for amerikanske bedrifter i de travleste periodene. De tilbyr tospråklige tjenester uten bindingstid. Du kan starte med en risikofri prøveperiode på 7 dager.
Yodel.io
Yodel.io har over 15 års erfaring i bransjen, og tilbyr både helautomatiske IVR-løsninger og bemannet kundeservice. De tilbyr blant annet intelligente stemme IVR-systemer, samtalefiltrering og integrasjoner med kommunikasjonsplattformer som Hubspot, Zendesk, Intercom og Slack.
Yodel.io tilbyr en gratis prøveperiode uten bindingstid. Etter prøveperioden kan du velge en av deres abonnementsplaner, avhengig av dine behov.
Grasshopper
Grasshopper gir deg et eget telefonnummer som du kan bruke for å motta anrop fra hvor som helst i verden. De gir deg også et virtuelt telefonnummer som du kan bruke til å besvare anrop på datamaskinen eller mobilenheten. Dette holder ditt private nummer skjult og lar deg fokusere på arbeidet uten å bli forstyrret.
Tjenesten tilbyr en 7-dagers gratis prøveperiode uten bindingstid, slik at du kan teste den før du bestemmer deg.
Min Resepsjonist
MyReceptionist tilbyr virtuelle resepsjonist- og administratortjenester som gjør at bedriften din er tilgjengelig 24/7. De tilbyr personlig assistanse for å håndtere innkommende samtaler, planlegge avtaler og booke reiser. Dette gir alle fordelene med en intern resepsjonist, uten problemene som følger med en ansettelse.
MyReceptionist tilbyr ulike pakker, avhengig av hvor mange timer med assistanse du trenger per uke eller måned.
Ruby
Ruby Resepsjonister tilbyr profesjonell telefonstøtte ved hjelp av kunstig intelligens for å håndtere anrop fra hele verden. De kan svare på spørsmål om bedriften din, gi kundesupport og planlegge avtaler.
Med Ruby får du også en dedikert mobilapp som lar deg sjekke samtaleloggen og mottatte meldinger. Du kan enkelt synkronisere dine daglige timeplaner med Rubys kalenderintegrasjoner.
Conversational
Conversational er en virtuell resepsjonstjeneste for bedrifter som trenger full service. De er spesielt godt egnet for bedrifter med flere lokasjoner som trenger å håndtere anrop fra hele verden.
Conversational tilbyr resepsjonsadministrasjon, anropsruting og talepostadministrasjon. De har også en integrert avtaleplanlegger og e-postmarkedsføringsplattform. Du kan integrere samtaletjenestene med eksisterende telefonsystemer, som Microsoft Lync eller Cisco Jabber.
AnswerForce
AnswerForce er en omfattende virtuell resepsjonstjeneste som tilbyr 24/7 anropshåndtering. De har et tilpassbart dashbord der du kan se og administrere innkommende samtaler. Du kan også integrere AnswerForce med et IVR-system som IVRX eller Intercom, for å få enda mer kontroll over hvordan anrop blir behandlet.
AnswerConnect
AnswerConnect er et etablert telefonselskap som tilbyr virtuelle resepsjonstjenester siden 2001. De er medlem av Better Business Bureau og National Association of Professional Women.
De tilbyr både live chat og direktemeldinger. Du kan velge den typen tjeneste som passer best for dine behov. Enten du trenger hjelp som arbeidsgiver, bedriftseier eller privatperson, kan AnswerConnect skreddersys til dine behov.
Helpware
Helpware er en virtuell resepsjonstjeneste for små og mellomstore bedrifter. De tilbyr avtaleplanlegging, viderekobling, talepost og e-poststøtte. Du kan administrere innkommende anrop fra hvor som helst og når som helst. Du kan også konfigurere automatiske svar eller bruke funksjoner som automatisk notering under samtaler med potensielle kunder.
Abby
Abby er en virtuell resepsjonstjeneste fra Zendesk som kan brukes til å håndtere innkommende samtaler, e-poster og chatter. Du kan sette opp automatiske svar på kundehenvendelser om bestillinger eller leveringstider. Med Abby blir du varslet hver gang en ny kunde registrerer seg for nyhetsbrevet ditt, og du kan sende en takkemelding til kunder som gir tilbakemelding.
MoneyPenny
Moneypenny er en 24/7 svartjenesteleverandør med hovedkontor i Storbritannia og USA. Du kan velge dedikerte personer fra deres team, og Moneypenny vil trene dem til å svare på bedriftssamtaler og gi live chat assistanse, ring overføring, CRM og kalenderintegrasjoner.
Du kan oppdatere tilgjengeligheten din på deres portal, og sjekke historikken til tidligere anrop og meldinger.
Konklusjon
Husk at kundekommunikasjon er avgjørende. Det er viktig å ha en god tone fra starten av samtalen. Det kan virke upersonlig hvis kundene opplever at de snakker med et automatisert system som ikke husker navnene deres.
Ved å velge en av de virtuelle resepsjonisttjenestene på denne listen, kan du sørge for at bedriften din fremstår som profesjonell og at kundeservicehenvendelser håndteres effektivt.
Vi håper denne artikkelen har gitt deg en bedre forståelse av hvordan virtuelle resepsjonstjenester kan hjelpe deg med å fokusere på å utvikle bedriften din, uten å bekymre deg for hvordan ting blir håndtert i bakgrunnen.
Husk også å sjekke vår liste over de beste IT-helpdesk-løsningene for å minimere effekten av eventuelle problemer på driften.