Si farvel til usikkerhet, stress og unødvendig venting med denne innovative programvaren for reservasjon av møterom!
Sannsynligvis har du opplevd det før: du trenger et stille sted for et raskt møte, men vil unngå å bruke tid på å lete etter ledige rom eller sjekke tilgjengeligheten på Slack.
Vi er alle klar over viktigheten av konferanserom for å fremme ansattes produktivitet og suksess. Det første steget er å etablere praktiske møteområder for teamet ditt, og det neste er å implementere et system som sikrer at disse rommene brukes effektivt til fordel for alle.
Med et system for romadministrasjon kan du enkelt sjekke romtilgjengeligheten og se når et rom er ledig for dine møter. Nedenfor presenteres flere alternativer for programvare for romreservasjon som forenkler prosessen med å bestille konferanserom, med en mer detaljert gjennomgang i resten av artikkelen.
| Tittel | Beskrivelse | Utforsk |
| Skedda | Automatiserer planlegging, tilpasningsmuligheter, tydelig oversikt. | Utforsk |
| Accruent EMS | Detaljert rominformasjon, automatisert rengjøring, kostnadsreduksjon. | Utforsk |
| Envoy | Fleksible arbeidsområdeløsninger, analysefunksjoner. | Utforsk |
| Robin | Enkel reservasjon, bruksinnsikt, integrasjon med andre systemer. | Utforsk |
| Teem | Mobilreservasjoner, sikker gjesteadministrasjon, tilleggsfunksjoner. | Utforsk |
| Meeting Room App | Tilpasning, berøringsskjermplanlegging, analyse. | Utforsk |
| CalendarWiz | Fargekodede kategorier, designtilpasning, API-tilgang. | Utforsk |
| Appspace | QR-kode innsjekking, fleksible reservasjoner, støtte for IoT. | Utforsk |
| UnSpot | Vurdering av rombehov, sanntidsinformasjon. | Utforsk |
| Condeco | Skreddersydde reservasjoner, rask tilgjengelighetskontroll. | Utforsk |
| Accruent | Fasilitetsadministrasjon, videokonferanse, brukervennlighet. | Utforsk |
| Kadence | Effektiviserer arbeid, spontane reservasjoner, påminnelser om innsjekk. | Utforsk |
Fordeler med programvare for reservasjon av møterom og konferanserom
Noen av de viktigste funksjonene for møtekonferanserom er:
- Interaktive webinarer: Møtekonferanserommene bør støtte live, semi-live og forhåndsinnspilte webinarer. Plattformene bør kunne tilby modererte spørsmål og svar-sesjoner, avstemninger, quiz og live gruppearbeid.
- Enkle chatmuligheter: Plattformen må ha lyd-, video- og tekstchatfunksjoner som muliggjør samarbeid og kommunikasjon mellom alle deltakere.
- Kontaktsøk: Kontaktsøkfunksjonen lar brukere finne andre møtedeltakere og koble seg til dem via en-til-en lyd- og videosamtaler.
- Møteplanlegger: Modulen for møteadministrasjon skal gi arrangørene mulighet til å være vertskap for møter og organisere dem, samt automatisk varsle deltakerne.
- Kundesupport: Møtekonferanseprogramvaren bør tilby kundesupport 24/7 dersom brukerne opplever problemer med å organisere og koble til det virtuelle møtet.
Teknologi kan forenkle møteorganiseringen betydelig, fra maler for møtereferat til automatisk planlegging. La oss nå se nærmere på programvare for reservasjon av møterom/konferanserom som kan bidra til en problemfri opplevelse.
Skedda
Skedda er en ledende global leverandør av arbeidsplassplanleggingssystemer. I testperiodene mine opplevde jeg at det sparer tid ved å automatisere planlegging og organisering av arbeidsplasser og møterom.
Skedda forenkler håndteringen av konferanserom, arbeidsstasjoner, kontorfasiliteter og presentasjonsområder. Med Skeddas smarte planlegging tilbyr den robotstyrte møteromsmanageren følgende assistanse:
- Enkle justeringer
- Forskjellige tilpasningsmuligheter
- Skreddersydde visningsforhold
- Forenklede brukertilgangstillatelser
- En tydelig oversikt over skrivebordsbelegg for spesifikke dager
Egenskaper:
- Forbedrer det generelle arbeidsmiljøet fra innsjekk til utsjekk.
- Lar organisasjoner automatisere og optimalisere kompliserte bestillingsprosedyrer.
- Gir brukerne mulighet til å reservere raskt fra alle enheter.
- Får ros for sin konkurransedyktige pris, brukervennlige design, tydelighet i bruk og enestående kundeservice.
Systemet tilbyr optimal styring av konferanserom, inkludert sømløs integrasjon med Microsoft 365 og Google Workspace. Med Skedda og et AI-notatverktøy er du rustet for effektive og produktive møter!
Accruent EMS
Det er enkelt å finne det perfekte møtestedet på arbeidsplassen eller campus med den anerkjente online møteromsbestillingstjenesten Accruent EMS.
Egenskaper:
- Få tilgang til viktig informasjon som romstørrelse og sittekapasitet under bestillingen.
- Bruk fleksibiliteten til å reservere områder, konferanseromsskjermer og mobile bookingalternativer for å administrere romkapasiteten.
- Gjør campus eller arbeidsplassen tryggere og mer hygienisk ved å automatisere planleggingen av rengjørings- og sanitærprosedyrer.
- Reduser administrasjonskostnader og spar tid på å bestille møter.
- Lag reservasjonskjemaer med spesifikke retningslinjer basert på attributter som rolle eller ansiennitet.
Denne bestillingsprogramvaren lar deg raskt og enkelt planlegge møtelokaler som styrerom og konferanserom.
Noen av de interessante funksjonene som fanget oppmerksomheten min, var de iøynefallende skrivebordsskiltene, de interaktive gulvplanene og analyseverktøyene som øker organisasjonens produktivitet, innovasjon og generelle engasjement.
Envoy
Innovative Space Saver-løsninger fra Envoy gir deg tilgang til flere arbeidsområder tilpasset behovene til hvert teammedlem. Tenk deg at bare en eller to personer regelmessig reserverer de største møteplassene dine. I så fall kan du vurdere å gjøre disse områdene om til mindre møteplasser eller legge til møteplasser spredt over hele selskapet for å gjøre arbeidsplassen mer tilpasningsdyktig.
Egenskaper:
- Grønne, gule og røde indikatorer hjelper deg med å finne tilgjengelige steder i hvert rom.
- Motta tidsriktige innsjekkingsvarsler og påminnelser om å reservere mindre områder eller ledige rom via Slack eller Teams.
- Motta umiddelbare e-postvarsler hvis et rom plutselig blir utilgjengelig.
- Bruk Envoy-mobilappens stedsbaserte funksjoner for å finne og sikre den nærmeste tilgjengelige innkvarteringen.
- Beskytt private samtaler ved å ha muligheten til å skjule møtenavn.
Etter min erfaring utvikler Envoy kontinuerlig nye ideer for å utnytte plassen din, støttet av omfattende analyser. Ved å bruke denne informasjonen kan du optimalisere bruken av plassen og ta velinformerte avgjørelser som sparer penger.
Robin
Robin er ofte et av de første alternativene som dukker opp i tankene når man vurderer programvare for bestilling av konferanserom. Jeg brukte Robins møtebestillingssystem og oppdaget at du enkelt kan reservere konferanserom, skrivebord, arbeidsstasjoner og andre kontorlokaler.
Dette maksimerer bruken av plassen din og hjelper deg med å finne potensielle områder for utstyrsforbedringer eller reparasjoner.
Egenskaper:
- Du kan umiddelbart finne ut hvilke rom som ofte er booket og etterspurt.
- En møteromsreservasjon som gjøres via Slack-kanalen, oppdateres automatisk i Google Kalender.
- Robin gir også nyttig innsikt i hvordan konferanserom og kontorlokaler brukes.
- Alt handler om å forbedre og optimalisere opplevelsen av arbeidsplassadministrasjon.
Robins enkle tilkobling til kjente kontorverktøy som Slack, Zoom og Google Calendar er en av de største fordelene.
Teem
I likhet med mange andre systemer for bestilling av konferanserom, er Teem utviklet for å hjelpe deg med å få mest mulig ut av møteplassene dine. Med den enkle reservasjonen på tvers av flere arbeidsområder, kunne jeg enkelt reservere de nødvendige rommene.
Egenskaper:
- Gjennom mobilappen deres kan du reservere direkte fra telefonen, uten å måtte logge på et nettsted.
- I resepsjonen kan du sjekke inn via et nettbrett og fylle ut nødvendig papirarbeid.
- Det tilbyr også et sikkert gjesteadministrasjonssystem.
- Systemet varsler deg umiddelbart via e-post, SMS eller Slack om at gjestene dine har ankommet lobbyen.
Jeg kunne enkelt plassere nettbrettromsskjermer utenfor hvert møterom, slik at jeg kunne legge til eller slette personlige møter. Teems kalender-plugins forenkler planleggingsprosessen ved å gjøre det enkelt å planlegge møter på plattformer som Outlook, Office 365 og Google Kalender.
Meeting Room App
Moderne teknologi gjør det enklere å planlegge og organisere forretningsmøter, forenkler prosesser og optimaliserer bruken av kontorlokaler. MeetingRoomApp utmerker seg som en avansert plattform for å planlegge og administrere møte- og konferanserom.
Egenskaper:
- Stylebook-editoren gir mulighet for betydelig tilpasning og en rekke appbakgrunner.
- Det er enkelt og raskt å definere bedriftens merkevareidentitet, og du kan bruke mørk modus eller legge til andre visuelle effekter.
- Møter kan raskt planlegges på berøringsskjermpanelet ved konferanseromdøren.
- Denne funksjonaliteten lar brukere se forretningshendelser umiddelbart på smarttelefonen i møterommet.
Dashboard- og rapporteringsfunksjonen er et analytisk verktøy som gir informasjon om de mest brukte møteplassene og brukeradferd.
CalendarWiz
CalendarWiz gir ledere mulighet til å invitere folk til arrangementer og møter og gir dem friheten til å sette opp flere RSVP-alternativer som «aksepter», «kanskje» eller «avslå».
Ansatte kan forbedre programvaren for bestilling av konferanserom ved å utvikle fargekodede kategorier for arrangementer, møter og oppgaveorganisering.
Egenskaper:
- Administratorer kan tilpasse plattformens design for å matche merkevarens farger, logoer og tilgangsrettigheter.
- Bedrifter kan kombinere plattformen med ulike tredjepartsløsninger takket være Application Programming Interface (API) som støttes.
- Både månedlige og årlige abonnementsalternativer er tilgjengelige gjennom CalendarWiz.
- Brukere kan få tilgang til nyttig kundestøtte via e-poststøtte, live chat, vanlige spørsmål og detaljert dokumentasjon.
Teammedlemmer og klienter kan også foreslå hendelser ved å oppgi informasjon som arrangementets tittel, kategori og en potensiell dag og tid.
Appspace
Ansatte kan enkelt bekrefte bestilling av konferanserom, skrivebordsreservasjoner og ressursallokeringer via Appspace.
Egenskaper:
- Opprett en QR-kode for å sjekke inn uten fysisk kontakt, og gi besøkende og gjester tilgang til de angitte stedene.
- Bruk intelligente dokkingstasjoner for å finne det beste arbeidsområdet for dine behov.
- Slå sammen IoT-enheter og sensorer for å bygge en hybrid arbeidsplass som prioriterer produktivitet og sikkerhet.
- Appspace støtter ulike maskinvarealternativer, som skrivebordsenheter, interaktive kiosker eller rompaneler.
Det jeg likte med plattformen var at du enkelt kan administrere disse reservasjonene via intranettet, e-post, Microsoft Teams eller den spesifikke Appspace Employee-appen. Dermed har du fleksibilitet til å planlegge dager i forveien, underveis til kontoret eller når du allerede er der.
UnSpot
Med UnSpot kan du raskt finne de beste dagene for å invitere folk til møterom i konferanserom og lære mer om hvordan møterom brukes, noe som hjelper deg med å vurdere teamets rombehov.
Egenskaper:
- System for bestilling av pulter, arbeidsplaner, kontoranalyse, parkeringsadministrasjonsverktøy, navigasjon og interaktive kart er inkludert i hele systemet.
- Rask og enkel reservasjon av møteplasser ved hjelp av bedriftskalenderen din.
- UnSpot gir umiddelbar sanntidsinformasjon om alle reservasjoner og ledige rom.
- Det tar kun 10 minutter å lære en ansatt å bruke tjenesten.
Teamet ditt vil ha tilgang til brukervennlig programvare som forenkler bestilling av møterom via en datamaskin, mobilapp eller møteromsskjerm.
Condeco
Condeco tilbyr en enkel måte å samle folk på, enten det er fysisk, elektronisk eller begge deler. Det forenkler møteplanleggingen og integreres enkelt med kjente applikasjoner som Teams og Zoom.
Egenskaper:
- Gjør møteromsreservasjonene mer personlige ved å inkludere justeringer og preferanser.
- Du kan raskt reservere profesjonelle og uformelle konferanserom som passer din arbeidsstil.
- Plattformen sjekker automatisk tilgjengeligheten til et rom på det valgte tidspunktet.
- Finn raskt ledige møteplasser ved å bruke kriterier som beliggenhet, kapasitet eller fasiliteter.
Med Condeco kan du raskt velge et passende sted og tidspunkt, sjekke alles tilgjengelighet og bestille reservasjonen på sekunder. Interessant nok kunne jeg bruke forskjellige plattformer som Outlook, mobile enheter eller Condecos nettportal.
Les også: Toppløsninger for nettkonferanser og umiddelbar deling!
Accruent
Det er viktig å utnytte tilgjengelig plass effektivt for å drive et coworking space. Etter min erfaring kan du garantere kundetilfredshet samtidig som du reduserer driftskostnadene ved å bruke Accruents bestillingssystem for møte- og konferanserom.
Egenskaper:
- Slår sammen programmet for å forbedre fasilitetsadministrasjonen og ta velinformerte vedlikeholdsvalg.
- Bruk et sentralisert rombestillingssystem for å effektivisere planleggingsansvaret.
- Du kan forenkle arrangementsadministrasjonen ved å tilby en one-stop shop for oppgaver som fakturering.
- Koble til eksterne ansatte ved å aktivere ferdige videokonferanseløsninger.
Finn og reserver det ideelle arbeidsområdet for møter eller oppgaver på campus eller i kontorbygget. Reservasjonsprosedyren som tilbys av Accruents system er enkel, fleksibel og sikker, og kobles sømløst sammen med de eksisterende arbeidsflytene dine.
Kadence
Hos Kadence skal arbeid styrke deg i stedet for å begrense deg, slik at folk kan utmerke seg i alt de foretar seg. Denne programvaren for reservasjon av konferanserom skaper operativsystemet for fremtidens arbeid, og beriker koordineringen av mennesker, tid og rom for å støtte team i å føle trygghet og myndighet til å ta de beste avgjørelsene.
Egenskaper:
- Du kan enkelt reservere passende møteplasser for spontane møter, uansett hvor du er.
- Inviter besøkende mens du raskt velger de riktige fasilitetene.
- Bruk varsler om innsjekkingspåminnelser for å øke romtilgjengeligheten.
- Med noen få klikk kan du umiddelbart reservere møterom direkte fra kalenderen din og invitere kolleger.
- Få et klart bilde av hvem som er inne eller ute av kontoret med nøyaktig bestillingsinformasjon.
Med en enkel prosedyre for å reservere plasser og holde styr på når kolleger bruker plassen, er Kadence et svært brukervennlig verktøy.
Funksjoner å se etter i en programvare for romplanlegging
Når du ser etter programvare for romplanlegging, er det viktig at programvaren inkluderer følgende funksjoner:
- Innebygde rapporteringsfunksjoner: Sørg for at programvaren for møteplanlegging kan generere standardiserte rapporter i ulike formater.
- Integrasjon med tredjepartsverktøy: Programvaren skal kunne spore møterom og bruk av ressurser for å redusere kostnader.
- Sanntidssynkronisering: Programvare for reservasjon av møterom bør ha en sentralisert database som oppdateres i sanntid for å gi den siste brukerinformasjonen og forhindre planleggingskonflikter.
- Skalerbarhet: Programvaren må være skalerbar for å imøtekomme organisasjonens behov for å administrere flere lokasjoner og bestillinger på tvers av ulike tidssoner.
- Sentralisert dashbord: En sentralisert kalender og et dashbord for å sjekke tilgjengeligheten til møterom, visualisere plantegninger og rom.
- E-postvarsler og meldinger: Programvaren for romplanlegging du velger, må automatisk varsle de involverte om forespørselsstatus, fakturaer og annen relatert informasjon.
I tillegg til disse funksjonene vil kravene endre seg, siden denne programvaren tross alt skal hjelpe deg med å få jobben gjort raskere og med mindre stress. Siden møter er uunngåelige, kan du prøve de som passer dine preferanser og deretter begrense de vinnende kombinasjonene.
Konklusjon
Å holde tritt med den nyeste teknologiske utviklingen og kontoradministrasjon krever et effektivt arbeidsmiljø. De beste bestillingsverktøyene for konferanserom som jeg synes var nyttige for å forbedre møteopplevelsen, er presentert i denne artikkelen.
Disse teknologiene hjelper organisasjoner med å spare tid og penger ved å tilby praktiske løsninger for ressursadministrasjon. Med disse verktøyene kan bedrifter sikre at hvert møte er produktivt og godt organisert.
Neste gang bør du prøve disse malene for møtereferat for smidig planlegging og feilfri gjennomføring.