En konstant faktor i enhver virksomhet er behovet for dokumentproduksjon.
I vår teknologidrevne tidsalder har selskaper beveget seg fra papirbaserte dokumenter til skybaserte elektroniske filer. Dette reduserer ikke bare papirforbruket, men effektiviserer også prosessen med å generere dokumenter.
Hvis du arbeider innen juss, forsikring eller finans, vil dine daglige arbeidsprosesser være enda mer avhengige av dokumentproduksjon.
Fakturaer, forslag, kontrakter, kundepresentasjoner, budsjetter og interne retningslinjer er sentrale dokumenter. Din virksomhet er avhengig av disse for å operere og kommunisere med kunder, ansatte og leverandører.
Du må være rask med å utarbeide og levere viktige dokumenter som retningslinjer, kontoutskrifter, rettsdokumenter og annen viktig informasjon.
I denne artikkelen ser vi nærmere på hvorfor dokumentproduksjon er viktig, og hvordan det kan bidra til å øke effektiviteten i din bedrift. La oss starte med en gang!
Hvorfor programvare for dokumentproduksjon er nødvendig
Bruken av programvare for dokumentproduksjon har blitt avgjørende for bedrifter av flere grunner.
Tidsbesparelse for teamet
Et automatisert system for dokumentproduksjon fremskynder oppgaver som å designe, redigere, generere og importere dokumenter. Dette frigjør verdifulle menneskelige ressurser og reduserer behovet for utviklingsteamet til å lage og feilsøke prosesser.
Færre feil og mangler
Automatisering av prosesser som involverer manuell dataregistrering reduserer risikoen for menneskelige feil. Det samme gjelder for dokumentoppretting.
Når en brukervennlig løsning for å skape dokumenter av høy kvalitet integreres i salgsplattformen, lærer ansatte raskere og kan produsere dokumenter av høyere kvalitet regelmessig.
Konsistent merkevarebygging
Et enhetlig utseende i all virksomhetskommunikasjon er essensielt for effektiv merkevarebygging. Dette gjelder både trykte og elektroniske dokumenter, ikke bare markedsføringsmateriell.
Med et solid system for dokumentproduksjon kan ansatte generere skreddersydde dokumenter for en spesifikk kunde, samtidig som de opprettholder en konsistent merkevareprofil.
Funksjoner i programvare for dokumentproduksjon
God programvare for dokumentproduksjon inneholder disse funksjonene:
Automatisk og fleksibel formatering
Du kan raskt endre ethvert dokument – for eksempel skrifttype, størrelse eller dokumenttype (PDF, Docx, CSV) – uten å kompromittere integriteten til dokumentet.
Ettersom mange kunder har spesifikke preferanser for dokumentformat, er dette en viktig funksjon. Forsikre deg om at løsningen du velger tilbyr et bredt spekter av formateringsalternativer.
Enkel integrasjon
Du skal raskt kunne slå sammen dokumenter fra ulike applikasjoner, som JSON og XML, og integrere dem med andre programmer du ofte bruker.
Dette fører til enklere og raskere dataflyt, og det blir lettere å produsere et ferdig produkt med visshet om at alt er korrekt.
Dynamisk innhold
Et viktig element i et verktøy for dokumentopprettelse er muligheten til å kombinere dynamiske områder. Velg et verktøy som samler inn relevante data og inkluderer dem i dokumentet, slik at du kan tilpasse budskapet og nå riktig målgruppe.
Overholdelse og sikkerhet
De beste løsningene gir deg muligheten til å velge sikkerhets- og samsvarsprotokoller etter behov eller per dokument. Kontroller at den valgte løsningen benytter sikre SSL-tilkoblinger og pålitelige brannmurer.
Nå som du vet hvordan avansert programvare for dokumentproduksjon ser ut, følger en oversikt over noen av de mest brukte plattformene i ulike virksomheter.
SmartDocuments
La oss starte med SmartDocuments, en automatisert plattform som lar deg bruke smarte maler for å forbedre dokumentarbeidsflyten og øke produktiviteten.
Den integreres enkelt med Microsoft Teams og SharePoint og lagrer dokumenter automatisk.
SmartDocuments kan automatisk sette inn kunde- og produktdata fra SAP i dokumenter, noe som gir betydelig tidsbesparelse.
Med det praktiske SmartWizard-verktøyet kan du enkelt opprette og administrere standard dokumentmaler, importere data fra eksterne systemer og styrke virksomhetens profil.
Plattformen brukes i ulike bransjer, som offentlig sektor, jus og rekruttering, takket være mulighetene for dokumentopprettelse og maladministrasjon. Dette reduserer tiden og risikoen ved dokumentproduksjon.
Docmosis
Docmosis tilbyr en rask, pålitelig og skalerbar dokumentproduksjonsprosess ved hjelp av en smart malbasert tilnærming. Plattformen kan brukes til å lage personlige brev, fakturaer, forslag, kontrakter, rapporter og uttalelser i PDF- og Word-formater.
Den har en selvdrevet motor for dokumentproduksjon som integreres med spesialtilpassede programvareapplikasjoner og tredjepartsapper. Docmosis tilbyr en rekke funksjoner for å effektivisere opprettelsen av komplekse dokumentstrukturer.
- Bruk Microsoft Word eller LibreOffice Writer for dokumentmaler.
- Skriv eller legg til plassholdere i ren tekst for dynamisk innhold.
- Legg til tekst, bilder, tabeller, strekkoder, QR-koder med mer.
- Legg til tilpassede rapporter i malene.
Fastdok
Fastdok er en allsidig programvare for dokumentproduksjon som brukes i en rekke sektorer, som IT, næringsliv, utdanning og HR, til å skape nødvendige dokumenter.
Denne skybaserte programvaren for dokumentproduksjon er rask, enkel og effektiv for å lage dokumenter til ulike formål.
Det unike med Fastdok er automatiseringsprosessen som gir deg ferdige dokumenter basert på svarene dine på en liste med spørsmål.
Fastdok veileder deg gjennom den digitale dokumentasjonsprosessen ved å tilby et sett med fokusert spørreskjemaer, eksempler og forklaringer. Målet er å hjelpe deg med å generere dokumenter på enklest mulig måte.
Edocgen
Edocgen tilbyr en fleksibel dokumentproduksjonsprosess som støtter datadrevet dokumentautomatisering. De har en rekke enkle og komplekse maler som forbedrer teamets produktivitet.
Denne brukervennlige programvaren for dokumentproduksjon transformerer dokumentopprettingsprosessen og gir bedre kommunikasjon og opplevelser for kunder.
Nøkkelfunksjonene til Edocgen er som følger:
- Den genererer tusenvis av dokumenter ved å hente data fra flere kilder, som JSON/XML/Excel, databaser og mer.
- Genererer automatisk nettskjemaer fra maler for å lage dokumenter.
- Støtter dokumentproduksjon ved behov ved hjelp av REST API og laster ned uttalelser i sanntid.
- Den kan enkelt distribueres lokalt eller i skyen på Azure, GCP eller AWS.
- Tilbyr dokumentmaler i PPTX, Microsoft Word, utfyllbar PDF og Excel-format.
Avmerkingsboks
Checkbox brukes av selskaper som Deloitte, KPMG og BMW. Det er en kraftig alt-i-ett programvare for dokumentproduksjon og -administrasjon. Den forenkler den kjedelige dokumentopprettingsprosessen ved å redusere tiden som brukes på å manuelt utarbeide og administrere dokumenter. Dette frigjør ledelsen til å fokusere på mer strategiske oppgaver.
Checkbox undersøker og eliminerer eventuelle feil i dokumentet ved å validere det mot standardiserte maler. Du kan også få umiddelbar innsikt, se godkjenningsstatus, motta e-signaturer og automatiske resultater angående det dokumentet du har opprettet.
Verktøyet forenkler forhandlings- og påloggingsprosessen, forbedrer dokumentets behandlingstid og hjelper til med å ta datadrevne beslutninger.
Docshifter
Docshifter er en sentralisert programvare for dokumentautomatisering som hjelper deg med å administrere alle malbaserte dokumenter og konvertere dem til PDF-format.
Verktøyet er raskt, skalerbart og kompatibelt. Den automatiserte prosessen eliminerer behovet for å kopiere og lime inn data i dokumentmaler og sparer verdifull tid.
Docshifter er ikke bare en plattform for dokumentproduksjon, det er også programvare for PDF-konvertering som tar flere filformater som input, forbedrer dem og konverterer dem til PDF. Noen av de mest kjente funksjonene til Docshifter er:
- 10 ganger raskere PDF-konvertering med reduserte lisens- og infrastrukturkostnader.
- Kan integreres med eksisterende verktøy ved hjelp av innebygde koblinger eller REST API.
- Lag maler i Microsoft Word for å redusere kostnader.
Templafy
Templafy er verktøyet du trenger for å administrere alle dokumentrelaterte aktiviteter i virksomheten. Plattformen tilbyr en rekke moduler og maler som kan brukes til å skape en løsning som dekker bedriftens behov.
Templafy tilbyr et robust administrasjonssenter for bedrifter for å styre alle aspekter av prosessen med å lage forretningsdokumenter. Det forenkler administrasjon og distribusjon av forhåndsdesignede maler, dokumentressurser, fonter og e-postsignaturer.
Styrk IT-infrastrukturen og lever mer verdi med sikre integrasjoner til eksisterende dokumentapplikasjoner. Templafy gir bedriftene følgende funksjoner:
- Et rikt bibliotek med firmamaler og ressurser i dokumentapper.
- Smart automatiseringsteknikk for dynamisk og nøyaktig dokumentproduksjon.
- Skann dokumenter og presentasjoner automatisk for å finne utdatert innhold og sjekk samsvar med regler.
- Del, samarbeid og få tilgang til handlingsrettet innsikt for å optimalisere dokumentytelsen.
Nintex
Bruk Nintex til å automatisere oppretting og deling av alle virksomhetsrelaterte dokumenter, som kontrakter, arbeidsordrer og fakturaer, direkte fra Salesforce eller Office 365. Dette eliminerer behovet for å kopiere og lime inn data og reduserer feil, slik at du får nøyaktige dokumenter til de rette mottakerne.
Nintex hjelper deg med å automatisere dokumentproduksjonsprosessen ved å tilby følgende funksjoner:
- Automatiser dokumentproduksjon uten koding for å øke effektiviteten.
- Bruk forhåndsdesignede maler på forskjellige språk for å lage dokumenter i Word-, Excel-, PowerPoint- og PDF-format.
- Strømlinjeform intern gjennomgang og dokumentsignering ved å automatisere dokumentflyten.
- Tilknytt data fra alle kilder ved hjelp av dokumentmaler og skylagringsløsninger som Salesforce, SharePoint og Box.
Pandadoc
Pandadoc er programvaren du kan stole på for å lage, sende og administrere HIPAA-, FERPA- og GDPR-kompatible dokumenter på kortere tid. Dette verktøyet tilbyr mange merkede maler og tilpassede temaer for å fremskynde opprettelsen av viktige dokumenter.
Pandadoc forenkler dokumentproduksjonsprosessen og sikrer at merkevarens stil og profil bevares.
De legger ekstra vekt på kreativitet og detaljer og tilbyr derfor merkede maler og spesialdesignede temaer, sammen med Canva-integrasjon som lar deg enkelt bruke fantastiske designelementer.
Pandadoc lar deg sette inn imponerende videoer, animerte GIF-er og en smart prisoversikt som gir kunden mulighet til å velge tjenestene de vil bruke.
Dokumenter på en enkel måte
Docs Made Easy, som drives av Salesforce, gir deg mulighet til å skape robuste, sofistikerte og dynamiske dokumenter som akselererer dokumentproduksjonen i organisasjonen din.
Plattformen lar deg lage presentasjoner, rapporter, tilbud, fakturaer, kontakter med mer ved å overføre data fra et standardobjekt til forhåndsformaterte maler.
Docs Made Easy øker produktiviteten ved å gi dem mulighet til å skape effektive dokumenter med følgende funksjoner:
- Synkroniserer Salesforce-dataene for å automatisere dokumentproduksjonen.
- Henter data fra CRM og tilpasset objekt og slår dem sammen med forhåndsformaterte maler.
- Transporterer og leverer dokumenter med et profesjonelt utseende raskt og enkelt med noen få klikk.
- Få varsel når en kunde samhandler med dokumentet ditt.
Formstack
Formstack er et annet alternativ for å automatisere dokumentproduksjonsprosessen i din organisasjon. Verktøyet reduserer behovet for papirarbeid for å skape profesjonelle og tiltalende dokumenter som enkelt kan sendes hvor som helst.
Med en enkel dokumentskaper og redigerer som støtter dra-og-slipp-funksjonalitet, kan du lage utallige dokumenter, som forslag, søknader, avtaler og kontakter, på få minutter. Formstack gir deg tilgang til følgende funksjoner:
- Legg til betingede deler for å vise eller skjule innholdet for seeren.
- Generer flere dokumenter fra én enkelt datakilde.
- Del dokumenter eller last dem opp til en annen app direkte fra Formstack-grensesnittet.
- Bruk forhåndsdesignede maler fra biblioteket for raskt å designe forretningsdokumenter.
SDocs
Sist på listen har vi SDocs, en rask og enkel programvare for dokumentproduksjon bygget på Salesforce. Verktøyet brukes i flere virksomheter for å øke effektiviteten, redusere feil og eliminere kjedelig dokumentarbeid.
Siden SDocs er en innebygd løsning for dokumentproduksjon i Salesforce, forlater dataene aldri økosystemet. Dette sikrer bedre sikkerhet og raskere levering av tjenester. Det er også mulig å finjustere innstillinger for dokumentsynlighet til brukerprofilene og filtrere dokumenter de har lov til å lage.
Plattformen inneholder alle funksjoner du trenger for å strømlinjeforme prosessen med dokumentautomatisering. Den innebygde dokumentredigereren er brukervennlig og enkel å bruke uten behov for ekstra opplæring.
Konklusjon
Denne artikkelen har presentert noen av de solide verktøyene for dokumentproduksjon som er tilgjengelige på markedet. Når du velger et verktøy for din organisasjon, er det viktig å analysere virksomhetens behov og deretter sammenligne verktøyene og funksjonene de tilbyr.
De fleste av alternativene som er listet opp her, tilbyr en gratis prøveperiode. Dette kan være nyttig for å finne ut om de leverer det de lover.