Utforsk fordelene med et virtuelt kontor
Ved å registrere deg for et virtuelt kontor gjennom en av de nevnte plattformene, kan du dra nytte av de samme fordelene som et tradisjonelt kontor tilbyr. Dette gir en fleksibel og kostnadseffektiv løsning for moderne bedrifter.
For mange mikro-, små- og mellomstore bedrifter, samt frilansere, kan leie av et fysisk kontorlokale by på utfordringer. De faste månedlige leiekostnadene øker ofte årlig, og det eneste man oppnår er en bedriftsadresse og postboks.
Hvis du driver din virksomhet primært på nett, men likevel trenger en bedriftsadresse for fakturering, skatt og andre regulatoriske formål, kan det være naturlig å spørre: finnes det et alternativ til å betale husleie for et fysisk kontor? Svaret er ja! Virtuelle kontorabonnementer er en ideell løsning.
Les videre for å lære mer om virtuelle kontorer, deres essensielle funksjoner, og noen av de beste løsningene som er tilgjengelige i dag.
WFH og hybride arbeidsløsninger i en post-pandemisk verden
Covid-19-pandemien tvang bedrifter til å sende sine ansatte hjem for å jobbe. Dette førte til at utviklere av IT-teknologi fornyet sine digitale arbeidsverktøy i løpet av de to årene pandemien var på sitt høyeste (2020-2021).
Vi så en eksplosjon av applikasjoner som Zoom, Slack, Asana, Teams, Google Workspace, Google Meet, digitale tavler og mange andre.
Bedrifter innså at hjemmekontor (WFH) reduserte kapitalutgifter til kontorlokaler, arbeidsplassfasiliteter, kantiner og treningssentre. I tillegg opplevde mange at ansatte ble mer aktive og produktive når de jobbet eksternt.
Sikkerhetsutfordringer ble også løst med robuste endepunktsikkerhetsløsninger, identitets- og tilgangsadministrasjonsapper, desktop-virtualisering og lignende teknologier.
Etter pandemien valgte mange bedrifter å ikke kalle alle ansatte tilbake til kontoret. I stedet implementerte de en hybrid arbeidsmodell.
I denne modellen jobber noen ansatte hjemmefra, mens andre jobber fra kontoret. Kommunikasjonen opprettholdes via nettbaserte arbeidsområder fra selskaper som Google, Microsoft og Facebook.
Flere IT-teknologiselskaper har lansert nye produkter for å støtte neste generasjons digitale bedrifter. Dette inkluderer virtuelle kontorer, virtuelle assistenter, postvideresending, telefonsvarertjenester og mer.
Oppstartsselskaper og moderne digitale virksomheter kan få tilgang til disse tjenestene gjennom rimelige pakkeløsninger som møter alle regulatoriske krav og kundenes behov.
Hva er et virtuelt kontor?
Virtuelle kontorer tilbyr en fysisk adresse for bedriften din, i stedet for din hjemmeadresse. Tjenestene kan inkludere telefonsvarer, postadresse, postvideresending, videokonferanser og møterom.
Noen leverandører tilbyr også tilgang til fysiske arbeidsplasser og konferansevertstjenester ved behov.
Med slike tjenester slipper du å bekymre deg for leiekontrakter, vaktmestertjenester, månedlig husleie og andre tidkrevende oppgaver.
Små bedrifter og oppstartsbedrifter benytter seg av virtuelle kontorer for å redusere driftskostnader og faste utgifter. Dette gir deg muligheten til å fokusere på inntektsgenerering i stedet for å håndtere uproduktive oppgaver.
Viktige funksjoner hos leverandører av virtuelle kontorer
#1. Forretningsadresser
Leverandøren bør tilby en bedriftsadresse som er godkjent for selskapsregistrering og skattemeldinger.
#2. Postboks og postvideresending
Leverandøren skal håndtere all fysisk post og videresende den til din hjemmeadresse.
#3. Fasttelefoner for bedrifter og virtuelle telefonsvarere
En offisiell fasttelefonlinje gir et profesjonelt inntrykk for kundene dine. Samtaler bør besvares, enten av en live-resepsjonist eller en virtuell telefonsvarer.
#4. Ingen leverandørlåsing
Det skal ikke være kompliserte kontrakter eller skjulte kostnader. Leverandøren bør også kunne tilby flere ressurser ved behov hvis bedriften din vokser.
#5. Høyhastighets Internett
Hvis leverandøren tilbyr møtelokaler, bør det være høyhastighetsinternett for å støtte flere enheter.
#6. Audio/videoutstyr for konferanser
For hybride arbeidsmiljøer er det viktig å ha tilgang til audiovisuelt utstyr for både fysiske og eksterne møter.
#7. Nettsted og nettpratverktøy
Det er en fordel om leverandøren også tilbyr registrering av domenenavn, hosting og chat-tjenester for din virksomhet.
#8. Plasser for arrangementer og møter
Leverandøren bør kunne tilby lokaler for aksjonærmøter, kundemøter, konferanser og lignende.
#9. Utskrifts- og skanningstjenester
Et hybrid kontor bør ha tilgang til utskriftstjenester. Mange virksomheter trenger å skrive ut kontrakter og andre dokumenter.
Nedenfor finner du noen populære virtuelle kontorløsninger du kan vurdere:
InCitySpace virtuelt kontor
Seattle er en av USAs mest aktive forretningsbyer. Mange utenlandske virksomheter ønsker en Seattle-adresse for å dra nytte av skattefordeler og forbedre sin merkevareidentitet. En amerikansk forretningsadresse gir også tilgang til amerikanske bankkontoer.
InCitySpace Virtual Office kan hjelpe deg med dine virtuelle forretningsadressebehov i Seattle. De tilbyr ekte gateadresser som myndighetene kan verifisere.
ICS har alle nødvendige lisenser for å drive virksomhet i USA, og sørger for at du overholder gjeldende lover og regler.
Alliansens virtuelle kontorer
Alliance Virtual Offices er en ledende aktør i bransjen. De tilbyr virtuelle kontorer med reelle adresser i populære forretningsområder rundt om i verden.
Du spesifiserer hvor du ønsker å åpne ditt virtuelle kontor, og Alliance gir deg forskjellige alternativer til rimelige månedlige eller årlige priser.
Viktige funksjoner i Alliance inkluderer:
- Resepsjonisttjenester i sanntid
- En virtuell forretningsadresse i USA
- Virtuelle fasttelefonnumre
- Møtelokaler for arrangementer og anledninger
- Bestilling av møterom
- Mer enn 1200 internasjonale lokasjoner med 4000+ møterom
WeWork
WeWork revolusjonerer konseptet med det virtuelle kontoret ved å tilby arbeidsplasser som kan leies per time, dag, uke eller måned. I tillegg til kontorlokaler, har de også møterom med internett, telefoner, utskriftstjenester og andre nødvendige fasiliteter.
WeWorks bemerkelsesverdige funksjoner er:
- Dedikert skrivebord i felles kontor
- Private kontorer
- Kontorsuiter med egne fasiliteter
- Kontorer i hele etasjer
- Månedlige medlemskap i co-working space
WeWork er også populært blant digitale ansatte fordi de tilbyr dedikert båndbredde, VPN-tilgang, LAN-tilgang og Wi-Fi-dekning. Alle IT-tjenester har sikkerhetstiltak i bedriftsklassen.
Kumospace
Kumospace tar virtuelle kontorer til et nytt nivå ved å tilby et visuelt miljø der du kan bygge ditt eget kontor i et virtuelt rom. Du kan se hvem som jobber i et gulvlignende arkitektur med skrivebord, stoler og skillevegger, akkurat som på et fysisk kontor, bare i skyen.
Kollegene dine vises med avatarer i det visuelle grensesnittet. Du kan se om noen er borte fra skrivebordet ved å bruke bevegelsesfunksjonen. Andre bemerkelsesverdige funksjoner i Kumospace inkluderer:
- Romlig lyd for flere samtaler, akkurat som på fysiske arbeidsplasser
- Deling av dokumenter via hurtigkoblinger
- Eksterne spill, akkurat som på kontoret
- Deling av skjermer med kolleger
- Tavler for idédugnad
- Uformelle sosiale pauser
Clevver.io
Clevver.io lar deg bygge et komplett selskap på internett og opprette en forretningsadresse i 50 land rundt om i verden. Det er en av de mest robuste virtuelle kontorløsningene på markedet.
De tilbyr inkorporeringstjenester, bankkontoer, skattehjelp, regnskap, digitale postbokser og mange andre tjenester.
Intelligent kontor
Enten du driver et stort eller lite selskap, tilbyr Intelligent Office virtuelle forretningsløsninger som hjelper deg med å jobbe mer effektivt og lønnsomt. Få de virtuelle kontorplassene du trenger, og se bedriften din blomstre med et profesjonelt utseende.
Du kan få en prestisjefylt virtuell adresse for å motta post. De tilbyr også telefonsvartjenester. Du kan også legge til en virtuell assistent for å hjelpe deg med den daglige driften.
Regus
Med Regus kan bedrifter etablere en global tilstedeværelse. Velg et av deres virtuelle kontorer i en storby og presenter bedriften din på en profesjonell måte.
I tillegg til en virtuell adresse, kan du få postvideresending og telefonsvarertjenester inkludert i pakken.
Viktige funksjoner ved Regus inkluderer:
- Umiddelbar forretningsadresse
- Profesjonell resepsjonist
- Postvideresending på daglig, ukentlig, månedlig eller ad hoc-basis
- Lokalt eller nasjonalt bedriftstelefonnummer
- Profesjonell resepsjonistservice
- Kontor- eller co-working plass etter behov
- Administrativ støtte
Opus VO
Opus VO er en plattform som tilbyr alle forretningstjenestene du trenger til en effektiv pris. Du kan velge mellom over 650 lokasjoner i USA, inkludert Atlanta, Beverly Hills, Chicago, Brooklyn, Los Angeles, New York og Miami. Uthevede funksjoner ved Opus VO er:
- Bedriftens postadresse
- Firmaets telefonnummer
- Premium viderekobling
- Selskapets faksnummer
- Live resepsjonist
- Talepost konvertert til e-post
- Faks til e-posttjeneste
- Bedriftskredittbygging
Du kan også benytte deg av funksjoner som tekstmeldinger, gratisnummer og lydkonferansebro mot ekstra kostnader.
virtualoffice.team
Virtualoffice.team er et digitalt arbeidsområde dedikert til distribuerte team. Selv om lagkameratene dine jobber fra forskjellige steder, hjelper denne plattformen deg med å forbedre kommunikasjonen og lagånden. Både eksterne team og hybridteam kan dra nytte av dette programmet.
Du kan designe ditt virtuelle kontor og plassere skrivebordet ditt der du ønsker. Det er enkelt å kommunisere og samarbeide med andre, akkurat som på et fysisk kontor. I tillegg kan du møte kollegene dine i det virtuelle møterommet og invitere gjester på sekunder.
Davinci Virtual
Ønsker du tilgang til tusenvis av virtuelle kontorplasseringer fra forskjellige deler av verden? Davinci Virtual tilbyr alt du forventer av en bedriftsadresse.
De lar deg ha et virtuelt kontor med en reell postadresse, noe som hjelper deg med å gjøre et godt inntrykk på kundene dine. Velg mellom 5500 bedriftssteder for bruk i forbindelse med forretningslisenser, registrering og internettkataloger.
Du kan bruke den samme adressen til å motta forretningskorrespondanse. Personalet lagrer den trygt for personlig henting eller videresending. Bedrifter kan også bli oppført i lobbykatalogen for økt troverdighet.
I tillegg kan kontoret brukes til forretningsmøter med høyhastighetsinternett, smarttavler, LCD-projektorer, plasmaskjermer og annet presentasjonsutstyr.
Stark Office Suites virtuelle kontorer
Med Stark Office Suites Virtual Offices kan du bygge et smart og vellykket image for din bedrift eller profesjonelle praksis. Enten du ønsker å ha en etablert virksomhet eller redusere kostnadene ved å ha en permanent kontorplass, er denne virtuelle kontorløsningen her for å ta virksomheten din til et nytt nivå.
Velger du denne tjenesten, kan du velge blant de fremste forretningsadressene i Westchester, Long Island, Midtown Manhattan og Connecticut. Løsningen som tilbys av dette selskapet inkluderer postadresser, kontorlokaler og en personlig resepsjonist.
Hvis nødvendig kan din bedrift også bruke Stark Office Suites til å holde møter eller konferanser. For folk som alltid er på farten, tilbyr de en resepsjonisttjeneste som utfører oppgaver som hilsen, screening og samtaleoverføring.
Servcorp virtuelt kontor
Servcorp Virtual Office lar deg drive virksomheten din fra en av deres 150+ globale lokasjoner. Noen populære steder inkluderer New York, Washington, DC, Chicago, Houston, London, Paris, Berlin, Tokyo og Osaka.
Når du velger dette alternativet, får du en adresse og et telefonnummer utstedt i ditt navn umiddelbart.
Du kan bruke denne prestisjefylte adressen for bedriftsregistrering og postadresse. E-post mottatt på denne adressen vil bli videresendt til hvor som helst.
Dedikerte resepsjonister, 24/7 interaktiv talepost og sikre faks-til-e-posttjenester er noen av de andre funksjonene som denne løsningen tilbyr.
Hvis du trenger å utføre vanlige kontoroppgaver som utskrift, er sekretærer tilgjengelig på forespørsel for å hjelpe deg. I tillegg gir de tilgang til møteplasser, videokonferanser, styrerom, Wi-Fi-utstyrte co-working lounger og private kontorer.
Avsluttende tanker
Etter å ha lest denne artikkelen, bør du ha fått en oversikt over de beste virtuelle kontorløsningene som finnes. Sjekk ut disse nettstedene for demoer, gratis prøveperioder og salgsdiskusjoner.
Disse alternativene kommer med alle de vanlige funksjonene du kan forvente fra en virtuell kontorleverandør.
Du kan også undersøke stående skrivebord for hjemmekontor.