Et system for utgiftskontroll gir virksomheter evnen til å ha kontroll, innsikt, overholdelse og dokumentasjon, noe som hjelper dem med å redusere kostnader, unngå unødvendige utgifter og sikre betalinger til leverandører eller ansatte til rett tid.
Selskaper fastsetter budsjetter for diverse aktiviteter, som forsikring, kapitalutstyr og varebeholdning. Når utgifter ikke overvåkes, kan det oppstå budsjettlekkasjer som negativt påvirker bedriftens lønnsomhet.
I tillegg, når virksomheten vokser, vil slike problemer også øke i omfang, noe som kan utfordre lønnsomheten. Derfor benytter bedrifter i alle størrelser verktøy for utgiftsstyring for å holde oversikt over pengeflyten og sikre at den holder seg innenfor budsjettet.
Hva er Utgiftsstyring?
Utgiftsstyring er prosessen med å kontrollere alle bedriftens innkjøp og betalinger til leverandører. Hovedmålet er å ha kontroll over hver eneste krone som går ut av bedriftskontoen, og å sikre at man får mest mulig verdi for pengene.
En god utgiftsstyringspolicy bør sørge for automatisering og integrering av alle utgiftsrelaterte aktiviteter, fra innkjøp til oppgjør. En slik detaljert praksis sikrer at anskaffelser foregår som planlagt av de involverte partene. I tillegg håndhever det betaling til leverandører, konsulenter og andre tredjeparter gjennom avtaleoverholdelse.
Betydningen av Utgiftsstyring
Gode utgiftsstyringsprosedyrer gir følgende fordeler:
- Økt effektivitet i virksomheten ved å automatisere utgiftssporing, noe som er feilutsatt og tidkrevende hvis det gjøres manuelt.
- Redusert risiko og kostnader siden systemet gir informasjon om innkjøpt vare, leverandør og tilhørende kostnader.
- Bedre samarbeid mellom forretningsressurser og eksterne aktører, som oppnås ved å bruke en standardisert prosess kombinert med et digitalt verktøy.
- Varige produktivitetsforbedringer ved å frigjøre ansatte fra rutineoppgaver og gi dem mulighet til å utføre arbeid som genererer inntekter for virksomheten.
Her er noen av de beste verktøyene for utgiftsstyring som lar deg kontrollere alle utgifter og få mest mulig verdi for pengene dine:
Airbase
Airbase er et omfattende utgiftsstyringsverktøy for en rekke virksomheter, fra oppstartsselskaper til store bedrifter. Det tilbyr et bredt spekter av avanserte løsninger for utgiftskontroll, revisjon og tilsyn.
For eksempel sørger Receipt Management-modulen for etterlevelse, enkel kvitteringstilknytning, dedikerte e-poster og muligheten til å dele kvitteringer fra andre enheter. Det finnes også moduler for sikkerhet og svindeldeteksjon med funksjoner som kortkontroll, kortgrenser, kortblokkering, svindelvarsler og kryptert deling av virtuelle kortdetaljer.
Spendesk
Spendesk tilbyr mange nyttige og intuitive funksjoner, inkludert integrasjoner og optisk tegngjenkjenning (OCR). Med dette verktøyet kan bedriften automatisere alle tilbakevendende utgifter. Verktøyet er også effektivt nok til å matche utgiftskrav med tilhørende fakturaer, og dermed spare tid.
Spendesk er et fleksibelt verktøy som bedrifter kan tilpasse i henhold til sin tilnærming til utgiftsstyring. For eksempel kan man tildele debetkort til spesifikke utgifter for individuelle ansatte. I tillegg kan man utstede virtuelle kredittkort for engangsbruk.
Verktøyet gir også push-varsler for godkjenning av betalinger, integrasjon med regnskapsprogramvare, en oversikt over utgifter til enhver tid og en helhetlig oversikt over forbruk.
Coupa
Coupa er et annet populært verktøy for forretningsutgiftsstyring (BSM) med skybasert tilgang. Det kan håndtere utgifter innen ulike forretningsområder, som betalinger, forsyningskjeder, innkjøp og finans. Verktøyet består av tre lag for praktisk utgiftsstyring.
Det første laget er applikasjonene. Dette laget omfatter alle de essensielle modulene som innkjøp, fakturering, utgifter, lønn, kontraktsstyring, strategisk innkjøp og kostnadsanalyse.
Det andre laget er BSM-plattformen, som fokuserer på brukernes personvern, profil, datasikkerhet og integrasjoner. Dette inkluderer en tilkoblet kjerne, skytilgang, integrasjoner og et grafisk brukergrensesnitt (GUI).
Det tredje laget er Coupa-nettverket. Det tilbyr funksjoner som et åpent forretningsnettverk, Coupa Advantage og fellesskaps-AI.
Emburse
Emburse tilbyr et komplett utvalg av verktøy for utgiftsstyring, som passer for alt fra oppstartsselskaper til store multinasjonale selskaper. Løsningene omfatter utgiftsstyring, leverandørgjeld, innkjøpsautomatisering, strømlinjeformet betalingssystem, revisjon, reiseadministrasjon og datadashbord.
Emburse tilbyr virtuelle kort som kan utstedes direkte gjennom plattformen ved hjelp av et verktøy som heter Emburse Spend. De virtuelle kortene integreres sømløst med programvaren som brukes av regnskaps- og AP-team, inkludert Emburse Chrome River, Emburse Certify eller andre tilbudte produkter. Produkter som Emburse Go hjelper reiseansvarlige å holde oversikt over reisende og deres utgifter.
Det beste med Emburse er den modulære tilnærmingen til håndtering av forretningsutgifter, som tilpasses etter bedriftens størrelse. Emburse Tallie passer godt for små og mellomstore bedrifter, Emburse Certify fungerer bra for USA-baserte bedrifter, mens Emburse Chrome River passer for store bedrifter, uavhengig av hvor de holder til. Store selskaper som Microsoft, Nike og Estee Lauder bruker Emburses programvare.
Mesh Payments
Mesh Payments er en annen programvare som kan hjelpe deg med å stoppe utgiftslekkasjer. Spend Insights-funksjonen gir deg verdifull datainnsikt akkurat når du trenger det. Hver gang du ser på en utgiftspost, viser mobilappen automatisk fremtidige sparemuligheter og prognoser for forbruk basert på dagens nivå.
Spend Controls-modulen gir deg betalingsvarsler i sanntid, mulighet til å begrense forbruk, kansellere abonnementer fra et sentralt grensesnitt og blokkere betalinger til leverandører med et enkelt klikk. Andre funksjoner inkluderer forbruksoptimalisering, sanntidsrapportering og automatisert betalingsflyt.
Ramp
Ramp har delt opp utgiftsstyringssystemet i fire hovedmoduler: Start, Skaler, Strømlinjeform og Spar. Start-modulen gir tilgang til verktøy for å håndtere flere kort, regningsbetalinger (ACH/sjekker/kort), utgiftssporing i sanntid og nøyaktig utgiftsregnskap.
Skaler-modulen lar deg håndheve retningslinjer for utgifter. Du kan for eksempel bruke utgiftsregler for å angi rammer og kontroller for å sikre overholdelse. Strømlinjeform-modulen tilbyr flere arbeidsflyter (onboarding, samarbeid og regnskap) for å automatisere utgiftsstyringen og integrere den med andre forretningsverktøy (1000+ integrasjoner). Til slutt finnes Spar-modulen for å dekke behovene dine for kvitteringsmatching, utgiftskategorisering, prisinformasjon og spareinnsikt.
Brex
Brex handler om å effektivisere økonomien i virksomheten og samtidig sikre at selskapets utgiftsregler overholdes. Brex gjør det enklere for ansatte å rapportere utgifter korrekt, og regnskapsteamet kan enkelt revidere utgifter. Dette bidrar til å utvikle en kultur for økonomisk disiplin i selskapet og blant de ansatte.
Brex tilbyr i dag ulike løsninger for håndtering av bedriftens utgifter, som kredittkort, forretningskontoer, utgiftssporing og integrasjoner. Utgiftsstyringsfunksjonen er en del av Brex Empower-abonnementet.
Workday
Workday, som er kjent for styring av menneskelig kapital, tilbyr nå også enkle og strategiske metoder for håndtering av bedriftens utgifter. Det leveres med et intuitivt, enkelt og brukervennlig grensesnitt for utgiftsstyring fra en sentral plattform.
Brukergrensesnittet har tre hovedfaner: Kilde til betaling, lager og KPI-er. Kilde til betaling-modulen gir verdifull datainnsikt om leverandørutgifter, administrerte vs. ikke-administrerte utgifter, leverandørytelse og fakturabehandling. I tillegg er det en skybasert app, slik at du og andre interessenter i bedriften kan holde oversikt over utgifter fra alle enheter, hvor som helst med internettforbindelse.
PayEm
PayEm fokuserer på avansert automatisering av utgiftsstyringen i virksomheten din. Den samler leverandørabonnementer og SaaS-abonnementer for ansatte på ett sted. Dermed trenger du ikke å kjøpe separat programvare for ulike utgiftskategorier.
I PayEm kan du opprette og utstede virtuelle kredittkort til ulike tredjepartsleverandører og tildele en kontaktperson for utgiftsstyring. Du kan bruke den samme strategien for programvareabonnementer.
Du får også full kontroll over forbruket i PayEm. Dette gir deg mulighet til å stoppe overforbruk på programvareabonnementer ved å fjerne unødvendige apper eller tidligere ansattkontoer fra eksisterende apper.
Teampay
Teampay er en skybasert app som gir økonomiteamene kontroll og innsyn i alle utgifter i virksomheten. Interessenter får også sanntidsinnsikt i daglige utgifter og kan gjøre raske justeringer ved behov.
Den tilbyr også et samtalegrensesnitt slik at ansatte kan få assistanse fra økonomiteamet i sanntid for å forstå kjøpsprosessen eller få godkjent transaksjoner. I tillegg trenger du ikke vente på neste måneds regning for å forstå hvordan de ansatte bruker. Du får tilgang til sanntidsdata om løpende utgifter.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE er også en populær løsning for Source-to-Pay-aktiviteter, som samler alle utgifter fra ulike områder på ett sted for å lette overvåkningen av selskapets utgifter. Appen gir deg mulighet til å administrere både indirekte og direkte utgifter fra ett enkelt verktøy.
Den tilbyr avansert dataanalyse og innsikt ved hjelp av kunstig intelligens (AI) og robotisert prosessautomatisering (RPA). Dette gir deg handlingsrettet informasjon for å omstrukturere utgiftsstyringen, for eksempel ved å lage en innkjøpskatalog for hele virksomheten.
RealPage
RealPage hjelper deg med å bli mer kostnadseffektiv og produktiv når du administrerer leverandører, fakturaer og innkjøp. Det er mer enn bare et verktøy for sporing av utgifter.
Den samler data om utgifter og inntekter for alle virksomhetens porteføljer og gir datainnsikt for smarte innkjøp. Det hjelper deg også med å automatisere alle innkjøpsordrer (PO) og godkjenningsprosesser, med sanntidsdata til et sentralt dashboard for kostnadsovervåkning og analyse.
Concur Expense
Concur Expense er en utgiftsstyringsløsning fra SAP, som er en kjent utvikler av ERP-programvare for virksomheter. Produktet hjelper deg med å integrere og automatisere håndtering av forretningsutgifter ved å koble sammen flere Source-to-Pay-transaksjoner.
Verktøyet er fordelaktig for både ansatte og arbeidsgivere. Feltansatte kan for eksempel sende inn utgiftsbilag fra mobilen. Concurs intelligente system verifiserer utgiften automatisk og sender deg et varsel slik at du kan godkjenne utgiften raskere.
Avsluttende Ord
Ved å bruke programvare for utgiftsstyring kan du tette hullene der penger forsvinner uten at du vet det, og beskytte selskapet mot tap av fortjeneste. Du kan også kreve en av de beste utgiftssporerne hvis bedriften må tilbakebetale løpende betalinger som er gjort av ansatte eller leverandører.