Forståelse av utgiftssporing
Utgiftssporing innebærer å registrere nøyaktig hvor pengene dine blir brukt. Det er en metode for å overvåke din økonomiske strøm.
Hvor ofte dokumenterer du dine utgifter?
Er det hver time, daglig, månedlig, kvartalsvis eller årlig? I begynnelsen kan det virke overveldende, men med tid og erfaring vil du innse den store verdien av en slik praksis.
Å forvalte våre økonomiske ressurser på en god måte er avgjørende, og denne prosessen bør starte så tidlig som mulig – kanskje allerede i studietiden eller enda tidligere. I dagens samfunn kan selv en enkelt uforutsett medisinsk regning føre til økonomisk ruin for mange.
For både bedriftseiere og enkeltpersoner anbefales det sterkt å spore utgifter både månedlig og årlig for å ha full oversikt.
Betydningen av utgiftssporing
- Forbedre forbruksvaner: Utgiftssporing hjelper deg å identifisere, begrense eller eliminere unødvendig forbruk. Det hjelper deg også å disponere pengene der de er mest nødvendig.
- Unngå overforbruk: Ved å spore utgifter unngår du uhemmet overforbruk. Denne prosessen tvinger deg til å sette opp et månedlig budsjett, som er svært fordelaktig i det lange løp.
- Ta kontroll over økonomien: Hvis du stadig er i gjeld, skyldes det sannsynligvis at du ikke har kontroll over dine utgifter. Utgiftssporing gir deg friheten til å investere pengene dine i mer givende aktiviteter.
Tenk deg at du dro på shopping med venner i helgen og kjøpte ting du egentlig ikke trengte, kun på grunn av gruppepress. I stedet kunne du kanskje ha investert pengene i deg selv, for eksempel ved å kjøpe en selvhjelpsbok eller melde deg på et kurs.
Hvorfor er utgiftssporing viktig for bedrifter?
For små og mellomstore bedrifter er det essensielt å holde oversikt over utgiftene. Det er også viktig å skille personlige utgifter fra bedriftens kostnader, da en virksomhet er en uavhengig juridisk enhet. Din bedrift er kanskje din lidenskap, og den bør behandles deretter, fordi:
- Det gir beskyttelse: Din bedrift har rett til juridisk beskyttelse som du som enkeltperson ikke har. Hvis dine personlige og bedriftsutgifter ikke er atskilt, risikerer du å miste denne beskyttelsen, og du kan bli holdt personlig ansvarlig ved et eventuelt søksmål. I verste fall kan dine personlige eiendeler være i fare.
- Gjør skattesesongen enklere: Du slipper å lete etter regninger og kvitteringer i skuffer eller i bilens hanskerom. Når du reiser på forretningsreise, kan du også kreve fradrag for visse utgifter. Enkelte forretningsutgifter er ikke skattepliktige og kan føres som fradrag. Dette gjør også regnskapsjobben enklere, ettersom det blir enkelt å skille skattepliktige og ikke-skattepliktige utgifter.
- Gjør det enkelt å regne ut fortjeneste: Du vil være i stand til å nøyaktig oppgi fortjenestetallene dine uten å gjette når kundene spør. På lang sikt vil dette bidra til å opprettholde bedriftens budsjett ved å gi god oversikt over utgiftene.
En praktisk måte å spore forretningsutgifter på er ved hjelp av apper for utgiftssporing. Slike apper hjelper deg med å holde oversikt over utgiftene dine ved å registrere kvitteringer og regninger i sanntid. Noen apper kan til og med kobles direkte til bank- og kredittkort, noe som sparer deg for tid og manuelt arbeid.
La oss nå se nærmere på noen av de beste appene for utgiftssporing for din bedrift.
Divvy
Divvy er en komplett løsning for utgiftsadministrasjon for bedrifter. Plattformen har flere unike funksjoner som gjør den til et ideelt valg. Med Divvy Business Credit kan du få tilgang til finansiering av alle størrelser. Du søker om en kredittgrense på få minutter og kan begynne å bruke Divvy-kortet.
Utgiftsstyring blir enkelt, ettersom du kan kategorisere hvert kjøp gjort med Divvy-kortet med bare noen få klikk. Dette fjerner behovet for manuell utgiftsrapportering. Når du setter opp et budsjett med Divvy, får du sanntidssporing og full kontroll over bedriftens økonomi.
Det beste med denne programvaren for utgiftssporing er at den er helt gratis. Det er ingen skjulte kostnader. I tillegg kan du skaffe så mange fysiske og virtuelle kort til dine ansatte som du trenger. Belønningsordningene fra Divvy er enda en god grunn til å velge denne plattformen.
Si farvel til tradisjonelle utgiftsrapporter og velkommen dette avanserte utgiftssporingssystemet.
Pleo
Pleo er en fintech-startup som administrerer bedriftsutgifter ved hjelp av Pleo-kort, både kreditt- og debetkort. Du kan organisere utgiftene dine ved å trykke på noen få knapper på skjermen.
Pleo kan integreres med andre regnskapsverktøy. Du kan angi forbruksgrenser, justere dem når som helst og få forslag til hvordan du bør bruke pengene dine. I tillegg vil du motta et varsel hver gang en betaling gjennomføres med Pleo-kortet, og utgiften vil automatisk bli lagt til.
Pleo er en populær app for små og mellomstore bedrifter og har tre forskjellige prisnivåer. Pleo fjerner belastningen med kjedelig daglig arbeid og lar deg fokusere på selve virksomheten.
FreshBooks
FreshBooks er en app for utgiftssporing for små og mellomstore bedrifter. Kontoen din oppdateres daglig ved å koble til bankkontoen og kredittkortet.
Den har en funksjon som kan hente ut data fra bilder du laster opp av regninger eller kvitteringer. Du kan også lagre kvitteringene dine i Freshbooks, noe som gjør at du har all dokumentasjon på plass når du skal levere skatt. Når du jobber med et prosjekt, kan teamet ditt registrere kostnadene, og du kan overvåke deres utgifter.
Den hjelper deg med å holde oversikt over mengden arbeid som gjøres i løpet av dagen, uansett hvor du er. Du trenger bare å fokusere på å utvikle virksomheten din, ettersom alt annet er automatisert.
Prisene som tilbys er minimale for ulike planer, men appen er uansett svært nyttig på lang sikt.
Zoho
Zoho er en av de beste appene for utgiftssporing. Brukergrensesnittet og opplevelsen er tilfredsstillende, og appen tilbyr et bredt spekter av løsninger. Zoho garanterer at ingen kvitteringer går tapt, ettersom de lagres digitalt. Du kan også videresende kvitteringene dine automatisk via e-post. Selv om virksomheten din er i utlandet, kan du registrere utgiftene dine i forskjellige valutaer.
Her kan du opprette en tilpasset utgiftsside og gi dine ansatte muligheten til å dele utgifter. Hvis virksomheten din krever mye reising, kan du bruke Zoho til å spore kjørelengden din med 100 % nøyaktighet. Dette hjelper deg å begrense kostnadene.
Appen er kompatibel med alle plattformer, inkludert Android og iOS. Zoho tilbyr en 14-dagers gratis prøveversjon for nye brukere.
Mint
Med Mint kan du se hele ditt økonomiske liv. Mint tilbyr skreddersydde løsninger som tilpasser din opplevelse med utgifter og utgiftssporing.
Alle forfalte regninger og månedlige utgifter kan integreres i Mint, sammen med andre apper. Den sørger for at du ikke glemmer å betale noe og holder oversikt over hvor du bruker pengene dine.
Appen lar deg sette opp budsjetter og sørger for at du overholder dem ved å sende varsler hvis du overskrider dine grenser. Den gir deg også anbefalinger for hvordan du kan spare penger og oppnå dine økonomiske mål raskere.
Kontoåpningsprosessen er trygg og sikker, og appen er tilgjengelig på alle enheter.
Expensify
Expensify lar brukere holde oversikt over et ubegrenset antall kvitteringer. Ved å synkronisere dine kontoer til Expensify, vil du sitte igjen med svært lite arbeid under skattesesongen. Du kan også angi egendefinerte skattesatser for en spesifikk utgiftspolicy.
Manuell opplasting av utgiftene dine er foreldet. Her skannes alle dine regninger og kvitteringer automatisk med ett enkelt klikk. Hvis du er lei av alle disse prosessene, kan du velge et Expensify-kort i stedet for å bruke kvitteringer.
Du kan prøve gratisversjonen, som er enkel å bruke og hjelper deg å styre dine forretningsutgifter i riktig retning. Appen hjelper deg med å spore kostnader mens du er på farten, hjemme eller på kontoret.
Bench
Bench fungerer som din virtuelle regnskapsfører. Med Bench kombineres programvare med ekspertise. Hovedfokuset er på små bedrifter og gründere som trenger hjelp med regnskapsføring.
Et team av dedikerte eksperter håndterer alt, og du blir bare kontaktet hvis noe er nødvendig. Regnskapet føres månedlig og gjør deg og din bedrift klar for skattesesongen. Ekspertteamet er raskt og pålitelig.
Appen lar deg fokusere utelukkende på å styre virksomheten din uten å bekymre deg for skatteregler. Det er en av de beste programvarene på markedet. Prisene er overkommelige, og du får en prøveversjon i starten for å bli bedre kjent med appen.
Shoeboxed
Shoeboxed er en app som tilbyr digitaliseringstjenester. Målet er å digitalisere fysiske kvitteringer for å redusere risikoen for menneskelige feil. Den støtter også integrasjon med ulike apper for å forenkle arbeidsflyten.
Appen håndterer skatteinnleveringer, lagring av skannede kvitteringer og regninger, og genererer utgiftsrapporter. Å oppbevare viktige dokumenter i et arkiv er nyttig når du trenger dem raskt.
Med denne appen kan du lage en online oversikt over teamet ditt og holde den oppdatert. Appen støttes både på Android- og iOS-plattformer. Den nøyaktige kjørelengdesporingsfunksjonen er nyttig når du er på en reise som inngår i budsjettet.
Dext
Dext er en app for utgiftssporing for bedrifter som ønsker å bli papirløse og minimere papirarbeidet. Den gjør håndteringen av tall og dokumenter enklere ved å digitalisere kontoene dine.
Dext henter ut viktige data og lagrer dem ved å laste opp regninger, kvitteringer eller fakturaer. Med over 95 % nøyaktighet, sparer du tid og krefter under arkiveringsprosessen. Dette gir deg mer tid til å fokusere på å utvikle virksomheten din.
Last opp dataene dine fra hvor som helst og fra hvilken som helst enhet. Appen tilbyr over 30 integrasjoner for å opprettholde arbeidsflyten. Appen er utformet slik at den skal være enkel å forstå. Du kan starte en gratis prøveperiode hvis bedriften din er liten eller du er en kommende gründer.
Concur
Concur hjelper deg med å utvikle deg som en bedriftsekspert, ettersom appen kontinuerlig utvikles og får nye funksjoner. Ved å endre innstillingene etter dine behov kan du tilpasse appen til dine preferanser.
Du kan beregne investeringsavkastning (ROI) for din bedrift med stor nøyaktighet. Den har et tilgjengelig dashbord der du kan se alle utgiftene dine på ett sted. Du kan foreta endringer i budsjettene dine og ha kontroll over dem når som helst og hvor som helst.
Du kan se en demo av hvordan appen fungerer, som er ganske enkelt. Concur lar deg ta økonomiske beslutninger basert på solide data. Den viser seg å være svært nyttig for eiere av små bedrifter og unge startups.
Certify
Certify gir deg god innsikt i utgiftsstyring. Med dette verktøyet er det enkelt å lage og håndtere rapporter og utføre refusjoner. Du trenger bare å laste opp et bilde av dine utgifter, og rapporten genereres automatisk.
Appen er ideell for global virksomhet, ettersom den er tilgjengelig på over 60 språk og 140 valutaer. Du kan integrere bedriftens kredittkort og retningslinjer med appen og tilpasse alt til budsjettet ditt.
Appen støtter også integrasjon med et bredt spekter av andre apper, slik at arbeidet ikke stopper opp. Appen støttes på alle enheter og har god ytelse og høy brukertilfredshet.
MMC Receipt
MMC Receipt er en app for utgiftssporing og skanning av kvitteringer. Appen skanner raskt regninger og kvitteringer i ulike valutaer med høy nøyaktighet.
Det er ingen begrensninger for opplasting av kvitteringer eller antall brukere. Du trenger ikke bekymre deg for lagringsplass, da appen har ubegrenset skylagring og lar deg lagre uten begrensninger.
Funksjonen for godkjenning i flere trinn gir virksomheten et ekstra løft. Appen vurderer om de registrerte dataene er klare til å eksporteres eller ikke, og hjelper deg med å ta bedre beslutninger.
Du kan også se på en demoversjon for å få en bedre forståelse av appens funksjoner, og du kan prøve gratisversjonen.
Everlance
Everlance har gjort håndtering av virksomhet til en prioritet for bedriftseiere ved å automatisere et stort antall oppgaver. Med et enkelt trykk på skjermen kan du sortere og administrere utgiftene dine. Du kan skille mellom personlige og forretningsmessige utgifter og være fri for bekymringer i skattesesongen.
Dataoverføring er sikret, og skylagring er enkelt å organisere. Koble til flere visittkort samtidig for å spare tid og krefter ved administrasjon av utgifter. Forslag knyttet til skattefradrag er en fremtredende funksjon. Du kan spare skatt ved å gi riktige og rettidige opplysninger.
Kundestøtteteamet er tilgjengelig syv dager i uken for å svare på spørsmål. Du kan velge gratisversjonen for å prøve de mange funksjonene. Du kan også lage dine egne maler i henhold til dine behov.
Wave
Wave fokuserer på å hjelpe små bedrifter med å nå sitt fulle potensial. Appen har avansert teknologi som er enkel å håndtere og sikker å bruke for å administrere utgiftene dine.
Den lar deg også spore fortjeneste og tap i sanntid og hjelper deg å være forberedt til skattesesongen. Programvaren er gratis å bruke, uten begrensninger og skjulte kostnader.
Det eneste du trenger for å få tilgang til appen er en internettforbindelse. Den støttes på alle enheter og er relativt enkel å bruke. Datautveksling fra forskjellige apper og nettsteder er tilgjengelig eksternt.
Veryfi
Veryfi hjelper små bedrifter med å vokse raskere. Appen tjener et viktig formål for sine kunder og har et stort vekstpotensial.
Her kan du estimere prosjektkostnader eller forretningsutgifter før prosjektet starter. Data legges automatisk inn i appen, og det er ikke nødvendig med manuelt arbeid. Du kan se en månedlig rapport når som helst, da appen er tilgjengelig døgnet rundt.
Appen er tilgjengelig på alle enheter og plattformer. Du kan synkronisere e-posten din med Veryfi for enkelt å hente regninger og kvitteringer. Appen er i bruk i en rekke ulike bransjer.
Konklusjon
Tiden der du måtte lete etter en god regnskapsfører for å levere selvangivelsen er forbi. Alt du trenger er en app for utgiftssporing, og ingenting annet. Det er imidlertid viktig å velge riktig app for din virksomhet for å oppnå vekst og effektivt administrere kostnadene. Ved å bruke disse appene i din virksomhet vil du frigjøre mye tid, krefter og energi som du kan bruke på deg selv og familien din.
Her er noen verktøy som kan hjelpe deg med ressursadministrasjon, Active Directory og Office 365 Management for din bedrift.