Excel er analfabetenes (og kvinnens) favorittdatamanipuleringsverktøy. De som kan skrive, dvs. de som kan kode, trenger ikke bekymre seg mye om kolonner, rader og den riktige formelen og dens syntaks fordi disse veiviserne har sine egne enheter. For alle andre, praktisk talt alle i en lederstilling, er Excel et viktig arbeidsverktøy. Til tross for dette blir mange mennesker, spesielt de som bare går inn i en jobb, ofte skremt av det. I virkeligheten, hvis du lærer Excel godt nok, kan du bruke den til å føre tidsbaserte poster som oppdateres automatisk, bruke den til å lagre inventar og til og med gjennomføre undersøkelser. Når det er sagt, her er fem veldig grunnleggende Excel-funksjoner som hver nybegynner trenger å vite.
Innholdsfortegnelse
Autofullfør serier og autofyll-formler
Å legge inn data, spesielt et langt sett med data, er tidkrevende med en utmerket sjanse for at en menneskelig feil oppstår. Det er derfor, der det er mulig, Excel forutsier teksten du prøver å skrive inn og gir deg muligheten til å fylle den ut for deg.
Ta for eksempel at du vil legge inn serienummer eller medarbeider-ID-nummer som følger en sekvens. I stedet for å legge dem inn manuelt, kan du skrive inn de tre eller fire første tallene, velg cellene med tallene som er skrevet inn. Flytt markøren til nederst til høyre i den siste cellen og vent til den blir til et svart plusstegn. Dra den ut og du vil kunne se verdien hver celle vil ha. Excel vil automatisk øke verdien for deg. Dette trikset brukes best med formler fordi formelen vil automatisk oppdateres for å lese de tilsvarende cellene på rad i stedet for å ha en absolutt verdi som kopier/limt inn formler ville ha.
Autofyll
Dette trikset blir garantert plukket opp mens du legger inn data. Excel kan automatisk fylle ut data i en celle hvis dataene du skriver inn har blitt lagt inn i en tidligere celle i samme kolonne. Bare trykk enter og for å fylle ut.
Smart alfabetisk sortering
Excel kan sortere data alfabetisk, men en nybegynner kan nøle med å bruke sorteringsalternativet fordi data i tilstøtende kolonner er relatert til det og omorganisering av dataene vil forstyrre forholdet. For eksempel har du navn, avdelinger, adresser, telefonnumre og blodgrupper i egne kolonner. Du vil sortere navnene i alfabetisk rekkefølge, men vil fortsatt at de tilstøtende cellene skal lese riktig adresse, telefonnummer og blodgruppe for den personen.
Du kan gå videre og bruke Sorter A til Å-alternativet fordi Excel vil spørre om du vil utvide utvalget til å inkludere data i tilstøtende kolonner. Dette lar deg sortere én kolonne alfabetisk og få de tilsvarende dataene i andre kolonner til å sortere seg selv. Denne smarte sorteringen fungerer for alle typer regler du måtte bruke.
Transformere raddata til kolonnedata
Mange ganger er data ikke engang i riktig oppsett slik at noen kan begynne å analysere dem. Formatet det ble samlet inn i ble ikke opprettet med noe spesifikt formål i tankene, og du kan ofte finne ut at du trenger å overføre data fra en rad til en kolonne eller omvendt. I stedet for å kopiere og lime inn hver enkelt verdi, kan du bruke en Lim inn spesialfunksjon kalt Transponere for å gjøre nettopp det.
Velg og kopier kolonnen du vil lime inn som en rad. Velg den første cellen i raden du vil kopiere dataene til. Klikk på den lille pilen under Lim inn-knappen og velg Lim inn spesial. I alternativboksen som dukker opp, merk av for «Transponer» og klikk OK.
Skill fornavn og etternavn
Excel 2013 har en virkelig smart autofyll-funksjon som fungerer mellom kolonner. Ta det svært vanlige eksemplet med en kolonne som inneholder både for- og etternavn. Du vil kanskje skille fornavn og etternavn, og i eldre Excel-versjoner betydde dette å bruke sammenkoblingsfunksjonen på en veldig smart/vanskelig måte.
Med Excel 2013 er alt du trenger å gjøre å begynne å skrive inn fornavnet i neste kolonne. Gjør dette for de to eller tre første oppføringene, og Excel vil lære hva separasjonskriteriene dine er og liste opp dataene for alle tilsvarende verdier i kolonnen for deg. Alt du trenger å gjøre er å trykke enter. Dette fungerer for omtrent alle typer data.
Kjenner du til et Excel-triks du bruker ofte på jobben, eller et som eliminerer overflødig arbeid? Del med oss i kommentarfeltet.