Verktøy som forenkler sletting av e-post har vist seg å være svært fordelaktige for både ansatte og selskaper, da de bidrar til økt produktivitet ved å minimere tiden som brukes på å håndtere en overfylt innboks.
Visste du at diverse studier har avdekket at en gjennomsnittlig ansatt bruker hele 28 % av arbeidsdagen sin på å behandle e-post?
Det å gå gjennom og arbeide med e-poster kan lett bli overveldende hvis innboksen ikke er organisert. I denne artikkelen vil vi utforske metoder for å oppnå en såkalt «null innboks» og arbeide med e-post på en mer effektiv måte. Nedenfor finner du en oversikt over nyttige verktøy som kan hjelpe deg med å holde innboksen ryddig og oversiktlig!
| Verktøy | Beskrivelse |
| SaneBox | Fjerner uønsket e-post, oppretter smarte mapper og har rask AI-assistanse. |
| Clean Email | Organiserer e-post, stopper uønsket korrespondanse, og fokuserer på personvern. |
| Superhuman | AI-drevet e-postadministrasjon med påminnelser og statusoversikt. |
| Mailstrom | Tilbyr massehandlinger for e-post og støtter Google, Yahoo og Outlook. |
Ryddig innboks = Økt effektivitet
God e-posthåndtering er nøkkelen til å optimalisere effektiviteten på arbeidsplassen. Med den økende trenden med fjernarbeid, har bruken av Gmail økt betraktelig, da det anses som en pålitelig og profesjonell kommunikasjonskanal.
Det er derfor viktig å organisere e-postene på en mest mulig effektiv måte for å optimalisere arbeidsflyten. E-post er et sentralt kommunikasjonsverktøy, og det bør administreres daglig eller til faste tidspunkter, da det ofte inneholder viktig informasjon og dokumenter.
#1. Tidsbesparelse
Effektiv e-posthåndtering fører til økt tidsbesparelse, slik at vi kan fokusere på kjerneoppgavene i stedet for å drukne i e-post. Ofte blir vi distrahert av de mange e-postene som krever vår oppmerksomhet, selv for små oppgaver, noe som stjeler tid fra den opprinnelige oppgaven. En velorganisert innboks gjør det lettere å finne de viktige e-postene, og dermed reduseres tiden som går med til å søke. Dette resulterer i at viktige e-poster finnes raskere.
Les også: Måter å automatisere Gmail-oppgaver for å øke effektiviteten
#2. Økt lønnsomhet
Tidsbesparelse har en direkte innvirkning på virksomhetens lønnsomhet og kan redusere utgifter knyttet til arbeidskraft. Fra å håndtere hundrevis av e-poster daglig til å ta regelmessige sikkerhetskopier av viktige e-poster, øker de administrative kostnadene. God e-postbehandling har gjort det mulig å håndtere og sortere e-poster mer effektivt. Dette er en kostnadseffektiv løsning for å prioritere viktige oppgaver.
#3. Høyere produktivitet
Når programvare enkelt utfører tidkrevende oppgaver, frigjør det ressurser for ansatte slik at de kan fokusere på andre viktige arbeidsområder. Dette forenkler arbeidsdagen og bidrar til å forbedre andre aspekter av produktiviteten. God administrasjon hindrer distraksjoner ved å blokkere unødvendige popup-varsler. Derfor kan det være nyttig å konsentrere seg om den aktuelle oppgaven uten avbrudd.
#4. Balanse mellom arbeid og fritid
De samlede fordelene ved god e-postadministrasjon kan føre til bedre balanse mellom arbeid og privatliv. Tidsbesparelser, økt lønnsomhet og økt produktivitet på jobben gir rom for et sunnere og mer balansert liv etter arbeidstid. Personlig e-postadministrasjon skiller også mellom private og jobbrelaterte e-poster, noe som reduserer arbeidsbyrden hjemme.
Hva er «null innboks», og hvilke fordeler gir det?
«Null innboks» er en e-posthåndteringsmetode som går ut på å holde Gmail-innboksen tom til enhver tid. Denne strategien ble utviklet av produktivitetseksperten Merlin Mann, som forklarer hvordan en innboks som er overfylt med oppgaver kan påvirke produktiviteten negativt.
Mange bedrifter og ansatte opplever at e-postkontoer er fylt med tusenvis av e-poster, noe som kan distrahere fra viktig arbeid og føre til forvirring gjennom hele dagen. Merlin Mann presenterte fem nøkkelprinsipper for å løse dette problemet:
- Ikke alle e-poster er like viktige: Ikke alle e-poster krever like mye oppmerksomhet. Bare de viktigste må besvares, og resten bør slettes. Dette konseptet kan spare tid, men det er viktig å skille mellom viktig og uviktig, og hva som kan være nyttig i fremtiden.
- Tid er verdifullt: «Null innboks» er en god måte å spare tid på for å ha en mer produktiv dag. Det er viktig å være bevisst på hvor mange e-poster man kan håndtere i løpet av en dag; dette bidrar også til å spore fremgangen. Dette konseptet sikrer at kun viktige oppgaver prioriteres.
- Mindre kan være mer: «Null innboks»-prinsippet understreker at få ord ofte er nok til å formidle et budskap i en e-post. Lange essays er unødvendige og vi trenger ikke føle noe press når vi skriver.
- Unngå skyldfølelse: En overfylt innboks kan føles overveldende, men skyldfølelse er ikke løsningen. Ifølge Mann bør man legge skyldfølelsen bak seg, fokusere på å rydde opp og løse de viktigste problemene først.
- Unngå å lyve for deg selv: Vi må være ærlige med oss selv, akseptere den nåværende situasjonen og forsøke å håndtere den. Tusenvis av e-poster må besvares innen en bestemt tidsramme, og å ignorere dem vil bare føre til at de hoper seg opp og blir irrelevante.
Les også: Beste programvare for e-postarkivering for fremtidige revisjoner/hentinger
Fordelene
Effektiv e-postbehandling og «null innboks»-konseptet sparer tid og har vist seg å være fordelaktige for bedrifter. En tom innboks gjør at vi kan fokusere på de viktigste oppgavene uten avbrudd.
- «Null innboks»-metoden sparer tid, hovedsakelig fordi den lærer oss å håndtere e-poster på en effektiv måte. Når vi har god oversikt over hva vi må ta tak i, er det mer sannsynlig at vi reagerer på de nødvendige oppgavene uten unødvendige distraksjoner.
- Dette gir bedre kommunikasjon med interessenter, siden «null innboks» muliggjør rask respons på innkommende e-poster. Respondentene får svar raskere i stedet for å vente i flere timer.
- «Null innboks»-prinsippet forhindrer at viktige oppgaver går tapt, ettersom de nylig mottatte e-postene vises først i en tom innboks. E-poster som fortjener umiddelbar oppmerksomhet blir prioritert, noe som øker bedriftens produktivitet.
Hvorfor er det viktig å rydde i Gmail-innboksen?
Å rydde innboksen er en ideell måte å øke produktiviteten. En gjennomsnittsperson mottar mange meldinger i sin Gmail-konto i løpet av en enkelt dag, inkludert skadelig programvare, søppelpost, spam og til og med reklamemateriell. Disse uønskede filene må fjernes fordi de forstyrrer bruken av Gmail eller bruker lagringsplass unødvendig. En organisert innboks er nøkkelen til en produktiv dag, slik at man kan fokusere på gjøremålslister.
- Finn viktige e-poster enkelt: En organisert innboks er avgjørende for å holde viktige e-poster trygge og lett tilgjengelige. Dette er spesielt viktig for oppfølging, slik at man raskt kan finne de e-postene man trenger. Uønskede eller spam-e-poster belaster produktiviteten i en travel hverdag. Ved å rydde innboksen regelmessig, kan man fokusere på viktige oppgaver uten avbrudd.
- Frigjør lagringsplass: Google tilbyr 15 GB gratis lagringsplass som deles mellom Disk, Bilder og andre Google-apper. En full lagringsplass kan føre til forsinkelser og at man slutter å motta e-post. Derfor er det nødvendig å rydde i lagringen fra tid til annen for å holde innboksen sunn og opprettholde effektiv flyt av e-poster.
- Fjern søppelfiler: Gmail har søppelpostmapper som automatisk lagrer uønskede e-poster. Google sletter disse automatisk etter 30 dager, men enkelte e-poster er skadelige og har kommersielle intensjoner. Å slette og blokkere slike e-poster er viktig, da avsenderen kan forsøke å kontakte deg via andre e-poster. Det anbefales å avslutte abonnementer eller fjerne søppelpost for å unngå distraksjon eller skade.
- Oppretthold fokus: En systematisk tilnærming hindrer tankene i å vandre. En overflod av e-poster ved starten av dagen kan skape stress og gjøre det vanskelig å vite hvor man skal begynne. En strukturert innboks gir en klar ide om hvilke oppgaver som må prioriteres.
En ryddig innboks er en enkel måte å starte dagen produktivt på.
Slik rydder du i Gmail-innboksen
Det finnes flere måter å slette e-poster på. De kan filtreres etter kategori, størrelse, avsender, eller om de er lest eller ulest. Her er noen trinn for å slette e-poster samtidig:
#1. Massesletting
Massesletting er en rask måte å tømme Gmail-innboksen, særlig for å løse problemer med full lagring. Google tillater fjerning av flere uønskede e-poster som tar opp lagringsplass, slik som spam, reklame og annet. Dette reduserer behovet for å slette e-poster individuelt, noe som tar tid.
Trinn for å slette e-poster samtidig:
- Logg inn på Gmail via mobil, PC eller bærbar PC.
- Klikk på boksen rett til venstre for «Oppdater»-knappen.
- Ved å klikke på denne boksen vil alle e-postene velges.
- Klikk på «Slett»-knappen, som vises som et søppelspann i verktøylinjen.
- Man kan også skjule e-poster man ikke ønsker å slette, men likevel ha tilgjengelig. «Arkiv»-knappen aktiverer denne funksjonen, og er plassert rett ved siden av boksen.
Og der har du det! En stor del av innboksen din er nå ryddet!
#2. Slett etter kategori
Google har kategorisert e-post basert på bruken, dvs. sosiale medier, oppdateringer, primære e-poster eller reklame. Det gir mulighet for å slette bestemte kategorier av meldinger, slik at man kan fjerne en bestemt type e-poster og beholde andre.
Trinn for å slette e-poster i kategorier:
- Klikk på rullegardinmenyen til venstre; listen som vises har en kategoriseksjon nederst.
- Velg den spesifikke kategorien du ønsker å slette, for eksempel «Sosiale medier», «Oppdateringer», «Forumer» eller «Reklame».
- Merk av i boksen som normalt øverst til venstre.
- Klikk på den blå teksten for å velge alle e-poster.
- Klikk på «Slett» eller «Arkiver» som ønsket.
Dermed kan du raskt fjerne oppdateringer, spam og reklamemeldinger uten å måtte gjennomgå hver enkelt manuelt.
#3. Slett etter tidsperiode
Google tillater sletting av e-poster basert på spesifikke datoer, noe som reduserer behovet for å scrolle gjennom en lang innboks. Du kan se e-poster som er sendt før eller etter en bestemt dato, og slette gamle, uønskede e-poster eller nye som ikke lenger er relevante.
Trinn for å slette samtidig:
- I Gmails søkefelt skriver du «før:ÅÅÅÅ/MM/DD» for å velge e-poster som er sendt før en bestemt dato.
- Skriv «etter:ÅÅÅÅ/MM/DD» i søkefeltet og trykk enter for å hente e-poster som er sendt etter en bestemt dato.
- E-postene som vises på skjermen tilhører det valgte tidsrommet.
- Merk av i boksen igjen, og klikk for å velge alle samtaler.
- Klikk på «Slett» eller «Arkiver».
Dette fungerer bra for gamle e-poster som er overflødige og tar opp unødvendig plass.
#4. Sletting fra en bestemt avsender
Gmail gjør det enkelt å slette e-poster fra en enkelt avsender, noe som er nyttig for å fjerne meldinger fra en bestemt adresse. Du kan bruke denne funksjonen hvis innboksen din er full av meldinger fra en enkelt person, for eksempel en e-postmarkedsfører.
Trinn for å slette e-poster fra en bestemt avsender:
- Merk av i boksen på venstre side hvis du ønsker å slette alle e-postene, eller du kan spesifikt velge leste eller uleste meldinger.
- Klikk på «Slett» eller «Arkiver».
Puh! Hvem hadde trodd at en ryddig innboks kunne være så tilfredsstillende, ikke sant?
#5. Slett leste/uleste
Å slette leste eller uleste meldinger er en god måte å rydde opp i e-postene. Dette betyr at du kan slette alle leste meldinger eller tømme innboksen uten å se gjennom alle e-postene.
Trinn for å slette leste eller uleste e-poster:
- For å slette de leste eller uleste meldingene, skriv «er:lest» eller «er:ulest» i søkefeltet.
- Trykk Enter og merk av i boksen på venstre side.
- Følg trinnene for massesletting, merk av i boksen og velg alle samtaler.
- Du kan deretter velge mellom å slette eller arkivere.
Dette er en god måte å fjerne irriterende abonnementsmeldinger du ikke gidder å åpne!
#6. Slett etter størrelse
Å slette e-poster etter størrelse er den beste måten å frigjøre begrenset lagringsplass i Gmail. Enkelte e-poster inneholder vedlegg eller store filer som bruker unødvendig lagringsplass, selv om de er ubrukelige. Google tillater sletting av e-poster basert på størrelsen, slik at man kan frigjøre plass.
Trinn for å slette e-poster etter størrelse:
- Klikk på «Innstillinger» på høyre side av søkefeltet.
- Dette vil vise alternativet for å velge størrelse for vedlegg.
- Skriv inn ønsket størrelse, og velg «større enn» eller «mindre enn».
- Velg e-posten og klikk «Slett».
På denne måten kan du raskt rydde plass ved å fjerne e-poster som tar opp mesteparten av lagringsplassen.
Her er noen verktøy som kan hjelpe deg med å rydde opp og administrere e-poster effektivt:
SaneBox
SaneBox er et program for e-postadministrasjon med en automatisert assistent. Verktøyet fjerner uønsket e-post fra innboksen og legger det i en bestemt mappe, og sparer dermed tid.
Nøkkelfunksjoner
- Verktøyet fjerner uønsket e-post fra innboksen og legger det i en bestemt mappe.
- Det har en «SaneBlackHole»-mappe, hvor du kan legge inn spesifikke avsendere for å unngå å motta flere e-poster fra dem.
- SaneBox lar deg lage mapper for for eksempel kvitteringer eller familie, noe som reduserer kompleksiteten i Gmail.
- Den har en «SaneAttachment»-mappe som lagrer alle e-postvedlegg i skyen for å frigjøre lagringsplass.
- Du kan planlegge en e-postpause ved å aktivere «Ikke forstyrr»-funksjonen, eller utsette en e-post for å fokusere på arbeidet.
SaneBox er en intelligent og trenet AI som gir raskere e-postbehandling, slik at du kan konsentrere deg om viktigere oppgaver.
Clean Email
Clean Email er en organisert e-postassistent som effektivt håndterer overfylte, uønskede og uleste e-poster. Dette er et personvernfokusert program som gir full kontroll over e-postene. Det filtrerer og grupperer e-postsegmenter, og hjelper deg med å identifisere viktige e-poster og søppelpost.
Nøkkelegenskaper
- Denne programvaren lar deg stoppe uønskede e-poster, inkludert avmelding fra nyhetsbrev.
- Den har en screeningsfunksjon som blokkerer e-post fra uønskede og nye avsendere.
- Clean Email gjør det mulig å enkelt slette et stort antall e-poster, og gir ryddeforslag basert på dine vaner.
- Programvaren gir deg mulighet til å lage egendefinerte regler for e-poster, noe som bidrar til å opprettholde en ryddig innboks med minimal innsats. Dette betyr at brukere kan sette opp automatiske handlinger som arkivering eller markering av sosiale e-poster som lest daglig.
Clean Email håndterer store mengder e-post enkelt, samtidig som det gir god beskyttelse av personvernet.
Superhuman
Superhuman er en AI-drevet administrasjonsprogramvare som hjelper deg med å håndtere e-poster i Gmail og Outlook på en enkel måte. Programvaren har innebygde utdrag som hjelper deg med å skrive e-poster raskere, og gi forslag til setninger, avsnitt eller hele e-poster.
Nøkkelegenskaper
- Det lar deg stille inn påminnelser for e-poster du har sendt, slik at du kan holde oversikt over viktig arbeid uten å delegere det.
- Du kan slumre e-poster for en bestemt periode, slik at du kan fokusere på andre oppgaver.
- Du kan se statusen til e-postene dine når mottakeren mottar eller leser dem. Du kan også dele denne informasjonen med teamet for å forbedre effektiviteten.
- AI muliggjør automatisk korrigering for skrivefeil, ekstra tegn, manglende tegn, feil rekkefølge av tegn, manglende tegnsetting og feil bruk av store bokstaver.
AI-aktivert programvare forbedrer evnen til å skrive e-poster, noe som sparer tid. Den gir også påminnelser om e-poster, slik at du kan utføre viktige oppgaver i tide.
Mailstrom
Mailstrom er en programvare for e-postadministrasjon som støttes av Google, Yahoo og Outlook. Dette systemet er utviklet for bedrifter i alle størrelser og typer for å hjelpe med å sende, slette eller arkivere e-poster i bulk med et enkelt klikk.
Nøkkelegenskaper
- Dette verktøyet er basert på menneskelig intelligens som enkelt identifiserer og grupperer tusenvis av e-poster.
- Den beskytter innboksen mot spam, og gir deg mulighet til å blokkere uønskede avsendere eller emner.
- Den bruker bransjeledende IMAP via OAuth2-kryptering, noe som betyr at programvaren aldri får tilgang til passordet ditt.
- Programvaren gir deg mulighet til å melde deg av nyhetsbrev uten å måtte besøke en spesifikk nettside.
Mailstrom Softwares bruk av menneskelig intelligens skiller den fra andre verktøy, da den behandler e-post fra et menneskelig perspektiv.
Avsluttende ord
Å rydde i Gmail-innboksen er en viktig oppgave for enhver forretningsperson, profesjonell og privatperson. Innboksen vår er ofte fylt med viktige meldinger og oppgaver, men å håndtere e-postrot og søppel er også en del av jobben.
En organisert innboks gir en god start på dagen og påvirker produktiviteten positivt. En overfylt innboks kan være stressende og gjøre det vanskelig å prioritere oppgaver.
Derfor bør e-poster være oversiktlige og fri for unødvendige filer for å sikre best mulig resultat. Det finnes flere programvareløsninger på internett som tilbyr tjenester for å optimalisere Gmail.
Noen bruker AI for å gi bedre resultater, men blant alle disse er sikkerhet en stor bekymring. Gmail inneholder e-poster som vi ikke ønsker å dele med andre, så programvaren bør velges med hensyn til sikkerhet.
Bruker du ikke Gmail? Her er noen apper for e-postrydding som også fungerer med Yahoo og Outlook!