Betydningen av notarisering og fremveksten av digitale løsninger
Notariseringer representerer ofte viktige milepæler i livet. Enten det dreier seg om boligkjøp, adopsjonsprosesser, ekteskap eller opprettelse av testamenter, er bistand fra en notar gjerne nødvendig for å sikre at papirene er i orden.
En fersk rapport fra National Notary Association anslår at det var over 4,4 millioner notarer i USA i 2021. Dette illustrerer den utbredte bruken av notartjenester i samfunnet.
I de senere år har digitale notartjenester blitt stadig mer populære. Den samme kvaliteten og servicenivået som tilbys ved personlig oppmøte, er nå tilgjengelig på nett. Det finnes et stort utvalg av leverandører av online notartjenester, og det er viktig å velge en pålitelig aktør.
Vi har gjort grundig research for å identifisere de mest troverdige selskapene på markedet. Vurderingskriteriene våre omfattet selskapenes historie, omdømme, plattformer, prosesser og priser.
Her presenterer vi noen av de mest pålitelige metodene for å få dokumenter notarisert, uten å måtte forlate hjemmet. Før vi går inn på detaljene, la oss definere noen grunnleggende begreper.
Hva er programvare for elektronisk notarisering (e-notarer)?
Elektronisk notarisering programvare (e-notar programvare) gir funksjoner for notarius publicus, advokater og alle andre som har behov for å signere elektroniske dokumenter på en sikker måte. Dette er et essensielt verktøy for alle som jobber med digitale dokumenter.
E-notar programvare øker sikkerheten og brukervennligheten for bedrifter og enkeltpersoner som har behov for notariseringer. Programvaren gjør det enkelt å holde oversikt over hvilke dokumenter som mangler godkjenning. I tillegg gir den også mulighet for å kontrollere tilgangen til sensitiv informasjon.
En rekke bransjer og yrker benytter seg av e-notar programvare. Et bredt spekter av dokumenter kan legaliseres ved hjelp av slike tjenester. Noen vanlige eksempler er eiendomsoverdragelser, forsikringsoppgjør og erklæringer.
Ved å bruke e-notar programvare kan man spare både tid og penger sammenlignet med tradisjonelle metoder. Det kan også bidra til å forhindre manipulering av data i konfidensielle dokumenter. Enkelte systemer, særlig de som tilbyr videokonferanser, gjør det mulig å notarisere dokumenter uansett hvor man befinner seg.
Noen e-notar systemer inkluderer også elektroniske notarjournaler. Dette gjør arbeidet til notarius publicus enklere og mer effektivt. Oftest er e-notar programvare integrert med eller supplert av programvare for e-signatur, kontraktsadministrasjon og webkonferanser.
For å klassifiseres som en del av e-notar kategorien må en løsning kunne:
- Tillate notarer og andre individer å signere med digital eller elektronisk signaturteknologi.
- Implementere autentiseringsmetoder og andre sikkerhetsmekanismer.
- Generere et elektronisk stempel, gyldig for den enkelte notarius, og en notarisert attest som kan brukes som bevis i retten.
- Tilrettelegge for nettkonferanser for å muliggjøre fjernnotarisering.
Fordeler med e-notar programvare
Det er mange fordeler med e-notar programvare, men de fire viktigste er:
- Man slipper å møte opp personlig hos en notarius publicus. Dette gjør det lettere å finne en godkjent notar, uavhengig av tid og sted.
- Forbedret digital identitetsbekreftelse gir redusert risiko for svindel.
- Digitale signaturer sparer verdifull tid.
- Online programvare for notarisering gjør revisjon enklere, med innebygde sikkerhetstiltak.
Konklusjonen er at online notarprogramvare sikrer at dokumentene dine er pålitelige. Ekstern e-notarisering, som benytter live video- og lydkonferanser, lar deg signere dokumenter fra hvor som helst i verden.
Denne teknologien gir brukerne en fordel ved å gjøre det enklere og raskere å få kontakt. I tillegg er det enkelt i bruk.
Hva gjør programvare for online notarisering til et ideelt valg?
Online notarisering benytter seg av multi-faktor autentisering, legitimasjonsanalyse og dynamisk nøkkelbasert autentisering, som sammen utgjør et solid sikkerhetsnett.
Når du skal velge en online notariseringsløsning er det viktig å ta hensyn til flere faktorer. Her er noen spørsmål som det kan være nyttig å stille leverandørene:
- Krever lovgivningen at en notarius publicus utfører disse kontrollene?
- Oppfyller programvaren kravene i HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)?
- Sikrer programvaren at alle notarer har den nødvendige godkjenningen og befinner seg på steder der online notarisering er tillatt?
Nasjonale notarorganisasjoner gjennomfører årlige bakgrunnssjekker av sine medlemmer. Programvare for notarisering bør gi svar på alle disse spørsmålene.
Online notartjenester er tilgjengelige 24 timer i døgnet, 7 dager i uken. De benytter seg av sikre plattformer som effektiviserer forretningsprosesser og reduserer behandlingstiden.
Bedrifter kan bruke disse plattformene til å tilby kundene en rask og digital måte å få viktige dokumenter attestert på. Prosessen begynner ved at kunden laster opp det elektroniske dokumentet. Deretter verifiserer de identiteten sin med et gyldig ID-kort. Til slutt gjennomføres en sikker videosamtale med en godkjent notar, og dokumentet kan lastes ned etter notarisering.
Teknologien er kraftig og har mange anvendelsesområder. Derfor er det viktig å velge elektronisk notariseringsprogramvare som gjør prosessen enklere og tryggere for kundene dine.
PandaDoc Notarius
Med PandaDoc Notary er det like enkelt å notarisere et dokument som å e-signere det. Bedrifter velger ofte elektronisk notarisering når personlig oppmøte ikke er mulig, for eksempel hvis en underskriver er på sykehus eller befinner seg i utlandet.
PandaDoc Notary gjør det mulig for bedrifter å flytte hele notariseringsprosessen online, og dermed spare tid og penger sammenlignet med tradisjonelle notariseringer. I tillegg er alt samlet i én og samme plattform.
PandaDoc Notarius notarisere og lagrer dokumentene ved hjelp av avansert kryptering, som gir sikkerhet mot endringer og datatyveri.
PandaDoc Notarius benytter seg av ulike metoder for å bekrefte identiteten til brukerne, og fører en fullstendig oversikt over alle notaraktiviteter, som er et lovkrav i de fleste stater. Dette bidrar til å redusere svindel og risiko. Signaturen vil derfor alltid være lovlig og håndhevbar.
Sikker signering
Secured Signing er et sikkert og pålitelig e-signaturverktøy for bedrifter som prioriterer sikker signering. Både kunder og ansatte vil sette pris på den raske og intuitive brukerflaten.
Plattformen tilbyr også avanserte funksjoner for å beskytte bedriftens papirer, signaturer og operasjoner. Digitale signaturer generert av Secured Signing er mer enn bare en enkel krusedull med et tidsstempel. Det er enkelt å bruke og raskt å sette opp.
Både kunder og ansatte er fornøyde med løsningen. Det eliminerer behovet for å skanne, signere, og deretter miste papirer, og sparer dermed tid for alle parter. Den tilpassbare skjemabyggeren forenkler også digitale skjemaer for eksisterende prosesser.
De avanserte digitale signaturfunksjonene til Secured Signing bekrefter underskriverens identitet, dokumentintegritet, signaturtidsstempling og dataintegritet. Dette sikrer at viktige forretningsdokumenter er gyldige og juridisk bindende.
Teamet bak Secured Signing jobber kontinuerlig med å utvikle nye og innovative måter å engasjere brukerne, ved å legge til nye funksjoner og forbedre plattformen for å gjøre prosessen enda enklere.
DocuSign
DocuSign er en skybasert tjeneste for elektroniske signaturer. Den gir bedrifter av alle størrelser mulighet til å kommunisere, signere og administrere kontrakter når som helst og fra hvilken som helst enhet.
DocuSign er en digital signaturplattform som brukes av mer enn 250 000 bedrifter i 188 land. Kunder kan signere ulike dokumenter, som for eksempel tillatelser, kontrakter og godkjennelser.
DocuSign-brukere kan sende dokumenter på e-post og signere dem på flere forskjellige språk. Tjenesten har også en mobilapp for Android-, iOS- og Windows-enheter.
DocuSign eNotary digitaliserer hele notariseringsprosessen, fra avsendere til underskrivere og notarer. En notarius publicus kan signere et elektronisk dokument som personlig vitne. Det tilbys også en 30-dagers gratis prøveperiode.
Personlig abonnement starter på 10 dollar per måned per bruker, standardabonnementet koster 25 dollar per måned per bruker, og premiumabonnementet koster 40 dollar per måned per bruker.
SigNiX
SIGNiX sin Remote Online Notarization (RON) programvare er sikrere enn tradisjonelle metoder for å få et dokument bekreftet. Glem papirdokumenter, og bruk den krypterte informasjonen i våre digitale dokumenter som ikke kan endres.
SigNiX gjør det mulig å verifisere identiteter, lage digitale signaturer, ta opp videoer, generere ubegrenset antall attesterte dokumentkopier, og føre en sikker elektronisk logg. Programvaren gir deg alle funksjonene du trenger for å notarisere dokumenter elektronisk og sikkert.
Siden løsningen for fjernnotarisering er skybasert, trenger notarer ikke noe spesialutstyr. Alle med en nettleser kan delta i en notarisering når som helst og fra hvilken som helst enhet.
eNotaryDoX benytter seg av den digitale signaturplattformen SIGNiX. Dermed er hver signatur, og ikke bare det endelige dokumentet, kryptert med juridisk bevis innebygd i det attesterte dokumentet. Dette sikrer at ingen kan endre dokumentet etter at det er signert av en notar.
Legitify
Kunder kan notarisere dokumentene sine online, eksternt og fra hvor som helst ved å bruke Legitify. Det er en AI-drevet løsning som bruker audio-video autentisering. Dette eliminerer behovet for fysisk oppmøte hos en notarius publicus.
For øyeblikket tilbyr de kun én tjeneste, som faktureres per bruk og belaster et gebyr på €35 per notariseringsøkt. De planlegger å lansere abonnementer og Enterprise-pakker snart.
Med Legitify kan du laste opp dokumentet ditt, avtale et online møte, møte notarius i en video- eller lydsamtale og få dokumentet notarisert før økten er over!
Legitifys plattform garanterer at prosessen for elektronisk notarisering er trygg og i samsvar med de nyeste sikkerhetsstandardene.
LMI Notarius
LMI Notary Service samarbeider med Notary Hub, som utvikler RON-programvaren som kreves for å notarisere dokumenter online. De tilbyr alt som trengs for å bli en notar, inkludert opplæring, obligasjoner og tilgang til en nettbasert ekstern notar. For å beskytte notarene, tilbyr de også forsikring.
Du kan også lære viktige ferdigheter som notarius publicus ved å bruke deres tjeneste. De er nå aktive i New Hampshire, Rhode Island, New Jersey, Maryland, Vermont, Massachusetts, Connecticut, Delaware og District of Columbia.
Konklusjon
For å bli en elektronisk notar er det eneste du trenger å gjøre å aktivere kontoen din. Hvis du er usikker på om din stat tillater elektroniske eller eksterne online notartjenester, kan du sjekke de respektive nettsidene. Du kan også finne oversikt over provisjonssatser for å velge den beste løsningen for deg!
Du kan også undersøke andre rimelige leverandører av juridiske dokumenttjenester for små og mellomstore bedrifter.