6 Workplace Chat-programvare du kan bruke til å snakke med teamet ditt

Du kan ikke unngå å være enig i at kommunikasjon er ryggraden i enhver virksomhet. I en epoke med fjernarbeidsscenario hvor lagkameratene er langt fra hverandre, må kommunikasjon gis mer oppmerksomhet enn før.

Bortsett fra teamene som jobber eksternt, er bedriftene som er tilbake på kontoret også avhengige av chat-apper for bedre kommunikasjon på grunn av fordelene og funksjonene de tilbyr. Det er der chat-apper på arbeidsplassen kommer inn i scenen. Disse chat-appene forenkler kommunikasjonen og bidrar til å introdusere en sunn arbeidskultur blant teammedlemmer.

Hva er Workplace Chat-programvare? 💻

Chat-apper på arbeidsplassen er kommunikasjonsverktøy som har tatt over e-post, som en gang var den primære modusen for kommunikasjon på arbeidsplassen. Disse appene går utover e-postfunksjonene og lar teammedlemmene engasjere seg med hverandre, diskutere arbeid og komme opp med unike ideer for å få ting gjort. Kommunikasjonsverktøy på arbeidsplassen tilbyr mange funksjoner som private chatter, gruppesamtaler, tale og videosamtaler bortsett fra de andre produktivitetsverktøyene.

La oss ta en titt på de viktigste fordelene ved å bruke chatprogramvare for din bedrift:

Bildekilde: Unsplash

Forbedret kommunikasjon

En av de viktigste fordelene du vil få etter å ha brukt chat-programvare er feilfri kommunikasjon mellom teammedlemmene til tross for at de er tilstede på forskjellige steder. Den lar dem utveksle meldinger, diskutere ideer, delta på videosamtaler mens de er langt fra hverandre.

Strømlinjeformet arbeidsflyt

Kommunikasjonsverktøy på arbeidsplassen hjelper teamet med å organisere arbeidet og forbedre arbeidsflyten i organisasjonen. Ansatte kan sette opp daglige møter for å planlegge arbeidet sitt, tildele oppgaver og få tilbakemelding umiddelbart.

Arbeidstakermedvirkning

I tillegg til å forbedre arbeidsflyten og tilrettelegge for kommunikasjon, oppmuntrer chatprogramvaren også de ansatte til å engasjere seg i teamaktiviteter, og dermed forbedre produktiviteten.

Hold deg organisert

Å være uvitende om hva som skjer og glemme oppgavene som må gjøres er et vanlig kontorscenario, men ikke lenger med chat-apper. Teamkommunikasjonsplattformer holder alt organisert, og holder deg oppmerksom på hva som skjer og oppgavene du trenger å fullføre.

Sparer tid ⏳

Det er viktig å spore tid når du samarbeider med andre teammedlemmer for å fullføre en oppgave. Arbeidsplasskommunikasjonsapper sparer tiden du måtte bruke på å forlate skrivebordet og gå til personen for å diskutere ting. Dermed kuttes innsats og ressurser for å redusere ubetydelige utgifter.

Bygg teamrelasjoner 👨‍💻

Et sunt arbeidsforhold må råde blant de ansatte som jobber sammen som et team. Å bruke kommunikasjonsprogramvare til å samarbeide om prosjekter og oppgaver bidrar til å styrke relasjoner og generere nye ideer.

I denne guiden har vi lagt ned den beste arbeidsområdechat-programvaren som er tilgjengelig som kan styrke kommunikasjonsspillet til virksomheten din. Det som er interessant med disse kommunikasjonsplattformene er at de tilbyr gratis planer for små teamstørrelser.

Arbeidsplass

Chat på arbeidsplassen er en kommunikasjonsplattform for bedrifter som hjelper til med å koble teammedlemmene som jobber eksternt på en enkel, men sikker måte. Eies av Meta, og inkluderer funksjoner som chat, videosamtaler, innlegg, nyhetsfeed og grupper som hjelper til med å kringkaste all forretningsrelatert informasjon.

Workplace Chat kan enkelt integreres med forretningsverktøyene til organisasjonene dine for å finne en sikker og produktiv måte å dele kunnskap og bygge arbeidsfellesskap på. Denne chatprogramvaren lar teamet ditt samhandle ved å gi sanntidsforslag via kommentarer, reaksjoner og direktemeldinger. Det blir ganske enkelt å styrke arbeidskulturen og få kontakt med lagkamerater fra alle deler av verden.

Workplace by Meta lar deg danne samarbeidsrom kjent som grupper. Disse gruppene hjelper til med å administrere prosjekter og tildele oppgaver til lagkamerater, gi tilbakemeldinger, dele oppdateringer, nevne kolleger og dele filer sikkert uten noen lagringsgrenser. Du kan angi disse gruppene som private, offentlige eller hemmelige, og du kan til og med opprette grupper med medlemmer fra flere selskaper. Gruppeadministratorene kan begrense tilgangen til teammedlemmene for å sikre at bare de autoriserte personene har tilgang til den.

Workplace Chat-appen kan integreres med mer enn 50 forretningsverktøy, de viktigste er Office 365, Google Workspace og ServiceNow. Det er også mulig å designe tilpassede integrasjoner for å koble arbeidsplasschatten med et hvilket som helst annet verktøy i din bedrift. Selskapet sikrer at den sensitive informasjonen til brukerne forblir konfidensiell.

Nøkkelfunksjonene til Workplace Chat fra Meta er som følger:

• Direkte video- og taleanropsfunksjoner fungerer som et kommunikasjonsmedium for å kringkaste bedriftens hendelser og informasjon for å øke teamets ånd.
• Kunnskapsbiblioteket er nyttig for å lage, lagre og dele forretningsdokumenter i chat-appen. På denne måten er all informasjon mer organisert og kan vurderes på din PC og smarttelefoner.
• Arbeidsplassgrupper hjelper deg med å kommunisere og samarbeide med teamet for å utvikle arbeidskulturen.
• ML-basert nyhetsfeed viser personlig, relevant og prioritert informasjon for å hjelpe deg med å holde fokus og produktiv.

Workplace by Meta er plattformuavhengig, og du kan bruke den på stasjonære og mobile enheter for å holde deg informert fra hvor som helst. Prisen på Workplace chat starter på USD 4,00 per måned; du får også en 30 dagers prøveperiode for å teste programvaren før du kjøper den.

Chatarbeid

Chatarbeid gir team en ny, strømlinjeformet måte å jobbe på. Det er chatterom for hvert teamprosjekt, så samtalene om hvert prosjekt forblir organisert i deres separate rom. Alle teammedlemmene kan se fremgang, detaljer og beslutninger og delta i sanntid.

Chatwork tilbyr følgende funksjoner for å la teammedlemmene synkronisere arbeidet og binde seg til hverandre:

Chat Management

• Min chat-seksjon lar deg notere ned viktig informasjon
• Chat direkte med et av teammedlemmene
• Opprett en egen gruppe for hvert prosjekt i gruppechatrommet
• Søk etter gamle meldinger med nøkkelord

Oppgavestyring

• Opprett og tildel oppgaver til lagkameratene dine slik at alle er klar over sitt ansvar
• Spor fremdriften til oppgaven din angående forfallsdatoen
• Merk oppgaven som fullført, og den vil automatisk bli varslet til lederen

Fildeling

• Del filer i forskjellige formater som Word, Excel og bilder.
• Forhåndsvis de opplastede filene i nettleseren før du laster dem opp.
• Last ned filer som deles med deg av jevnaldrende

Videosamtale

• Sett opp en møtevideosamtale med gruppemedlemmene
• Chat med gruppemedlemmene ansikt til ansikt
• Del enkelt skjermen din med andre deltakere i videosamtalen
• Del bilder i videosamtalene via smarttelefonene

Kontakt ledelsen

• Inviter lagkamerater til å bli med i organisasjonens Chatwork.
• Godta eller avslå forespørslene om å bli med.
• Skriv inn Chatwork-ID eller e-post for å søke etter lagkamerater

Varslingshåndtering

• La nettleseren din varsle deg om aktivitet på Chatwork
• Aktiver eller deaktiver varslingslyder
• Konfigurer Chatwork for å varsle deg når du mottar e-poster i innboksen

brukeradministrasjon

• Legg til nye medlemmer i gruppen (brukergrensen avhenger av abonnementet)
• Kategoriser og gjennomgå medlemmer
• Oppdater brukerdetaljer som passord

Profilstyring

• Legg til avatar eller bildet ditt som profilbilde
• Legg til forsidebildet som vises på profilen

Tilpass Chatwork-ID-en din

• Legg til kontaktdetaljer som e-postadresse og telefonnummer.

En gratisversjon av Chatwork er tilgjengelig, men med begrensede funksjoner. Hvis bedriften din ønsker å oppgradere til premiumversjonen, vil det koste USD 5 per bruker per måned som faktureres årlig.

Microsoft Teams

Teams er et populært samarbeidsarbeidsområde fra Microsoft innenfor Office 365-arbeidspakken. Organisasjoner hyller Microsoft Teams for sin sentrale rolle i å tilrettelegge for samtaler på arbeidsplassen, samarbeid mellom teammedlemmer, videochatting og deling av dokumenter for å forbedre den ansattes kommunikasjon og produktivitet.

Mens Microsoft Teams er viden kjent for sine videokonferansefunksjoner, er det Gruppechat segmentet faller ikke mye bak. De har erstattet e-post som medium for samtale, spesielt for de teammedlemmene som jobber eksternt.

I tillegg til å samhandle med hverandre, lar Microsoft Teams Group Chat deg også integrere med andre forretningsapper. Kort sagt, de ansatte føler at de jobber virtuelt på kontoret. Teams Group Chat er tilgjengelig som en del av kjernen Microsoft Teams skrivebordsklient, nettklient og mobilapplikasjon. Du kan få tilgang til Microsoft Teams fra alle operativsystemer, iOS, macOS, Windows eller Android. Dessuten er Microsoft Teams også tilgjengelig som en nettleserutvidelse som kan legges til din foretrukne nettleser.

Teams Group Chat er funksjonsrikt og inneholder alle verktøyene som finnes i enhver forretningschat-app. Det være seg emojis, GIF-er, rik tekstredigering, omtaler, trådsvar og fildeling. Brukere kan enkelt bytte fra direktemeldinger til videosamtaler ved å klikke på et ikon. Dessuten kan du dempe diskusjonene for å slutte å motta varsler og til og med feste de viktige samtalene.

Andre funksjoner er som følger:

• Motta varsler når noen merker eller varsler deg.
• Del filer med teammedlemmene og få tilgang til filer sendt av dem.
• Meldingssøk-funksjonen lar deg søke etter meldinger ved å skrive inn nøkkelordene.
• Bortsett fra direktemeldinger, kan du sette opp lydsamtalen for å kommunisere med teammedlemmer.
• Microsoft Teams kan integreres med andre forretningsrelaterte verktøy som brukes i din bedrift.
• Lar brukere laste ned verktøyet som et tillegg til abonnementer eller spesifikke tjenester som Outlook 365.

Som nevnt er Microsoft Teams tilgjengelig som en del av Office Suite 365. Gratisversjonen Teams tilbyr begrenset lagringsplass og utgjør andre begrensninger. På den annen side tilbyr Microsoft Teams Essentials flere tillegg og koster USD 4,00 for hver bruker per måned. Microsoft 365 Business Basic starter på $5,00 per bruker per måned.

Google Chat

Google Chat er en programvare for forretningskommunikasjon som er en integrert del av Google Workspace. Det gir teammedlemmene i bedrifter og organisasjoner et middel til å samarbeide og kommunisere om prosjekter og oppgaver. Google Chat fungerer som et sentralisert knutepunkt der teammedlemmer og ledere kan opprette virtuelle chatterom, konfigurere chattråder, overvåke oppgavefremdriften og ta oppfølginger.

Hvert chatterom har separate alternativer for chatting, fildeling og oppgavetildeling og fullføring. Det gjør det mulig å enkelt få tilgang til filene som deles av deg og lagkameratene dine i rommet. Dessuten kan du også tildele oppgaven til andre og se oppgavene som er tildelt deg i rommet. Bortsett fra disse får du flere knapper for å gjøre forskjellige oppgaver som å laste opp vedlegg, sette inn emojier og animerte GIF-er, og til og med sette opp en videosamtale ved hjelp av Google Meet.

Google Chat støtter både direktemeldinger og gruppesamtaler; ansatte kan aktivere varsler for å bli varslet når kollegene deres deler filer, linker og kommentarer på Google Dokumenter, Regneark eller Slides. Bedrifter kan enkelt synkronisere meldingsappen med Google Kalender, noe som gjør det enkelt å planlegge møter avhengig av tilgjengeligheten til teammedlemmene. Google Chat overholder GDPR, HIPAA, ISO og AICPA forskrifter og retningslinjer og lar deg sette opp påloggingsmetoden eller tofaktorautentisering for å styrke sikkerheten.

Google Chat har API-støtte, på grunn av dette integreres den med GSuite-applikasjonene og andre tredjepartsverktøy og -applikasjoner. Chat-plattformen støtter også den mye etterspurte innbokssøkefunksjonen som lar brukerne raskt søke etter gamle meldinger og delte filer i samtalene.

Google Chat er plattformuavhengig og kan nås på Windows, Mac, Android-smarttelefoner og iPhones via nettklienten og den frittstående applikasjonen. For å få tilgang til Google Chat må du ha en Google Workspace-konto.

En arbeidsområdekonto er allerede til stede for brukere som har en Gmail-konto. Google Chat er en del av Google Workspace, og du kan bruke Google Chat fra den gratis Google Workspace-kontoen. Du kan imidlertid oppgradere til premiumversjonen av Google Workspace som koster USD 6 per person per måned for å få tilgang til tilleggsfunksjoner.

Slakk

Slakk er en populær meldings- og arbeidsområdekommunikasjonsapp som hjelper bedrifter med å forbedre kommunikasjonen og samarbeidet mellom teammedlemmer og gir dem tilgang til forretningsverktøy uavhengig av deres nåværende plassering og arbeidsmodus. Den støtter kanaler som grupperer teammedlemmene basert på prosjektet, avdelingen, kontorstedet og andre ting. På denne måten kan brukerne enkelt holde seg klar over ting som interesserer dem.

Alle kan få tilgang til de offentlige kanalene slik at alle teamene er klar over hva det andre teamet jobber med. For eksempel kan nye snekkere raskt komme på banen i stedet for å vente på at noen skal veilede dem fra bunnen av.

Slack støtter også åpne diskusjoner, private grupper, direktemeldinger, meldingsarkivering, fildeling og dyptgående kontekstuelle søk. Den kan synkronisere med andre verktøy og tjenester som brukes av selskapet for å hjelpe til med å sentralisere varslene, filene og andre data på ett sted. Dermed eliminerer det behovet for konstant å bytte fra faner til dashbord, huske påloggingsinformasjon for forskjellige plattformer og sjonglere med arbeidsverktøyene.

Slack er designet for å integreres med verktøy som MailChimp, Dropbox og Google Drive som hjelper deg med å jobbe smart og ta effektive beslutninger. Den indekserer og arkiverer automatisk alt, og hjelper selskapet med å bygge en omfattende kunnskapsbase uten anstrengelse. Bortsett fra disse funksjonene som er felles for alle meldingsplattformer på arbeidsplassen, er det som gjør Slack annerledes dens tre unike funksjoner:

• Planlegg sending: Slack lar deg planlegge meldingene dine for å sende dem til et fast tidspunkt i fremtiden i stedet for å sende dem i øyeblikket.
• Slack Huddles: Denne funksjonen lar ethvert teammedlem raskt invitere andre som er en del av en kanal eller gruppe til å bli med i en lyd- eller videosamtale. Det kommer godt med når du ønsker å organisere en rask verbal kommunikasjon.
• Slack Connect DM-er: Slack Connect DM-er er bare en del av premium-kontoer, og den lar deg invitere andre brukere som ikke er en del av gruppen til å snakke med deg direkte.

Gratisversjonen lar deg bare få tilgang til de grunnleggende funksjonene. Pro-versjonen, som koster USD 2,67 per bruker, gir kraftige funksjoner for små team, og business+-versjonen koster USD 5 per bruker og hjelper med å skalere virksomheten din. Slack har også en Enterprise-versjon som passer for store selskaper som krever kraftigere funksjoner.

Det viktigste

Det viktigste er en kraftig alt-i-ett kommunikasjonsløsning som lar utviklerne samarbeide uten at det går på bekostning av sikkerheten. Den inkluderer tre nøkkelplattformer:

• Kanaler – Det hjelper teamet ditt med å kommunisere og holde kontakten på en-til-en-basis og via meldinger i gruppen.
• Playbooks – Det gjør det mulig for virksomheter å sette sammen og sette opp prosesser og oppnå forventede resultater
• Boards – Mattermost inkluderer Kanban Boards-strukturer som letter prosjekt- og oppgaveledelse for å bidra til å nå de viktigste milepælene.

Det kanalbaserte samarbeidspotensialet til Mattermost hjelper med å koble bedriftens ansatte, prosesser og alle bedriftens verktøy på ett sted. Denne unike og åpen kildekode-meldingen for arbeidsområde er plattformuavhengig og er tilgjengelig som en nettleserbasert app, skrivebordsklient og mobilapp.

Mattermosts kanalplattform inkluderer omfattende funksjoner, som samsvarsrapportering, chatarkivering og meldingssøk. I tillegg til disse, inneholder Mattermost også andre funksjoner som private/gruppechatter, fil- og lenkedeling, tilpassede emojier, støtte for flere språk, skråstrekkommandoer, søkbar meldingshistorikk, webhooks og mer.

Alle disse funksjonene hjelper Mattermost til å fremstå som en betydelig meldingsplattform på arbeidsplassen for bedrifter til å utføre sømløs kommunikasjon mellom teammedlemmene uten fallgruver og forvirring.

Bortsett fra disse funksjonene, tilbyr Enterprise-utgaven av denne kommunikasjonsplattformen flere tillegg som Single Sign On (SSO), Advanced Permissions og Multifactor Authentication (MFA), ytelsesovervåkingsfunksjoner, samsvarsrapporter, tilpasset merkevarebygging og bedriftssøkefunksjoner.
Andre høydepunkter i denne produksjonskommunikasjonskanalen er som følger:

• Matttermost oppfyller alle sikkerhetskravene til organisasjonene, og gir maksimal kontroll over selskapets sensitive data.
• Den er svært utvidbar og er kompatibel med et bredt spekter av tredjepartsapper og integrasjoner.
• Støtter rik tekstformatering og kodesyntaksutheving for å lette kommunikasjonen mellom utviklere
• Integrerte tale-/videokonferanser lar deg umiddelbart bytte til ansikt-til-ansikt-tilkoblingsmodus med et knappeklikk.

Startversjonen av Mattermost er tilgjengelig gratis og passer for små team som trenger begrensede funksjoner. Hvis du trenger noen tilleggsfunksjoner, kan du benytte deg av den profesjonelle versjonen som koster USD 10 per bruker per måned. Hvis du vil bruke Enterprise-utgaven, må du be om et tilbud.

Mattermost er også tilgjengelig som en selvhostet løsning, noe som betyr at du kan distribuere på din favoritt skyserver eller gjøre en klar på Kamatera for så lite som $6 per måned.

Avslutter

Vi håper du ble kjent med den beste chatprogramvaren som kan forbedre kommunikasjonen og samarbeidet mellom teammedlemmene i bedriften din, spesielt de som jobber eksternt. Uavhengig av chat-programvaren du bruker, vil samarbeidet på arbeidsplassen mellom teammedlemmer sikkert bli bedre i et eksternt arbeidsmiljø.