Møter som mangler en klar plan er ofte kilden til ineffektive samlinger. La oss forbedre arbeidsdagen med disse malene for mer produktive møter.
Har du noen gang vært med på et møte som virket helt uten mål og mening? Slike opplevelser er dessverre vanlige. Mange har nok opplevd møter hvor man ikke får anledning til å bidra, eller man ikke forstår hva som diskuteres.
Konsekvensen er at man ofte går tilbake til arbeidspulten uten konkrete resultater og med bortkastet tid. Heldigvis finnes det en løsning: å bruke en god agenda.
I denne artikkelen skal jeg ikke bare forklare hva en møteagenda er, men også presentere noen av de beste malene for å maksimere utbyttet av dine møter. La oss ikke kaste bort mer tid og sette i gang med å øke produktiviteten.
Hvilke fordeler gir det å dokumentere møteagendaer?
Før vi går inn på fordelene, la oss definere hva en møteagenda egentlig er. En møteagenda er en kort oversikt eller plan som deles av møtelederen med alle deltakerne. Den bidrar til å skape klare forventninger til møtet, hvilke spørsmål som skal besvares og mer.
Så, tilbake til spørsmålet: Hvilke fordeler gir det å dokumentere møteagendaer? Her er noen viktige punkter:
Alle kan bidra
Et av de største problemene med ustrukturerte møter er at ikke alle deltakere får mulighet til å uttale seg. Dette kan skyldes ulike årsaker; enten de ikke vet hva de skal snakke om, eller at andre hindrer dem i å komme til orde. Med en dokumentert agenda kan dette endre seg. Agendaen informerer alle om hvorfor, hvordan og når møtet skal foregå.
Optimaliserer tiden
En møteagenda er ikke bare en tidsplan, den hjelper også med å holde møtet fokusert og produktivt. Den gir teammedlemmene muligheten til å forstå målene på forhånd og eliminerer forvirring. Dessuten bidrar agendaen til å forhindre at samtalen sklir ut på sidespor, noe som sparer verdifull tid.
Enklere å følge diskusjonen
Kjernen i en god møtedokumentasjon er velorganiserte data. Dette gjør det lettere for deltakerne å følge med i diskusjonene og legge frem sine synspunkter, fordi de vet hva som kommer og når de kan snakke.
God oversikt
Møter er en viktig del av de fleste virksomheter. Noen dager kan man ha flere møter, andre dager ingen. Det kan være vanskelig å huske alle punkter og planer som diskuteres. Derfor kan dokumentasjon hjelpe med å ta viktige notater på en strukturert måte. I tillegg kan man dele møtereferatet med de som ikke hadde mulighet til å delta.
Hvordan kan en mal for møteagenda hjelpe deg med å organisere og effektivisere møtet?
Når du forstår hva en møteagenda er og fordelene den gir, blir du sannsynligvis interessert i å vite hvordan du lager en. Det å planlegge en agenda er ikke alltid lett, men heldigvis finnes det hjelp å få på internett.
I stedet for å lage en agenda fra bunnen av, kan du benytte deg av maler for møteagendaer. Disse forhåndsdefinerte malene gir en oversikt over målene for møtet og har flere fordeler. De viktigste fordelene ved å bruke maler blir diskutert nedenfor.
Effektivisering
Møteagendamaler hjelper deg med å lage en produktiv agenda og strømlinjeformer møtet ved å gi en klar veiledning for alle deltakerne. Disse malene inkluderer alle nødvendige temaer og punkter som skal diskuteres.
Dette gjør at deltakerne ikke trenger å tenke på alt i siste liten. I stedet kan de forberede seg i forkant ved hjelp av den dokumenterte agendaen.
Tidsbesparende
Det er ikke enkelt å sette opp en møteagenda. I tillegg til å tenke på alle viktige punkter, må du organisere og kategorisere agendaen på en hensiktsmessig måte for å unngå å glemme relevante temaer.
Det er her maler for møteagenda kommer inn. De har allerede en struktur og kategorisering. Du trenger bare å legge til de viktige punktene, og dermed sparer du både tid og sikrer at alle temaene blir dekket.
Mange valgmuligheter
Som vi vet er ikke alle møter like. Derfor kan ikke agendaen være den samme for alle møter. Heldigvis finnes det mange nettplattformer som tilbyr et bredt utvalg av agendamaler.
Uansett om du trenger en mal for en 1-til-1 samtale eller et teammøte, kan du finne og organisere møtet ved hjelp av nettbaserte agendamaler på få sekunder. Selv prosjektplanlegging blir enklere med de riktige malene.
En undersøkelse har vist at rundt 83 % av ansatte bruker opptil 33 % av arbeidsuken på møter, og en gjennomsnittsansatt bruker minst 3 timer i uken på møter. Disse tallene viser tydelig hvor tidkrevende møter kan være.
I tillegg kan disse timene være bortkastet hvis møtene ikke gir de ønskede resultatene. Derfor er det viktig å ha en godt organisert møteagenda for å spare tid og få produktive resultater. Her er noen av de beste møteagendamalen du kan bruke i dine neste møter.
Hugo
Når du leter etter maler for møteagendaer, dukker Hugo ofte opp først. Det er ikke bare på grunn av god markedsføring, men også på grunn av kvaliteten på tjenestene deres. Hugo tilbyr over 80 gratis maler, utarbeidet av erfarne fagfolk. Du finner maler for ulike typer møter, som for eksempel idémyldring, allmøter, eller møtereferater.
Møteagendamaler fra Hugo er kompatible med Word og Google Docs. I tillegg kan du bruke dem i Fellow. Hugo tilbyr maler i 13 ulike kategorier, som smidige møtemaler, 1-til-1 møter og mer.
Hugo har mange ekstra funksjoner. Brukerne kan for eksempel ta notater, samarbeide om agendaer, synkronisere kalendere og mer. Hugo er brukervennlig, så det er enkelt å sette seg inn i.
Hugo er gratis å bruke. Du kan imidlertid velge premiumversjonen for å få tilgang til flere funksjoner.
Canva
Canva er en populær applikasjon som mange bruker daglig. Men visste du at denne appen også kan hjelpe deg med å lage en perfekt møteagenda? Hvis ikke, så vet du det nå.
Canva er en kraftig applikasjon med mange maler for invitasjoner, sosiale medier og mer. Men møteagendamaler er noe helt spesielt. Canva tilbyr mange gratis maler som er enkle å bruke, redigere og skrive ut.
Du finner både formelle og uformelle maler i appen. I tillegg tilbyr Canva presentasjonsmaler for agenda, som kan bidra til å gjøre møtene dine enda mer interessante og produktive. Siden mange allerede kjenner Canva, burde det være enkelt å bruke denne plattformen.
Asana
Er du på jakt etter maler som dekker alle kontorbehov? Da kan Asana være noe for deg. Asana er en gratis nettside som kan gi møtene dine nytt liv og gjøre dem mer produktive og spennende.
Det er et brukervennlig nettsted med de beste møteagendamalen. Malene på dette nettstedet reduserer arbeidsmengden din fordi de inkluderer alle viktige temaer og punkter som et møte bør diskutere.
Asana tilbyr både grunnleggende og avanserte maler. Her finner du velstrukturerte maler basert på spesifikke typer møter. Enten du trenger maler for prosjektstart, idémyldring eller for allmøter, kan Asana gjøre arbeidet ditt lettere på få sekunder.
Smartsheet
Smartsheet er en gratis nettside som tilbyr en rekke møteagendamaler. Nettstedet har en velorganisert og omfattende liste som gjør det enklere å finne det du leter etter.
Denne siden inneholder ulike typer maler, som for eksempel klassiske møteagendaer, konferanseagendaer, uformelle agendaer og styremøteagendaer.
I tillegg til flere maler, er Smartsheet et praktisk verktøy for bedrifter, da nettstedet tilbyr funksjoner som samarbeid i sanntid, automatisert arbeidsflyt og bedre synlighet. Alt i alt kan man si at Smartsheet er en perfekt møteassistent.
Trello
Trello er en populær og pålitelig nettside og app. Trello regnes som en god prosjektleder. Denne plattformen hjelper deg med å organisere oppgaver, administrere prosjekter og mer. Når det gjelder maler, tilbyr Trello en rekke møteagendamaler som er enkle å bruke og tilpasse.
I tillegg kan brukerne laste opp bilder og dokumenter for å administrere arbeidet mer effektivt. Du kan også samarbeide med teammedlemmene dine direkte på nettstedet for å dele agendaer.
Miro
Det er en drøm for mange å finne en plattform for alle kontorbehov. Miro har mange av disse funksjonene. Miro er en gratis nettside med flere maler og avanserte funksjoner.
Den mest populære malen til Miro er agenda for teammøter. Denne malen inneholder alle essensielle data, som senere kan brukes til å ta kloke beslutninger. Agendamaler for teammøter kan hjelpe deg med å gjennomgå fremdrift, dele relevante prosjektoppdateringer, anerkjenne individuell innsats og mer.
Agendamalen for teammøter anses som en nyttig mal. Denne malen kan enkelt tilpasses andre avdelinger, som for eksempel markedsføringskampanjer og sprintplanlegging.
Atlassian
Hvis du leter etter en produktiv agendamal for allmøter, kan søket ditt avsluttes med denne nettsiden. Atlassian er et gratis nettsted som tilbyr ulike typer møteagendamaler. Men denne siden er mest kjent for sin agendamal for allmøter.
Allmøter regnes som noen av de viktigste møtene i en organisasjon. Med det i bakhodet tilbyr Atlassian de beste møteagendamalen for allmøter, som gir et transparent og engasjerende format.
Denne malen fra Atlassian inkluderer alle diskusjonsemner. Fra mål til fremheving av et spesifikt team, denne malen vil ikke skuffe deg. Atlassians agendamal for allmøter gir et produktivt og grundig format som alle bedrifter bør vurdere.
Konklusjon
Møter er en viktig del av organisasjonen. De hjelper teammedlemmene å forstå sine mål, nåværende status, planer og andre faktorer i bedriften. Men hva er vitsen med å bruke timer på møter hvis deltakerne kommer ut med en følelse av «Hva var egentlig vitsen med dette møtet?»?
Det er derfor det er viktig å bruke maler for møteagendaer. I denne artikkelen har vi sett på noen av de beste malene som ikke bare kan gjøre møtene produktive, men også gi dem et nytt løft.
Du kan også sjekke ut noen av de beste appene for eksterne stand-up møter for Slack og Teams.