Et system for dokumenthåndtering sparer verdifull tid ved å effektivt organisere dokumenter og legge til rette for enkel dokumentsøk.
Virksomheter med et mindre antall ansatte opplever ofte at det er vanskelig å administrere store mengder dokumenter og forretningspapirer. Ved å implementere et robust system for dokumenthåndtering (DMS), vil det bli enklere å opprettholde orden i dokumentarkivet.
Disse verktøyene bidrar også til økt produktivitet i teamene ved å gi dem rask tilgang til nødvendig informasjon.
Hva er dokumenthåndtering?
Dokumenthåndtering innebærer å organisere, lagre og spore dokumenter (som Word-dokumenter, PDF-filer eller andre formater) i digitalt format. Ved å benytte seg av et slikt system kan bedrifter lagre dokumenter på en sikker måte og sentralisere hele prosessen.
Fordeler med dokumenthåndteringssystemer
Økt produktivitet
Produktivitet er en viktig faktor for suksess i enhver bedrift. Et dokumenthåndteringssystem organiserer bedriftens filer på en effektiv og sikker måte. Dette gjør at teamet kan bruke mindre tid på å administrere dokumenter og heller fokusere på oppgaver av høyere prioritet. Når man vet at alle filene er lagret sikkert, gir denne tryggheten et løft i produktiviteten.
Forbedret sikkerhet
Alle selskaper ønsker å beskytte sin sensitive og virksomhetskritiske informasjon. Med et dokumenthåndteringssystem kan du lagre konfidensielle dokumenter og samtidig kontrollere tilgangen til disse filene. Dette gir høy sporbarhet i dokumenthåndteringen, og revisjonslogger kan benyttes ved behov.
Redusert lagringsplass
Det er ikke lenger nødvendig å ha store arkivskap, oppbevaringsbokser eller esker. Med DMS kan du gå over til papirløs drift og håndtere dokumentene dine digitalt uten å oppta fysisk plass.
Raskt dokumentgjenfinning
Det å lete etter og gjenfinne dokumenter kan være en tidkrevende prosess. Ved å ta i bruk et dokumenthåndteringssystem kan du raskt finne den filen du leter etter, og spare verdifull tid. Et DMS lar deg søke etter filer basert på navn, metadata og innhold ved hjelp av avansert teknologi.
Optimalt teamsamarbeid
De fleste løsninger for dokumenthåndtering gir deg mulighet til å samarbeide med dine kolleger. De kan samle filer fra forskjellige kilder, og folk kan få tilgang til filene uansett hvor de befinner seg. Noen verktøy tillater også eksterne brukere med autorisert tilgang.
Les videre for å lære mer om de beste dokumenthåndteringsapplikasjonene som SMB-er kan benytte seg av.
iManage
iManage er et dokumenthåndteringssystem som hjelper deg med å transformere data til verdifull kunnskap ved å koble sammen dokumenter. Systemet lagrer alle dokumenter i en felles mappe og kategoriserer dem etter prosjekt eller kunde.
Brukere kan raskt og effektivt opprette, søke etter og dele data i iManage. Dette systemet gjør det også lett å finne dokumenter, noe som fører til økt produktivitet.
Verktøyet kan integreres med ulike produktivitetsverktøy i Office 365 og Google Workspace, noe som gir en strømlinjeformet dokumenthåndtering.
Box
Ved hjelp av Box kan bedrifter trygt lagre, administrere og samarbeide om innhold, uavhengig av enhetstype. Dokumentets livssyklusfunksjon sørger for at innholdsbehandlingsprosessen overholder forskrifter, retningslinjer for datalagring og krav om dokumentoppdagelse.
Du kan definere passende brukertillatelser for hvert dokument, slik at bare de rette personene har tilgang. Du kan også gjennomgå brukeraktivitet for full oversikt og kontroll.
Box kan også sømløst integreres med åpne API-er og bedriftsapplikasjoner. Med funksjoner som versjonshistorikk, delte lenker og kommentarer, blir samarbeid mellom teammedlemmer enkelt. Systemet bruker også tilpasset metadata for å kategorisere og organisere dokumenter.
Folderit
Er du på jakt etter en løsning for dokumenthåndtering som tilbyr et bærekraftig system for lagring og administrasjon av digitale dokumenter? I så fall bør du vurdere Folderit. Dette er et skybasert dokumenthåndteringssystem som bidrar til at du på en brukervennlig måte kan gå over til papirløs drift.
Systemet lagrer metadata og eldre versjoner av filer og dokumenter på en sikker måte. Brukere kan søke etter ønskede filer ved hjelp av filnavn, metadata, nøkkelord og dokumentinnhold. Folderit støtter også godkjenningsarbeidsflyter, filkobling, automatisert oppbevaring, påminnelser, dokumentnummerering, revisjonsspor og lokal sikkerhetskopiering.
Du kan enkelt kontrollere tilgangen til digitale dokumenter med ulike tillatelser. Systemet kan også integreres med Office 365-apper og DocuSign.
OpenKM
OpenKM er en løsning for dokumenthåndtering som gir deg kontroll over digital dokumentproduksjon, lagring og distribusjon. Med dette systemet kan du oppnå bedre oversikt over dokumentflyten og forbedre effektiviteten i teamarbeidet.
Denne appen tilbyr en rekke administrative verktøy, som definisjon av brukerroller, avansert søk, tilgangskontroll, sikkerhetsnivå for dokumenter, detaljert brukslogg, automatiseringskonfigurasjon og brukerkvote.
Her kan du skape reaktivt innhold for rask beslutningstaking og kunnskapsproduksjon. Ved hjelp av dette DMS-et kan du også samle inn data fra enhver digital kilde og samarbeide med kolleger.
eFileCabinet
eFileCabinet er et kraftig system for dokumenthåndtering som små og mellomstore bedrifter kan bruke for digital organisering av data, uansett hvor mange dokumenter de har.
For å lagre en fil, laster du den opp til plattformen. Brukere kan finne en hvilken som helst fil ved å bruke filnavnet eller mappemal. eFileCabinet gir også rask tilgang til dokumenter som ofte brukes.
Dette verktøyet forenkler samarbeidet mellom teammedlemmer, og gir også mulighet til å legge til ulike sikkerhetsnivåer for kontrollert tilgang. Det støtter også integrasjon med tredjepartsverktøy som MS Office, DocuSign og Salesforce.
Noen av de andre funksjonene inkluderer automatiserte arbeidsflyter, tofaktorautentisering, kryptert fildeling, plassering eller IP-basert autentisering og rollebaserte tillatelser.
DocuWare
DocuWare er en plattform der du kan digitalisere dokumentene dine og sikre dem fra alle enheter, når som helst. Den hjelper deg også med fakturabehandling og personaladministrasjon. Systemet er spesielt nyttig for selskaper som har eksterne team eller en distribuert arbeidsstyrke.
DocuWare tilbyr et trygt sted for lagring av alle dine viktige forretningsdokumenter, som kontrakter, ansattinformasjon og regnskapsdata. Når du har lagret en fil i dette verktøyet, kan du og dine kolleger redigere eller kommentere dokumentet direkte på plattformen.
Systemet har også smarte produktivitetsverktøy som gjør det enkelt for brukerne å søke etter, spore og samarbeide om dokumenter. Appen bruker indeksdata for å organisere alle dokumentene dine på en oversiktlig måte.
Alfresco
Alfresco er en plattform som tilbyr funksjoner for dokumenthåndtering, administrasjon av webinnhold, arkivering og bildebehandling og innholdsdepot for å strømlinjeforme organisatorisk arbeidsflyt.
Dette verktøyet med åpen kildekode er kompatibelt med Windows- og Unix-operativsystemer. Til tross for at det er enkelt å tilpasse, vil nye brukere trenge litt tid for å lære seg hvordan det fungerer.
Avsluttende ord 📃
Med en effektiv løsning for dokumenthåndtering på plass vil det ikke lenger være behov for å rote gjennom utallige skap for å finne den nødvendige filen. Denne artikkelen har presentert noen av de beste verktøyene som kan hjelpe deg med å etablere et dokumenthåndteringssystem for din organisasjon.
Disse verktøyene har funksjoner som kan dekke behovene til ulike bransjer. Du kan også lære mer om verktøy for administrasjon av digitale aktiva.