I evigheter har dokumenter vært en viktig komponent i enhver bransje. Forretningsdokumentasjon må ha vokst enormt og blitt mer kompleks etter hvert som bedrifter vokser.
For å bruke dokumenter effektivt, må bedrifter kategorisere og sortere dem nøyaktig; ellers kan det oppstå problemer for ansatte.
I denne fartsfylte verdenen er det en god ting at dokumentautomatiseringsprogramvare finnes.
Dokumentautomatisering er mulig på grunn av progressive teknologier, som påvirker hvordan bedrifter håndterer dokumentasjon og gjør arbeidskrevende og tidkrevende manuelle dokumentasjonsprosesser enklere.
Men med mange tilgjengelige alternativer, kan det ta tid å bestemme hva som er best for din bedrift. Noen har forskjellig funksjonalitet, og noen er skreddersydd for bestemte brukertyper.
For eksempel er et salgsteams dokumentautomatiseringskrav forskjellig fra et advokatfirma, og hver vil dra nytte av en løsning designet for deres vanlige daglige rutine.
Dette innlegget vil finne ut mer om den beste dokumentautomatiseringsprogramvaren og hvordan den kan spare deg for timer.
Innholdsfortegnelse
Hva er dokumentautomatisering?
Dokumentautomatisering bruker programmer og programvare for å bygge elektroniske dokumenter med mindre menneskelig bidrag.
Dokumentautomatisering hjelper til med å automatisere arbeidsflyter, inkludert skanning, lagring, utvinning, datafangst og dokumentklassifisering.
Brukere lager dokumenter kjent som «maler» i dokumentautomatiseringsprogramvare. Disse malene spesifiserer hvordan man skal legge til, endre eller fjerne dokumenter basert på spesifikke input.
Automatisering av dokumenter kan være:
- Dokumentbehandling: Det trekker ut relevant informasjon fra ulike dokumenter, validerer den og gjør den til beriket data for sluttbrukeren. Hvert stadium av dokumentets livssyklus håndteres under dokumentbehandlingen.
- Produsere dokumenter: Dette innebærer å bruke data som allerede er samlet inn eller hentet som input for å produsere forslag, kontrakter, forretningsbrev, fakturaer og mer.
Hvorfor trenger bedrifter dokumentautomatisering?
Bedrifter må ta vare på mange papirer, som kan være kostbare å administrere ineffektivt.
Dokumentbehandling er gjort mer tilgjengelig og mer praktisk med automatisering. Se på følgende grunner til at bedrifter trenger dokumentautomatisering:
Reduser repeterende dokumentarbeid
Automatisering av dokumenter reduserer ansattes tid og krefter brukt på gjentatte prosedyrer. Dokumentskanning, datautvinning, klassifisering, dokumentindeksering og datalagring er avgjørende for at enhver virksomhet skal kunne drives effektivt. Automatisering av dokumenter oppnår alt dette og mer.
Behandle dokumenter raskere
Bruk av tilpassede maler kan redusere tiden brukt på papirarbeid og effektivisere dokumentbehandlingsprosessen. Dette bidrar til å etablere en dokumentasjonsprosedyre som alle ansatte kan følge for å bruke tid og krefter til god bruk.
Lavere feilfrekvens
Dokumenter som er opprettet manuelt kan trenge kopiering og liming, eller nyere kan inneholde feil som må rettes flere ganger, som krever hardt arbeid og unødvendige forsinkelser i operasjoner.
Disse feilene kan elimineres eller reduseres betraktelig med nøyaktigheten til avansert dokumentautomatisering. Forhåndsdefinerte maler og AI-baserte teknologier som utnytter datafangst, gjør det lettere å få nødvendig informasjon og varsle riktig personell når data mangler.
Besparelser på utgifter
Bedrifter som automatiserer dokumentoppretting vil utvilsomt tjene på lavere kostnader. Automatisering kan redusere de totale kostnadene betraktelig, inkludert de som er knyttet til utskrift av dokumenter, bygging av arkivskap for faktiske dokumenter osv., og forbedre administrativ kontroll.
Forbedrer kundeinteraksjoner og kommersielle partnerskap
Gode relasjoner mellom ansatte, leverandører og forbrukere er avgjørende for suksessen til enhver organisasjon. Å opprettholde positive forbindelser kan lide hvis manuell dokumentoppretting er tilbøyelig til feil, forsinkelser og inkonsekvenser.
Tilgang til elektronisk dokumentasjon gjør det enklere og tryggere å jobbe med flere leverandører og kontakte flere forbrukere. Den enkle visningen av papirene fra et hvilket som helst sted til enhver tid fremmer bedre interaksjoner og bidrar til å skape individuelle kundeopplevelser.
Forbedrer sikkerhet og personvern
Dokumentautomatiseringssystemer har innebygde digitale lagringsområder med nødvendige tilgangstillatelser for å unngå tap av dokumenter og forbedre datasikkerheten.
Juss- og helsesektoren kan for eksempel beskytte sensitive data mot lekkasjer og brudd ved hjelp av dokumentautomatiseringsprogramvare med ekstra sikkerhetstiltak.
Hvordan er det mer effektivt enn manuell dokumentbehandling?
Hvis du ofte produserer samme type papirer, for eksempel kontrakter, fakturaer eller månedlige rapporter, kan du oppleve følgende problemer:
- Det tar mye tid og krefter å manuelt samle inn data fra mange kilder, utføre komplekse beregninger og produsere visualiseringer for å illustrere dataene.
- Det er utfordrende å garantere at dokumentene er helt feilfrie, selv etter å ha brukt timer (eller dager) på å lete etter feil.
Disse problemene kan løses ved hjelp av dokumentautomatiseringsprogramvare, som lar deg samle data automatisk fra mange kilder og ordne det slik du vil.
Som et resultat kan du lage en hvilken som helst rapport på brøkdeler av et sekund samtidig som du er trygg på at all informasjon er nøyaktig og feilfri.
Funksjoner
#1. Netttilgang
Brukere må ha tilgang til dokumentene sine fra et hvilket som helst sted i denne epoken hvor internett er så mye brukt. I internetts tidsalder tilbyr nettbasert dokumentautomatiseringsprogramvare rask og enkel tilgang til filer og mapper, noe som er avgjørende. Disse omfatter:
- Tilgang via mobile enheter for å se eller redigere dokumenter
- For å lagre dokumenter i skyen, bruk skylagring.
- Del mapper eller individuelle filer med andre gjennom fildeling.
#2. Dra og slipp
Dra og slipp er et viktig element i ethvert dokumentautomatiseringssystem. Du kan dra og slippe filer fra ett sted til et annet eller til og med fra ett program til et annet.
#3. Dokumentsøk
Hver bruker har mange filer. Dermed må de raskt kunne søke gjennom dem ved å bruke bare noen få bokstaver i søkeordet. Dokumentautomatiseringsprogramvare hjelper til med å organisere dokumentlagring slik at det er enkelt å hente papirer når det er nødvendig.
Brukere kan enkelt søke gjennom det lagrede materialet ved hjelp av dokumentsøkefunksjonen.
#4. Dokumentversjon
Versjonskontroll er nok en viktig funksjon i et dokumentautomatiseringssystem. Brukere kan få tilgang til dokumentets tidligere versjoner, sammenligne dem og rulle tilbake til en tidligere versjon om nødvendig, takket være versjonskontroll.
#5. Fillåsing
En avgjørende komponent i dokumentautomatiseringsprogramvare er fillåsing. Brukere forhindres fra å gjøre endringer i en låst fil før personen som låste den åpner den.
#6. Integrert Viewer og Editor
Du kan vise og redigere dokumenter ved å bruke den innebygde visningsprogrammet uten å laste dem ned eller åpne dem i et nytt vindu, noe som sparer deg tid ved å eliminere behovet for å hoppe mellom faner eller programmer.
Når programvaren merker at noen andre gjør justeringer i filen, låser den den og låser den opp når de er ferdige.
#7. Vurdering og deling
Brukere skal kunne dele papirer på en sikker og praktisk måte ved hjelp av god dokumentautomatiseringsprogramvare.
Den kan også ha et rangeringssystem som gjør det mulig for brukere å tilordne en numerisk verdi til hvert dokument ved hjelp av en forhåndsbestemt skala. Denne graderingsmetoden hjelper til med å spore hvilke dokumenter som er godt likt av ansatte og hvilke som må endres.
#8. Fil- og mapperettigheter
Enhver dokumentautomatiseringsprogramvare må inkludere fil- og mappeprivilegier. Du kan administrere hva teamet ditt kan gjøre med papirene de jobber med ved å gi dem redigeringsrettigheter.
#9. Kobling av dokumenter
Prosessen med å koble sammen dokumenter, filer eller andre datakilder slik at du kan få tilgang til dem fra et enkelt sted, kalles dokumentkobling.
Denne funksjonen lar deg koble et dokument til en hvilken som helst annen relevant post i dokumentautomatiseringsprogramvaren eller få tilgang til en kopi fra en annen.
#10. Smart innholdsstyring
De beste systemene bør sømløst oppdatere på tvers av alle kontoer og datakilder, redigere maler, bygge skreddersydde arbeidsflyter og håndheve regler som sikrer nøyaktighet, samsvar og merkevarestandarder.
I tillegg tilbyr noen plattformer batch-automatiseringsfunksjoner som lar brukere produsere hundrevis eller tusenvis av presentasjoner, uttalelser, rapporter og andre typer sikkerhet samtidig, slik at selgere kan lage tekniske papirer på etterspørsel som er målrettet mot bestemte kundesegmenter.
Vi har laget en liste over de mest populære løsningene med en kort oversikt over nøkkelfunksjonene deres for å hjelpe deg å unngå å gå deg vill i det store utvalget av programvarealternativer for dokumentautomatisering.
DocuPilot
Docupilot er et brukervennlig og tilpasningsdyktig dokumentautomatiseringsprogram. Du kan bruke tilgjengelige data og kreative maler for å bygge dokumenter. Den innebygde dokumentbyggeren kan lage tilpassede maler.
Du kan også sende papirene du lager ved hjelp av denne automatiseringsprogramvaren til tjenester som Dropbox, Zapier og Docusign.
Funksjoner
- Forhåndsdefinerte maler: Docupilot inneholder forhåndsdefinerte maler som bedrifter kan bruke til å lage tilbud, avtaler, fakturaer og andre dokumenter.
- Integrasjon: CRM, skjemaer, online databaser, spørreundersøkelser og HR er bare noen få datakilder du kan koble programvaren til.
- Trygg: Ved hjelp av Docupilot kan du passordbeskytte og kryptere dokumentene dine. Du kan alltid garantere personvernet til kundene dine, og fremme sårt tiltrengt kundetillit.
- Automatisk arbeidsflyt: Noen av de mest kompliserte dokumentarbeidsflytene i en bedrift gjøres enklere med Docupilot. Slik at du ikke trenger å gjenta datainntastingsprosessen hver gang du lager et dokument, gjør dette hele prosessen enkel.
DocuPilot skiller seg ut på grunn av sin relativt rimelige pris, noe som gjør den mer tilgjengelig.
airSlate
Fra flytgenerering til prosessanalyse, airSlate er en alt-i-ett-skyapplikasjon som kan administrere alle trinn i dokumentautomatiseringen din. Det er også et verktøy uten kode.
Det manuelle personalet for dokumentbehandling kan halveres hvis du får mest mulig ut av appen.
Funksjoner
- Flow Creator: Dra-og-slipp-brukergrensesnittet til Flow Creator lar deg lage en visuell skildring av dokumentarbeidsflyten (UI).
- eSignatur: Digitale skjemaer, undersøkelser, dokumenter og innhold kan enkelt ha juridisk bindende eSignaturer lagt til.
- Online meningsmålinger: Ved å bruke funksjonen for nettundersøkelser kan du lage offentlige spørreundersøkelser, beta-app-testdokumenter og spørreskjemaer.
- Robotic Process Automation: Du kan automatisere prosesser ved å bruke airSlate-roboter uten å skrive en eneste kodestreng.
I tillegg har airSlate et omfattende bibliotek med tusenvis av dokumentautomatiseringsmaler for de fleste sektorer.
PandaDoc
Dokumentoppretting, redigering og signering kan gjøres på ett sted ved å bruke PandaDoc.
Enten du trenger eSignature-programvare, automatiserte forslag, salgs- og markedsføringsverktøy eller sikker dokumentbehandling, vil PandaDoc gi verktøyene du trenger for å få fart på bedriftstrakten og få papirer signert på et blunk.
For å levere en sømløs dokumenthåndteringsopplevelse på tvers av mange digitale grenser, integreres PandaDoc enkelt med over 30 apper og teller.
Funksjoner
- Slipp og dra: Det gir brukeren standardalternativer for å dra og plassere i dokumentet basert på kategorien i stedet for malfunksjonen.
- Digital signatur: Dette er en av de viktigste funksjonene siden den lar brukere signere papirer digitalt uten å bruke papir.
- Produsere dokumenter: Brukere kan lage hvilket som helst dokument de ønsker her og kontrollere annet innhold. Dette er perfekt hvis du trenger å bygge forretningskontrakter, forslag, bud og andre dokumenter.
- Record Archives: Når du er ferdig med å lage dokumentet ditt, kan du kategorisere og registrere arkiver.
Kunder liker fleksibiliteten til PandaDocs maler. En annen fantastisk funksjon som forbrukere finner nyttig er dokumentsporing og analyse.
Crove
Du kan designe og automatisere alle bedriftspapirene dine ved å bruke Crove. Med sin robuste dokumentredigerer kan den hjelpe deg med å automatisere alle dokumentene dine. For å automatisere ethvert dokument kan du legge til variabler, logiske betingelser, excel-formler og e-signaturer.
Ved å sentralisere dokumentoperasjonene dine i Crove, kan du slippe unna med unødvendige verktøy. Med sitt innebygde bibliotek med maler går Crove utover enkel dokumentautomatisering.
Funksjoner
- Beregninger: Bruk formler i matematikk for å utføre beregninger direkte på feltene i dokumentene dine.
- Skjemaer: Lag undersøkelsen din, ta med logikk for å skjule eller vise spørsmål, og la hvem som helst lage dokumenter ved å svare på spørsmålene.
- Rask forhåndsvisning: Fyll ut spørreskjemaet, og sjekk dokumentene dine i sanntid.
- Legg inn skjemaer: Legg ut skjemaene dine på en offentlig URL; hvem som helst kan lage dokumenter ved å bruke dem hvis de overholder begrensningene du angir for koblingen din.
Crove kan være ditt ideelle verktøy hvis du søker gratis programvare for dokumentautomatisering.
Dokumenter
Documate er en brukervennlig dokumentautomatiseringsprogramvare uten kode for å sette sammen juridiske dokumenter.
En gruppe advokater og teknologer opprettet Documate i utgangspunktet for å hjelpe veldedige organisasjoner med rettshjelp med å lage klientvendte arbeidsflyter.
Hovedsakelig advokater bruker denne programvaren. Imidlertid kan enhver bedrift utvikle papirer ved å bruke Documates enkle funksjoner.
Funksjoner
- Nettskjemaer: Brukere kan designe unike nettskjemaer som legger inn data i Word- eller PDF-dokumenter.
- Online undersøkelse: Brukere bygger en undersøkelse og laster deretter inn maldokumenter som kobles til undersøkelsesskjemafeltene.
- Bygg inn: Med programmets hjelp kan brukere generere papirer fra input, distribuere de utviklede arbeidsflytene, eller til og med bygge dem inn på nettsteder.
Denne dokumentautomatiseringsplattformen passer for fagfolk og advokater som ønsker en kodefri løsning med et enkelt brukergrensesnitt.
Templafy
Store bedrifter kan raskt ordne bedriftsinnhold og eiendeler gjennom denne dokumentautomatiseringsprogramvaren – Templafy.
Samtidig som det øker effektiviteten for sluttbrukere ved å automatisere dokumentoppretting, sikrer systemet merkevare- og lovoverholdelse i papirer.
Denne plattformen er eviggrønn og kan tilpasses den stadig utviklende IT- og applikasjonsinfrastrukturen som brukes av dagens virksomheter og organisasjoner.
Funksjoner
- Tillatelsesbasert system: Det tillater ledere og overholdelsesteam-administrasjon med kvalitetskontroll over alle dokumentressurser, og sikrer at teammedlemmer bare bruker tillatt informasjon.
- Integrasjon: Ansatte kan forenkle opprettelsen av kontrakter, forslag og salgssikkerhet i tekstbehandlingsprogrammene sine ved hjelp av Templafys dokumentautomatiseringsverktøy, som kobles til Microsoft Office- og Google G Suite-applikasjoner.
- Administrasjonsgrensesnitt: Ansatte kan få tilgang til standard dokumentgenererende verktøy med sentral distribusjon av kontormalfiler.
Større bedrifter kan bruke Templafy fordi den trenger minimum 50 brukere.
ExperLogix
Bedriftsbrukere kan strømlinjeforme, forbedre og automatisere forretningskritiske dokumentprosesser ved hjelp av Experlogix sin omfattende, men brukervennlige dokumentautomatiseringsprogramvare.
Funksjoner
- Dokumentflyter: Ved hjelp av et visuelt grensesnitt kan du raskt lage dokumentflyter som bruker betinget logikk uten koding.
- Designe maler: Det gir verktøyene du trenger for å bygge dynamiske, datadrevne maler og sette opp intrikate arbeidsflyter.
- Digital datainnsamling: Experlogix Smart Forms er fleksible, innebygde og nettbaserte datainnsamlingsskjemaer som gjør det enkelt for brukere eller kunder å legge inn og sende inn informasjon elektronisk.
- Håndtering av utdata: Document Services tilbyr utrolig fleksible automatiserte metoder for å håndtere store volumer av dokumentutdata.
Content Manager fra Experlogix er et trygt og organisert depot som gjør det enklere og raskere å administrere, lagre og hente digitale eiendeler, inkludert PDF-skjemaer og dokumenter, logoer, bilder og multimedieinnhold.
Siste ord
Dokumentautomatiseringsprogramvare er enkelt. Ved å automatisere opprettelsen av lignende dokumenter, kan bedriften din redusere feil, spare penger og gjøre unna den kjedelige, ubehagelige oppgaven.
Deretter kan du sjekke ut de beste dokumentsamarbeidsverktøyene.