Betydningen av et Organisasjonskart
For å sikre at kommunikasjonen og rapporteringen flyter effektivt, er det essensielt å ha en klar forståelse av hvordan organisasjonen eller teamet er strukturert. Et organisasjonskart gir deg denne oversikten, og ved å benytte en mal for organisasjonskart, kan du enkelt visualisere bedriftens hierarki.
Organisasjonskartet spiller en sentral rolle i enhver virksomhet ved å tydeliggjøre de hierarkiske forholdene innad i et team eller hele organisasjonen. Dette fremmer åpenhet og samarbeid, og det gjør det lettere for nye teammedlemmer å forstå hvem som rapporterer til hvem.
Det kan være en omfattende og tidkrevende prosess å lage et organisasjonskart. En mal kan forenkle denne oppgaven betraktelig. La oss se nærmere på hva et organisasjonskart er, hvordan det brukes, ulike typer organisasjonskart og noen anbefalte leverandører av maler.
Hva er et organisasjonskart?
Et organisasjonskart, eller «org chart», er en visuell representasjon av hierarkiet og relasjonene i et team eller en organisasjon. Enkelt forklart illustrerer det hvordan de ansatte er koblet sammen.
Selv om den vanligste bruken er å vise strukturen i en virksomhet, kan disse kartene også benyttes til planlegging og budsjettering.
Hvorfor benytter team organisasjonskart?
Et organisasjonskart er et verdifullt verktøy som kan brukes på mange måter. Her er noen av hovedårsakene til at team drar nytte av disse kartene:
Effektiv Vekstledelse
Ledelsen trenger en tydelig oversikt over hvordan de ansatte er plassert i organisasjonen og hvilke roller de har. Denne visualiseringen hjelper til med å identifisere områder som trenger endring. Ved nyansettelser eller sammenslåinger av team, kan organisasjonskart hjelpe med å planlegge forut og forutse mulige scenarier.
Forbedret Kommunikasjon
Et organisasjonskart gir full åpenhet rundt arbeidsrelasjonene. Hver ansatt vet hvem de skal kontakte for hjelp. Istedenfor å slite med problemer alene, kan man kommunisere med den rette personen. Dette kartet viser også hvem som er involvert i et prosjekt, slik at man unngår å spørre feil person. Alt dette øker effektiviteten og reduserer bortkastet tid.
Tydeliggjør Rapporteringsforhold
I store virksomheter forekommer interne overføringer hyppig. Det kan også være vanskelig for nyansatte å holde oversikt over teamhierarkiet. Et organisasjonskart hjelper de ansatte med å forstå sin plass i selskapet og hvem de skal rapportere til.
Visualiserer Helheten
Ansatte glemmer av og til at arbeidet deres bidrar til noe større. Organisasjonskartet kan minne dem om dette. Når ansatte ser sin posisjon i hierarkiet og hvordan de bidrar til virksomhetens funksjon, øker dette moralen og arbeidsinnsatsen.
Typer Organisasjonsstrukturer
Ved å se på forskjellige eksempler på organisasjonskart, vil man oppdage at det finnes mange varianter. Dette skyldes ulike typer organisasjonsstrukturer. La oss se på noen vanlige strukturer.
Hierarkisk Organisasjonsstruktur
Dette er den mest brukte strukturen for å lage organisasjonskart. De høyest rangerte personene er plassert øverst i diagrammet, mens de lavere rangerte er plassert under. Denne strukturen ligner på en pyramide, fremmer ansvarlighet og motiverer ansatte til å klatre oppover.
Funksjonell Organisasjonsstruktur
Denne strukturen ligner den hierarkiske, med de høyest rangerte øverst. Forskjellen er at ansatte er gruppert etter kompetanse og posisjon. Denne strukturen er også skalerbar.
Horisontal eller Flat Organisasjonsstruktur
Et flat organisasjonskart er fordelaktig for bedrifter med få ansatte på ledernivå. Oppstartsselskaper bruker ofte denne strukturen før de oppretter flere divisjoner. Noen bedrifter benytter denne strukturen for å fremme gjennomsiktig kommunikasjon og redusere tilsyn.
Divisjons Organisasjonsstruktur
Denne strukturen er ideell for store selskaper med flere divisjoner. Divisjonene har kontroll over sitt eget personale, inkludert forfremmelser, rekruttering, distribusjon og IT. Selskaper med denne strukturen kan respondere raskere på markeds- og kundebehov. Det fremmer demokrati, personlig tilpassede strategier og fleksibilitet.
Matrise Organisasjonsstruktur
Her ser man tverrfunksjonelle team som er opprettet for spesifikke oppgaver. Det er en kombinasjon av to eller flere organisasjonsstrukturer som gir en dynamisk forståelse av organisasjonen.
Teambasert Organisasjonsstruktur
Selskaper med denne strukturen kategoriserer ansatte etter avdeling. Istedenfor et konvensjonelt hierarki, fokuserer den på ansattes selvstendighet, samarbeid og konfliktløsning. Denne strukturen passer best for agile og scrum-baserte selskaper.
Nettverks Organisasjonsstruktur
Mange organisasjoner har ressurser spredt på ulike lokasjoner. De som er avhengige av kommunikasjon og koblinger istedenfor hierarki, burde ha et nettverk av organisasjonssystemer. Denne strukturen viser komplekse relasjoner mellom ressurser på og utenfor stedet.
Uansett hvilken type struktur du har, vil de følgende verktøyene gjøre det enkelt å lage et organisasjonskart.
Verktøy for å Lage Organisasjonskart
SmartDraw
SmartDraw tilbyr et bredt utvalg av maler for organisasjonskart for ulike bransjer, inkludert næringsliv, spillutvikling, forskning, finans, myndigheter, HR, ideelle organisasjoner, sykehus og fotobaserte diagrammer.
For å spare tid, kan du velge en mal og legge til navn. Det finnes også muligheter for å redigere diagrammet, som å endre form, legge til bilder, lage underkart og endre kartretning.
Canva
Canva er en annen plattform med et stort bibliotek av maler for organisasjonskart. Den har profesjonelt utformede maler som vil gjøre arbeidsflyten raskere. Det er enkelt å dra og slippe elementer for å lage et kart. Du kan legge til bilder og tilpasse fargene slik at det matcher din merkevare.
I tillegg til å lage diagrammer, kan du også dele, laste ned og publisere diagrammer i høy oppløsning. Du kan også bygge inn diagrammet i rapporter og presentasjoner.
Lucidchart
Lucidchart er en skybasert plattform som gjør det enkelt å lage organisasjonskart. Du kan lage et diagram fra bunnen av, eller redigere en av malene.
Med sin dataimportfunksjon kan du enkelt laste opp ansattes data til en mal, og verktøyet vil automatisk lage et organisasjonskart for deg.
I tillegg til å lage kart, kan du koble verktøyet med tredjepartsverktøy som BambooHR, Slack, Confluence og Google Slides.
Venngage
Uansett om du er i et stort eller lite selskap, vil du finne den rette malen for organisasjonskart på Venngage. Du kan tilpasse malen med Venngage-editoren.
Du kan legge til tekst, ikoner, diagrammer, kart, bakgrunner og bilder. Gjør diagrammet interaktivt ved å legge til YouTube-lenker, undersøkelser, skjemaer og HTML. Du kan også legge til elementer du bruker ofte i din merkevaresett.
Visme
Hvis du ønsker å konvertere organisasjonens struktur til engasjerende grafikk, er Visme et godt verktøy. Det tilbyr mange maler for organisasjonskart.
Bruk de ulike temaene for å matche diagrammet med din merkevare. Visme tilbyr maler for skoler, redaksjoner, webdesignbyråer og prosjektteam. Velg den som passer best og rediger den.
Adobe Express
Adobe Express tilbyr en gratis plattform for å lage organisasjonskart. Plattformen legger vekt på at tydelig design er viktig. Derfor tilbys vakre og moderne maler som du enkelt kan tilpasse.
Brukere kan velge en mal og legge til bilder, ikoner og grafikk. Last opp ressurser fra datamaskinen, eller bruk Adobe Express-bibliotekene. I tillegg til å laste ned diagrammet, kan du også oppdatere det senere.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online er en nettbasert plattform hvor du kan tegne ditt eget organisasjonskart gratis. Du kan velge blant hundrevis av maler og enkelt redigere dem med dra-og-slipp-funksjonen.
Med dette verktøyet får du et ubegrenset antall former og diagrammer, i tillegg til ubegrenset tilgangstid. Kartene kan lastes ned i PNG-, JPG-, GIF-, SVG- og PDF-format.
Konklusjon
Et organisasjonskart hjelper deg med å holde oversikt over arbeidsstyrken. Det finnes ulike typer organisasjonskart som kan tilpasses teamets behov.
Nå som du har lært om organisasjonskartmaler som kan brukes til å lage funksjonelle og attraktive kart, kan du bruke disse til å forbedre teamledelsen.
De som er involvert i prosjektledelse bør også kjenne til milepælsdiagrammer for å spore fremdriften i et prosjekt.