Verktøy som minner om utløpsdatoer kan være en stor hjelp for organisasjoner og bedrifter som trenger å holde oversikt over viktige tidsfrister.
Disse verktøyene gjør det mulig å automatisere sporingen av forfallsdatoer for en rekke sentrale dokumenter, enten det gjelder ansatte, virksomheten generelt eller andre områder.
Det kan dreie seg om alt fra forsikringspapirer og lisenser til avtaler, kontrakter, ansattes sertifiseringer og mer. Du får en enkel måte å administrere fornyelser og sette opp varsler for utløpsdatoer som nærmer seg. Organisasjoner kan også gi ansatte individuelle pålogginger, slik at de selv kan holde orden på sine egne dokumenter.
Hvorfor er det så viktig med påminnelser om utløp?
- Disse systemene gir deg et oversiktlig dashbord som gir en rask oversikt over alle kommende utløpsdatoer og fornyelser.
- Mange påminnelsesverktøy har ferdige kategorimaler som forenkler kategoriseringen av fornyelser og utløp.
- Verktøy for utløpsvarsler kan sende et ubegrenset antall SMS-er, e-poster og andre meldinger til kontakter for å minne om viktige datoer.
- De gir ansatte mulighet til å selv administrere sine egne dokumenter via individuelle pålogginger.
- Utløpsvarslingsverktøy sporer også status for hvert dokument, og sikrer at alt er oppdatert.
- Disse verktøyene fjerner behovet for manuell registrering og sporing av forfallsdatoer. Dermed reduseres risikoen for å gå glipp av en fornyelsesfrist betydelig.
La oss se nærmere på noen av de beste verktøyene som finnes for påminnelser om utløp.
Utløpsvarsling
Utløpsvarsling fjerner behovet for å huske eller notere viktige datoer manuelt. Verktøyet sender ut automatiske varsler når forfallsdatoene nærmer seg. I tillegg til varsler, kan det også utføre samsvarskontroller, dokumentskanning og statussporing.
Dette verktøyet er ideelt for forsikringssertifikater, ansattesertifiseringer, lisenser, kontrakter og alle typer avtaler. Det gir en samlet oversikt over all informasjon, med et tydelig bilde av hva som er gyldig og hva som nærmer seg utløp.
Remindax
Remindax er spesielt utviklet for å hjelpe fagfolk med å spore utløp, forfallsdatoer og fornyelser. Det sender ut varsler eller påminnelser via SMS, WhatsApp, e-post og andre kanaler.
Du kan selv bestemme når du ønsker å få påminnelser. Med denne programvaren kan du lage en personlig adressebok, slik at påminnelsene sendes til de riktige kontaktene. Du kan også opprette flere brukere og fordele arbeidsoppgaver. Remindax bruker Amazons AWS skytjenester for sikker lagring av data.
Asana
Asana tilbyr en effektiv og praktisk måte å informere ansatte om forfalls- og utløpsdatoer som nærmer seg. Verktøyet oppretter automatisk en oppgave i Asana for alle dokumenter eller oppgaver som nærmer seg utløpsdato.
Asana gjør det enkelt å administrere alle fornyelser på ett sted, uten å risikere å glemme noe. Du kan synkronisere verktøyet med Asana slik at du og teamet ditt får varsler om kommende utløp.
Monitask
Monitask kombinerer utløpsvarsling med tidsregistrering. Det kan automatisk spore fornyelser og utløpsdatoer for lisenser, avtaler, kontrakter og ansattes sertifiseringer.
Du trenger bare å registrere deg hos Monitask og invitere dine ansatte eller arbeidere. Én konto kan ha et ubegrenset antall ansatte. Du får en 10 dagers gratis prøveperiode på Monitask.
Zapier
Hvis du ønsker å automatisere påminnelser om utløp og fornyelsesdatoer, kan Zapier være et godt valg. Med Zapier kan du integrere utløpsvarsler og Jira-programvare, og sende påminnelser automatisk.
Det kan enkelt flytte informasjon mellom nettapplikasjoner. Du trenger bare å lage en liste over kontakter og konfigurere en engangs påminnelse. Resten går automatisk. Dine kontakter vil automatisk motta påminnelser uten at du trenger å gjøre så mye.
AladdinPro
AladdinPro er et utmerket verktøy for administrasjon av utløpsdatoer. Det lar deg sette opp praktiske påminnelser og administrere dine fornyelsesfrister. Du kan opprette en gratis konto hos AladdinPro. Verktøyet er tilgjengelig som en app for både Android og iOS, noe som gir deg maksimal fleksibilitet.
AladdinPro kan hjelpe deg med å huske viktige datoer ved hjelp av skrivebordsvarsler, e-poster eller mobilvarsler. Det kan hjelpe deg med å spore leieavtaler, ansattes dokumenter, kommersielle lisenser og mer.
SignNow
SignNow går lenger enn bare å være et verktøy for å administrere utløpsdatoer. I tillegg til å administrere påminnelser om utløp og fornyelse, kan du også signere dokumenter elektronisk.
Du kan enten signere dokumentene selv eller sende dem til andre for signering. Oppsettet for eSignatur API er enkelt. I tillegg til alle disse funksjonene, holder SignNow også kontraktene dine trygge og sikre. Du kan integrere eSignatur i din egen forretningsapplikasjon. Du kan enkelt fullføre viktige avtaler og få betalt for arbeidet.
Avsluttende tanker
Det kan være overveldende å holde styr på alle dokumenter og deres utløps- og fornyelsesdatoer. Disse avanserte verktøyene gjør jobben betydelig enklere. De kan være en uvurderlig ressurs, spesielt hvis du har mange oppgaver og mye å holde styr på. Prøv et av disse verktøyene og spar både tid og energi.
Det kan også være nyttig å se nærmere på den beste programvaren for kontraktsadministrasjon for å strømlinjeforme arbeidsflyten din.
Synes du artikkelen var nyttig? Del den gjerne med andre!