Når en bedrift har mange ansatte, må personalavdelingen (HR) administrere store mengder informasjon. Denne informasjonen er avgjørende for å ta velbegrunnede beslutninger. Det er en krevende oppgave som ofte stjeler tid fra andre viktige HR-oppgaver.
En investering i et HRIS (Human Resource Information System) kan være en smart løsning for å forbedre håndteringen av ansattinformasjon og øke effektiviteten. Denne artikkelen gir en oversikt over hva HRIS-programvare er, de ulike typene som finnes, samt åtte eksempler på HRIS-løsninger som kan lette personalrelaterte oppgaver.
Hva er HRIS-programvare?
Et HRIS er et system som digitaliserer HR-aktiviteter og -prosesser. Det er en programvare som håndterer HR-oppgaver som administrasjon av ansattinformasjon, regnskapsføring og lønnsutbetaling. Ved å automatisere disse prosessene, kan HR bruke mer tid på å analysere data og ta bedre beslutninger, i stedet for å samle og kompilere informasjon. Dette bidrar også til økt effektivitet og smidighet i hele organisasjonen. De fleste HRIS-løsninger tilbyr funksjoner for å dekke alle aspekter av personaladministrasjon.
Fordeler med HRIS-programvare
Automatiserte prosesser for raskere oppgaveutførelse
HRIS-programvare automatiserer rutineoppgaver som sporing av feriedager, oppmøte og lønnsutbetaling. Dette sparer tid, spesielt for store team.
Enklere rekruttering, evaluering og onboarding
HRIS kan samle inn og analysere et stort antall CV-er for å finne de best kvalifiserte kandidatene. Dette effektiviserer rekrutteringsprosessen og eliminerer behovet for manuell gjennomgang av hver søknad. Programvaren kan også håndtere onboarding-prosessen for nyansatte.
Forbedret samarbeid og intern kommunikasjon
HRIS muliggjør bedre kommunikasjon mellom ansatte og HR-avdelingen. Ansatte kan få tilgang til informasjon om oppmøte, lønnsslipper og resultatanalyser, samt søke om permisjon eller stillingsforfremmelser.
Rapporter og analyser for ansatte
HRIS kan spore ytelsesdata og generere rapporter for ulike perioder (ukentlig, månedlig, kvartalsvis, årlig). Dette gir detaljerte analyser av ansattes resultater.
Raskere og mer nøyaktig beslutningstaking
Ved å analysere rapporter og ansattinformasjon i HRIS-databasen, kan ledelsen ta velbegrunnede beslutninger om personaladministrasjon.
Integrasjon med andre verktøy
HRIS kan integreres med andre verktøy som brukes i bedriften, for eksempel prosjektstyringssystemer. Dette gir HR innsikt i ansattes arbeid og bidrar til å vurdere den enkeltes prestasjon.
Nå som du vet hva HRIS-programvare er, la oss se på hva du bør vurdere når du skal investere i en slik løsning.
Hvordan velge riktig HRIS-programvare?
Forstå dine behov
Det er viktig å klargjøre dine behov før du velger HRIS-programvare. Det finnes ulike typer løsninger, så det kan være lurt å begynne med å se på hvilke funksjoner du trenger. Deretter bør du definere hvilke oppgaver du ønsker å automatisere og hvor mange ansatte systemet skal håndtere.
Involver andre avdelinger
Det er også viktig å konsultere avdelingsledere, IT-avdelingen og HR-teamet før du velger HRIS-programvare. Dette vil gi et bedre bilde av behovene til alle avdelinger og kan gi nyttige innspill.
Sett et budsjett
Prisene på HRIS-programvare varierer basert på funksjonalitet og leverandør. Sett et budsjett i henhold til dine behov og forventet avkastning, og se etter løsninger som tilbyr gode rabatter for lengre avtaler.
Kommuniser med leverandører og forstå programvaren
Når du har en oversikt over aktuelle HRIS-løsninger, bør du ta kontakt med leverandørene for å diskutere hvordan systemet fungerer og få en dypere forståelse av alle funksjonene. Dette vil gi deg innsikt i hvordan programvaren fungerer i praksis og gjør det lettere å sammenligne de ulike løsningene.
Delta på demoer
Hvis det tilbys gratis demoer av HRIS-programvaren du vurderer, bør du delta på disse. En demo gir en praktisk opplevelse av programvarens funksjoner og brukervennlighet. Med disse faktorene i bakhodet, kan du lettere identifisere en passende HRIS-løsning.
Her er en oversikt over noen av de beste HRIS-programvarene på markedet.
Freshteam
Freshteam HRIS er et effektivt verktøy for ansattadministrasjon, med funksjoner for onboarding, offboarding, håndtering av ansattinformasjon og oppmøtesporing.
Funksjoner
- Konfigurerbart system for onboarding og effektiv lagring av ansattes dokumenter.
- Analyse og rapportering av kandidatpipelines og endringer i arbeidsstyrken.
- En selvbetjeningsportal for ansatte for å legge til inn- og uttider, permisjoner og mer.
Freshteam HRIS er en utmerket løsning for å håndtere ansattinformasjon og arbeidsstyrke. Du kan teste programvaren med en 21-dagers prøveperiode.
Rippling
Rippling er en omfattende HRIS med mange funksjoner som kan håndtere det meste av en HR-avdelings behov.
Funksjoner
- Integrasjon med Slack, Zoom, Google Workspace og andre verktøy.
- Enkel håndtering av ansattendringer, onboarding og offboarding.
- Administrasjon av lønn, skattetrekk og andre kompensasjonsoppgaver.
- Håndtering av helseforsikring og andre fordeler for ansatte.
- Tids- og fraværssporing for ansatte.
- Innebygd læringsplattform for produktopplæring og etiske retningslinjer.
Rippling er en av de beste HR-løsningene, men er ofte på den dyrere siden.
Zoho People
Zoho People er en HRIS for sporing av ansattdata og ytelse, med funksjoner som LMS, analyse og tilpasningsmuligheter, i tillegg til kjernefunksjoner for HR.
Funksjoner
- Administrasjon av ansattinformasjon, klassifisering av arbeidsstyrke og mer.
- Oppmøtesporing og funksjoner for fraværshåndtering.
- Dokumenthåndtering for onboarding av nye ansatte.
- Læringsplattform med ulike typer opplæringssystemer.
- Tilpassbare arbeidsflyter og et selvbetjeningssystem for ansatte.
- Enkel integrasjon med Zoho Payroll for håndtering av lønn og ansattgoder.
Standardversjonen av Zoho People HRIS er god for ansattadministrasjon, men hvis du trenger lønnsfunksjonalitet må du også anskaffe Zoho Payroll, noe som øker kostnaden.
ADP
ADP er en HRIS som tilbyr funksjonalitet for tidsstyring, lønn, goder og forsikring, compliance-tjenester og HR-outsourcing.
Funksjoner
- Effektiv lønnsbehandling med raskere utbetaling og integrasjon med annen programvare.
- Automatisert arbeidsstyrkeadministrasjon med tidsregistrering og oppmøteløsninger.
- Enkel rekruttering og onboarding med screeningtjenester.
- Tilgang til HR-outsourcing for alle større HR-oppgaver.
- Compliance-tjenester som skattehåndtering og verifisering av ansatte.
ADP er en god HRIS for små bedrifter som ikke har en stor HR-avdeling. HR-outsourcing-tjenesten er spesielt nyttig for oppstartsbedrifter.
Bamboo HR
Bamboo HR er en HRIS for å effektivisere informasjonsflyten og organisere data på en sikker måte. Programvaren tilbyr også rapporter og analyser, visningstilpasninger og mer.
Funksjoner
- Innsamling og administrasjon av data for sanntidsvisning og modifikasjoner.
- Representasjon av data i form av rapporter for dypere analyse.
- Tilpasning av informasjonssystemet for enkel tilgang til dokumentasjon.
Bamboo HR er en HRIS med begrensede funksjoner som er spesielt rettet mot dokumentasjon, rapportering, analyse og sikker lagring. Dette gjør det til en god løsning for små bedrifter som trenger datahåndtering.
Zenefits
Zenefits er en HRIS designet for enkel onboarding, administrering av ansatte, PTO-sporing og ytelsesvurderinger.
Funksjoner
- Forenklet prosess for å tilby ansattgoder som helsehjelp og pendlerkompensasjon.
- Rask og enkel lønnsbehandling med avanserte funksjoner.
- Effektiv selv-onboarding av nye ansatte med enkel dokumentasjon og andre aktiviteter.
- Overholdelseskompatibel sporing av viktige tidsfrister.
Zenefits HRIS er tilgjengelig i tre ulike pakker, slik at du kan velge den som passer best til dine behov.
Natural HR
Natural HR er en alt-i-ett HRIS-løsning for mellomstore organisasjoner som ønsker å strømlinjeforme alle HR-oppgaver.
Funksjoner
- Enkel medarbeideradministrasjon med nøyaktig datainnsamling og lagring.
- Tidssporingsfunksjoner som inn- og utstempling, permisjoner og overtidsarbeid.
- Automatisert lønnsadministrasjon med rettidige lønnsutbetalinger.
- Detaljert resultatanalyse og rapportering.
- Innsikt i arbeidsflytstyring og endringer.
- Enkel håndtering av ansattes fordeler.
Natural HR er en komplett løsning for alle HR-behov i en mellomstor organisasjon.
Paycor
Paycor er en HRIS for arbeidsstyrkestyring og ansattes informasjonssystemer.
Funksjoner
- Enkelt mobilt stansesystem for å registrere arbeidstiden.
- Sporing og måling av ansattes prestasjoner med ytelsesvurderinger.
- Ansatte kan enkelt be om fri eller permisjon.
- Nye ansatte kan laste opp personlig informasjon før onboarding.
- Innsikt i kompensasjonstrender, arbeidsstyrke og avdelingsmessige forskjeller.
Paycor er en HRIS med begrenset funksjonalitet som er spesielt utviklet for effektiv arbeidsstyrkestyring og sporing av ansattinformasjon.
Hvordan skiller HRIS seg fra annen HR-programvare?
Det kan være vanskelig å skille mellom ulike typer HR-programvare, da grensene mellom dem er blitt mer uklare over tid. Det finnes tre hovedtyper:
HRIS – Human Resource Information System
HRIS er den mest grunnleggende av de tre og administrerer ansattinformasjon, retningslinjer og ulike HR-prosesser. Vanlige funksjoner inkluderer rekruttering, tilstedeværelsesstyring, arbeidsflyter, personalsporing, administrasjon, opplæring og utvikling.
HCM – Human Capital Management
HCM omfatter alle funksjonene i en HRIS, samt ytterligere funksjoner for talentadministrasjon som kompensasjon, læring og utvikling, etterfølgerplanlegging og karriereplanlegging. HCM inneholder også onboarding, ytelsessporing og stillingskontroll.
HRMS – Human Resource Management System
HRMS regnes som det mest omfattende systemet og inkluderer alle funksjonene i en HRIS og en HCM. HRMS legger også til automatisk skatteberegning, lønnsbehandling, fradrag og deponering av lønn. Systemet inneholder også tids- og arbeidsstyring, noe som bidrar til å spore prosjekttider og øke produktiviteten.
Selskapene som tilbyr HR-programvare, utvikler stadig mer avanserte verktøy. Dette gjør at begrepene ofte brukes om hverandre. La oss nå se på de ulike typene HRIS-programvare.
Typer HRIS-programvare
Alle de fem hovedtypene HRIS tilbyr grunnleggende funksjonalitet som ansattadministrasjon, automatisering, selvbetjening og sentralisert database. Utover dette har hver HRIS et unikt sett med funksjoner:
Operasjonell HRIS
Operasjonelle HRIS-er er gode for datainnsamling, ressursinnsamling og rapportering. De kan holde oversikt over ansattes data, stillingsdetaljer og informasjon om ytelsesvurdering. HR-ledere kan bruke en operasjonell HRIS til å håndtere ytelse, forfremmelser, ansettelser og endringer i personalet.
Disse standard HR-funksjonene eliminerer repeterende oppgaver og øker effektiviteten.
Taktisk HRIS
Taktiske HRIS-er fokuserer på beslutningstaking som kan påvirke organisasjonen i stor grad. I tillegg til generelle funksjoner som opplæring, stillinger, rekruttering og kompensasjon, hjelper det også med ressursallokering, utvikling og jobbanalyse.
En taktisk HRIS kan håndtere eksterne data som rapporter fra konkurrentanalyser, fagforeningsinformasjon og krav fra myndighetene.
Strategisk HRIS
Strategiske HRIS-er hjelper med bedriftsanalyse for å utvikle en strategi og ta beslutninger. Denne programvaren hjelper til med planlegging av arbeidsstyrken og identifisering av områder som trenger flere ansatte i fremtiden. Den hjelper også med å sette mål ved å analysere budsjettet og markedstrender.
En strategisk HRIS er laget for mellomstore organisasjoner som ønsker å vokse og utvide arbeidsstyrken.
Omfattende HRIS
En omfattende HRIS inkluderer alle de ovennevnte typene. Organisasjoner som trenger funksjonaliteten til operasjonell, taktisk og strategisk HRIS kan bruke denne programvaren. Den inkluderer ansattinformasjonshåndtering, rekruttering og resultatsporing. Omfattende HRIS-er er dyrere og tilbyr en standardplattform for alt en HR-leder trenger.
Begrenset funksjon HRIS
En begrenset funksjon HRIS er svært tilpasset og retter seg mot spesifikke HR-oppgaver. Denne typen har ofte kun én funksjon med et uttømmende system. Det kan være en god løsning for mindre organisasjoner som har få krav eller kun trenger én ting gjort. De er enkle å bruke og betjene, kan håndteres av en enkelt HR-leder og er rimelige.
Oppsummering
En HRIS kan endre hvordan en organisasjon håndterer sine ansatte. Med bedre verktøy og funksjoner kan HR holde ansatte fornøyde og samtidig oppnå de beste resultatene for organisasjonen. Det viktigste å huske er at en HRIS kun er nyttig hvis du er klar over dine behov. Ta hensyn til alt du har lest i denne artikkelen før du tar en beslutning.