Effektiviser innkjøpsprosessen for SMB-er med de beste innkjøpsprogramvarene.
Innkjøpsprosessen er kompleks, med involvering av innkjøp, lagerstyring, bestillinger, fakturaer, leverandører og betalinger. Samtidig er den avgjørende for enhver bedrifts suksess. Derfor må bedrifter automatisere og styre denne prosessen ved hjelp av spesialiserte applikasjoner.
Å vente med å implementere innkjøpsprogramvare i bedriften til siste øyeblikk kan føre til konsekvenser knyttet til manuelle prosesser. Det er derfor klokt å begynne å bruke disse verktøyene så snart du opplever ineffektive manuelle prosesser.
La oss utforske det grunnleggende ved innkjøpsprogramvare og se på noen av de beste verktøyene i denne kategorien.
Hva er innkjøpsprogramvare?
Innkjøp handler om å identifisere og anskaffe de varene og tjenestene en virksomhet trenger. Innkjøpsprogramvare er dermed en forretningsløsning som automatiserer de forskjellige trinnene i innkjøpsprosessen.
Enten det gjelder å analysere utgifter, administrere kontrakter eller gjennomføre betalinger, gir disse verktøyene deg full kontroll over hvert trinn i prosessen. De kan også integreres med ulike ERP-systemer for å gjøre prosessen enda smidigere.
I tillegg tillater noen verktøy at alle ansatte får tilgang og utfører oppgaver fra et sentralisert system med fleksible brukertillatelser.
Hva gjør disse verktøyene?
En innkjøpsprogramvare kan utføre en rekke oppgaver for å forenkle innkjøpsprosessen for teamet ditt. Ansatte kan legge inn bestillinger hvor som helst og kommunisere med andre teammedlemmer. Her er noen av de viktigste oppgavene programvaren kan utføre:
- Opprett en innkjøpsordre og bekreft den.
- Automatiser elektronisk overføring av innkjøpsordre.
- Gi påminnelser om nylige innkjøpsordrer og kanselleringer.
- Send utestående innkjøpsordrer til de rette personene for videre behandling.
- Utfør økonomiske transaksjoner og lagerbevegelser når bestillingen ankommer.
- Unngå mangelvarer ved å opprettholde et lager.
- Samle inn data og analyser trender for å maksimere lønnsomheten.
- Strømlinjeform standardiseringsprosessen på tvers av ulike plattformer.
La oss nå se på når det er hensiktsmessig å bruke innkjøpsprogramvare.
Hvem bruker innkjøpsprogramvare?
Du vil trenge innkjøpsprogramvare når du kjøper råvarer, maskinvare, kontorrekvisita og lignende i store mengder gjennom året. Det er derfor nyttig for enhver virksomhet som regelmessig kjøper varer fra eksterne leverandører og ønsker et transparent innkjøpssystem.
Du finner som regel at følgende virksomheter benytter innkjøpsverktøy:
- Produsenter av forbruksvarer og hvitevarer.
- Bilprodusenter.
- E-handel og detaljhandel.
I tillegg er det en spesiell type virksomhet som også bruker denne programvaren, nemlig innkjøpskonsulenter eller -byråer.
Mange selskaper outsourcer innkjøpsoperasjonene sine til disse byråene for enkelhets skyld og lavere kostnader. Selskaper som Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide og Accenture er ledende innen innkjøpsrådgivning.
Hvordan hjelper innkjøpsprogramvare bedrifter?
#1. Automatisering av innkjøp
Automatisering av forretningsprosesser er utbredt i alle områder, inkludert innkjøp. Du kan automatisere hele innkjøpsoperasjonen ved å bruke innkjøpsprogramvare.
Fra leverandørsøk til registrering, produktvalg til kvalitetskontroll, og til slutt kontraktsinngåelse, håndteres alt av en enkelt programvare.
I de fleste tilfeller behandler verktøyet automatisk interne forespørsler om kjøp av varer. Det krever kun godkjenning fra en leder før innkjøpsordren sendes.
#2. Åpenhet i kjøp
Interessenter i bedriften, som ledere og økonomidirektører, kan overvåke innkjøpstrender fra en sentralisert programvare. Det er ikke lenger nødvendig å gå gjennom kompliserte prosedyrer for å hente rapporter om innkjøp.
Verktøyet sporer også hvert trinn i prosessen frem til avtalen er gjennomført, noe som sikrer høy transparens og bidrar til å forhindre korrupsjon.
#3. Godkjenningsoptimalisering
Slike verktøy bruker smarte algoritmer for å skille legitime kjøpsordrer fra svinn. Dette sikrer at godkjenningsansvarlige i all hovedsak kun mottar reelle kjøpsforespørsler. Lederne kan deretter raskt godkjenne ordrene.
#4. Synlighet for utgifter
Verktøyets dashbord gir deg umiddelbar oversikt over selskapets totale utgifter til innkjøp, hvem leverandørene dine er, hvor mye du betaler dem, og så videre. Dette hjelper deg med å budsjettere prosjekter, spare penger på unødvendige kjøp osv.
Funksjoner å se etter når du velger innkjøpsprogramvare
De fleste innkjøpsverktøy tilbyr et standardsett med funksjoner. Men før du velger et verktøy, bør du sikre at det har minst de følgende funksjonene:
- Verktøyet bør ha et dashbord for leverandørstyring der du kan legge til nye leverandører eller gjennomgå kontrakter med eksisterende.
- Det er en fordel om programvaren også tilbyr en funksjon for å oppdage nye leverandører.
- Det må være et risikostyringsverktøy som kan blokkere unødvendige utgifter eller feilaktige kjøpsordrer.
- Innkjøpsverktøyet må ha en revisjonsfunksjon slik at du kan kontrollere innkjøpsordrer, leverandørbetalinger osv.
- Det beste innkjøpsverktøyet vil også tilby en budsjetteringsfunksjon der du kan angi et månedlig eller kvartalsvis budsjett og holde innkjøpene innenfor dette.
- Det bør også være en kommunikasjonsfunksjon som varsler brukeren om nye kjøpsordrer, fakturaer, forfalte bestillinger osv.
- Det er en fordel om appen har en mobilversjon for å spore utgifter, godkjenne bestillinger, fullføre avtaler og lignende.
- En pålitelig innkjøpsprogramvare bør la deg definere selskapets retningslinjer for innkjøp.
- Til slutt må verktøyet la innkjøpsansvarlige lage tilpassede arbeidsflyter dersom programvaren mangler maler for visse innkjøpsscenarier.
Nå som du har en forståelse av konseptet og oppgavene dette verktøyet kan utføre, la oss se på de beste innkjøpsprogramvareapplikasjonene som SMB-er kan bruke.
Precoro
For små og mellomstore team er Precoro et nyttig verktøy for å strømlinjeforme innkjøpsprosessen og eliminere manuelt arbeid. Det sparer deg for tid og penger, slik at du kan fokusere på mer presserende saker.
Denne innovative og raske programvaren kan optimalisere organisasjonens anskaffelse-til-betaling-system for økt effektivitet. Den håndterer effektivt oppgavene som er knyttet til innkjøpsprosessen, som rekvisisjon, bestilling og fakturering.
Precoro forbedrer også innkjøpssystemet ved å effektivisere godkjenningsprosessen. Arbeidsflytstadier som forespørselsprosess, innkjøpsordrer, godkjenning, fakturering og fakturabehandling kan håndteres elektronisk med dette verktøyet.
Applikasjonen gjør det også mye enklere å kontrollere prosesser, godkjenne ordrer og analysere utgifter mens du er på farten.
Med denne pålitelige løsningen kan bedrifter få tilgang til regelmessige rapporter og dataanalyser. De detaljerte og omfattende rapportene dekker alle arbeidsflytprosesser og innkjøpsdata.
I tillegg gir disse rapportene deg muligheten til å spore og løse feil, tilpasse rapportformater for ulike interessenter og eksportere sanntidsdata for regnskap og økonomisk analyse.
Kissflow
Ønsker du å ha kontroll over anskaffelse-til-betaling-prosessen, men med tilstrekkelig fleksibilitet? Kissflow lar deg oppnå dette med sin enkle og tilpassbare løsning. For innkjøpsrekvisisjoner tilbyr den fleksible skjemaer slik at du kan samle inn, godkjenne og spore innkjøpsforespørsler.
Når en forespørsel er godkjent, genererer den automatisk bestillinger og utsteder innkjøpsordrer. For leverandøradministrasjon tilbyr dette verktøyet en effektiv portal for å introdusere, administrere og vedlikeholde leverandører.
Med denne applikasjonen blir det mulig å godkjenne fakturaer mens du er på farten. Den støtter også automatisert treveis samsvar, hvor fakturaer sjekkes opp mot kontrakter, innkjøpsordrer og serviceoppføringer.
Kissflow kan også generere datadrevet og handlingsrettet innsikt i kjøpstrender, utgifter og leverandørytelse. Med denne programvaren kan brukere også generere umiddelbare rapporter med tilpassbare parametere.
Den støtter sømløs integrasjon med en rekke tredjepartsverktøy. Eliminer all redundans ved å bruke den sammen med ulike ERP- og finansapplikasjoner, inkludert Microsoft Dynamics, QuickBooks, Xero, SAP og NetSuite. Denne løsningen lar deg også bruke kraftige plugins og API-er.
Team Procure
Som SMB er det på tide å forenkle anskaffelsesprosessen med Team Procure. Denne programvaren kan imidlertid også tilfredsstille behovene til større selskaper som håndterer komplekse innkjøpsoperasjoner på internasjonalt nivå.
Denne enkle skybaserte plattformen kan håndtere alle dine godkjenninger, innkjøpsordrer og lagerbeholdninger. Når det gjelder innkjøpsforespørsler, kan løsningen sortere disse etter budsjett, avdeling og alvorlighetsgrad. Ut fra disse forespørslene kan brukerne også generere innkjøpsordrer og overvåke leveringsplaner.
Team Procure tilbyr også en prismatrisefunksjon, der selskaper kan administrere tilbud fra flere leverandører, og velge det med lavest bud. Siden ulike organisasjoner har forskjellige behov, lar denne funksjonen organisasjonene lage egendefinerte arbeidsflyter for godkjenning.
Det er enkelt å registrere leverandører og samarbeidspartnere. Programvaren har også innebygde KPI-er for ytelsesmåling. Selv om du har varehus på flere steder, hjelper dette verktøyet deg med å opprettholde et integrert lagerstyringssystem. Du kan til og med integrere tjenesten i ditt eksisterende system gjennom et tilpasset API.
ProcurementExpress
ProcurementExpress er en ideell innkjøpsprogramvare som kan strømlinjeforme alle relaterte arbeidsflyter. Den hjelper deg også med å eliminere lange manuelle prosesser, papirarbeid og potensielle svindelforsøk.
Det innovative godkjenningssystemet lar deg angi maksimale utgifter og definere godkjenningskjeder. Bedrifter kan også tildele forhåndsbestemte godkjenningsnivåer til forskjellige ansatte. I tillegg kan organisasjoner tilpasse og automatisere alle trinn i en godkjenningskjede for optimalisert effektivitet.
Applikasjonen lar deg opprette raske og nøyaktige innkjøpsordrer basert på forholdet ditt til den enkelte leverandør. Du kan inkludere nødvendige felt og rullegardinmenyer for å opprette profesjonelle og kontekstuelle innkjøpsordrer.
I henhold til selskapets økonomiske struktur kan du fordele kostnader til forskjellige lokasjoner for å unngå overforbruk. Ved hjelp av rapporteringsfunksjonen i appen kan brukerne analysere de omfattende oversiktene over utgifter. I tillegg kan løsningen opprette budsjetter for ulike prosjekter og avdelinger.
Procurify
Si farvel til papirbaserte prosesser, trege godkjenninger og komplekse løsninger med Procurify. Denne proaktive programvaren for kostnadsstyring gir fullstendig oversikt og kontroll over selskapets utgifter.
Med dette verktøyet kan du godkjenne alle innkjøpsordrer fra ett sted. Her kan du også se sanntidsforbruk opp mot budsjettene. Den tilbyr også fysiske og virtuelle forbrukskort for sømløs forbruk.
Procurify støtter også å opprette arbeidsflyter for automatisering og sporing av hvert trinn i kjøpsprosessen. Du kan også angi kjøpstillatelse basert på avdeling og sted. Muligheten til å sortere alle bestillinger for en leverandør er en annen fremtredende funksjon i dette verktøyet.
Appen kan utføre leverandørytelsesanalyse, slik at du kan ta informerte kjøps- og forretningsbeslutninger. Her kan du importere katalogelementer og detaljer, inkludert bilder.
Denne løsningen integreres direkte med dine foretrukne forretningsapplikasjoner, som Amazon Business, Oracle, QuickBooks og Slack.
Coupa
Coupa er en plattform som gir deg den innsikten og utgiftskontrollen du trenger for å administrere anskaffelsesprosessen. Ved å velge denne løsningen for bedriften din kan du foreta enkle innkjøp som ligner forbrukerkjøp, samtidig som du sparer de ansatte for verdifull tid.
De beste funksjonene i denne applikasjonen er:
- Forenkling av innkjøpsrekvisisjon og bestillingsprosesser.
- Sanntidssporing av innkjøpsordrer.
- Varsler for rabatterte priser og andre fordeler.
- Fleksible skjemaer for å legge inn data for tjenester basert på SOW (Statement of Work).
- Sanntids dashbord for budsjettstyring.
I tillegg støtter verktøyet godkjenning via e-post og mobiltelefon. Bedrifter kan også bruke det til lager- og kontraktsstyring.
Bellwether
Med Bellwether kan du gjøre innkjøpsprosessen transparent og rask. Det hjelper deg med å eliminere muntlige godkjenninger og tidkrevende kommunikasjon via e-post og telefonsamtaler.
Denne programvaren lar deg opprette rekvisisjoner, innkjøpsordrer og fakturaer med minimalt med tid og innsats. Funksjoner som avansert arbeidsflyt og budsjettering sikrer bedre synlighet og kontroll over utgiftene.
Dette skybaserte verktøyet tilbyr den nødvendige fleksibiliteten og tilpasningen for dine behov. Hvis virksomheten din trenger støtte for flere språk eller egendefinerte felt, kan Bellwether tilby dette. I tillegg gir den deg tilgang til applikasjonen utenfor arbeidsstedet.
PairSoft
PairSoft er en brukervennlig programvare som bedrifter kan bruke til å automatisere arbeidsflyten gjennom hele P2P-prosessen (Purchase-to-Pay). Det er også nyttig for å få oversikt over forbruket og opprettholde gode relasjoner med leverandører.
Programvaren kan raskt installeres i systemet eller eksisterende ERP-systemer og brukes med letthet. Den lar deg administrere innkjøpsordrer ved å strømlinjeforme hele prosessen. Du får også full oversikt over forbruk på tvers av kategorier.
PairSoft kan også legge til rette for sanntidskommunikasjon mellom bedrifter og leverandører. Fakturabehandling og validering er andre oppgaver du kan automatisere med denne programvaren. Den støtter også analyser og rapportering.
Siste ord
I denne digitaliseringens tidsalder er det en utfordring for bedrifter å administrere innkjøpsprosessen uten programvare eller automatiserte løsninger. Disse verktøyene kan åpne nye muligheter i hvert trinn av prosessen.
I tillegg sikrer applikasjonene optimal effektivitet selv når du skalerer opp virksomheten. Sjekk ut listen over de beste innkjøpsprogramvarene for å velge den som passer best for dine behov. Du kan også se på de viktigste funksjonene et robust verktøy for automatisert innkjøp bør ha.
Som SMB kan det også være nyttig å vite mer om de beste verktøyene for dokumenthåndtering.