Besøksadministrasjonssystemer: En Nødvendighet i Dagens Forretningslandskap
Besøksadministrasjonssystemer (VMS) øker i popularitet ettersom organisasjoner innser behovet for å forbedre sine prosedyrer knyttet til helse, sikkerhet og overholdelse av standarder. Behovet for slike systemer har blitt enda tydeligere med tanke på de økte kravene som har oppstått etter pandemien.
En fersk rapport indikerer at det globale markedet for besøksadministrasjonssystemer forventes å vokse betydelig, fra 1,1 milliarder USD i 2021 til 2,3 milliarder USD innen 2026. Dette viser den økende betydningen av slike løsninger.
Denne veksten er drevet av flere faktorer, blant annet økt sikkerhetsbevissthet, et ønske om å redusere papirbruk og behovet for å overholde regelverk. Særlig etter Covid-19 har det skjedd store endringer i måten bedrifter arbeider, noe som har gjort at teknologiske fremskritt og sikkerhetssystemer har blitt enda viktigere for å kunne håndtere den digitale arbeidsstyrken og nye globale realiteter.
Et besøksadministrasjonssystem gir organisasjoner muligheten til å tilpasse seg endringer på en smidig måte, samtidig som de kan fortsette å levere kvalitetstjenester, produkter og en positiv opplevelse for besøkende. La oss se nærmere på hva denne programvaren er og hvordan den kan være til nytte.
Hva er egentlig besøksadministrasjon?
Besøksadministrasjon refererer til prosessene som brukes for å registrere og håndtere besøkende som ankommer og forlater en organisasjons lokaler. Uavhengig av om organisasjonen har en bemannet resepsjon eller ikke, er god besøksadministrasjon avgjørende for sikkerheten til både ansatte og selskapet.
Selv om en virksomhet leverer fremragende produkter, tjenester og kundeservice, vil en effektiv besøksadministrasjon sørge for at besøkende også forlater lokalene med et positivt inntrykk. Dette kan forbedre merkevarens omdømme, øke bevisstheten rundt virksomheten og oppmuntre besøkende til å velge dere igjen ved et senere behov.
Men hvem regnes egentlig som besøkende? De kan inkludere:
- Leverandører og entreprenører
- Deltakere på forretningsmøter
- Representanter for tilsynsmyndigheter eller revisorer
- Kandidater til jobbintervjuer
- Budbringere
- Personer som ønsker informasjon
- Leveringspersonell
I tillegg kan besøkende være ansatte som normalt ikke jobber på stedet, for eksempel de som arbeider hjemmefra. Det kan også forekomme uanmeldte besøk.
Hva er et besøksadministrasjonssystem?
Et besøksadministrasjonssystem, også kalt VMS, er et verktøy som benyttes for å registrere og administrere personer som ankommer og forlater forretningslokaler. Det omfatter en rekke prosesser som håndterer flyten av besøkende fra ankomst til avreise, med mål om å gi en best mulig opplevelse samtidig som sikkerheten og overholdelse av regler ivaretas.
Besøksadministrasjonssystemer er ikke bare for store selskaper; virksomheter i alle størrelser kan dra nytte av dem. VMS er effektivt på tvers av mange bransjer, inkludert forsvars- og romfartsindustrien, bilindustrien, kjemisk industri, kommersielle tjenester, detaljhandel, helsevesen, IT, ingeniørfag, elektronikk og mange flere.
Det finnes flere typer VMS:
- Selvbetjent besøksadministrasjon: Her benyttes en kiosk for innsjekking. Besøkende registrerer seg selv, fyller inn nødvendig informasjon og laster opp relevante dokumenter for å motta et besøksmerke.
- Personaladministrert VMS: Ansatte i organisasjonen overvåker og styrer besøkende ved hjelp av systemet.
- Databasert VMS: Dette er et sentralisert system som gir bedrifter oversikt og kontroll over alle besøkende. Systemet kan samle data i sanntid og automatiserer manuelle oppgaver for å forbedre opplevelsen.
- SaaS-basert VMS: Dette er tredjeparts programvare for overvåkning og kontroll av besøkende i virksomheter av ulike størrelser. Organisasjoner slipper å administrere infrastrukturen eller bruke tid på vedlikehold; tjenesteleverandøren tar seg av dette, og kostnadene er ofte overkommelige.
Hvorfor er et besøksadministrasjonssystem nødvendig?
Besøksadministrasjonssystemer er avgjørende for organisasjoner som ønsker å effektivt overvåke og administrere sine besøkende, særlig i perioder med global usikkerhet slik som under og etter Covid-19 pandemien. Systemet hjelper til med å tilpasse seg nye utfordringer og ivareta sikkerheten til ansatte og besøkende.
Til tross for økningen i bruk av digitale verktøy som webinarer og videokonferanser, er fysiske møter fortsatt viktige. Mange virksomheter er nå åpne for besøkende, og det er derfor viktig å sørge for at alle besøkende registreres og at sikkerheten opprettholdes. Her spiller besøksadministrasjonssystemer en kritisk rolle.
La oss se nærmere på noen av fordelene med VMS:
Forbedret besøksopplevelse
En positiv besøksopplevelse kan styrke et merkevarens omdømme og tiltrekke seg flere besøkende. Hvis besøkende forlater lokalene med en god følelse, er det større sannsynlighet for at de velger dere fremfor konkurrenter. Et VMS kan bidra til dette ved å forenkle administrasjonen av besøk uten å skape ubehag for de besøkende.
Strømlinjeformet mottaksprosess
Med et velfungerende VMS blir alle prosesser, fra ankomst til avreise, administrert effektivt. Personalet kan bruke systemet til å behandle besøkende basert på deres formål med besøket. Dette sikrer at møter starter i tide og at besøkende slipper å vente unødvendig i resepsjonen.
Sikkerhet og kontaktløs sporing
VMS-programvare forenkler kontaktløs sporing og administrasjon av besøkende, noe som øker sikkerheten. Dette gir bedre beskyttelse mot helseutfordringer som COVID-19 og andre smittsomme sykdommer. Systemet bidrar også til å beskytte organisasjonen mot risikoer knyttet til immaterialrett, sikkerhet på arbeidsplassen og lignende.
Overholdelse av regelverk
Ved bruk av VMS kan bedrifter registrere viktige data som innhentes fra besøkende, for eksempel personlig informasjon, ID-nummer, helseattester og andre relevante dokumenter. Dette forenkler administrasjonen og dokumentasjonen, og reduserer risikoen for brudd på regelverk som GDPR og HIPAA.
Sporing av ansatte
I tillegg til å administrere besøkende, kan programvaren også brukes til å spore ansattes aktiviteter. Dette kan bidra til å maksimere produktiviteten og sørge for at ansatte fokuserer på viktige oppgaver. Siden risiko kan komme både fra interne og eksterne kilder, er det viktig å ha oversikt over både besøkende og egne ansatte.
Hvis du ønsker å dra nytte av disse fordelene, er det flere gode VMS-leverandører på markedet. Her er noen av de beste:
iLobby
iLobby er en global leder innen besøksadministrasjon for bedrifter, og benyttes av internasjonale flyplasser, store banker, Fortune 500-selskaper og myndigheter for å administrere, overvåke og spore besøkende.
Systemet skanner foto-IDer og dokumenter ved hjelp av en dedikert skanner eller innebygd kamera for å sikre korrekt identifikasjon. Det integreres også med tredjeparts eller interne overvåkningslister for å umiddelbart flagge eller nekte uønskede besøkende.
I en nødsituasjon kan systemet varsle alle ansatte og gi en liste over de som befinner seg på stedet, slik at man har oversikt over antall personer. Det automatiserer den komplekse prosessen med å validere, overvåke og screene personer på tvers av alle lokasjoner, og hjelper til med å oppfylle krav til samsvar, sikkerhet og personvern.
Du kan screene besøkende, entreprenører, ansatte, tilbakevendende besøkende, jobbkandidater, møtedeltakere, arrangementer og leveranser. Sikre virksomheten din ved å ha kontroll på hvem som er i bygningen, strømlinjeforme innsjekkingsprosessen for besøkende, automatisere overholdelse og sikkerhet, og kontrollere fysisk tilgang.
Gjør besøkende kjent med juridiske dokumenter, som ansvarsfraskrivelser og NDA-er, og samle inn deres digitale signaturer. Alle juridiske dokumenter lagres samlet og er enkelt tilgjengelige ved behov. Systemet gjør det også lett å generere tilpassede rapporter, vise dashbordrapporter eller eksportere informasjon.
Vær forberedt på revisjoner ved å opprettholde en oversikt over signerte dokumenter og annen relevant informasjon. iLobby integreres med forretningsverktøy som Skype for Business, Google Hangouts, Slack, Azure Active Directory, Cisco, Google-identiteter, Okta, Onelogin, CRM, e-post, kalender, og tilgangskontrollsystemer.
Systemet tilbys med en gratis prøveperiode, eller man kan velge en betalingsplan fra 199 USD per måned.
Envoy Visitors
Gi en positiv opplevelse til både deg selv og dine besøkende med Envoy Visitors. Hold arbeidsplassen sikker og spar tid med et moderne besøksadministrasjonssystem. Få oversikt over hvem som besøker, hvorfor og når, og begrens tilgangen for uønskede besøkende.
Gjør arbeidsplassen sunnere med berøringsfrie påloggingsalternativer. Du slipper å spore opp ansatte eller holde styr på signerte dokumenter og håndskrevne notater. I stedet får du alt på ett enkelt dashbord og muligheten til å laste ned alle dokumenter du trenger.
Gi et godt inntrykk ved å sende veibeskrivelser til arbeidsplassen, få tilbakemeldinger og overrask dine besøkende med en smidig iPad-pålogging. Du kan lagre all informasjon sikkert for å overholde regelverk.
Under revisjoner kan du raskt eksportere nødvendig informasjon. Du kan også opprette flere påloggingsalternativer med ulike spørsmål for å kartlegge formålet med hvert besøk. Dine ansatte vil motta umiddelbare og automatiske varsler når besøkende ankommer.
Gjennomfør bakgrunnssjekk ved å spesifisere kriterier og sjekk om besøkende er på tredjeparts eller interne overvåkningslister. Få rapporter og analyser om besøksvolum, og eksporter data raskt med noen få klikk. Be besøkende signere juridiske dokumenter som fraskrivelser og NDA-er på iPad.
Lag egendefinerte merker eller la Envoy Visitors skrive ut merkene automatisk ved pålogging. Be besøkende ta et bilde slik at deres vert enkelt kan identifisere dem. Du kan også skape en sunn og trygg arbeidsplass, holde oversikt over kontoret og bruke data for å jobbe smartere.
Envoy Visitors tilbyr en gratis versjon med begrensede funksjoner, eller en betalt versjon fra 99 USD per måned per sted.
Greetly
Greetly er en enkel og brukervennlig plattform for besøksadministrasjon som holder arbeidsplassen trygg. Bruk denne fullt tilpassbare plattformen i stedet for en tradisjonell resepsjonist, og integrer den med kjente CRM- og meldingsapplikasjoner.
Verktøyet sørger for at rett person varsles så snart en gjest har fullført påloggingen. Du vil motta umiddelbare varsler om gjestenes ankomst, uansett hvor du befinner deg, slik at du raskt kan handle.
Greetly er designet for å være lett å forstå for besøkende og enkelt å bruke for resepsjonister. Du kan fullføre konfigurasjonsprosessen på få minutter og begynne å bruke systemet samme dag.
Verktøyet representerer virksomheten din på den måten du ønsker, med fullt tilpassbare arbeidsflyter for innsjekking. Det samler inn all nødvendig informasjon fra besøkende og organiserer den effektivt for å gi en god opplevelse. Du kan også tilpasse velkomstgrensesnittet etter behov og la Greetly gjøre jobben.
Sikkerhet er en viktig del av enhver resepsjon, og Greetly skriver automatisk ut merker med bilder av besøkende, detaljer og annen relevant informasjon. Greetly tilbyr en gratis demo og gir deg en trinnvis veiledning for å komme i gang.
Betalte abonnement starter fra 79 USD per måned per sted.
Sign In App
Sign In App er designet for den moderne arbeidsplassen og tilbyr sikker og intelligent pålogging. Du kan bruke denne programvaren for besøksadministrasjon, pålogging av entreprenører og ansatte, samt for booking av skrivebord. Systemet inneholder også «Spaces», en fleksibel og smart tilleggsfunksjon for bestilling av møterom og skrivebord.
Plattformen hjelper deg med å håndtere arbeidsstyrken din og administrere kapasiteten på en effektiv måte. Besøkende kan sjekke inn ved hjelp av smarttelefonen via en QR-kodeskanner, uten å måtte installere en egen app. Kontaktløs pålogging er sikkert og fullt tilpassbart for de fleste bransjer.
Opprett spørreskjemaer for hver besøksgruppe med flervalgsspørsmål. Ta vare på virksomhetens helse-, personvern- og sikkerhetskrav ved å redusere påloggingstiden. Systemet gir også full kontroll over dataene.
Sign In App sørger for en balanse mellom lagring av nødvendig informasjon for sikkerhet og rapportering, samtidig som de besøkendes personvern ivaretas. Plattformen utvikles kontinuerlig med nye funksjoner og forbedringer for å gi en enda bedre opplevelse for brukerne. Du får tilgang til avanserte funksjoner som forhåndsregistrering av besøkende, personalpålogging, entreprenøradministrasjon, meldingssystem, retningslinjer, NDA-er og tilpassede datafelt.
I tillegg får du fordeler som evakueringslister, administrasjon av flere steder, støtte for flere språk, arrangementstyring, leveranseadministrasjon, velkomstskjermer, integrasjoner, tilpassede merker for alle besøkende, varslinger og mye mer. Tilpass pakken etter dine behov eller test systemet med en 15-dagers gratis prøveperiode. Hvis du er fornøyd, kan du enkelt bytte til et betalt abonnement.
Proxyclick
Gjør det mulig for besøkende, entreprenører og ansatte å returnere trygt til arbeidsplassen, samtidig som personvernet respekteres og kravene til regelverk oppfylles med Proxyclick. Bordbestilling er en enkel og sikker måte å ønske ansatte velkommen tilbake til kontoret.
La ansatte velge hvor, med hvem og når de sitter innenfor de forhåndsdefinerte områdene. Du får full oversikt over hvem som jobber og hvor de sitter. Dette hjelper deg med å organisere arbeidsplassen slik at den er trygg, imøtekommende og effektiv.
Utforsk de mange mulighetene med dette omfattende systemet. Integrer verktøy som du og teamet ditt er kjent med for en smidig implementering. Proxyclick er det eneste VMS-systemet med en fullstendig ISAE 3000 Type 1-personvernattest, noe som betyr at du kan stole på at systemet tar personvern på alvor.
Proxyclick støtter 30 millioner besøk på 7000 steder og hjelper deg med å stole på teamet ditt. Du kan skalere systemet etter behov, da det tilbyr ubegrenset antall verter, kiosker og besøkende. Få en omfattende liste over funksjoner som forbedrer besøksopplevelsen, strømlinjeformer resepsjonen og sikrer eiendelene dine.
Funksjonene inkluderer bordbestilling for ansatte, besøksflyt, effektive dashbord, smarte flyter for besøkende og ansatte, integrasjoner, avansert sikkerhet, bedriftstjenester, kundesupport og mye mer. I tillegg kan du beskytte ansatte og besøkende med COVID-19-forebyggende funksjoner.
Skjerm besøkende og ansatte før de ankommer, del sikkerhetsinstruksjoner, gi dem tilgang med QR-kode, og vær sikker og fleksibel. Du kan også begrense helserisikoer. Velg en plan som passer dine behov for 100 USD per måned per sted.
WhosOnLocation
Sørg for sikkerheten til entreprenører, besøkende og ansatte med velværesjekker, kontaktsporing, berøringsfri pålogging og mer med WhosOnLocation. Dette er en omfattende løsning for å administrere forhåndsregistreringer, besøksidentitet, kontaktsporing, sikkerhetsvarsler og informasjon om besøkspolicy.
Administrer entreprenørers overholdelse av farevarsel, opplæring på tvers av ulike anlegg og oppmøte. Du kan også administrere ansattes tillatelser og tilstedeværelse for å støtte sikkerhet og overholde profiler. I tillegg får du tilgang til kraftig innsikt og rapportering.
Verktøyet tilbyr berøringsfri og enkel pålogging for å spore ansatte som jobber alene. Du får også tilgang til nødfunksjoner som selvbekreftelse, evakuerings- og samlingsrapporter, innsikt og samarbeid, samt manuelle navneopprop. Begrens tilgangen til kvalifiserte og autoriserte ansatte, entreprenører og besøkende for å sikre anlegget.
WhosOnLocation hjelper deg med å screene besøkende, entreprenører og ansatte for å redusere risikoen for inntrengere eller uautoriserte gjester. Sørg for å ha kontroll over hvem som har tilgang til anlegget og at alle har fullført helseundersøkelser.
Systemet tilbyr planer som passer for alle, uavhengig av bedriftens størrelse. Startprisen er 599 USD per år per sted.
Traction Guest
Gi organisasjonen din ett sentralt system for å administrere, styre og sikre hele prosessen for besøksoperasjoner med Traction Guest. Traction Guest holder arbeidsplassen sikker, sørger for at prosessene er i samsvar med regelverket, og bidrar til at hver interaksjon gir maksimal produktivitet.
Systemet hjelper besøkende og ansatte med å finne riktig inngang og plassering, validere eller skanne identifikasjon, møte verten og velge språk. Du kan også spore hvem som er på stedet for å opprettholde nød- og sikkerhetsprotokoller, og samle inn nødvendige data for å oppfylle samsvarsstandarder.
Representer merkevaren din ved å ønske besøkende velkommen og skape en visuell effekt som gjør hvert besøk minneverdig og produktivt. Ved hjelp av ett enkelt, konfigurerbart system kan du oppfylle kravene til ulike lokasjoner, som tillatelser, språk og data.
Velg en passende plan for din organisasjon fra 115 USD per måned per iPad.
Pronestor Visitor
Pronestor Visitor tilbyr en sikker plattform for å administrere besøkende. Det er en innovativ administrasjonsløsning som gir deg full oversikt over besøkende, både tidligere, nåværende og fremtidige. Systemet sporer også alle møter og reservasjoner, og sender automatiske varsler.
Pronestor Visitor hjelper deg med å sende veibeskrivelser til besøkende og gir dem et boardingkort som kan skannes ved innsjekking. Ved hjelp av rapporter får du oversikt over hvem som er hvor og hvem de skal møte. Systemet kan håndtere mange inngangspunkter på flere steder samtidig. Du kan også informere besøkende om gjeldende retningslinjer ved registrering eller før møter.
Plattformen gir deg en 360-graders oversikt over organisasjonens aktiviteter. Kombiner tilbakemeldinger og data for å forbedre tilgjengeligheten til anlegget, noe som er avgjørende for produktiviteten. I tillegg gjør plattformen det enkelt for gjester og organisasjonen å holde seg sunne og trygge.
SwipedOn
Bygg det mest tilgjengelige påloggingssystemet for ansatte og besøkende med SwipedOn, som er sikkert, enkelt og strømlinjeformet. Opplev et fleksibelt arbeidsmiljø med komplett administrasjon av arbeidsplassen.
SwipedOn transformerer arbeidsplassen ved å erstatte gamle besøksbøker med en enkel, moderne og elegant løsning for besøksadministrasjon. Få mange fordeler med denne plattformen, som kontaktløs pålogging for ansatte og besøkende.
Du får funksjoner som kontaktsporingsverktøy, umiddelbare varsler, utskrift av ID-merker, digitale avtaler, ansatt inn-/ut-styring, evakueringsadministrasjon og screeningspørsmål med varsler. Besøkende kan sjekke inn direkte ved å skanne en QR-kode med mobilkameraet. Dette forhindrer at virksomheten og ansatte utsettes for smittsomme sykdommer.
Du kan enkelt administrere sikkerhets- og helseregistre, COVID-19-policy, taushetserklæringer osv. SwipedOn brukes i mange bransjer, som bygg, logistikk, ideelle organisasjoner, forsyningsselskaper, utdanning, eldreomsorg, produksjon, sport, marine, turisme, coworking og mange flere. Det beste av alt er at SwipedOn planter trær for hver nye kunde.
Opplev plattformen enda bedre med tilleggsfunksjoner som catering, leveranser og ubegrenset SMS. For å oppnå enda bedre administrasjon for ansatte og besøkende, kan du koble SwipedOn til forretningsverktøy som Microsoft Active Directory eller Azure Active Directory.
Du får ingen oppstartskostnader, enkel kontaktsporing, verktøy for screening av besøkende og berøringsfri pålogging i alle abonnementer. Moderniser resepsjonen for dine besøkende fra bare 49 USD per måned per sted.
Konklusjon
Besøksadministrasjonssystemer er svært etterspurt i dagens marked på tvers av ulike bransjer og bedrifter av alle størrelser. Programvaren kan bidra til å gi en enestående opplevelse for besøkende, samtidig som den oppfyller organisasjonens behov for sikkerhet og overholdelse av regelverk.
Dersom du vil undersøke enda mer, kan du se nærmere på den beste programvaren for timeregistrering for teamet ditt.