En sentral del av en suksessfull virksomhet er å sørge for at alle elementene fungerer sammen på en harmonisk måte. For å oppnå dette, trenger selskaper etablerte prosedyrer for hvordan ansatte skal utføre vanlige eller standardiserte oppgaver.
En bedrift uten adekvat dokumentasjon og prosedyrer risikerer å feile og ikke overholde tidsfrister.
For eksempel er en bilprodusent avhengig av rutinemessige inspeksjoner, tester og justeringer for å maksimere effektiviteten.
Det er her standard operasjonsprosedyrer (SOP-er) kommer inn i bildet.
SOP-er må ikke forveksles med en personalhåndbok eller arbeidsflytprosedyrer. SOP-er er snarere en trinnvis veiledning for å gjennomføre oppgaver på en måte som øker effektiviteten og reduserer uklarheter i organisasjonen.
Selv om målet med SOP-er er det samme, vil malene og trinnene variere avhengig av bedriftens størrelse og bransje. Derfor har vi satt sammen en liste over de beste SOP-malene for bedrifter av alle størrelser.
Hvorfor er SOP-er viktige?
SOP-er er selve fundamentet for en effektiv arbeidsflyt i en organisasjon. En detaljert SOP fungerer som en fast instruks for de ansatte og definerer forventningene til dem.
La oss se nærmere på fordelene ved å bruke SOP-er:
#1. Forbedret introduksjon av nye ansatte
Mange selskaper bruker SOP-er for å gjøre onboardingprosessen raskere og bedre. Helt fra starten av får de ansatte tilgang til detaljerte prosedyrer for å utføre sine daglige oppgaver.
Dette fører til økt produktivitet og gir teamledere og ledere et grunnlag for å evaluere nye ansatte.
#2. Sikrer konsistens i organisasjonen
En ensartet prosedyre sørger for organisatorisk konsistens og holder alle teammedlemmer og ansatte på samme spor.
Når alle ansatte har en klar forståelse av hvem de skal rapportere til og hvordan de skal gå frem i et hierarkisk system, er det mindre sannsynlighet for at ting går galt.
#3. Fremmer forståelse av beste praksis
Gjennomgang og revidering av oppgavene som er dokumentert, gir en bedre forståelse av beste praksis for rutineoppgaver i en avdeling.
Selv om SOP-er kun er forslag, kan de utvikle seg til nyttige trinnvise veiledninger som gir dyp innsikt i hvordan en oppgave bør utføres for å tilfredsstille interessentenes krav.
#4. Reduserer kostnader til opplæring
SOP-er kan spare bedrifter for store summer. Kostnadene ved opplæring av nye og eksisterende ansatte kan reduseres ved å inkludere SOP-malene i opplæringsmaterialet.
Større eller mindre endringer i organisasjonen, som pensjoneringer, forfremmelser eller oppsigelser, bør heller ikke påvirke arbeidsflyten. SOP-er etablerer en standardprosess for oppgavene som en ansatt har utført over tid.
#5. Opprettholder arbeidskvalitet
SOP-er er uvurderlige for å unngå uregelmessigheter. Når en eksisterende ansatt slutter og en ny begynner, sørger SOP-er for at alle er ansvarlige for oppgavene sine, og at de vet hvordan de skal oppnå maksimal effektivitet.
Hvordan utvikle standard driftsprosedyrer?
Å skape detaljerte og tydelige SOP-er kan være tidkrevende og utfordrende. Det er flere faktorer som må vurderes når du utarbeider SOP-er for din organisasjon.
Her er trinnene for å utvikle en standard driftsprosedyre:
- Definer formålet og oppgavene: Skriv ned formålet med SOP-en og hvilke oppgaver du ønsker å oppnå. Hvis du ikke eier den daglige prosessen, sørg for å involvere interessenter og de som er ansvarlige for den.
- Kjenn målgruppen din: Velg publikum før du starter arbeidet med dokumentasjonen. Hvis du skriver en SOP for et publikum som trenger assistanse døgnet rundt, er det viktig å skape dokumentasjon som er lett å forstå.
- Bestem strukturen for SOP-en: Det neste trinnet er å sette ideene ut i livet. Før du skriver SOP-ene, må du velge en struktur, språk og tone som samsvarer med din merkevare og bransje.
- Velg riktig mal: Du kan alltid starte fra bunnen av, men det finnes mange SOP-maler for ulike bransjer og spesialområder. SOP-maler forenkler skriveprosessen og sørger for at den er i tråd med standardiserte retningslinjer.
- Oppdater SOP-en: Det er viktig å oppdatere SOP-ene etter hvert som prosessene endrer seg. Selv om manuell oppdatering kan ta tid, kan du bruke programvare for å lagre og oppdatere SOP-ene dine.
Ut fra trinnene ovenfor kan det virke enkelt å skrive SOP-er. Det blir enda enklere med en ferdig definert mal. Nedenfor har vi samlet de mest praktiske SOP-malene for bedrifter som dekker en rekke bruksområder.
Smartsheet
Smartsheet tilbyr et bredt utvalg av SOP-maler, inkludert helpdesk-drift, hotell- og gjesteforhold, lagerdrift og til og med sanitærrengjøring.
Alle disse SOP-ene er utformet i henhold til bransjestandarder og de prosessene som de fleste team bruker for å oppnå maksimal effektivitet.
Jeg liker spesielt godt IT Standard Operating Procedure Template fra Smartsheet. Denne malen definerer hvert trinn og gir et flytskjema for en IT-drift. Den er avgjørende for å forstå overholdelse av regler og forskrifter.
Smartsheet IT-driftsmal
Malen er tilgjengelig i Word-format og inkluderer påminnelser om å utføre rutinemessige oppgaver, inkludert dokumentfeilsøking, sikkerhetshendelser og oppsettsprosedyrer, samt opprettelse av prosedyrediagrammer og planlagt vedlikehold.
ClickUp
SOP-malene fra ClickUp er oversiktlige og engasjerende, og inkluderer alle detaljer som en standard SOP bør ha. ClickUp-maler er brukervennlige og raske å implementere i din standardprosedyre.
De støtter over 15 bruksområder, inkludert salg, support, HR, økonomi, IT, design med mer.
Min favoritt er HR SOP-malen. I stedet for å bruke tradisjonell Excel eller manuell oppdatering, lager denne engasjerende SOP-malen en sjekkliste for alle oppgaver. Den legger grunnlaget for automatisering av repeterende oppgaver.
Denne malen lister alle ansvarsområdene til HR-avdelingen, fra onboarding til rekruttering og offboarding, samt andre rutineoppgaver.
Guru
En lettfattelig, men likevel detaljert SOP for teamene for å effektivisere sine interne prosesser og identifisere problemene de løser. Jeg fant alle SOP-malene fra Guru raske å tilpasse og lettleste, selv for nybegynnere.
Malen starter med formålet med oppgaven og bakgrunnen for å lage SOP-en. Den andre delen inkluderer «Slik behandler du», som fremstår som en detaljert trinn-for-trinn-guide.
Guru tilbyr en rekke SOP-maler, inkludert produktdokumentasjon, merkevareveiledninger, endringsledelse, onboarding av ansatte osv. Du kan se listen over maler her.
Scribehow
Den neste på listen er en lettfattelig standardmal fra Scribehow. Deres SOP sikrer konsistens og kvalitet i driften og bidrar til å sikre at teamet overholder gjeldende forskrifter og juridiske krav.
Hvis du vil lage en mal som er lett å lese, er Scribehows SOP-mal et godt utgangspunkt.
Malen starter med tittelen, etterfulgt av versjonen og gjeldende versjonsdato. Innholdsfortegnelsen gjør det enkelt å hoppe til en bestemt del.
Ved videre lesing finner brukerne detaljer om oppgavene, inkludert formål, omfanget av dokumentet og ansvarsområder. Deretter beskrives prosessen trinnvis i enkle deltrinn.
Det beste? Scribehow inkluderer også detaljer for hver revisjon, godkjenningsdato og versjonshistorikk.
Process.st
Process.st er en AI-drevet plattform som tilbyr SOP-programvare og et stort bibliotek med maler. Plattformen tilbyr to typer maler: den første for å lage prosedyrer fra bunnen av, og den andre for å lage manuelle prosedyrer.
Deres standard malstruktur er mer detaljert og beskrivende enn Scribe. De fleste av disse malene er utviklet med tanke på ISO-standardens kvalitetsstyringssystem.
Process.st tilbyr over 50 gratis maler som kan lastes ned og legges til kontoen din eller lastes ned gratis som PDF-fil. Du kan bla gjennom malene etter kategorier som innholdsmarkedsføring, onboarding av ansatte og kunder, virksomhet, konstruksjon, sikkerhet, IT, drift med mer.
TemplateLAB
TemplateLAB har et bredt utvalg av SOP-maler i nedlastbart Word-format. De har SOP-maler for forretningsprosesser, juridisk ledelse, HR og eiendom, i tillegg til kunst- og mediebedrifter.
Det beste er at disse SOP-malene er lette å redigere og ikke utelater noen oppgaver. Jeg liker spesielt TemplateLABs enkle design, som likevel klarer å dekke alle detaljene du vil inkludere i SOP-en din.
For eksempel dekker denne SOP-en for forskningsnettstedet forkortelser og definisjoner av de involverte prosessene. Når du leser videre, finner du en sjekkliste for rutineoppgaver som inkluderer prinsipper, prøver, utstyr, reagenser og løsninger, kvalitetskontroll og avfallshåndtering.
Jotform
Jotform er en online skjemaverktøy som dekker ulike bruksområder for forretningsplaner og SOP-er. Jotform tilbyr alt direkte fra sin SOP-side; det vil si at du ikke trenger å laste ned og redigere SOP-ene i Word- eller PDF-format.
Når du går inn på siden deres, vises SOP-malene som et spørreskjema du kan fylle ut og sende malen for gjennomgang til interessentene.
Etter godkjenning kan SOP-ene lastes ned i PDF-format.
Det jeg liker med Jotform er de tilpassbare elementene du kan legge til eller fjerne fra SOP-malene. Du kan også legge til eller fjerne sider for å legge til flere detaljer i SOP-en.
Notion
Notion har en detaljert SOP-mal som er utviklet for små bedrifter. Det finnes imidlertid ingen forhåndslagede maler for en bestemt bransje. Det er bare én standard mal du kan bruke og endre for ditt team.
Selv om de mangler kategorisering og et stort utvalg av maler, kan du bruke dem til å lage lettleste SOP-er. Malen starter med tittelen på prosedyren og opprettelsesdatoen, samt avdelingen som har laget den. Deretter legger du til konteksten manuelt eller som en lenke i form av PDF, Google Drive eller Maps, og inkluderer lenker til alle relevante dokumenter.
Du kan også legge til bransjespesifikke termer og forklare prosessen trinn for trinn. Det beste? Du kan illustrere trinnene ved å legge inn videoer fra Loom eller Miro.
Du kan også legge til navn på de som er ansvarlige for oppgavene i hvert trinn.
Kipwise
Kipwise SOP-maler er utviklet for markedsførings- og salgsteam, drift, kundestøtte og HR-team. Denne standardmalen følger samme struktur som de fleste maler.
Etter registrering kan du redigere malen direkte fra plattformen. Forfatteren kan legge til eller fjerne oppgaver etter behov. Du kan også inkludere relevante lenker, som møtelenker, ressurser og veiledninger for å effektivisere arbeidsflyten.
Avsluttende tanker
SOP-maler kan spare deg for mye tid og frustrasjon. Disse fleksible SOP-malene krever litt redigering og tilpasning for å skape dokumentasjon som gjør rutineoppgaver engasjerende og enkle å huske.
Bla gjennom disse gratis malene og prøv ut den beste for å styrke teamet ditt.
Etter det kan du utforske Notion prosjektstyringsmaler for å forvandle arbeidsflyten din.