Det anbefales sterkt å anvende OHIO-prinsippet (Only Handle It Once) for å strukturere e-posthåndteringen din. En kjernekomponent i OHIO er arkivering av e-poster du ønsker å beholde, for å fjerne dem fra innboksen. La oss utforske hvorfor arkivering er essensielt og hvorfor du bør unngå å bruke mapper til dette formålet.
Betydningen av å arkivere e-poster
Som en påminnelse fra vår artikkel om OHIO, er innboksen din ikke ment som et lager, en papirkurv, et arkivskap eller en dumpingplass. Det er ment som en innboks!
Når innboksen din oversvømmes med hundrevis eller tusenvis av e-poster, blir de fort bortgjemt. Ute av syne, ute av sinn. Det blir betydelig vanskeligere å lokalisere spesifikke e-poster, e-postklienten din kan operere tregere (selv om du bruker en nettleser som Gmail), og det kan spise opp lagringsplassen hvis du bruker Outlook eller Apple Mail på mobilenheten din.
Konklusjonen er klar: Det er uhensiktsmessig å oppbevare alle e-postene dine i innboksen, og mange gode grunner til å la være.
Derfor bør du håndtere hver e-post (besvare, videresende, konvertere til en oppgave, avtale et møte) og deretter enten fjerne e-posten eller arkivere den. Her er en fremgangsmåte for hvordan du bør gjøre det.
Hvor du bør arkivere dine e-poster
E-poster bør lagres i én enkelt arkivmappe. De bør ikke plasseres i et nettverk av flere hundre organiserte mapper; de bør oppbevares i én arkivmappe.
Dette kan virke som et djervt påstand, så en nærmere forklaring er nødvendig.
For det første krever det tid å etablere og vedlikeholde et hierarki av mapper. Denne tiden kunne vært brukt mer effektivt på å håndtere selve e-postene. For det andre kan det være krevende å bestemme hvor en e-post skal plasseres. Skal en e-post fra en kollega som forklarer hvorfor de kan misse en prosjektfrist, lagres i mappen for det prosjektet? Eller kanskje mappen for den personen, eller en læringsmappe? Beslutninger er både tidkrevende og utmattende. Til slutt kan det være veldig vanskelig å finne e-poster i ettertid når de kan ligge i en av mange mapper, der hver mappe inneholder hundrevis av e-poster.
Med et enkelt arkiv blir det enklere å fjerne e-poster fra innboksen din, ettersom du slipper å bruke tid og energi på å ta beslutninger. Du behandler bare e-posten og flytter den til arkivet. Det kan ikke bli enklere, og når du prøver å holde oversikten over en endeløs strøm av e-post, er det viktig at prosessen er så enkel og smidig som mulig. Enhver vanskelighet eller irritasjon forsterkes i skala, så det som er en liten irritasjon eller tidssløseri for én e-post, vil være en stor irritasjon og tidssløseri for hundrevis av e-poster.
Noen vil oppleve dette som en lettelse fra det tidkrevende arbeidet med mappestrukturer, mens andre kanskje må puste dypt bare ved tanken på å miste sin nøye utformede, intrikate, logiske og vakre mappestruktur. Hvis det er tilfelle for deg, kan det være vanskelig å akseptere dette. Vi forstår smerten din, selv om vi er overbevist om at de langsiktige fordelene med et enkelt arkiv oppveier de kortsiktige ulempene ved å endre systemet ditt.
Slik massearkiverer du e-poster
Det er sannsynligvis innlysende at du for å arkivere e-poster, bare flytter dem til arkivmappen. Men hvis innboksen din er full av hundrevis eller tusenvis av e-poster, kan det virke overveldende å flytte hver enkelt manuelt. Ideelt sett bør du finne en måte å flytte dem i grupper.
Hvis du bruker en e-postklient som Microsoft Outlook eller Apple Mail, er det enkelt å velge flere e-poster samtidig. Klikk på en e-post i innboksen, scroll ned, hold inne SHIFT-tasten på tastaturet og klikk på en annen e-post. Alle e-poster mellom den første og andre vil bli valgt. Du kan dra og slippe dem i arkivmappen, eller bruke arkivknappen. I likhet med diskettikonet for å representere lagring, er det et standard arkivikon som ser ut som en tradisjonell arkivboks i papp. Dette finnes i både Outlook og Apple Mail (både skrivebords- og mobilapplikasjonene) for arkivknappen.
Hvis du bruker Outlook-klienten, kan du også opprette en «Quick Step»-handling som markerer alle de valgte e-postene som lest og flytter dem til arkivmappen med ett enkelt klikk (eller hurtigtast).
Hvis du ønsker å starte på nytt, kan du velge alle e-postene i innboksen din ved å bruke hurtigtasten Ctrl + A (Kommando + A på Mac) og arkivere dem. Vi kan ikke si om det er den beste løsningen for deg, men du vil definitivt ha en tom innboks veldig raskt.
I et nettbasert grensesnitt som Gmail, kan du velge en side om gangen ved å klikke i avkrysningsboksen øverst på siden.
Når du har valgt e-postene, trykker du på Arkiver for å flytte dem.
Det finnes ingen hurtigtast for å velge alle e-postene i Gmail-innboksen (selv om * + a velger alle e-poster på siden), men når du har valgt alle e-postene på siden, vises en meldingslinje over e-postene som gir deg muligheten til å velge alle e-postene i innboksen.
Klikk på denne linken for å velge alle e-postene i innboksen. Meldingslinjen vil endre seg slik at du kan angre valget.
Hvor mange e-poster bør du arkivere?
Antallet e-poster du arkiverer om gangen, er opp til deg. Som tidligere nevnt, er det å ha en tom innboks i beste fall midlertidig og i verste fall nesten umulig. Du har ingen kontroll over hva som havner i innboksen din, ettersom alle med e-postadressen din kan sende deg noe. Så selv om du klarer å tømme innboksen din, vil den ikke forbli tom. Når det er sagt, er det ikke et dårlig mål å sikte mot, da det å ha en tom innboks, selv for en kort stund, definitivt kan lette litt på stresset. Men den vil ikke forbli tom, og det er derfor håndtering av e-post er en kontinuerlig prosess, ikke et mål. Og husk, du trenger ikke arkivere en e-post hvis du ikke trenger å beholde den; sletting er et glimrende alternativ for å spare plass.
Så i stedet for å fokusere all energi på å arkivere (eller slette) hver eneste e-post i innboksen, bør du konsentrere deg om å sette deg oppnåelige mål som reduserer e-poststresset. Du vet best hva som vil redusere ditt e-poststress, men her er noen eksempler:
- Ingen høyprioriterte e-poster igjen ved slutten av dagen
- Ingen e-poster eldre enn to virkedager i innboksen
- Ingen e-poster fra ansatte, leder eller kunder (slett etter behov) ved slutten av uken
Finn ut hvilke e-poster som skaper mest stress. Håndter og arkiver (eller slett) disse e-postene først.