Hvordan redusere størrelsen på PowerPoint-presentasjoner
Med tanke på at Microsoft PowerPoint-presentasjoner ofte inneholder mange bilder, GIF-er, integrerte videoer, diagrammer og grafer, er det ikke rart at filene kan bli ganske store. Her er noen steg du kan ta for å redusere filstørrelsen på en presentasjon.
Store filer kan være upraktiske. De krever mye verdifull lagringsplass, påvirker avspillingshastigheten og kan føre til at e-poster returneres på grunn av filstørrelsesbegrensninger. Du kan unngå disse problemene ved å redusere filstørrelsen på presentasjonen din.
Som tidligere nevnt, er bilder det første du bør se på når du skal redusere filstørrelsen – og med god grunn. Bildefiler kan være svært store. Det finnes flere metoder for å redusere størrelsen, for eksempel å komprimere bildene i presentasjonen. Hvis du mistenker at bildene er årsaken til den store filstørrelsen, bør du lese artikkelen vår om hvordan du reduserer størrelsen på Office-dokumenter som inneholder bilder.
Vi har flere tips å dele, i tilfelle disse metodene ikke er tilstrekkelig for å redusere størrelsen på presentasjonen din.
Konverter presentasjonen til PPTX-format
Microsoft introduserte PPTX-formatet i Office 2007. Likevel er det ikke uvanlig å støte på PPT-filer. Hva er forskjellen mellom en PPT- og en PPTX-fil? PPTX-formatet komprimerer alt innholdet i presentasjonen. Hvis du har en PPT-fil og konverterer den til PPTX, vil du se en reduksjon i filstørrelsen.
Det er enkelt å konvertere filen – du trykker bare på en knapp og velger filtype. Åpne PPT-filen, gå til «Fil»-fanen og klikk «Konverter».
Filutforsker i Windows åpnes. Legg merke til at Lagre som-typen er satt til «PowerPoint-presentasjon». Dette er PPTX-filtypen. Klikk «Lagre».
PPT-filen din blir nå konvertert til en PPTX-fil. Som du ser, har filstørrelsen blitt mindre.
“HTG Presentation 2” er vår PPT-fil, og “HTG Presentation 3” er vår PPTX-fil. Bare ved å konvertere filtypen ble størrelsen redusert med 335 KB.
Selv om dette ikke er en enorm reduksjon, klarte vi å redusere filstørrelsen til et Word-dokument fra 6001 KB til 721 KB. Resultatet avhenger av innholdet i filen. Med litt flaks er dette det eneste du trenger å gjøre. Hvis ikke, fortsett å lese.
Sett inn bilder i stedet for å kopiere og lime inn
Det kan være fristende å kopiere og lime inn et bilde i PowerPoint i stedet for å bruke innsettingsfunksjonen. Dette går greit hvis du ikke bryr deg om filstørrelsen, men hvis du gjør det, bør du unngå å kopiere og lime inn, da det kan formatere bildet til BMP eller PNG. Hvorfor er dette et problem? Begge disse filformatene er større enn JPG.
I skjermbildet ovenfor ser du at PNG-filen er 153 KB, mens JPG-filen med samme bilde er 120 KB. Hver gang du kopierer og limer inn en JPG-fil i PowerPoint, og den blir konvertert til PNG, øker filstørrelsen unødvendig. Ved å bruke innsettingsfunksjonen vil du være sikker på at bildene settes inn som de skal.
Rediger bilder i et bilderedigeringsprogram – ikke i PowerPoint
Når du setter inn et bilde i PowerPoint, er det best å sørge for at det ikke trenger redigering. Hvis redigering er nødvendig, er det bedre å gjøre det i et bilderedigeringsprogram. Hvorfor? Når du bruker PowerPoint til å redigere et bilde, lagres alle redigeringene som en del av presentasjonen. Hvis du for eksempel endrer et bilde til svart-hvitt, beholder PowerPoint også fargebildet. Det lagres med andre ord mye unødvendig data.
Hvis du ikke har et bilderedigeringsprogram, eller du må bruke PowerPoint, må du sørge for å be PowerPoint forkaste overflødig data som lagres fra redigeringene. Dette vil ikke spare deg for like mye plass som å bruke et dedikert redigeringsprogram, men det vil hjelpe.
Komprimer alle bildene i presentasjonen
Du kan komprimere bilder i PowerPoint ett om gangen eller alle samtidig. Slik gjør du det sistnevnte:
Åpne presentasjonen, gå til «Fil»-fanen, og velg «Lagre som» i venstre rute.
Velg deretter «Flere alternativer», som du finner under området der du gir filen et navn og velger filtype.
«Lagre som»-vinduet vises – denne gangen med noen flere alternativer. Ved siden av «Lagre»-knappen klikker du på «Verktøy».
I rullegardinmenyen som vises, velger du «Komprimer bilder».
Vinduet «Komprimer bilder» vises. Her kan du velge oppløsningstype for bildene (basert på PPI) i presentasjonen. Du ser også at du ikke kan velge «Bruk kun på dette bildet» i «Komprimeringsalternativer». Dette er fordi du ikke har tilgang til dette alternativet, slik du kom til verktøyet.
Merk: Hvis du vil komprimere et enkeltbilde, velger du det og går deretter til Bildeverktøy Format > Komprimer bilder.
Når du er fornøyd med valget ditt, klikker du på «OK».
Husk å lagre presentasjonen etterpå.
Unngå å bygge inn skrifter
Vi forstår hvorfor du kan ønske å bygge inn skrifter – kanskje du lager en presentasjon med Star Wars-tema, og ikke alle som skal se presentasjonen din har tilgang til disse spesielle skriftene. Å bygge inn skrifter kan forhindre problemer senere, men det øker filstørrelsen.
Generelt anbefaler vi at du slår av skriftinnbygging, med mindre du er sikker på at du trenger en bestemt skrift.
Gå til «Fil»-fanen og velg «Alternativer» nederst i venstre rute.
I «Lagre»-fanen fjerner du krysset ved siden av «Bygg inn skrifter i filen», og klikker deretter på «OK».
Vi lagret en kopi av presentasjonen vår med alle skrifter bygget inn, uten skrifter bygget inn, og med bare skriftene som ble brukt i presentasjonen bygget inn. Se forskjellen i filstørrelser:
Overbevist?
Koble til filer i stedet for å bygge dem inn
Tenk på forskjellen i filstørrelse hvis du legger inn en hel YouTube-video i presentasjonen i stedet for å koble tilbake til den. Hvis du bygger inn en hel video, vil størrelsen på presentasjonen øke betydelig. Det er noen klare fordeler med å bygge inn en fil kontra å koble til den (for eksempel hvis mottakeren ikke har internettilgang for å spille av videoen), men hvis filstørrelsen er et problem, bør du ikke gjøre det.
Ikke lagre et miniatyrbilde for presentasjonen
Tidligere kunne du lagre et miniatyrbilde av presentasjonen, slik at du fikk en forhåndsvisning av filen når du lette etter den i Filutforsker. Windows er blitt mer avansert, og trenger ikke lenger hjelp fra Office-applikasjoner for å gjøre dette. Men alternativet er fortsatt tilgjengelig.
Vi kjørte en liten test for å se forskjellen i filstørrelse med og uten dette alternativet aktivert. Her er resultatene:
Med miniatyrbildealternativet aktivert var filstørrelsen 2660 KB. Uten alternativet aktivert ble filstørrelsen redusert til 2662 KB, en besparelse på 7 KB.
Dette er en liten besparelse, men da vi testet dette med et Word-dokument, var forskjellen betydelig. Den viste 721 KB uten alternativet aktivert og 3247 KB med alternativet aktivert.
Selv om det er en stor forskjell mellom applikasjonene, og det ikke er helt klart hvorfor den er så stor, er dette et alternativ det kan være verdt å utforske. For å deaktivere funksjonen, åpner du presentasjonen, går til «Fil»-fanen og velger «Egenskaper» på høyre side, deretter «Avanserte egenskaper».
Du er nå i «Sammendrag»-fanen i «Egenskaper»-vinduet. Fjern krysset i boksen ved siden av «Lagre forhåndsvisningsbilde» nederst i vinduet, og klikk deretter «OK».
Fjern personlig og skjult informasjon fra presentasjonen
Microsoft Office lagrer din personlige informasjon (som forfatternavn) og skjulte egenskaper i presentasjonen. Ved å fjerne denne informasjonen kan du spare litt plass.
Åpne presentasjonen, gå til «Fil»-fanen, velg alternativet «Se etter problemer», og deretter «Inspiser dokument».
«Dokumentinspektør»-vinduet vises. Sørg for at «Dokumentegenskaper og personlig informasjon» er valgt, og klikk deretter «Inspiser».
I det neste vinduet velger du «Fjern alle». Informasjonen fjernes nå, og du sparer noen KB med plass.
Slå av automatisk gjenoppretting
Vi anbefaler ikke nødvendigvis dette, og det bør kun brukes som en siste utvei. Automatisk gjenoppretting er et viktig verktøy i Office, og hvis du noen gang har mistet et dokument før du har lagret det, forstår du hva vi mener.
Hver gang Office bruker automatisk gjenoppretting, øker filstørrelsen litt. For å slå av automatisk gjenoppretting går du til «Fil»-fanen og velger «Alternativer» nederst i venstre rute.
I «Lagre»-fanen i «Alternativer»-vinduet fjerner du krysset ved siden av «Lagre informasjon om automatisk gjenoppretting hvert xx minutt».
Hvis du lagrer og avslutter presentasjonen umiddelbart, vil du ikke merke noen forskjell. Over tid vil imidlertid funksjonen automatisk gjenoppretting øke filstørrelsen etter hvert som du fortsetter å jobbe med presentasjonen.
Kopier alt til en ny presentasjon
Mens du jobber med presentasjonen, lagrer PowerPoint forskjellige ting i bakgrunnen for å hjelpe deg. Vi har nevnt hvordan du slår av mange av disse funksjonene og sletter data som PowerPoint lagrer, men det er alltid en sjanse for at noe har gått under radaren, og at PowerPoint har lagret informasjon du ikke trenger. Å kopiere innholdet over til en ny presentasjon kan være en løsning på problemet.
Dette kan imidlertid være litt problematisk, da du i PowerPoint må kopiere og lime inn hvert lysbilde (og lysbildemal). Når du gjør dette, vil den nye presentasjonen ikke ha lagring i bakgrunnen, automatisk gjenopprettingsinformasjon eller tidligere versjoner av filen. Som et resultat bør du se en endring i filstørrelsen.
Vi kan ikke si nøyaktig hvor mye dette vil redusere filstørrelsen din, ettersom hver presentasjon er forskjellig. Men det er verdt et forsøk.
En mulighet: Pakk ut presentasjonen og komprimer den
Som tidligere nevnt, er en PPTX-fil en komprimert fil (derfor er størrelsen mye mindre enn en gammel PPT-fil). Det betyr at du kan åpne den med et verktøy som 7-Zip eller WinRar, pakke ut alle filene fra PPTX, legge dem til et komprimert arkiv, og