Ved bruk av Google Regneark for samarbeid, er det essensielt å unngå feilaktig datainntasting. Datavalidering er et verktøy som sikrer at brukerne kun legger inn korrekte data i spesifikke områder. Her er en guide til hvordan du implementerer dette.
Hvordan aktivere datavalidering i Google Regneark
Start med å åpne nettleseren din og gå til Google Regneark. Velg deretter det aktuelle regnearket og marker de cellene du ønsker å begrense.
I menyen, klikk på «Data», og deretter «Datavalidering».
I det nye vinduet, velg ønsket type validering fra rullegardinmenyen under «Kriterier». I vårt eksempel, hvor vi vil sikre at brukerne legger inn et firesifret tall som representerer et årstall for en film, velger vi «Tall». Du kan også velge andre kriterier som tekst, dato, liste over alternativer eller egendefinerte formler.
Hvert valgalternativ har tilhørende verdier som må spesifiseres for å validere inntastede data. Siden vi er ute etter et årstall, velger vi «Mellom» og setter en minimumsverdi på 1887 (det første filmåret) og en maksimumsverdi på 2500 for å være romslig.
Deretter velger du hvordan regnearket skal håndtere ugyldig data: enten ved å vise en advarsel eller ved å avvise inndata fullstendig.
En advarsel vil varsle brukeren om den ugyldige inndataen, men vil likevel la den være i cellen markert med en rød trekant.
Velger du «Avvis inndata» vil brukeren motta en feilmelding og inndataen slettes.
For å gi brukerne mer veiledning, kan du velge «Avvis inndata» og huke av «Vis hjelpetekst for validering». Her kan du skrive en tilpasset feilmelding som forklarer hvilken type data som forventes. Klikk «Lagre» for å fullføre prosessen.
Når noen prøver å legge inn ugyldige data, vil de nå få en forklarende melding som hjelper dem med å korrigere feilen.
Datavalidering er et viktig verktøy for å sikre at du mottar korrekt informasjon fra brukere. Det hindrer innlevering av feilaktige data og kan brukes for å sørge for at dine formler og automatiseringer fungerer korrekt.