Når du sender en e-post til en Outlook-kontaktgruppe (formelt kjent som en distribusjonsliste), vil du kanskje skjule e-postadressene i gruppen for mottakerne. Her er den enkleste måten å beskytte folks private informasjon på.
Innholdsfortegnelse
Hva er en kontaktgruppe?
I Office 365 (O365), Microsofts abonnementsversjon av Office, har to separate grupper erstattet distribusjonslister:
O365-grupper: Disse gruppene er designet for samhandling underveis mellom en gruppe mennesker, og inkluderer en delt postboks, kalender, fillager, Planner og OneNote Notebook. Disse er ypperlige for små prosjektteam, organisering av den lokale teatergruppens øvinger, eller andre scenarier der du trenger raske og enkle samarbeidsverktøy.
Kontaktgrupper: Dette er en haug med e-postadresser som er lagt til i en gruppe. I stedet for å måtte legge til hver av dem individuelt i en e-post, kan du sende e-post til gruppenavnet, og alle i den gruppen vil bli lagt til som mottakere. Hvis du synes dette høres akkurat ut som en distribusjonsliste, har du rett, med ett bemerkelsesverdig unntak: Som standard vises distribusjonslister (og O365-grupper) i organisasjonens globale adressebok slik at alle kan se. Kontaktgrupper er personlige for deg.
Hvis du ikke har O365 og bruker en frittstående versjon av Office uten nettapper, kan det hende du fortsatt har distribusjonslister tilgjengelig for deg. Vi viser deg hvordan du skjuler navnene på mottakerne i en kontaktgruppe, men de samme trinnene fungerer for distribusjonslister.
Hvorfor vil du skjule navnene i en kontaktgruppe?
Noen ganger er det bare vanlig høflighet. Vennene dine kan ha det greit at du kontakter dem via e-post, men de vil sannsynligvis ikke at kontaktinformasjonen deres deles med alle du sender massee-poster til.
Mange problemer med databeskyttelse og samsvar gir gode grunner til å skjule noens e-postadresse. Hvis du håndterer sensitiv informasjon, spesielt økonomisk eller medisinsk, er du sannsynligvis forpliktet til å holde folks identitet privat.
E-postadresser er ofte enkle å koble til en ekte person da de anses som «individuelt identifiserbar informasjon» av både HIPAA i USA og GDPR i Europa. Så hvis du for eksempel sender e-post til en støttegruppe, bør du ikke dele mottakerens kontaktinformasjon.
Hvordan skjuler du navnene i en kontaktgruppe?
Den gode nyheten er at det er enkelt å skjule navnene ved å bruke BCC-alternativet når du oppretter e-posten din.
BCC står for blind karbonkopi. Du har nesten helt sikkert brukt CC (karbonkopi)-alternativet når du vil inkludere noen som ikke er den primære mottakeren av en e-post. BCC fungerer akkurat som CC gjør, bortsett fra at BCC-mottakere ser bare navnet på avsenderen og navnet på personen i «Til»-feltet.
Personer som har blitt blindkopi, ser heller ikke om noen har blitt kopiert, og mottar ingen svar hvis noen klikker på «Svar alle».
BCC-feltet er ikke synlig som standard når du oppretter en ny e-post, men det er enkelt å få tilgang til det. Åpne en ny e-post i Outlook og klikk Alternativer > BCC.
Dette vil vise BCC-feltet i den nye e-posten.
Du må bare gjøre dette én gang. I fremtiden vil alle e-poster vise alternativet BCC. Hvis du vil skjule BCC-feltet, klikker du på Alternativer > BCC fra en hvilken som helst e-post, og det vises ikke igjen.
Nå som det er synlig, skriv inn navnet ditt i «Til»-feltet og kontaktgruppen din i «BCC»-feltet.
Alle i kontaktgruppen vil motta e-posten, men de vil bare kunne se personen som sendte den (deg) og personen i «Til»-feltet (også deg).
Første gang du gjør dette, bør du vurdere å legge inn et notat i e-posten som forklarer folk at du bruker BCC for å beskytte personvernet deres. Dette vil stoppe de mindre teknologikyndige mottakerne fra å lure på hvorfor de mottar en e-post som ser ut som den er fra deg til deg!