Google Workspace: De optimale verktøyene for en sikker, effektiv og samarbeidsorientert kultur.
Uansett om du arbeider eksternt eller ikke, er det vanskelig å oppnå suksess hvis arbeidet foregår isolert. Google Workspace (tidligere kjent som G Suite) er plattformen hvor samarbeid skjer i sanntid.
Google Workspace er en samling applikasjoner som tilbys gjennom abonnement, og inkluderer:
Gmail, Sheets, Cloud Search, Meet, Slides, Jamboard, Chat, Forms, Admin, Calendar, Sites, Endpoint, Drive, Keep, Vault, Docs, App Script og Work Insights.
Hver for seg kan disse virke som enkle applikasjoner som det finnes mange alternativer til. Men samlet utgjør de en kraftfull helhet som kan være det limet som binder virksomheten din sammen, og hjelper den å fungere mer effektivt.
Vi skal først se nærmere på noen av de individuelle applikasjonene som fremmer samarbeid, før vi dykker inn i de innebygde sikkerhets- og administrasjonsverktøyene.
Gmail
De fleste har brukt Gmail (den gratis versjonen) siden de først kom i kontakt med datamaskiner. Men for mange er de profesjonelle aspektene ved Gmail mindre kjent.
E-postsending er kun ett aspekt av Gmail. Integrasjonen med Google Meet, Chat og andre funksjoner gjør at den har langt mer å tilby enn det som kanskje er åpenbart ved første øyekast.
Du kan for eksempel veksle mellom Chat og Meet direkte fra Gmail, slik at all kommunikasjon holdes samlet på ett sted. Du har også muligheten til å lagre eller slette loggen etter 24 timer.
I tillegg forenkler Smart Compose prosessen med å sende e-post. Denne funksjonen er basert på kunstig intelligens og gir deg forslag mens du skriver. Du kan også aktivere personalisering for å oppnå større nøyaktighet, som forbedres over tid.
Et annet fortrinn med Gmail er den avanserte spamfiltreringen. Med maskinlæring holder Gmail over 99,9 % av søppelposten unna. Dette er ikke bare en viktig funksjon for personlig sikkerhet, men også kritisk for forretningskommunikasjon.
For profesjonell bruk er e-postadresser med domenet @dittfirmanavn.com å foretrekke, da bruk av @gmail.com kan virke uprofesjonelt.
Dette løses enkelt ved å bruke et tilpasset domene, og dermed kan Gmail reflektere virksomhetens identitet. Google Workspace gjør det også enkelt å migrere fra eldre e-postleverandører, som for eksempel Microsoft Outlook.
Workspace Gmail har også de nødvendige verktøyene for effektiv e-postmarkedsføring. Du kan benytte deg av de forhåndsdefinerte malene, tilpasse dem etter eget ønske og bruke multi-send for å nå et stort publikum med ett enkelt trykk.
Google Chat & Spaces
Dette er plattformen hvor du kommuniserer med kolleger, deler dokumenter, planlegger møter og får ting gjort, uten å måtte bruke tredjeparts meldingsapplikasjoner som Slack.
Funksjonaliteten er delt i to: Chat og Spaces.
Du kan se på Google Chat som en meldingsapplikasjon i likhet med Slack eller WhatsApp. Den lar deg kommunisere med både interne og eksterne kontakter, så lenge de har en Google-konto.
Chat støtter også gruppesamtaler.
Spaces er derimot best egnet for prosjektbasert samarbeid. Spaces kan sammenlignes med kanaler i Slack, der du kan legge til deltakere, dele filer osv.
I tillegg kan du tildele oppgaver til teammedlemmer og følge med på fremgangen.
Det finnes to typer Spaces i Google Workspace. Den ene er begrenset, der kun inviterte medlemmer kan delta. Den andre er beregnet for hele organisasjonen, der alle kan bli med i et bestemt rom via en lenke.
Et viktig skille mellom gratisversjonene og L Workspace er støtten for appintegrasjoner. Hundrevis av applikasjoner (som Twitter, Asana, Zapier, etc.) er tilgjengelige for styring uten at du må forlate Workspace.
Google har også implementert Natural Language Processing for å lage sammendrag i Chats and Spaces. Dette genererer en kortversjon av hele samtalen øverst, slik at du raskt får oversikt over det viktigste.
Google Meet
Google Meet er Googles eget alternativ til tredjeparts videokonferanseapplikasjoner som Zoom.
Google har annonsert at automatisk møtetranskripsjon og oppsummering vil bli lagt til i fremtidige oppdateringer. Dette vil bidra til mer produktive møter og sikre at diskusjonene forblir relevante også i etterkant.
Kilde: Google
Videokvaliteten vil også dra nytte av den kommende «Portrait restoration»-funksjonen, som vil bidra til å kompensere for forhold som dårlig belysning, dårlige webkameraer eller ustabile nettverk.
I tillegg gir funksjoner som «Portrait light» deg et profesjonelt utseende under nettmøter.
Videre vil funksjoner som «De-reverberation» filtrere bort ekko og gi en optimal lytteopplevelse for alle, uavhengig av romakustikk.
Selv om Meet kan være vert for mange deltakere, kan det noen ganger være utilstrekkelig for en stor organisasjon. I slike tilfeller har Meet inkludert Livestream-funksjoner for opptil 10 000 deltakere. I fremtidige oppdateringer vil alle som har tilgang til direktesendingen også kunne delta i spørsmål og svar eller avstemninger, noe som gir større inkludering.
Selv om Google Meet i utgangspunktet er gratis videokonferanseprogramvare, er noen premiumfunksjoner forbeholdt betalende abonnenter.
De ekstra fordelene omfatter lengre møtevarighet (opptil 24 timer), flere deltakere (opptil 500), håndhevelse, grupperom, avstemninger, mulighet for å ringe inn til møtet osv.
Den intelligente støyreduksjonen, tilstedeværelsessporingen og møteopptakene gjør Workspace Meet til en komplett pakke.
I tillegg kan du opprette en egen bestillingsside som gjør det enklere for kunder å finne et tidspunkt som passer. Denne siden oppdateres automatisk hver gang en avtale bestilles, og viser ledige tider.
Møter som holdes via Google Meet er sikret med bedriftssikkerhet. All data er kryptert under overføring, og skjermdeling er trygt uten risiko for uvedkommende. I fremtidige oppdateringer vil brukerne selv kunne administrere krypteringsnøklene, og velge ende-til-ende krypterte møter.
Google Dokumenter, Regneark og Presentasjoner
Dette er verktøyene du og teamet ditt sannsynligvis vil bruke mest i en organisasjon.
Disse verktøyene lar opptil 100 personer se, redigere eller kommentere en enkelt fil samtidig, basert på deres tilgangsnivå.
Dette tar samarbeid til et nytt nivå, da verktøyene er integrert med Meet. Dette betyr at folk ikke bare kan jobbe med det samme dokumentet, men også se og snakke med hverandre mens de gjør det.
Dette reduserer mye frem og tilbake og bidrar til å gjøre justeringer i sanntid for å oppnå det beste resultatet på kortest mulig tid.
Med bilde-i-bilde-modus kan du også multitaske samtidig som du følger med på fremdriften, og enkelt hoppe inn når det er nødvendig.
Selv om det meste av funksjonaliteten er tilgjengelig for gratisbrukere, har Google Workspace visse fordeler.
For det første dobles lagringsplassen selv på det laveste nivået, og blir ubegrenset for de høyere abonnementene og større team (mer enn fem). For team med færre enn fem medlemmer, kan lagringsplassen per bruker øke til 1 TB, som er betydelig mer enn de 15 GB som følger med gratisversjonen.
I tillegg kan du dele et dokument med hele organisasjonen med ett enkelt klikk, og gjøre det søkbart.
En annen unik funksjon i Google Workspace Docs er den automatiske oppsummeringen. Selv om dette alltid har vært mulig manuelt, gjør automatiseringen prosessen enklere, med mulighet for redigering ved behov.
På sikkerhetsfronten planlegger Google å utvide beskyttelsen mot skadelig programvare og phishing som finnes i Gmail, til også å gjelde Dokumenter, Slides og Regneark.
Dette vil sikre at du blir varslet om potensielt farlige lenker eller forsøk på å kompromittere din personlige eller bedriftens sikkerhet.
Google Kalender
Kalenderen kan virke som den minst brukte av alle applikasjonene, men den er en essensiell del av planleggingen, og sørger for at du ikke booker møter som overlapper med andres avtaler.
Den viktigste bruken av Google Kalender er at den slår sammen alle kalendere for å gi oversikt over alles tilgjengelighet. Du kan også opprette og dele kalendere som viser spesifikke hendelser, som andre kan integrere med sine egne.
I tillegg synkroniseres alle møter som planlegges i Kalender overalt, slik at du unngår konflikter.
Google Jamboard
Google Jamboards er digitale tavler som hjelper deg med å utvikle ideer og skape innovasjon. De fungerer som et delt arbeidsområde der du kan tegne, slette, legge til bilder osv.
Oppretteren av et Jamboard kan gi andre tilgang som seere (med eller uten utløpsdato) eller som redaktører.
Innholdet i Jamboard kan også vises på en fysisk, digital tavle som du kan kjøpe separat fra Google.
Funksjonaliteten vi har diskutert for Jamboard er tilgjengelig for alle brukere med en Google-konto. Det som skiller Workspace-brukere, er muligheten til å dele med hele organisasjonen med ett enkelt klikk.
Google Cloud Search
Google Cloud Search er en eksklusiv funksjon som er tilgjengelig for Google Workspace-brukere. Dette verktøyet gir deg tilgang til Google-søk i dine bedriftsdokumenter.
Kort fortalt er det her du umiddelbart kan søke i hele virksomhetens dokumentlager (som Dokumenter, Slides, Regneark osv.).
Det beste er at dokumentoppdagelsen er tilgangskontrollert. Dette betyr at de ansatte kun vil se de dokumentene de har fått tilgang til i skysøket.
I tillegg til frittstående bruk, er skysøk tett integrert i Google Workspace-apper som Gmail, Dokumenter, Disk osv.
Andre
Siden denne delen fokuserer på samarbeid på arbeidsplassen, har vi inkludert resten av Workspace-applikasjonene i denne delen.
Google Vault
Google Vault hjelper deg med å bevare brukerspesifikke data for alle Workspace-applikasjoner, slik at du ikke mister tilgang til noe dersom en ansatt slutter i organisasjonen.
Du kan bruke Vault til å lagre Gmail-meldinger, filer fra Disk, Chat-meldinger (med logg), Google Meet-opptak og relaterte filer, nettsteder, Workspace Google Voice-data osv.
Vault beholder imidlertid kun data du ber den om å beholde. I tillegg vil ikke data knyttet til slettede brukere være tilgjengelig i Vault. I slike tilfeller anbefaler Google at du suspenderer brukere i stedet for å slette dem.
Vault har også rollebasert datatilgang.
Vault logger også all aktivitet til alle dine ansatte på ett sted, som du kan eksportere for juridiske eller andre formål.
Google Nettsteder
Selv om WordPress er kjent som den enkleste måten å lage nettsteder på, er Google Nettsteder det beste alternativet for å få det gjort enda raskere.
Og selv om du kan bruke dette til et viktig forretningsnettsted, skinner det spesielt når du ønsker å fremheve et bestemt prosjekt eller lage et arrangementsnettsted.
Alt dette gjøres ved hjelp av dra-og-slipp, uten behov for koding.
Nettsteder støtter også bruk av et tilpasset domene, slik at nettstedet får sin egen identitet. Alternativt kan det publiseres gratis med en generisk URL fra Google.
Du kan også samarbeide om alle nettprosjekter som opprettes ved hjelp av dette verktøyet. Til slutt er alle nettstedene som designes gjennom Nettsteder responsive på tvers av enheter og oppløsninger.
Endepunkt
Endpoint hjelper deg med å administrere de ansattes enheter dersom de blir stjålet, for å beskytte sensitive bedriftsdata.
Med dette verktøyet kan du håndheve sterke passord og velge enhet- eller kontotømming i alvorlige tilfeller. Et endepunkt er et plattformuavhengig verktøy som beskytter bedriftsinformasjonen din på Windows, Mac, Linux, Android, iOS og ChromeOS.
I tillegg kan du bruke dette til å gjøre spesifikke forretningsapplikasjoner tilgjengelige via Google Play eller Apples App Store.
App Script
App Script er Googles lavkode-applikasjonsplattform som du kan bruke til å utvide funksjonaliteten i Workspace med HTML, CSS og JavaScript.
Målet er enkelt: å automatisere de enkleste rutineoppgavene, slik at du kan fokusere på det som er viktig.
Denne plattformen er forhåndsinstallert med Workspace API-er og har innebygd integrasjon med over 100 Google-tjenester.
Google Work Insights
Dette er en måte å måle hvor godt Google Workspace er tatt i bruk i virksomheten din.
Du kan se bruken av individuelle Google-apper og sammenligne den med tidligere brukte apper. Innsikt kan også konfigureres til å vise dataene på team- eller gruppenivå, eller for hele organisasjonen.
Dette er imidlertid ikke begrenset til selve bruken. Du kan også sjekke samarbeidstallene for Workspace-applikasjoner. Dette gir deg data om dokumentdeling, samskriving, møter osv., og viser den reelle effekten disse verktøyene har på arbeidskulturen.
Dataene vil ikke krenke det grunnleggende personvernet til de ansatte, da dette samles inn som et aggregat for et team på ti eller flere. Administratorer kan øke denne grensen for større organisasjoner.
Til slutt kan administratorer eksportere rapportene for videre analyse og ledelsesbeslutninger.
Konklusjon
Dette er noen av måtene Google Workspace kan bidra til å forbedre samarbeid og effektivitet på arbeidsplassen.
Men det er ikke alt. Du har også tilgang til Google Workspace Marketplace for å øke produktiviteten ytterligere.
PS: Du kan også tilpasse Google Workspace til et annet nivå med disse verktøyene. I tillegg kan du se denne individuelle Google Workspace-veiledningen for å se hvordan den kan transformere virksomheten din som soloprenør.